招標(biāo)文件范本應(yīng)用于招標(biāo)項目的影響和完善研究

張騰揚

【摘要】招標(biāo)文件在招標(biāo)采購中起著至關(guān)重要的作用，招標(biāo)文件嚴(yán)謹(jǐn)與否直接影響后續(xù)采購活動的實施效果。本文簡要介紹了筆者所在公司的招標(biāo)文件范本管理與應(yīng)用，提出了招標(biāo)文件范本的優(yōu)化路徑。

【關(guān)鍵詞】招標(biāo)文件范本；代理機構(gòu)

我國的建設(shè)任務(wù)分配方式逐步從行政手段分配變更為招投標(biāo)方式，在此過程中經(jīng)歷了非招標(biāo)采購方式到招標(biāo)采購，逐漸形成了規(guī)范的招投標(biāo)制度。除了法律法規(guī)的保障以外，招標(biāo)文件在整個招標(biāo)過程中起著重要作用。近些年，招標(biāo)文件范本的應(yīng)用為招標(biāo)事業(yè)的發(fā)展有著深遠(yuǎn)的積極影響。

招標(biāo)文件范本產(chǎn)生背景與形成

傳統(tǒng)的招標(biāo)文件編制是在國家發(fā)布的相關(guān)行業(yè)招標(biāo)文件范本的基礎(chǔ)上，結(jié)合所要采購標(biāo)的物性質(zhì)及特征進(jìn)行選用，項目經(jīng)理根據(jù)特定的標(biāo)的物對招標(biāo)文件范本進(jìn)行修訂。編制招標(biāo)文件對招標(biāo)文件編制人員的專業(yè)能力具有較高的要求，而且由于招標(biāo)文件編制人員編制招標(biāo)文件的能力不同，對同一標(biāo)的物就可能存在不同要求、不同評審標(biāo)準(zhǔn)的招標(biāo)文件。實踐中，供應(yīng)商參與投標(biāo)就不得不花費大量的成本去適應(yīng)不同的招標(biāo)文件；招標(biāo)代理機構(gòu)也要耗費大量精力應(yīng)對由招標(biāo)文件編制引發(fā)的提問、質(zhì)疑；對于招標(biāo)人來說，不時也會遇到采購標(biāo)的質(zhì)量沒保障或項目由于招標(biāo)文件缺陷導(dǎo)致采購任務(wù)沒法按時完成而影響生產(chǎn)經(jīng)營。因此，招標(biāo)文件范本的持續(xù)優(yōu)化、細(xì)化對招標(biāo)采購的各方主體來說都是有益的。

招標(biāo)文件范本的形成是通過編制同類標(biāo)的物招標(biāo)文件的基礎(chǔ)上，優(yōu)化整合后形成招標(biāo)文件范本，最后由不同行業(yè)、不同標(biāo)的物的招標(biāo)文件范本組成招標(biāo)文件范本庫，這項工作是招標(biāo)文件范本管理的基礎(chǔ)、重點工程。范本庫的構(gòu)成不但要求參與范本編制人員招標(biāo)文件編制水平高、專業(yè)性強，而且對專業(yè)種類和參與人員的數(shù)量需求巨大，耗時也較長。范本庫需要進(jìn)行動態(tài)管理，如果政策或制度有所調(diào)整，需要及時對招標(biāo)文件范本的相應(yīng)條款進(jìn)行修改和完善。

招標(biāo)文件范本對招標(biāo)項目的影響

招標(biāo)文件范本的編制以及應(yīng)用對整個項目的實施起著重要的保障作用，具體體現(xiàn)在以下幾個方面：

隨著招標(biāo)采購方式的全面推行，招標(biāo)代理機構(gòu)如雨后春筍般發(fā)展起來，大量未接觸過招投標(biāo)的工作人員進(jìn)入招標(biāo)采購領(lǐng)域。因此不管是招標(biāo)代理機構(gòu)還是從業(yè)人員對招投標(biāo)法律、法規(guī)不夠了解，政策掌握不夠透徹，在招標(biāo)文件編制環(huán)節(jié)中會遇到不少問題。招標(biāo)文件編制時，有的招標(biāo)文件甚至將工程、貨物、服務(wù)的不同標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行了錯配，嚴(yán)重影響了招標(biāo)項目采購的進(jìn)行。招標(biāo)文件范本的應(yīng)用將極大緩解這一窘境，招標(biāo)代理機構(gòu)可以結(jié)合招標(biāo)文件范本和工作實際，在綜合考量各類標(biāo)的物特點及項目具體需求的基礎(chǔ)上編制招標(biāo)文件，從而不斷提升招標(biāo)代理機構(gòu)采購的專業(yè)化、技術(shù)化水平。

