高校電子文件管理問題及其應對策略

謝俊英

摘 要：目前，高校電子文件管理呈現出對“雙套制”管理方式的過分依賴、部分電子文件缺失、資金投入效益低以及缺乏政策引領等問題，迫切需要對其實施規范管理。本文擬從領導、業務、研究層面的內部策略和政策、技術、管理三位一體的外部策略全方位指導高校電子文件管理實踐，以期各高校盡快過渡到電子文件“單套制”管理模式，從而構建高校真正意義上的資源流通、安全便捷的數字檔案室，也為區域間、行業內建立高校電子文件資源互聯共享體系奠定理論和實踐基礎。

關鍵詞：高校;電子文件;管理問題;管理策略

21世紀初，我國開始重視電子文件管理，從《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）《電子公文歸檔管理暫行辦法》（2003年）到《黨政機關電子公文歸檔規范》（GB/T 39362-2020）《黨政機關電子公文處理工作辦法》（2019年）等一系列相關標準和指導性文件的頒布，許多地方政府和檔案主管部門積極開展電子文件歸檔和管理工作試點，開始由分散管理模式到集中管理模式轉變，取得了一定成績。在此背景下，高校電子文件管理顯得有些許冷清和被動，從總體上看，各高校電子文件管理工作表現為自發性和分散性，檔案主管部門對轄區內高校電子文件管理較為松散，而高校內部電子文件的形成部門、信息技術部門、檔案部門等 “各自為政，分頭管理”，部門化管理影響了電子文件的全流程、規范化管理。高校電子文件既缺少政府、行業層面指導，又缺少高校內部的整體設計、統一規劃，如果不及時變革，很難保證全面、規范地收集該類資源，隨之也會影響電子文件的完整保存和有效利用，高校將會為后續電子類資源的再管理付出較高的經濟和時間成本。因此，全面、系統地對高校電子文件管理問題進行梳理，制定高校電子文件管理內外策略，助力電子文件管理實踐已非常迫切。

一、高校電子文件管理問題梳理

1.對電子文件“雙套制”管理方式的過分依賴

目前，高校電子文件管理呈現多樣化特征。少數學校開始嘗試只保存電子文件形式的“單套制”管理，或者紙質和電子兩種形式同時保存的“雙套制”管理，更多高校則是繼續以紙質文件保存為主，對應的電子文件只是作為其數字化副本，在學校內部提供臨時性利用。紙質文件及其電子文件同時并存的“雙套制”管理是電子文件管理技術不太成熟時期的一種過渡形式的管理方式，但目前大部分高校卻將“雙套制”作為長期的文件管理形式，這不僅是對“雙套制” 的過分依賴，還是對電子檔案“單套制”管理趨勢的消極應對。

同時，很多高校更重視信息的現實利用，即更注重信息資源的參考價值，對電子文件長期保存的證據價值有所忽略，所以高校真正意義上的電子文件管理的實現還有很長的路要走。

2.電子文件承載的歷史記憶已部分缺損

目前，高校電子文件管理大致有以下幾種情況：一是電子文件按照辦公流程處理完畢后隨意存放電腦，沒有進行及時整理、歸檔;二是有些可打印的電子文件以紙質形態被保存，而電子文件全流程運行的系統環境沒有進行技術升級或者專業維護，很多重要的電子文件與生成的軟硬件環境不匹配，已經不能有效利用;三是部分高校已經開始重視電子文件的管理，探索適合于本校發展狀況和檔案管理情況的思路和方法，但并非一帆風順，難免出現一些紕漏和偏差。諸多狀況都會影響高校電子文件管理的科學性和規范性，對高校歷史記憶造成一定程度的缺損。

3.電子文件“信息孤島”現象普遍存在

很多高校根據自身的經濟狀況和技術開發水平研發電子文件管理系統或購買第三方公司開發的電子文件管理系統。業內及高校內部由于缺乏對電子文件相關要素，如文件格式、數據結構及元數據標準等統一規范，造成高校電子文件“信息孤島”的出現，這種局勢有加劇的趨勢。由于各高校內部、高校之間、高校與主管部門之間在系統功能的設置、執行的技術標準等都有較大差異，所以孤島現象不僅出現在高校內部，也存在于各高校之間以及與行業主管部門之間，業界對他們之間電子信息資源的互聯和共享的關注度較低。如果各省市檔案主管部門、高校內部不從整體上規范和合理引導，任其自由發展、自定標準、自成體系，將會形成眾多各種形式的高校電子文件信息孤島，信息共享難度增大，無法滿足校內外師生和社會公眾綜合性、跨部門和地區的、多元化的利用需求。

