現代企業制度下企業檔案管理研究

彭鳳

摘 要：本文概述了現代企業制度下企業檔案管理現狀，對檔案管理真實性、系統性、全面性和有效性原則進行了梳理，重點探究了企業檔案管理在現代企業制度下存在的管理意識較為薄弱、管理人員不夠專業、管理手段較為傳統以及管理制度尚未完善的困難，并提出了加強檔案管理意識、加強人才隊伍建設、健全檔案管理制度的措施，以及利用完善基礎設施、加強風險防范、應用先進技術、建設信息平臺的手段來落實現代化管理，進一步加強企業檔案管理。

關鍵詞：現代企業制度;檔案管理;信息化管理

企業的管理任務隨著現代企業制度的改革發生了變化，傳統的企業檔案管理難以滿足當前企業制度的需求，因此為了使企業更好地進行檔案管理工作，使檔案管理工作與企業的發展相適應，需要對當前企業檔案管理的現狀進行梳理，明確其管理原則和當前工作中存在的困難，并采取積極措施應對其困境。

一、現代企業制度下企業檔案管理現狀

傳統的檔案管理工作大多依靠人力對紙質文件進行管理，當檔案數量過多時，管理難度也隨之加大。隨著數字時代來臨，大數據已經成為人民群眾生活和工作中必不可少的一部分，在大數據背景下，企業制度也發生了變化，現代化的企業制度在給企業檔案管理的長遠發展帶來希望的同時，也對檔案管理提出了更高要求。雖然在電子化的幫助和現代企業制度的要求下，企業檔案管理工作效率發生了巨大提高，但是由于檔案信息化管理推進不僅需要完備的電子化信息設備的支持，還需要充足的資金支持。

目前看來，部分企業并沒有做好融合大數據的準備工作。檔案電子化技術屬于較為先進的科學技術，檔案信息化管理也需要專業技術人員，其操作方式相對于傳統的檔案管理方式而言難度較高。

二、現代企業制度下企業檔案管理的原則

現代化的企業制度之下，企業檔案管理工作需要遵循以下四大原則：

第一，真實性。檔案管理需要確保檔案資料的真實性，以幫助企業獲得有效、可靠的信息，做出正確決策。

第二，系統性。為了方便檔案的查閱，現代化的企業檔案管理必須要按照一定規定實施類別劃分;

第三，全面性。企業的檔案資料必須要保證信息全面，才能為企業發展提供可靠參考;

第四，有效性。只有有效的檔案才能夠幫助企業進行現代化發展，無效的檔案不僅浪費企業資源，還會對企業發展造成誤導。

三、現代企業制度下企業檔案管理存在的困難

1.管理意識較為薄弱

當前大部分企業在應對檔案管理工作時意識不足，尚未認識到檔案管理在現代化企業發展中的重要地位，對檔案管理的工作要求較低，導致其在查找檔案資料時需要花費大量時間。同時，并未意識到檔案管理工作需要跟隨企業現代化發展的步伐，導致檔案管理工作與企業發展嚴重脫節。

2.人員不夠專業

無論在何種背景之下，企業的現代化檔案管理工作都離不開專業人才的支持，但是部分檔案管理人員并不具備現代化的檔案管理技能，導致其工作無法滿足現代化企業管理需求。并且，如今還存在部分工作人員怠惰不前的現象，其對于新興技術采取漠視態度，個人思想覺悟尚未跟上時代的發展步伐，難以利用先進的技術配合現代化檔案管理工作，導致其工作效率極低。

3.管理手段較為傳統

大部分企業的檔案管理工作依靠傳統手段進行紙質文件的整合與管理，在實際操作過程中非常容易出現文件缺失問題，并且由于依靠人工進行紙質檔案的管理，導致其管理效率較低，在需要查找資料的時候往往由于海量的紙質資料而難以準確定位到需要的檔案資料。部分企業雖然應用了現代化的檔案管理方式，但由于其設備、技術落后等原因，也無法保證檔案管理的效率與安全。

4.制度尚未健全

現代化企業檔案管理工作的進行需要依靠完善的制度保障，而部分企業針對此項工作建立的管理制度不夠全面，沒有對工作人員提出具體的工作要求，對其工作評判也較為隨意，缺乏嚴格的規章制度，導致工作人員在進行檔案管理時沒有全面的制度支撐，在實際開展管理工作時或隨意散漫，或縮手縮腳，同時缺乏合理的獎罰制度，使檔案管理人員的工作積極性不高。

