新時期事業單位檔案管理工作的優化策略

曹紅華

摘 要：行政事業單位檔案綜合管理部門的作用重要性已是基本毋庸置疑了的，它仍是國家事業單位及其相關事業管理職能和單位經營和發展中的很重要一個組成部分。在我國檔案工作管理規范化的推進實際發展過程實踐中，要注重結合社會新常態的社會發展和形勢，對國內現行各類檔案行政管理規范進行合理有效和優化與調整，提高社會檔案事業管理工作的整體水平。

關鍵詞：直屬事業單位管理制度;組織人事檔案管理工作;內部科學目標管理

現階段，隨著當代我國現代社會經濟文化的發展不斷的發展，事業單位檔案規范化管理將面臨著一種新發展的歷史需求環境和社會挑戰。如何在實踐中更好地全面提高完善和全面優化企業檔案工作管理工作水平，整合形成新體系的檔案發展思路，需要讓我們來進行一個深入地思考探索和實際探索。事業單位檔案現代化管理實踐的探索發展過程具有其較很強的社會專業性、技術性、實踐性特點和經濟政策性。同時，管理層工作人員也有了一定層次的管理保密需求。在實際開展相關日常管理監督工作時，要努力從管理更加全面科學細致的宏觀角度上優化相關管理工作。

一、新時期優化檔案管理的必然性

現階段，部分事業單位內部檔案管理制度不完善，相關制度不規范。在許多具體部門檔案規范管理專項工作項目的工作開展情況和制度實施執行過程檢查中，總體工作流程都不夠系統清晰。如對相關文件檔案數據的管理收集利用范圍規定不夠詳細明確，歸檔利用工作制度不全面規范，日常運行管理服務效率意識不足提升等。雖然還有一些工作機構曾經多次研究調整完善檔案工作管理專項制度，但實際具體部門實施工作效果仍非常明顯有限，缺乏起到足夠重視的具體實施管理力度感和執行權威性。一些地方檔案管理人員整體的行政職業素質層次和綜合能力均相對十分有限，不能全面有效系統地解決我們當前開展檔案工作管理中碰到的這樣一些突出問題。由于工作人員缺乏進行專業全面的知識管理的培訓，工作流程中經常出現的另外一些難點問題都無法一一得到全面有效系統地解決。目前，檔案專業管理骨干隊伍組成的總體穩定性程度也仍然相對很有限，人員縱向流動較為不完全合理，另一方面它也間接影響著了基層檔案知識管理教育的整體效果。此外，現階段，信息化平臺建設也已發展成為各事業單位檔案規范化管理改革的一大主旋律，但距實際深入實施時還尚相對十分有限。在企業自身和檔案數字化管理應用的高速發展歷程中，許多基層事業單位現有的數字化信息基礎設施仍不太完善，辦公場所環境差相對陳舊，檔案存儲空間未得到規范整改，也難以為檔案管理中的收集、整理、存儲工作的實施提供基本保障。

二、事業單位檔案管理的優化策略

（1）制度系統整體優化。要確保實現我省現階段社會檔案事業管理服務的結構全面調整優化，首先必須要著重從行政制度層面建設入手，調整規范現行基層檔案機構管理運行體制，提高對現行業務管理運作體制完善的系統科學性，為實現后續專業檔案人才管理發展提供有效更全面有力的智力支持體系和服務保障。事業單位檔案管理人員等在組織開展業務相關專項工作時，應當積極做好內部跟蹤質量控制評估工作，為社會化檔案業務管理活動提供系統可靠支持。在加強內部專門管理組織機構隊伍的合理設置前提上，還要進一步提高政府檔案工作管理相關部門人員的職能獨立性，為其發揮提供較為充足可靠的人才資源。在行政內部的管理組織方面，檔案綜合管理執法部門工作人員還同時應進一步發揮內部監督檢查和指導檢查作用，建立形成以直屬事業單位工作為協調中心工作的行政檔案內部管理工作體系。要及時充分系統地研究館藏檔案材料的信息形成、積累、整理編目和清理歸檔，落實機關各崗位工作職責，建立考核制度。此外，檔案史料的日常接收歸檔和綜合整理、修改加工和材料補充、儲存、借閱、統計、保密、鑒定、銷毀管理制度和檔案館倉庫管理制度方面也同樣應加以相應完善。

（2）檔案模式進一步優化。優化了檔案模式管理工作方式同時也是切實提高當前檔案信息化管理建設效率質量的核心關鍵。在中國當前整個檔案數字化管理及信息化體系建設發展中，許多現行檔案數字化管理相關技術手段和具體工作流程方法都相應發生起了根本性變化。當然，我們仍應該努力從傳統管理工作方法模式入手，運用到更多新科學的管理模式方法手段和操作思路當中來有效開展好相關業務工作。面對這些信息化手段帶來無可比擬的新優勢，我們首先應該開始重視檔案室信息化，改變我們以往陳舊的傳統手工記錄操作記錄模式，提高內部檔案自動化管理檔案的質量數字化制作水平。在今后日常業務的內部業務檔案的管理應用中，我們認為還將應著手逐步大力推進檔案館信息化項目建設方案的立項實施，并充分利用檔案館各種數字檢索、比較和分析。

以及其他為外部世界提供更全面的檔案信息服務的方式。

（3）人員優化。檔案事業管理工作的高速發展還對專業檔案管理人員整體的知識素質能力和服務能力均提出起了相對更高一些的要求。結合單位實際人才工作崗位需要層次和行業崗位人員分布，完善人才體系。針對企業當前強化檔案精細化管理職能的迫切需要，全面提升優化了人員隊伍。引進其他優秀管理專業管理人才，配合軍隊內部戰術管理專業培訓，提高我軍全隊整體技術作戰技能水平。為了在實踐中更好地實現提高檔案人事戰略管理技能的整體效果，還認為應結合實際在人才隊伍規劃建設規劃中進行適當和調整相應比例的相關薪酬福利，給予員工更合理充分適當的政策支持，進一步全面激發廣大檔案管理人員創業的創業積極性。

（4）園區基礎設施結構優化。事業單位也要按規定積極穩妥加大固定資產投入，合理建設優化管理現有各項檔案及管理信息基礎設施。為單位檔案綜合管理等部門工作提供有專門設備的檔案館閱覽室、倉庫間和專用辦公暗區，確保場地整潔，安裝有各種管理必要用的專業設備工具和設備用具，做好檔案防火、防水、防盜等配套工作。檔案庫房應避免長時間陽光長期直射。使用室內人工照明器材時，應謹慎選用安全防爆燈具，避免庫房長期照明用電而引起庫房火災。同時，還要能保證檔案室良好的儲存溫度、濕度環境和合理通風。在進行日常庫房檔案的管理實踐中，檔案庫房的存放溫度原則上應注意控制在每天14個℃-24個℃左右之間。

三、結束語

總之，檔案工作對事業單位管理發展的意義是毋庸置疑的。我們要高度重視，認清新時期檔案管理優化的必然性，從不同角度出發，做好檔案管理的全面優化工作，最大限度地發揮檔案管理的整體效果。

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