4.電子文件管理項目收益偏低

近年來，高校不斷增加對電子文件管理資金的投入，但產生的效益較低，各地高校自建電子文件管理項目或者購買管理軟件， 存在重復投資現象。有些高校急于求成，注重短期效果， 建設質量不高，存在返工情況，難以保持項目建設的持續性和穩定性。隨著數字校園建設的加速，很多高校紛紛啟動電子文件管理相關項目，由于主管部門以及高校缺乏統籌規劃，對前期調研也不夠充分，對項目的監督和審計不到位，諸多因素增加了電子文件管理項目的實施風險，很難保證項目的投資效益。除此之外，很多高校多年延續的“雙套制”管理模式，增加了管理成本，日積月累，投入的資金不斷增加，加之保存的電子文件缺乏證據性的歸檔要素，如果對其進行網絡化利用，紙質載體形式的文件又必須進行數字化，又需要再次投入資金。從學校來看，投入資金不大，但是總體上是對國家財政資金的巨大浪費。

5.電子文件管理缺乏政策或制度引領

盡管國家制定和頒布了一系列電子文件管理標準和辦法， 但除了少數地區開展電子文件“單套制”試點外，大部分地區執行力度還不夠，而高校領域對檔案的分類和管理等自成體系，其運行的環境也與政府試點的電子政務有別，所以對國家電子文件相關標準、辦法等參照性有限，各省市高校對電子文件管理基本上是自我拓展或效仿同類院校電子文件管理方法。隨著高校電子文件的激增，規范管理迫在眉睫，急需行業主管部門制定管理規范、制度等，引領高校電子文件管理實踐。

二、高校電子文件管理的內部策略

高校電子文件管理現狀令人擔憂，需要從高校內部進行細致剖析，從頂層設計、全面規劃，集中管理、共建共享，積極行動、鉆研技術等方面著手，以促進高校電子文件管理的科學性和利用的效率性。

1.領導層面：加強頂層設計，納入學校全面規劃

《檔案法》中第三十五條、第三十六條分別提出： “企業事業單位應當加強檔案信息化建設，并采取措施保障檔案信息安全。”“企業事業單位應當積極推進電子檔案管理信息系統建設，與辦公自動化系統、業務系統等相互銜接。”因此，各高校應遵從法律規定，重視電子文件管理，加強頂層設計，將電子文件管理作為校園信息化建設的重要組成部分，推進學校各部門業務系統互聯互通，促進校內各類電子文件及時、完整、有效歸檔和安全保存，組織學校檔案部門和信息技術部門加強對電子文件相關工作的監督，將電子文件管理工作作為學校各部門績效考核的內容與依據。

另外，《檔案法》第三十七條規定：“電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。”國家層面對電子檔案效力的認可，是高校電子文件規范管理和相關制度建設的動力。各高校應將電子文件的真實性、完整性、安全性和有效性作為電子文件管理的目標，并制訂相應的技術攻關計劃，在高校治理現代化實施進程中，將電子文件管理作為學校辦學責任的重要內容，將電子文件資源歸屬于學校信息資產范疇， 將電子文件管理評估納入學校信息化評估體系，將電子文件風險評估和風險管理納入學校信息系統安全評估和安全管理，并在學校相關文件中予以明確。

2.業務層面：檔案部門應接收和集中存放各類電子文件，構建電子文件管理和利用中心

由于高校電子文件管理系統與各業務系統的銜接技術不夠成熟，導致高校各部門產生的大量電子文件還處于分散保管狀態。隨著網絡技術的發展，電子文件類型和數量也隨之增加，集中保管電子文件將成為共識。作為永久保管學校文件的專門機構， 檔案部門在電子文件管理上起著非常重要的作用，它是連接各部門業務系統、統籌電子文件管理系統運行、集中存放各類電子文件的樞紐。檔案部門應把接收學校各部門產生的各種類型的電子文件作為首要任務，為師生和社會提供便捷服務作為工作重心，同時檔案部門應對電子文件從形成部門到接收進館實施全程無縫管理，隨時提供在線服務。檔案部門還需針對電子文件的收集以及網絡化利用制訂周詳計劃，以促進學校電子資源的共建共享。

另外，為了使學校電子文件管理更規范，讓電子文件移交、接收、鑒定、歸檔、管理、利用等有法可依，檔案部門須根據本校電子文件管理狀況及上級相關規定配套制定學校電子文件管理制度，推進電子文件的規范管理和電子檔案合法利用。

3.研究層面：因校制宜，對學校電子文件管理開展相關研究

學校應組織檔案隊伍采用獨立、合作、委托等方式對本校電子文件的管理狀況、電子文件的種類、系統功能設置、科學歸檔流程、集中管理模式、安全存儲方法等進行研究，還應結合本校電子文件管理的總體構想、資源體系的構建、網絡化利用的部署、安保系統的建設等內容進行研究。同時，還需了解業界電子文件研究前沿及電子文件創新管理實踐，借鑒其理論和實踐成果為本校電子文件管理提供行動指引。

