關于檔案信息資源共享建設的思考

文·李宇

我國在2015年十三五規劃中提出了“創新、協調、綠色、開放、共享”五大發展理念，“共享”這一發展理念自實施以來，幾乎與人們所有的活動都密不可分，共享單車、共享床鋪、共享雨傘等新型經濟產業形式不斷涌現，共享產業近年來發展勢頭良好，到2020年，共享經濟將占中國國內生產總值的10%。[1]

信息作為人類的三大資源之一，在社會發展、經濟建設、人類進步過程中發揮著巨大的作用，檔案中則包含著豐富的信息資源，為城市、人類保留記憶提供最原始的記錄憑證。在大數據、互聯網+的當下，這一傳統的資源類型要被公眾所熟知并利用，信息資源共享是其手段之一，目前，信息共享在圖情領域開展較好，成果較為豐厚，但在檔案領域，研究成果相對較少，層次較淺。2017年國務院辦公廳頒布了第39號文件即《政務信息系統整合共享實施方案》，將檔案信息資源共享的發展理念落實到“強化信息資源深度整合，構建全國信息資源共享體系”這個層面上來，這就為檔案信息資源的

共享提供了政策的支持，也表明了信息資源的共享已經上升到國家關注的層面，檔案部門必須把握市場的發展主線，緊跟共享經濟、共享產業的發展步伐，結合檔案工作的實際，提出綜合評估檔案信息資源的共享模式。檔案部門必須予以重視，力求在傳統與新潮的融合中，找到檔案信息資源發展的新路徑，從而促進檔案部門的創新發展。同時，關于檔案信息資源理論研究也必須深入，為實踐研究提供更多的參考依據。

一、我國檔案信息資源共享建設的研究現狀

我國“檔案信息資源共享建設”的提出大背景是基于我國共享經濟、共享產業的發展，筆者在“中國期刊全文數據庫”中以“檔案信息資源共享”+“建設”為主題進行精確檢索（不設文獻發表時間段，檢索時間：2018年1月30日），直接相關的結果共289篇，通過瀏覽、閱讀、梳理，發現學界關于檔案信息資源共享建設的文章始于2010年，每年發文量穩定在15篇左右，檔案信息資源共享建設的研究內容主要包括檔案信息資源共享建設的原則與方法、共享機制建設、共享平臺建設和共享模式建設，筆者梳理了其文獻分布，具體如表一所示：

表1 有關檔案信息資源共享建設研究論文的主題分布

從相關主題詞及其分布比例可以發現，學界對檔案信息資源共享建設的研究主要集中在以下三個方面：第一，檔案信息資源共享平臺建設，提出了檔案信息資源共享平臺的邏輯架構和建設要求，王爍在《大數據時代檔案信息資源共享平臺建設研究》一文中從工作機理、設計原則、平臺框架、功能模塊4方面入手，設計了一個完整的檔案信息資源共享平臺。[2]第二，檔案信息資源共享機制與模式建設，少部分學者提出了理想化的建設模式，從體制層面指出了檔案信息資源共享建設的問題，并提出了解決措施。[3]第三，從理論層次提出檔案信息資源共享建設的原則與方法，例如孫艷華提出了技術應用原則、信息安全原則、適度開放原則，并提出了更新思想觀念、制定發展規劃、加強基礎建設等方法。[4]

綜觀研究現狀，筆者認為有關學界對檔案信息資源共享建設的研究重在應用層面，如注重對平臺、模式的研究，但宏觀上缺乏對檔案信息資源共享建設的理論研究，未從政策法規、技術保障、運行平臺等角度整體入手，多角度地全面建立推動全國檔案信息資源共享的機制；同時，需要加強對檔案信息資源共享的用戶研究視角，增強個性化的服務理念，本文試圖在這兩方面取得創新。

二、檔案信息資源共享構建存在的問題

筆者認為檔案信息資源共享建設中最重要的三個層面是政策、資源和技術，政策是檔案信息資源共享建設的根本保障，資源是檔案信息資源共享的核心，技術是將獲取到的優質的數字化資源落實共享的手段，三者相輔相成，缺一不可。但縱觀我國檔案信息資源共享建設的全過程，在這三個層面都存在以下問題：