四、現代企業制度下加強企業檔案管理的措施

1.加強檔案管理意識

要想加強檔案的高效利用，使檔案管理工作在大數據的環境中取得進步與發展，滿足現代企業需求，必須要提高相關工作人員的管理意識。對企業的檔案進行嚴格管理是企業和諧發展的堅實后盾，雖然目前有部分企業的管理意識較為薄弱，但是只要學習現代化的檔案管理知識，借助信息化手段，就能夠幫助企業從嚴管理檔案工作。此項工作需要提高企業領導人的正確管理意識，做到從嚴管理，提高現代化檔案管理工作在企業中的地位與存在感，保障檔案管理在工作的各個環節都能夠擁有高效的執行力，確保每一項制度都能夠徹底落實。

2.加強人才隊伍建設

（1）人才招募

為了避免現代化企業檔案管理人才的流失導致企業難以落實現代化檔案管理工作，需要積極引進優秀人才。在招聘過程中，優先錄取綜合能力較強的人員，在面試前先通過大數據和云計算方式對面試員工嚴格篩查，確保其符合企業招聘需求。不僅需要篩查其個人信息和工作經歷是否真實，還需要對其思想道德進行排查，確保招募的工作人員不僅擁有出色的工作能力，更有高度的思想覺悟和個人素養。

（2）人才培訓

大數據環境下，要想檔案管理工作取得進步與發展，符合現代化企業需求，必須要重視相關工作人員的素質培養。一方面，企業應當對其積極展開培訓工作，培訓的內容主要包括先進的檔案管理手段、現代化企業在檔案管理上的需求等。另一方面，企業還需要對其進行嚴格的績效考核，將其信息化管理的工作與績效考核結合起來，讓其了解檔案管理工作與其獎懲息息相關，使其擺正工作態度。

（3）人才挽留

招募和培訓人才并不能夠保證企業的檔案管理人才隊伍獲得穩定發展，因此需要從多方面進行人才挽留。第一，是企業文化方面。只有員工發自內心地認同和接納企業文化，才能夠真心實意地為企業的發展奮斗。一個具有員工認同感的企業能夠極大增強企業自身的凝聚力，讓員工發自內心地熱愛檔案管理工作，熱愛企業并對企業產生歸屬感。現代化企業可以讓員工關注企業的微信公眾號或微博官方賬號，在此類賬號上發布相關的企業文化信息或者企業取得的成就，通過大數據自動給員工推送相關信息，在潛移默化中讓員工認同企業文化。第二，人力資源管理工作人員需要對提出離職的檔案管理員工做好數據分析，必要時需要對其進行電話回訪，了解其離職原因，邀請其對企業的檔案管理工作提出改進意見，再將獲得的數據進行匯總整理和分析，從而制定出相應的對策來面對此類問題。

3.落實現代化的管理

（1）完善基礎設施

首先，要想推進現代企業在檔案管理方面的工作，需要完善企業信息化的基礎設備，只有保證了基礎設施的足夠完善才能夠為其開展信息化管理奠定基礎。先進的信息化設備能夠幫助檔案管理工作加快工作效率，為其提供強力的后勤保障以應對繁雜的電子數據管理，更能將工作人員的負擔減輕，減少工作的壓力。其次，還需要關注檔案管理所需的現代化信息軟件，如在存儲數據時使用的各類數據庫需要獲得及時升級，避免出現存儲空間不足等問題。

（2）加強風險防范

為了加強現代企業檔案的信息安全性，加強現代化檔案管理的風險防范，工作人員需要具備強烈的數據安全意識，在平時的信息管理工作中積極應用備份軟件進行信息備份，保障企業的檔案數據不會缺失。同時，在查閱電子檔案的數據內容時，必須要按照嚴格的規定進行，如使用人臉識別技術、指紋識別技術等手段來保證用戶的合法訪問，確保檔案信息發生問題時能夠將責任落實到具體的個人身上。除此之外，還需要對檔案數據進行加密，對數據進行加密的技術能夠確保現代化企業的檔案數據安全。數據加密需要安排專業的信息技術人員管理，不僅需要對數據本身進行加密，還需要對其傳輸的全過程進行加密。一般在檔案管理中采取的加密方式是密鑰加密，該方式能夠增強檔案信息的保密性。同時，檔案管理方面的技術人員還需要及時安裝好防病毒補丁，保障企業網絡的信息安全，將網絡的防御系統充分利用起來，徹底攔截不法分子對企業網絡的攻擊，避免檔案數據泄漏的情況發生。

