檔案信息化管理工作存在的問題及解決措施分析

羅玉紅

(福建省196地質大隊，福建 三明 365050)

0 引 言

由于人事檔案涉及工作人員的重要信息，關系到個人事業的發展，檔案工作始終是一項煩瑣且細致的工作，需要單位檔案管理部門嚴肅認真地對待[1]。隨著人事管理的不斷發展和員工數量的增多，檔案的管理工作也日漸沉重，傳統的管理模式已經無法適應信息化時代的需要[2]。

如今，以計算機網絡為代表的信息化手段的應用可以將檔案轉化為電子數據，十分便于檔案的儲存、調取、查檔、閱檔，化繁就簡作用明顯，大大提高管理的效率，給檔案的管理帶來了飛躍式的進步[3]。中央組織部《關于全面貫徹實施〈人事檔案數字化技術規范〉的通知》(組廳字〔2017〕47號)中明確提出了公務員人事檔案數字化的規范和要求、指標參數和行業標準[4]。但是，在推進檔案信息化建設的過程中，出現了諸多問題，很多單位并沒有利用好信息化給檔案管理帶來的便利。

所以，為了更好地促進檔案信息化管理模式的轉型，推進檔案管理的規范化、信息化的建設，提升檔案管理的工作效率，適應時代發展的需求，本文通過調查得出單位在人事檔案信息化建設過程中常見的問題及其出現的原因，提煉出檔案信息化建設的主要目標，最后提出檔案信息化建設的改進措施和對策，為檔案的信息化管理提出具體的建設路徑和明確的方向。

1 檔案信息化工作的問題

本研究通過實際調查人事檔案信息化的流程配置和數字化檔案的建設情況，總結出現階段檔案信息化建設中存在的主要問題包括以下幾點。

1.1 信息化管理制度不完善

完善的工作制度是開展人事檔案信息化有序進行的前提條件。總體來看，人事檔案信息化管理的水平要落后于政府整體的信息化建設水平。現在，多數用人單位的人事檔案管理是根據《2018年干部檔案工作條例》的要求執行的，該條例對于檔案信息化的工作流程、數據信息的保障、調用、審批和監督沒有具體的規定，沒有針對檔案信息化的趨勢和特點細化相應的規章制度，因此檔案管理部門不敢大膽推進信息化的建設。

1.2 專業人員配數量和能力欠缺

檔案管理人員不足且專業水平有待提高，單位一般是內部封閉式的管理檔案，員工消極怠工、責任不明確、效率較低的現象較為普遍。以某一單位為例，檔案管理人員僅2人，1人為編外人員，都沒有經過專門的檔案管理培訓，且年齡偏大很難掌握信息化管理的工具，一旦推廣檔案信息化管理，管理人員很難勝任工作。

1.3 檔案材料不完整

原始檔案和材料的收集是人事檔案管理過程中重要的環節，人事檔案會隨著個人的經歷不斷豐富和多元化，所以組織部門需要及時地整理相關的資料，保證各個階段資料的完整性，確保檔案的質量。人事檔案的管理權限在市級政府的組織部和人社局，公務人員的資料很難在第一時間更新，后續隨著人員的流動，檔案材料很難及時地更新和豐富。一旦將檔案材料采用信息化手段進行數字化儲存時，需要對原有的人事檔案進行梳理和完善，繼而會消耗大量的人力和物力，很難保證整體的工作進度。

1.4 信息化轉型緩慢

部分單位出現信息化的設備和硬件設施已經安裝到位，但是信息化的管理制度和流程的建立較為緩慢的現象，還是沿用原有的檔案管理制度和模式，沒有根據信息化管理的特點及時轉型。領導層對信息化檔案管理的推進方面的資金、人力投入不足，沒充分意識到信息化管理前期需要大量的投入，導致信息化檔案管理的推進速度較為緩慢。

2 成因分析

2.1 對檔案信息化的重視不夠

由于對檔案信息化管理的應用趨勢認識不夠，多數管理人員對于檔案的管理仍然停留在“保管好，能找到”的觀念中，認為管理模式沒有及時轉型的必要，寧愿通過臨時增加管理人員也不愿意引入信息化的管理平臺。