招標(biāo)文件范本可以在大的采購主體（如省、央企）內(nèi)實現(xiàn)統(tǒng)一的采購標(biāo)準(zhǔn)，對采購主體內(nèi)形成采購的集約化、規(guī)模化起著重要的作用，尤其商務(wù)部分的投標(biāo)人須知、評標(biāo)辦法、采購合同以及報價格式等進(jìn)行統(tǒng)一后，可以避免文件出現(xiàn)低級錯誤；針對技術(shù)部分（施工組織設(shè)計、供貨要求、服務(wù)要求）等原則性條款進(jìn)行統(tǒng)一描述，可以在采購主體內(nèi)實現(xiàn)同一標(biāo)的物的標(biāo)準(zhǔn)化采購，在便于招標(biāo)人管理的同時，也大幅降低了招標(biāo)人及招標(biāo)代理機構(gòu)通過設(shè)置排斥條款限制潛在投標(biāo)人的情形出現(xiàn)。

因招標(biāo)文件存在問題而導(dǎo)致廢標(biāo)、引發(fā)質(zhì)疑投訴的情況，在實踐中屢見不鮮。故而招標(biāo)文件范本的制訂往往會更加科學(xué)和嚴(yán)謹(jǐn)，范本內(nèi)容更加全面客觀、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)準(zhǔn)確、評分標(biāo)準(zhǔn)可量化。招標(biāo)文件范本可以有效減少招標(biāo)文件的重大缺陷和歧義，在一定程度上提高采購效率和質(zhì)量。

招標(biāo)文件范本的積極影響不言而喻，但招標(biāo)文件范本在應(yīng)用中也存在著不足，具體表現(xiàn)在：招標(biāo)文件范本是針對行業(yè)高頻采購標(biāo)的物而產(chǎn)生，具有專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化，但同時也存在機械化的一面。招標(biāo)文件范本的應(yīng)用，特別是在特定采購主體內(nèi)實施，必然面臨范本貼合度不能完全體現(xiàn)采購意圖，評標(biāo)辦法千篇一律，對標(biāo)的物的評價不能做到完全的對應(yīng)。這樣就會面臨雖然招標(biāo)文件、采購過程均依法合規(guī)，但設(shè)定的條件與采購項目的具體特點和實際需要不相適應(yīng)，無法契合采購人的需求，嚴(yán)重影響采購效果。

國家能源集團招標(biāo)文件范本庫的建設(shè)與管理

筆者所在的中國神華國際工程有限公司（以下簡稱“公司”）作為國家能源集團（以下簡稱“集團”）的下屬子公司，是集團內(nèi)唯一的招標(biāo)公司，同時也負(fù)責(zé)全集團所有招標(biāo)業(yè)務(wù)與招標(biāo)文件范本庫的建設(shè)與管理，以及集團招標(biāo)文件范本編制、迭代與成果的應(yīng)用。集團招標(biāo)文件范本庫采用制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化和智能化的“四化”思路建設(shè)。招標(biāo)文件范本按照金字塔原則進(jìn)行搭建，從塔尖到底層依次為標(biāo)準(zhǔn)文本、實操標(biāo)準(zhǔn)文本、行業(yè)范本、招標(biāo)文件四個層級。

