鄉鎮數字化檔案管理存在的問題及對策研究

蔣淑敏

(福建省安溪縣城廂鎮人民政府，福建 安溪 362400)

0 引 言

近年來信息技術與網絡通信技術的不斷發展，對檔案管理工作模式也帶來了很大的影響，數字化管理成為了檔案管理工作未來的發展方向[1]。鄉鎮檔案建設是發展鄉村經濟的需求，從性質上來講它是鄉鎮內部的機構職能，服務于鄉鎮機關內部的需求，鄉鎮檔案的建設旨在便于對檔案進行集中管理，將不同時期形成的檔案文件統一收集管理，以此來提高管理效率。推行檔案的數字化管理工作，能夠有效地提高工作效率并提高檔案的利用效率。

1 鄉鎮檔案管理現狀及數字化研究

1.1 鄉鎮檔案管理現狀

1.1.1 檔案管理隊伍不穩定

管理人員是做好檔案管理工作的前提，起著決定性的作用，但由于鄉鎮工作的特點以及工作人員的缺乏，導致檔案管理人員變化頻繁，缺乏穩定性。檔案管理工作枯燥、煩瑣且具有很強的專業性，而基層檔案管理人員多為新上崗人員，且崗位不固定缺乏長效性，人員變更頻繁，導致檔案管理人員永遠是“新手”。此外，鄉鎮機關人手緊缺且工作繁忙，檔案管理通常是兼職崗位，相關管理人員還有著繁重的本職工作需要完成，通常對檔案管理工作無暇顧及，也導致檔案管理工作的重要性通常只存在口頭上，并未嚴格落實。

1.1.2 檔案內容不齊全

基層檔案管理工作中對檔案的集中收集歸檔通常僅限于紅頭文件以及上級文件等，對涉及經濟發展、鄉村建設以及科技推廣等方面的檔案資料則涉及不多，通常只留存在各相關管理部門的工作人員手中，一旦發生人員調動，很容易導致檔案的遺失。另外，檔案的收集工作通常只針對文書檔案，對影像資料以及實物則很少收集。

1.1.3 基礎設施不完善

由于受到資金與工作條件的限制，加之對檔案管理工作上的重視程度不足，鄉鎮檔案管理基礎設施很多都不完善，硬件設施不足，保管條件差，甚至沒有專門的檔案管理庫房，檔案管理場所僅放置一組檔案柜[2]，無任何保管設備與防護措施，存在諸多安全隱患，一旦出現工作紕漏，可能會帶來嚴重的后果。

1.1.4 信息化建設滯后

隨著信息化建設的推進，鄉鎮基層單位也開始逐漸使用檔案規范化管理軟件，但是由于技術力量薄弱，對軟件的使用多數還處于初級階段。而且，由于相應的硬件設備如掃描儀、刻錄機等配備不足，導致檔案信息化建設滯后，工作推進速度慢。

1.2 檔案數字化的內涵

作為重要歷史文化記憶的承載體，檔案能夠對社會的發展提供最基礎的視域[3]。檔案數字化是基于一些如高速掃描、數據壓縮等數字化技術，將傳統的紙質檔案、影像文件等組織成為規范有序的系統性信息庫。與傳統的檔案管理模式相比，檔案數字化提高了檔案開發的規范性與安全性。首先，通過數字化的檔案目錄可實現快捷搜索檔案的功能，而且還可通過目錄快速地知曉檔案的整體內容。其次，將紙質檔案經數字化處理之后全部轉為電子文件存儲，能夠很方便地進行存放、管理以及利用。

1.3 檔案數字化的意義

傳統的紙質檔案保存受環境的影響很大，隨著保存時間的推移還可能會逐漸地滅失，而且管理難度差、查閱不便。加之鄉鎮基層單位保存條件有限，一旦發生諸如火災等突發事故，甚至會導致檔案的永久性損毀。與紙質檔案相比，數字化檔案在存儲、檢索與查閱方面均有顯著的優勢，在降低檔案的存儲成本與查閱者的時間成本的同時還可進行同步備份，降低了檔案永久性損毀的概率。因此，推動檔案的數字化管理是一項具有重要意義的工作。

1.3.1 發掘經濟效益

傳統的檔案主要以紙質文件與實物為主，數量眾多且體積龐大，而且隨著時間的推移會越來越多。由于紙質檔案對儲存環境有很大的依賴性，需要專用的檔案庫房，導致在檔案庫房上的投入很大，引起了管理成本的上漲。而且需要配備專業的技術人員從事檔案管理工作，導致了人力成本的增加，這對于鄉鎮基層單位而言，在原本就緊張的人手中抽調專人進行檔案管理難度更大。采用數字化檔案在有效節省人力、物力以及空間方面都有著顯著的成效，能夠有效地避免資源的浪費，顯著提高檔案管理的經濟效益。

1.3.2 提高管理效率

在傳統的檔案管理工作中，歸檔、分類以及查找均需要由管理人員來執行，需要耗費大量的人力與精力，而且達到的效果通常也不盡人意。采用數字化檔案最大的優勢就是歸檔、分類及查找工作均可高效快捷地進行，還可對詳細的數據信息即時生成，給后續的檔案管理工作帶來很大的便利，尤其是對檔案進行查閱時只需進行檢索就可快速地對目標檔案進行查閱，省去了查找紙質檔案的麻煩。數字化檔案是建立在對紙質檔案進行分類掃描與存儲的基礎之上的，因此能夠實現對數目龐大的檔案進行行之有效的管理，對檔案管理效率有著大幅度的提高。