（3）應用先進技術

大數據時代下適應現代化企業要求的檔案管理工作需要的關鍵技術有圖像采集、檔案存儲等，要想更好更快地進行檔案管理，需要加強對以上技術科學、合理的應用。同時，符合現代化企業需求的檔案管理還需要進行電子化檔案管理。電子檔案是由圖像共同組合而成的，其將各個圖像實時融合，最終形成了電子化檔案。圖像的采集技術主要有三種標準，一種是TWAIN，另一種是WIA，還有一種是ISIS。一般來說，應用TWAIN和WIA標準的較多，這兩種都可以從掃描儀以及各種相機設備中進行圖像采集，從圖像采集相應的對話框中取得圖像文件，并且都能夠利用編程方式來進行圖像采集。相對來說，TWAIN的對話框能夠為其提供更豐富的選擇以及更先進的設備。同時，TWAIN的傳輸模式比WIA多了一種本地模式，且大部分TWAIN能夠將上次掃描的相關設置保存下來，而WIA沒有此類特征。在實際應用過程中發現，TWAIN有更優秀的擴展性以及兼容性，且被多數設備支持。因此，在實際應用過程中，現代化企業應當選擇適合自身檔案管理的采集方式。電子檔案的圖像存儲格式豐富多樣，單一靜態的格式有BMP、PCX等，多圖融合的格式有PDF、DCX等。采集完成的電子檔案如果存放于單一圖像中則會獲得多份材料，而對其進行分別存儲的話則會對其信息的完整性進行破壞，在后續的查看過程中難以快速獲取全部資料，因此在進行檔案信息化管理時，大多是將采集到的單一圖片匯總起來，構成多頁的文件檔案。在檔案電子化的過程中，PDF成為最常見的應用格式。在進行電子檔案存儲時，還需要選擇適當的文件系統或數據庫，通過實踐驗證之后發現，數據庫的存儲更加容易管理，并且安全性非常高。由于科技的迅猛發展，檔案管理技術的更新換代極快，因此還需要及時對技術進行更新以獲得更完備的性能，保障檔案數據的安全以及錄入信息的效率。如今的檔案管理技術仍然存在或多或少的缺陷，因此需要不斷更新檔案管理信息技術，才能夠保證檔案管理工作更方便、更快捷、更安全。

（4）進行信息建設

對于檔案數量較多、檔案管理工作量較大的現代化企業而言，需要以更快的速度進行信息化建設。傳統的檔案管理工作量非常大，而將區塊鏈技術應用其中可以改善這一問題。區塊鏈技術能夠快速對相應數據進行處理，極大減少了檔案數據錄入時間，將工作人員壓力減輕了不少。同時，部分檔案工作還具有易變性特點，因此對數據的管理提出了更高要求。區塊鏈技術則能夠利用其不可篡改性的特點，每次檔案變動產生的數據被實時傳輸至區塊鏈上，每個節點上的數據只有在其他節點全都驗證無誤之后才能夠被判定有效，沒有通過驗證的數據則被判定為錯誤數據、被拒絕鏈接，同時每一個區塊上都會帶有各自的時間戳用以記錄數據傳輸的時間，一旦信息遭到篡改則會留下修改痕跡，因此檔案管理人員可以通過區塊鏈技術嚴密進行變更操作，確保每次檔案變更的數據都是真實且其變更過程不會消失。除此之外，部分檔案還會發生數據重復現象，由于企業的現代化發展，其檔案涉及的內容越來越多，因此會出現大量重復數據，導致其管理工作進度緩慢。而區塊鏈技術則能夠對重復的數據進行分類管理，其自治性能夠幫助管理人員分擔數據識別、整合、分類的工作，管理人員在進行數據搜索的過程中能夠快速處理重復數據并將其做出對比，讓管理人員對重復數據以及原因一目了然。在全球信息化的大環境下，只有積極進行信息化建設，才能夠提高檔案管理效率，使企業的檔案管理符合現代企業制度。

4.健全檔案管理制度

為了更好地進行檔案管理，使檔案管理工作滿足現代化企業需求，加強企業電子化檔案管理步伐，需要制定一套科學、合理的管理制度。在進行檔案管理過程中做到集中領導，對檔案管理的工作進行分層負責，同時做好其監督控制工作。企業需要向各個管理人員發布檔案管理的具體任務，在落實現代化管理時應當指派專門的信息技術人員進行指導和監督，確保檔案的管理責任能夠落實到具體個人，避免工作人員產生置身事外心理。同時，需要建立健全考核指標體系，監督檔案管理工作人員妥善完成指標。

五、結論

總而言之，現代企業制度下企業檔案管理的現狀不容樂觀，在進行檔案管理時需要遵循真實性、系統性、全面性和有效性原則。企業檔案管理在現代企業制度下存在管理意識較為薄弱、管理人員不夠專業、管理手段較為傳統以及管理制度尚未完善等困難。為了更好地進行檔案管理，需要提高檔案管理意識、加強人才隊伍建設、健全檔案管理制度，同時采取完善基礎設施、加強風險防范、應用先進技術以及建設信息平臺的手段來落實現代化管理。

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（作者單位：陜西交通控股集團有限公司靖富分公司）