標(biāo)準(zhǔn)文本是根據(jù)國家目前《招標(biāo)投標(biāo)法》《招標(biāo)投標(biāo)法實施條例》和各行業(yè)主管行政部門發(fā)布的招標(biāo)文件范本編制而成。標(biāo)準(zhǔn)文本通常可劃分為施工總承包、施工、設(shè)備（一般設(shè)備、專業(yè)設(shè)備）、材料（通用物資）、設(shè)計、監(jiān)理、勘察 、服務(wù)八類。國家或部委級制度招標(biāo)文件管理體系由八類標(biāo)準(zhǔn)文本組成，八類標(biāo)準(zhǔn)文本的編制需要依據(jù)國家的法律法規(guī)或部委的規(guī)章制度進(jìn)行。標(biāo)準(zhǔn)文本依據(jù)公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、綜合評估法和經(jīng)評審的最低投標(biāo)價法，從招標(biāo)形式和評標(biāo)辦法兩個維度衍生出32類實操標(biāo)準(zhǔn)文本。在標(biāo)準(zhǔn)文件框架下搭建實操標(biāo)準(zhǔn)文本框架，同時結(jié)合企業(yè)實際進(jìn)行了必要的補充和完善，以用于實際招標(biāo)操作使用。八類標(biāo)準(zhǔn)文本是招標(biāo)文件的母本，是招標(biāo)文件校準(zhǔn)與衍生的基石，在標(biāo)準(zhǔn)文本基礎(chǔ)上生成的實操標(biāo)準(zhǔn)文本可以對行業(yè)范本和具體的招標(biāo)文件起到直接的指導(dǎo)和修正作用。國家、行業(yè)或集團針對招標(biāo)采購有政策或規(guī)定發(fā)生變動，項目經(jīng)理只需要在實操標(biāo)準(zhǔn)文本上修改，所有行業(yè)范本和招標(biāo)文件均會同步修改，不需要逐本進(jìn)行修訂，不會存在對國家、行業(yè)或集團規(guī)定響應(yīng)滯后的情形。

通過實操標(biāo)準(zhǔn)文本管控招標(biāo)文件，既保證同一標(biāo)的物招標(biāo)文件的評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)在集團范圍內(nèi)的統(tǒng)一和規(guī)范，也降低了低級錯誤和管理缺位情況的發(fā)生。在32類實操標(biāo)準(zhǔn)文本基礎(chǔ)上，加入行業(yè)的資格條件、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法、合同的范本即形成集團各行業(yè)的范本。

目前集團根據(jù)業(yè)務(wù)需求共劃分了煤炭、火電、風(fēng)電、水電、光伏、鐵路、公路、港口、航運、建筑、煤化工、綜合辦公、信息化及其他行業(yè)版塊，各行業(yè)分別制作了各自的行業(yè)范本文件。由行業(yè)范本文件構(gòu)成了整個集團的招標(biāo)文件范本庫，公司對范本庫進(jìn)行動態(tài)的管理。

在編制具體招標(biāo)文件時，項目經(jīng)理先選擇所屬行業(yè)標(biāo)的物的招標(biāo)文件范本，然后編制四個文件，分別是標(biāo)的標(biāo)的物變量表、技術(shù)要求、合同以及專用報價表，編制完成后將四個文件上傳至范本編制系統(tǒng)，根據(jù)錄入的內(nèi)容，系統(tǒng)即時形成針對具體項目標(biāo)的物的招標(biāo)文件。項目經(jīng)理預(yù)覽后，根據(jù)標(biāo)的物的具體特征和招標(biāo)人的采購需求對招標(biāo)文件進(jìn)行具體調(diào)整，若是實質(zhì)性變更，需要進(jìn)行審批備案，以保證招標(biāo)文件重要環(huán)節(jié)的監(jiān)管。在調(diào)整完畢后，形成成形的招標(biāo)文件。整個工作量較紙質(zhì)招標(biāo)文件以及范本系統(tǒng)初期大幅降低。

此外，集團的招標(biāo)系統(tǒng)針對評標(biāo)報告也有相應(yīng)的模板，從公告時間、售標(biāo)情況、開標(biāo)記錄以及投標(biāo)文件雷同預(yù)警等重要信息，都實現(xiàn)了智能提取到評標(biāo)報告中。整個招標(biāo)文件范本以及評標(biāo)報告模板的應(yīng)用大幅降低了項目經(jīng)理在整個招標(biāo)流程的工作量，同時也大幅提高了整個招標(biāo)工作流程中各項工作的精準(zhǔn)度。

