信息化時代職稱檔案管理

文·時濟南

一、職稱檔案管理信息化的重要性

（一）近年來，隨著我國經濟的飛速發展，各類人才需求增多，專業技術人員隊伍不斷擴大，因而職稱檔案信息化管理工作就變得越來越受到重視。只有不斷加強職稱檔案信息化的管理，開發它的使用價值，才能為人事管理、規劃、預測通提供科學依據。

（二）更加頻繁的人才流動對職稱檔案的管理、使用提出了更高的要求。山東省人力資源和社會保障廳近期出臺的《關于支持和鼓勵事業單位專業技術人員創新創業的實施意見》，進一步破除了專業技術人員管理的體制障礙，鼓勵更多擁有專業技術資格的人才，充分發揮自身的專業特長，走出去創造更大的經濟社會價值，使人才的流動性更加頻繁。因而詳細掌握各類專業技術人才的基本情況，是如何利用好人才的一個重要基本前提，而職稱檔案信息化恰好具備這項功能。相比傳統的紙質職稱檔案，信息化的職稱檔案管理更加便于信息的檢索、利用、保管，利用價值更高。

（三）職稱申報評審信息化趨勢的要求。面對職稱申報評審信息化的新的評審管理模式，傳統的職稱檔案管理模式也應改變以往模式，隨之發生變化。傳統職稱檔案大都是紙質的材料，經過日積月累，大量材料堆積，無法滿足快捷、準確查詢的要求，更難以形成可利用的綜合性材料。利用現代科學技術改進職稱評審工作，不僅提高了職稱評審過程的質量和效率，還推動了職稱檔案管理工作下一步向信息化、規范化方向發展。

（四）政府信息公開、電子政務不斷推行的有利契機。隨著社會的進步，社會民主監督意識的不斷增強，人民群眾了解政務信息的需求不斷擴大，政府信息公開內容中，絕大部分都是現行文件，檔案作為政府完成信息公開的基本行政工具，社會對檔案信息的內容和服務的要求越來越多，這就需要職稱管理部門加快職稱檔案管理信息化的腳步，以適應日益完善的電子政務。

（五）計算機技術的不斷擴大和網絡的不斷延伸，為職稱檔案管理工作盡快步入正軌提供了良好契機。首先計算機、掃描儀等電子設備的普及和信息化技術的進步為職稱檔案建設提供了堅實有力的物質保障；其次，網絡信息化技術的進步解決了多人同步電子檔案檢索、上傳、下載等問題，加密技術解決了電子檔案的安全問題。

二、職稱檔案管理中存在問題

（一）職稱檔案管理人員專業化水平低。目前在我國很多部門中，檔案管理人員沒有接受過相應專業的業務培訓，有些工作人員更是一問三不知，通常習慣性地認為檔案管理工作就是簡單的資料收集、整理及保管。職稱檔案信息化管理工作更是需要懂檔案管理又懂計算機信息化技術的復合型管理人才，而現有的職稱檔案管理人員普遍只會簡單操作，系統開發、程序維護的復合型人才更是鳳毛麟角，這很大程度上限制了職稱檔案信息化建設的步伐，影響了職稱檔案信息化管理的質量。

（二）職稱檔案管理工作沒有明確的規范制度。目前職稱檔案管理仍沿用傳統模式，檔案管理工作在事業單位中沒有具體的規范制度。在實際管理工作中通常都是管理人員隨意整理，這也就導致檔案管理雜亂無章，效果不佳，在應用檔案資料的時候，尋找起來非常麻煩，影響工作效率。近幾年來，隨著計算機的不斷普及，部分職稱檔案已建立電子檔案，但多年來積累的檔案材料過于龐雜零散，數據不完整不規范，達不到現代信息技術發展的要求，而且職稱檔案管理部門通常都是根據自己的條件和習慣選擇不同的硬件設備及管理軟件系統。計算機檔案管理系統只是起到簡單地輔助管理作用，不能發揮其他更大價值。檔案檢索的效率受到嚴重制約，檔案的應用價值也沒有太大提高。