另外，各高校應悉心解讀文件連續體理論、文件全生命周期管理理論等，使本校電子文件管理流程規范且具有堅實的理論基礎。還應積極將本校的理論成果和實踐經驗進行推廣，為業界或其他行業電子文件在政策制定和電子文件管理系統的研發等方面提供理論和實踐參考。

三、高校電子文件管理的外部策略

高校電子文件屬于高等教育的集體記憶，它真實記錄了高知識和高技能人才培養的軌跡，是國家信息資源的重要組成部分。因此，高校電子文件管理的重視程度不應僅限于高校內部，還應在各級行政區域內、行業中，甚至國家層面，加強督促該部分資源的管理。

按照《檔案法》第四條要求，“檔案工作實行統一領導、分級管理的原則”。各級檔案主管部門應加強對轄區內高校檔案工作的管理，積極引導高校執行電子文件歸檔和電子檔案管理相關制度，對高校檔案部門數字化建設提出技術規范和要求，并開展監督檢查，避免盲目建設和浪費性的重復建設，力圖經濟節約。組織高校電子文件技術攻關，搭建各層級館際間高校電子文件共享利用體系，為高校電子文件管理提供全方位的策略保障。

1.政策層面：推行或制定高校電子文件管理系統功能需求相關規范或標準

檔案主管部門應針對系統軟件開發推行或出臺國家、地方高校電子文件管理系統功能需求規范，保障文件形成的全過程、運行的各環節真實、完整、有效，全面保證電子文件的證據價值。

2.技術層面：加強各區域高校電子文件管理技術攻關

軟件系統是電子文件管理的核心， 軟件系統功能的科學與完善是保證電子文件“四性”要求的關鍵。高校檔案主管部門應領銜主持或委托高校電子文件管理系統開發，要求集政策、標準、規范、技術于一體，確保電子文件管理系統的性能和質量， 通過系統軟件規范高校電子文件管理，也可避免高校內部低水平重復研發。如果管理系統實施效果明顯，可以對其進行質量認證或者推介示范產品，使其在更廣泛的區域推廣實施。

同時，各區域高校檔案主管部門應以保證高校電子文件的真實可信、齊全完整、安全有效、便捷利用為宗旨，破除高校目前較為消極的電子文件“雙套制”管理方式，領銜探究永久保存高校電子文件的核心技術，主持論證電子文件保存系統的功能，構建高校電子檔案可信存儲系統，在保護隱私或涉密信息的同時，保證各校師生及社會的利用。

此外，還應致力于研究轄區內高校電子文件信息服務體系中資源共享的技術實現，為高等教育系統電子資源的廣泛利用提供技術支撐。電子文件永久保存和高度共享的實現，將推進高校電子文件管理的整體成熟度，實現高校電子文件管理質的飛躍。

3.管理層面：制定轄區內高校數字檔案室建設規劃，構建高校電子文件管理體系

各檔案主管部門應制定轄區內集中保存和長期利用高校電子文件的有效辦法，并在檔案事業發展以及長期規劃中明確高校數字檔案室建設階段性目標，為高校電子文件集中管理和查詢利用提供實施方案和實現路徑。同時，推出高校數字檔案室以及電子文件管理平臺系統相關示范項目，促使高校電子文件管理系統從機制構建、制度確立、技術攻關等方面不斷突破創新，為轄區內電子文件體系的系統構建奠定基礎。

另外，高校檔案主管部門可在轄區內通過檔案工作協作組、各類聯盟或聯席會議等形式，與各高校檔案部門聯合行動。加強與法規標準制定部門的聯系和交流，統一高等教育系統電子文件的收集標準和保存標準， 構建主管部門和各高校、高校之間館際電子文件信息資源的互聯共享體系。

四、結語

高校電子文件內部策略的實施，是為了各高校建立從電子文件的有效捕捉到永久保存、再到便捷利用的電子信息資源的生產管理利用網絡體系，使電子文件進入正常的運行軌道，保證電子檔案形成全過程的有效性，發揮其應有的參考及憑證價值，促進高校集體記憶的完整保存。同時，助力實現高校電子文件“單套制”管理模式，從而構建部門協作、資源流通的真正意義上的高校數字檔案室。

從外圍層面對高校電子文件管理施行政策、技術、管理策略，為高校電子文件宏觀管理和多層級共享提供政策保障和技術支持，也為高校電子文件管理指明了發展方向。逐步在行業領域及各區域建立高校電子文件管理互聯互通、互利共享的信息系統，最大限度發揮高校電子資源價值。

將高校電子文件管理內外策略相融合，實現技術突破及管理革新，引導高校電子文件實踐行動，為促進一定范圍內高校電子文件的互聯共享拓寬渠道、儲備資源。內外圍層面策略的實施，將開創高校電子文件管理的新局面。

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（作者單位：重慶工商職業學院）