集團招標(biāo)文件范本的產(chǎn)生與發(fā)展，依靠的是內(nèi)、外部專家的合力編制，頂層設(shè)計的支持與推廣，每年針對范本需求進(jìn)行調(diào)研，不斷更新范本庫，同時還有智能化、信息化的系統(tǒng)作為范本產(chǎn)生與應(yīng)用的載體，提供了必不可少的支撐。在招標(biāo)文件范本全面推廣與應(yīng)用后，整個集團的采購周期大幅縮短、一掛失敗率大幅降低，同時，由于招標(biāo)文件所導(dǎo)致的廢標(biāo)情形也基本杜絕。

招標(biāo)文件范本的完善之路

在電子招投標(biāo)基本普及的當(dāng)下，各采購主體對招標(biāo)文件范本也有了更高的要求。招標(biāo)文件范本應(yīng)全面結(jié)合當(dāng)今電子招投標(biāo)的采購模式進(jìn)行相應(yīng)文本的更新，文本也要保留傳統(tǒng)招投標(biāo)的規(guī)定作為相應(yīng)選項以備用。招標(biāo)文件范本的完善還需要各方的參與，招標(biāo)人結(jié)合工作實際，對范本的相應(yīng)規(guī)定提出個性化完善；招標(biāo)代理應(yīng)結(jié)合招標(biāo)人的需求和評標(biāo)積累的共性問題，有針對性地定期組織專家對招標(biāo)文件范本進(jìn)行修訂更新。

對招標(biāo)文件范本庫應(yīng)采取動態(tài)管理措施，上級機構(gòu)以及維護(hù)人員應(yīng)針對最新的法律法規(guī)及時對招標(biāo)文件范本進(jìn)行更新融合，保證招標(biāo)文件范本與時俱進(jìn)。范本庫的發(fā)展也要朝著人性化、簡易化以及實用化發(fā)展，使招標(biāo)文件的編制實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、流程化。

要真正完善運用好標(biāo)準(zhǔn)化招標(biāo)文件范本，編制出符合項目特點的招標(biāo)文件，做到不僵化、不違法違規(guī)，根本上還是需要招標(biāo)代理機構(gòu)加強自身隊伍建設(shè)，提高從業(yè)人員專業(yè)能力，定期、按需組織從業(yè)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，同時依托協(xié)會建立相互交流學(xué)習(xí)的平臺，針對不同從業(yè)人員的水平和能力，分步驟開展不同內(nèi)容的學(xué)習(xí)活動，促使從業(yè)人員走專業(yè)化而非流程化的道路。

總結(jié)與展望

招標(biāo)采購活動中，招標(biāo)文件是整個采購活動的核心文件，既是投標(biāo)商準(zhǔn)備投標(biāo)文件和參加投標(biāo)的依據(jù)，又是招標(biāo)人與中標(biāo)人簽訂合同的基礎(chǔ)。招標(biāo)文件的編制工作是參與招標(biāo)的各個主體十分關(guān)心的內(nèi)容，不論從理論還是實踐經(jīng)驗來看，招標(biāo)文件范本的編制和應(yīng)用，是一項招標(biāo)采購主體標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、法治化管理的工作，凝聚了各行各業(yè)的知識、經(jīng)驗和共識。只有這項工作做深、做實，招標(biāo)采購才不會因具體采購人員的變動而導(dǎo)致采購的質(zhì)量與效率出現(xiàn)差異。

總之，在使用招標(biāo)文件范本的前提下，經(jīng)過采購人員認(rèn)真編制審核、推敲的招標(biāo)文件，必然是邏輯嚴(yán)密、文字簡潔清晰， 內(nèi)容規(guī)范全面。因此做好大力推廣使用及更新招標(biāo)文件范本是一項持續(xù)長久的工作任務(wù)。

（作者單位：中國神華國際工程有限公司）

參考文獻(xiàn)：

[1]李海華.國家能源集團招標(biāo)文件管理系統(tǒng)研究[J].招標(biāo)采購管理，2020，2.

[2]姜薇.政府采購招標(biāo)文件標(biāo)準(zhǔn)化的實踐探索[J].中國政府采購，2019（11）：33-35.

（責(zé)編：梁晉）