檔案管理的人力投入不足，各單位的人事部門日常工作量較大，各種工作繁雜，檔案工作并不是人事部門的主要工作，往往得不到重視。另外，部分人員由于是編外人員，工作的積極性不高，又缺少相應的激勵機制，無法確保檔案的管理質量。

2.2 信息化建設理念認識不到位

多數單位檔案信息化的建設僅停留在利用計算機檢索、查詢、打印目錄的階段，仍然將計算機作為輔助的工具，采用封閉式管理的模式，沒有實現信息的共享和規劃管理，以紙質檔案的管理為主，信息化的建設長期處在初級階段。

另外，單位領導層缺乏對人事檔案信息化建設的重視，思想觀念比較保守，沒有意識到信息化管理的巨大優勢，推進的態度較為消極，僅依賴于上級部門的政策和支持，在人員和資金的投入上和現實需求之間有巨大的差距，缺少對信息化系統建設的整體規劃。

2.3 建設規劃不全面

從資金的投入和人員的配備以及設備的更新上來講，信息化的建設還無法一步到位，所以需要科學的規劃和標準，才能有序地推進信息化的建設。目前，各個部門缺少對信息化建設的總體規劃和標準，建設的方向和目標不精準。例如，某部門按照上級文件的要求，僅增加了計算機設備，沒有搭建對應的網絡和數據庫，所以信息化僅體現在搜索檔案的位置和目錄，沒有實現真正意義上的信息化。但是，該部門并沒有就該現狀進行分析并提出下一步的實施目標和方案。

3 檔案信息化建設的目標和需要解決的問題

3.1 建設內容和目標

檔案的數字化是開展檔案信息化管理的基礎，根據本研究的調查，檔案信息化建設的主要內容和目標見表1。

表1 檔案信息化建設的主要內容和目標

3.2 需要解決的問題

為了更好地實現檔案信息化的管理，檔案管理單位需要從以下幾個方面針對性地解決現階段存在的主要問題。

3.2.1 加大信息化基礎設施的投入力度

以互聯網和大數據為基礎的檔案信息化管理是未來檔案管理不可逆轉的趨勢，盡早地采用信息化的手段管理檔案有利于單位盡早地適應新環境，制定相應的規范和制度。所以，需要提高對信息化的基礎設施的投入，包括服務器、計算機、掃描機、開發工具、智能服務系統。根據單位的具體條件，制定詳細的檔案信息化實施方案，分階段地投入相應的設備和資金，保障項目有序和科學地展開。

3.2.2 健全信息化管理的規章制度

推進人事檔案電子信息化管理的制度化建設，確保在及時、準確、符合保密管理規定的情況下，轉化人事檔案信息。同時，制定數字檔案的審批、登記、流轉、監督、歸檔制度、責任追究制度，讓檔案管理在制度的約束下進行，將人事檔案管理手段從基礎性技術轉向新型技術。

3.2.3 建立安全保障制度

信息安全是檔案信息化管理的首要考慮因素之一，人事檔案數據庫的數據量大、數據信息非常重要，所以數據的安全是信息化建設的重要內容。對于可能發生的病毒、系統故障、信息泄露、操作失誤等現象應該制定全面的預防措施，并采用多元化的手段確保檔案信息的安全。

3.2.4 加強人才的培養

人事檔案信息化管理的核心仍然是“人”的選用、培養和激勵。在人員的選擇方面，應該主要考慮政治過硬、專業能力突出的黨員干部從事檔案的管理工作，并將符合條件的人才列入備選庫，在人才招聘時要招收檔案管理專業、計算機網絡專業的人才。

建立檔案管理工作崗前培訓的機制，通過周期性的培訓讓檔案管理人員掌握人事檔案的各類材料；熟練使用計算機、掃描儀、網絡等檔案管理工具；具有良好的保密意識，掌握檔案管理的規章制度和保密法規。

4 結束語

推進檔案信息化建設是順應信息時代發展的必然趨勢，也是推進檔案管理的創新和發展的必經之路。盡快落實檔案信息化的建設有利于提高管理部門的工作效率、檔案的保存質量、制定相應的規章制度。各檔案管理部門應該提升思想認識，制定符合單位實際的建設目標和落實方案，及時地向信息化管理的方向轉型。