（一）缺乏具體的政策性文件，沒有統一的共享標準

檔案是社會歷史的真實記錄，檔案信息資源具有與其它文書材料不同的特性——原始記錄性，這就使檔案信息資源具有憑證性和真實性，也因形成個體不同而具有保密性。云計算、大數據、互聯網+的新時代下如何實現具有保密性質的檔案信息資源的共享？以何種方式向社會提供利用服務？基于檔案的“特殊性”，檔案信息資源的共享需要以相關的法律為依托，以此保證檔案信息資源共享模式的順利開展。但我國自共享經濟興起以來，只出臺了兩部有關政務信息共享的相關規范性文件，分別為國務院2016年第51號《政務信息資源共享管理暫行辦法》和2017年國務院辦公廳頒布的第39號文件即《政務信息系統整合共享實施方案》，有關檔案信息資源共享的法律條文在《檔案法》中只字未提，檔案的開放權限、利用范圍在《檔案法》中也未得到明確規定，這使得檔案信息資源在共享中缺乏相應的法律依據和具體的操作指南。

實現檔案信息資源共享的前提是統一的檔案信息資源共享標準，只有標準統一才能對數據進行交換、兼容、共享，目前我國檔案標準分為國際標準、國家標準、行業標準和地方標準，但就我國現行的局館合一體制而言，各地方檔案館數字化沒有按照統一的標準，數據結構、檢索語言等存在較大差異，導致檔案館間系統不兼容，無法做到信息的共享，這使得檔案信息資源共享缺乏依據。

（二）共享資源的來源途徑少，共享模式單一

傳統意義上的檔案信息資源主要來自綜合檔案館、企事業單位的檔案室，但隨著政府信息公開和網上辦公的盛行，出現了越來越多的數字化信息資源。據統計，2013年我國各級各類檔案館保管的電子檔案總計達到21860TB，2014年，這個數字增長了22.4%，[5]由此可見，數字信息資源在檔案信息資源中占比越來越大。但由于信息資源的分散性、不平衡性，或者共享過程中的利益分配問題、技術傳輸問題、檔案信息共享安全等問題，這些資源極易被忽略，且收集、鑒定難度大，影響了檔案信息資源的共享利用；另一方面，我國尚缺乏對數字化信息資源歸檔的統一的標準，這增加了收集、管理的難度，讓檔案工作者無從收集，從而為不作為增加了推脫的理由，這些導致的后果都是可共享的檔案信息資源缺乏規范的來源而導致數量減少，不利于最終的共享利用。

我國資源共享模式主要分為集中式、層次式、網絡式。但我國現行檔案信息資源共享模式主要是集中式，又稱垂直式，即具有隸屬關系的系統內部縱向共享檔案信息資源，具體言之，基層檔案管理部門向高一級別的檔案管理部門移交館內具有保存價值以備查考利用的檔案，從而形成一個區域內檔案信息資源的共享。相比較圖書館信息資源，檔案信息資源缺乏不同區域、不同行業間信息的橫向共享交流。同時缺乏技術的融入，對共享模式的挖掘仍舊停留在表面思維層次，未充分利用大數據技術對已有檔案信息資源進行數據挖掘和知識挖掘，更未建立“云共享”服務模式，因此，網絡式檔案信息資源共享的模式在我國僅剛剛起步。單一的檔案信息資源共享模式阻礙了我國檔案信息資源共享建設的發展。

（三）缺乏共享技術支撐，信息安全問題突出

目前檔案部門較之其他關聯學科而言，與現代化接軌的程度低，管理檔案的配套設備落后，大數據技術在檔案管理中的作用不大。這些問題都直接導致了檔案信息資源的共享程度不高。“共享”首先必須在數字化的環境下進行，不能將紙質的檔案信息資源進行實體傳遞，而我國現今的檔案部門仍以實體管理為主，這就使共享信息資源的來源層面受到了限制；其次，共享檔案信息資源必須在固定的技術平臺上進行，但目前我國大多數是以推送的形式發布，缺乏專門的數據庫；再次，由于檔案人員大多數為管理檔案的專門人才，所以對于檔案網站的建設與維護、數字檔案館的編程與設計、檔案APP的開發與運行都不能獨立完成，所以需要聘請專門的信息技術人員予以幫助，但是技術人員缺乏專業背景，對檔案網站及軟件的開發就會與專業脫節，形成鴻溝，不便于檔案信息資源的進一步開發、利用、共享。