1.3.3 有利于原件保護

紙質檔案的存儲對環境的依賴性比較大，而且容易發生損壞，當遭遇到一些突發情況時甚至可能會導致紙質檔案永久性地滅失，而且頻繁地查閱紙質檔案也會對其帶來不可逆轉的損壞。采用數字化檔案則可有效地避免上述問題，通過在線上查閱電子檔案，可對紙質原件進行有效的保護。此外，數字化檔案還可利用數字化技術對年代久遠的紙質檔案進行恢復，最大可能地避免了檔案原件的損壞及丟失。

1.3.4 提升利用效率

對紙質檔案進行調閱是一個煩瑣的過程，不僅查閱不便，而且申請手續相對復雜，尤其是進行異地調閱，需要出具單位介紹信方可去檔案管理部門進行查閱，效率非常低下。與此同時，檔案管理部門需要滿足前來查閱檔案人員的需求，工作強度也非常高，尤其是在鄉鎮基層單位，導致了本就煩瑣的工作強度大幅度地增大。通過將檔案進行數字化處理并集中在線上，借助互聯網的優勢，可非常便捷地滿足查閱的需求，大幅度地縮短檔案調閱時間。與此同時，數字化的檔案分類存儲與搜索均非常便捷，能夠大幅度地降低檔案管理人員的工作強度，對檔案的利用效率有著明顯的提高，從根本上解決檔案只存不用的局面。

2 檔案數字化管理存在的問題及對策

2.1 數字化管理存在的問題研究

2.1.1 數字化建設存在盲目性

檔案的數字化建設是檔案管理在未來的發展方向，在國家大力進行推廣的背景下，各級數字檔案館的建立是勢在必行的。為響應國家的號召，加快檔案的數字化建設步伐，許多基層數字檔案館在資金的支持下開始逐步地建立，而且這股熱潮還在不斷地升溫，但是這其中也存在一定的盲目性，有些鄉鎮對檔案數字化建設流于表面，不注重后期的投入與維護，精細化管理意識不強，導致所建立的基層數字檔案館較為粗糙，實用性并不強，沒有達到對檔案資源有效地進行管理及利用的目的，并不具有真正的實效性。

2.1.2 數字化建設理論研究不足

由于現階段檔案數字化領域還處于探索與論證期，加之操之過急盲目擴張，目前的檔案數字化工作對理論研究給予的重視程度不足，存在著先天性的不足。而且，對檔案數字化的理論研究也存在偏頗，在實踐方面的研究較為薄弱，主要存在以下幾方面的問題：①對檔案數字化的定義過于擴大；②對檔案數字化的研究是對傳統的理論進行改造而得到的，且兩者之間過渡性的依據不足；③對檔案數字化理論的研究只是為了得到結論而進行的，對實踐工作的指導意義缺乏。

2.1.3 資金投入不足

數字檔案館的建設需要有大量的資金支持，由于在建設初期存在盲目性且資金投入不足，檔案數字化建設的效果不盡如人意。而且數字檔案館維護所需要的資金投入相比于建設投入更大，對于鄉鎮基層單位而言這筆開支是無法承受的，而且對數字檔案館建立之后能發揮多大的功效也無法準確預估，這些因素都造成了檔案數字化建設工作的滯后。

2.2 應對措施研究

2.2.1 轉變理念

首先，要改變檔案數字化的盲目建設，根據需求來開展工作。檔案管理工作是一個長效的機制，并非一朝一夕就能完成的，最重要的是要以提高可使用性為目的，不能當作一個政績工程來進行。其次，改變對檔案數字化建設的看法，正確地認識檔案數字化的重要性與先進性，實行精細化管理，重視后期的維護，力求檔案數字化建設達到預期的目的。最后，要加大人力方面的投入，檔案管理工作不僅煩瑣且費時費力，最重要的是要確保管理人員的穩定性，一旦更換管理人員，許多工作就需要重頭做起，對工作效率帶來極大的影響。

2.2.2 加強理論研究

首先要給予理論研究高度的重視，尤其是理論研究要能夠對實際工作帶來指導，而并非單純的“理論”研究。正確的認識檔案數字化的定義，對其進行理論研究可以建立在傳統的理論之上，但是要針對其自身的特點來進行理論體系的建立。

2.2.3 加大資金投入

檔案數字化建設在很大程度上會受到資金不足的影響，尤其是對鄉鎮基層單位而言，經費本來就相對緊張，有限的資金首選落實在民生建設方面，在檔案數字化建設上投入嚴重不足。應當建立相應的資金保障體系，劃撥專項資金，做好后勤保障，確保檔案數字化建設工作的順利推進。

3 結束語

隨著社會的發展，對鄉鎮發展的大力推進已成為一項重要的工作，而做好鄉鎮檔案的管理工作是確保該項工作順利推進的一項重要舉措。而隨著信息技術的不斷發展更新，檔案數字化建設已成為未來的發展方向。本文結合鄉鎮基層單位的實際情況，對其檔案數字化管理中存在的問題進行研究，并提出了相應的措施，能夠對鄉鎮數字化檔案管理工作提供一些參考與建議。