三、職稱檔案信息化管理的幾點建議

（一）明確職稱檔案整理的內容，確保檔案材料齊全完整。專業技術人員職稱檔案歸檔材料主要包括職稱評審中形成的材料。職稱評審工作，情況復雜，涉及面廣，時間長；再加上機構改革變化，管理人員調動，管理無章可循等原因，使職稱檔案材料缺損嚴重。因此，首先整理出既全面又能突出重點的歸檔材料，是職稱檔案信息化的前提和基礎。收集重點應包括專業技術人員的學歷水平、專業特長、工作單位、學識水平、工作業績、繼續教育情況、創造發明、成果論著及年度考核等。其次根據檔案的性質特點，把收集好的職稱檔案材料按不同系列、不同專業分類整理，可按以下步驟操作：一是按不同系列、不同專業挑選材料，分類存放。二是在分類基礎上篩選，逐人逐項裝訂成冊。三是按專業分類、以姓氏筆畫，編號排序，整齊存放。對于外地調入的專業技術人員職稱檔案，應填寫外地人員調入確認表，完善檔案內容。

（二）編制實用、科學的檔案檢索工具，提高檔案管理的效率。編制科學實用的檢索目錄，是做好檔案使用工作的前提和基礎。為此，首先編制出職稱檔案的總目錄、分目錄。總目錄要按專業排列、以系列為序；分目錄以姓氏筆畫為序、按專業分類。專業技術人員較多的專業可按初中高三個不同級別，編制專題目錄。

（三）緊隨職稱信息化改革的步伐，轉變傳統的紙張檔案觀念，進一步提高職稱檔案信息化的意識。目前正處于信息化時代，職稱檔案信息的利用不斷加大，在企事業單位發展過程中，需對單位的專業技術人員信息進行全面的了解，這就需要一個便捷高效的職稱檔案信息化的系統來查詢提供參考。因此，職稱檔案工作的重點應該轉向于服務廣大群眾、服務社會大眾。然而，信息化建設過程中面臨著諸多的現實問題，如前期需投入巨大的經費、設備在使用過程中需定期維護以及不斷更新的復雜的信息化網絡技術需不斷學習等等，再加上人們對于新事物的接受需要一個過程，致使職稱檔案的信息化建設落后于職稱信息化改革的腳步，因而，職稱檔案的后續管理更是不被重視。因此，只有不斷改變傳統的職稱檔案管理觀念，不斷開拓創新，把“要我建”變成“我要建”。首先，加大對職稱檔案管理的硬件設備投入，保障職稱檔案管理的基礎設備以促進檔案管理的多樣性；其次，利用計算機技術促進職稱檔案的自動化檢索水平建立專業的計算機檔案管理系統。

（四）加強對職稱檔案管理人員的培訓和管理，不斷提高工作人員業務素質。職稱信息化評審以后，首先，職稱管理部門工作人員工作量明顯大幅度增加，既需要指導申報人制作信息化的電子檔案材料，又要整理、匯總、保管信息材料；其次，信息化以后工作難度也大幅度增加，要求不僅懂電子設備的使用和維護方法，而且且需要學習并且掌握網絡傳輸技術、數據庫等計算機軟件的各種技能。因此，只有職稱管理部門工作人員不斷提高業務素質，才能為職稱檔案信息化的建設提供必要的智力和技術支持。可以從以下兩種方法著手：一加強崗位技能的培訓。采取自學和集中學習相結合的方式，對職稱管理部門工作人員特別是信息化技術缺乏的工作人員進行全面培訓，制定科學合理的培訓內容，使檔案管理人員不僅學到理論，還能靈活地把學到的理論應用到實際工作中去，促進快速順利地完成工作。二參加信息化技術方面的繼續教育培訓。掌握現代計算機技術地應用，靈活使用辦公自動化系統，以適應辦公自動化的大環境來服務職稱檔案信息化管理工作。

四、結語

職稱檔案管理信息化是時代發展的必然趨勢，同時也能夠為優化企事業單位人才結構提供便捷高效的查詢依據。但在我國大部分職稱檔案管理部門還存在一些問題，普遍重視度不高，這也就導致職稱檔案管理質量偏低，利用率不高。因此，這就要求我們每一位職稱檔案管理部門工作人員努力學習現代科學知識，掌握新情況，總結在職稱檔案管理推廣工作中的先進經驗，制訂切實可行的方案，把職稱檔案管理工作提高到一個全新的水平。