同時，安全問題也嚴重威脅著檔案信息資源的共享。首先，面臨的問題就是計算機病毒危害，在檔案部門將檔案資源上網的同時，也就意味著檔案部門開始了網上辦公，在計算機病毒肆虐的網絡時代，擁有共享功能的數字化檔案館和其他網絡平臺容易受到國內外敵對勢力的攻擊，以計算機病毒的形式侵入網絡平臺，竊取重要的檔案信息資源，侵犯他人隱私，甚至泄露國家機密。其次，檔案管理軟件自身不可避免地存在一些漏洞，受網絡穩定性的影響因素較大，例如，微軟公司的一款操作系統中的隱蔽密鑰，如果被敵國擁有并激活，極有可能導致檔案共享平臺的崩潰，機關政府部門就會受到很大的損失，對共享檔案信息資源造成一定的威脅。

三、新時期檔案信息資源共享的措施

“互聯網+”“大數據”的背景下，新的管理理念必將帶來新的檔案信息資源管理方式，面對用戶愈發多元的需求及個性化的服務要求，檔案部門必須創新服務方式，緊密聯系當下實際，首先，從法律層面制定明確的檔案開放和利用政策，檔案信息資源共享機制及策略，讓檔案信息資源共享成為可能；其次，注重檔案信息資源質量，提升檔案工作者素養，樹立檔案利用的服務理念，從用戶需求出發，制定切實可行的檔案信息資源共享利用政策，打破時空的限制，積極為用戶提供優質化的檔案信息資源服務。最后，依靠科技，創建穩定的檔案信息資源共享平臺，保障檔案信息安全及共享途徑的安全，為檔案信息資源共享創造外部條件。

（一）法律層面——盡快制定法律條文，明確共享范圍

目前，我國檔案信息資源共享的法律基本處于空白，國家應該加快檔案信息資源相關法規文件和法律的出臺，結合市場經濟的當下，制定切合實際的法律條文，充分考慮數字檔案、電子文件方面的法律法規，明確指出檔案的開放范圍及程度，為檔案實體共享和虛擬環境下的電子檔案共享提供法律支撐，使檔案信息資源共享有法可依、有章可循。

在加大立法的同時要加快建立數字檔案的統一的規范標準，加強地區、行業的交流、溝通，各檔案館應在原有的規章制度下，以促進共享為目標，充分調研，優先采用國際標準，盡量建立、規范統一的建設標準，避免資源孤島和重復建設，共享數字化成果。

（二）資源層面——拓寬共享渠道，提升檔案者專業素養

1.創新共享模式，拓寬共享渠道

“互聯網+”促使了眾籌（Crowd funding）這種新型的融資形式出現，如果將眾籌這種方式與檔案部門相結合，作者認為將會對檔案界改進發展方式，更好的走向大眾、增強社會影響力起著重要的作用。以出版一篇檔案匯編為例，首先是項目的發起階段，不僅需要公眾的融資，而且需要群策群力，公眾可以提供自己擁有的相關檔案材料，或者為這個項目提供運行的技術及經驗；其次項目的發起者也就是檔案部門要得到社會的認可，才能繼續這項出版，這就保證了公眾能夠更好地了解檔案部門的工作；最后在項目的運行階段，需要檔案部門及所參與眾籌人員的宣傳，而且在檔案匯編出版完成后，也可以使購買者能夠了解一部分檔案信息。通過這一系列眾籌的階段后，檔案部門不僅起到了免費宣傳檔案信息資源的作用，而且社會公眾也參與其中，對于增強檔案的社會影響力具有重大的作用。同時，我們可以建立檔案信息資源“云共享”平臺，進一步增強檔案信息資源共享的力度。

2.提升檔案工作者專業素養

檔案工作者應樹立利用為上的觀念，共享是建立在開放的基礎之上，并非所有檔案都要保密，檔案工作者首先應該在意識上轉變觀念，打破保守提供檔案的局面，主動向用戶提供檔案利用，這是檔案信息資源實現共享的關鍵一步。例如，檔案工作者可以通過數據的追蹤，變被動為主動，向潛在用戶主動提供信息，才能促進檔案信息資源的共享。其次，加強對檔案工作者的技能培訓和專業素養培訓，例如：計算機技能的培訓，數據挖掘能力、信息檢索能力等；同時，加強對檔案工作者的評估體系建設，可以把實現檔案信息資源共享納入體系范圍，能促進檔案信息資源的共享共建。

（三）技術層面——維護檔案信息安全，優化檔案服務平臺

維護檔案共享時的信息安全，主要依靠科學技術，同時，要促進檔案服務平臺資源的共享。檔案服務平臺種類繁多，但作者認為能夠有效提供服務的平臺主要是各省市檔案館網站以及相關檔案微信公眾號，這兩種類型的服務平臺在“大數據”“互聯網+”的時代背景下也應實現檔案信息資源的共享，最后，筆者提出建立檔案信息資源共享聯盟。

1.依靠技術維護檔案資源共享時的信息安全

第一，加大科研投入，進一步提升網絡穩定性及平臺安全性，鼓勵技術創新，讓更多智慧充分涌流，創造出更多新技術服務大眾。第二，提高具體的網絡安全技術，采取物理手段保障信息安全，例如鏈路加密法、端點加密法及節點加密法，[6]對檔案信息共享的各個階段實施全程監控，重要環節實施數字轉換、代碼轉換、數字簽名等技術，確保重要檔案信息的安全傳輸。第三，多維度思考檔案信息安全保障體系的構建，建立一個立體的檔案信息防共享防護體系，具體的包括檔案數字平臺的穩定技術、對使用檔案軟件的全過程加以監控，防止病毒或人為攻擊。第四，加強設備的研發力度，一旦發現檔案信息安全受到威脅，要立刻對病毒進行隔離，同時利用設備將受到侵害的檔案信息還原，并讓其可讀。

2.充分利用檔案微信公眾號，建立檔案館網站特色數據庫

據相關數據，目前我國共有390個檔案微信公眾號，[7]檔案網站也數不勝數，我們應將微信公眾號、檔案網站與“互聯網+”相結合，對新媒體時代的檔案信息進行整合共享。具體就檔案館檔案網站而言，我們可以充分運用計算機技術，使這些開放檔案館將所有解密及開放的檔案信息資源輸入到本館的特色數據庫中，然后形成一個龐大的涵蓋這些檔案館的檔案網站，用戶通過輸入關鍵詞進行搜索，則可實現跨區域、跨時間的檢索，從而得到自己需要的檔案信息資源，這樣就能達到“共享”的目的。縱觀全國，擁有特色數據庫的有天津市檔案館，此館開通了“市民云”預約查檔服務，用戶可以在線預約、在線查檔、在線利用，開啟了“互聯網+”時代遠程服務的新方式；浙江杭州市城建檔案館，利用“互聯網+”技術開通了跨館查詢使用系統，實現了跨區域、實時查找檔案。

3.成立檔案信息資源共享聯盟

目前圖書館已經成立了全國統一的咨詢聯盟，用戶只要登錄統一的平臺就能享受資源的共享與服務，檔案界也可創造性效仿。例如，全國所有的公共檔案館均可自愿加入全國檔案信息資源咨詢聯盟，簽署符合平臺規定的協議，將已經開放的檔案信息資源公開分享至統一的平臺，既避免了資源的重復建設，又打破了時空的限制，方便用戶使用。同時，這一共享平臺還能提供咨詢服務，只要用戶在平臺上發布消息，總能在第一時間得到回復，大大縮短了服務時間，提高了服務效率，但這一切都是建立在依靠技術的基礎之上的。

以共享這一主題來探討檔案信息資源發展的現狀與對策，并結合“互聯網+”、微信公眾號等手段來進行共享發展的技術支撐，雖然目前檔案學界對于這種方式反映強烈，但是如何在“熱”背景下進行“冷”思考，確保檔案信息資源共享的保密性與安全性，也是我們今后需要注意的問題。總之，檔案作為一種特殊的信息資源，其共享問題需要進行長遠的思考與研究，以期應對社會的迅速發展變化。

●參考文獻●

[1]參考消息.美媒：中國共享經濟迎來投資熱 須謹防泡沫[EB/OL].https://baijiahao.baidu.com/s?id=1576589203000430854&wfr=spider&for=pc

[2]王爍.大數據時代檔案信息資源共享平臺建設研究[J].圖書情報導刊，2016（12）：117-121.

[3]金霞.館藏檔案信息資源共享機制建設初探[J].北京檔案，2011（01）：26-27.

[4]孫艷華.檔案信息資源共享建設的原則與方法[J].黑龍江檔案，2012（03）：60.

[5]馮玉嬌.檔案信息資源共享研究[D].華中師范大學，2016：19.

[6]王紅娜.“互聯網+”背景下檔案信息安全策略研究[J].城建檔案，2017（06）：95.

[7]倪麗娟，陳陽.“互聯網＋”環境下檔案微信建設的SWOT分析——基于全國檔案微信公眾號的調查[J].檔案學研究，2017（3）：43-44.