信息背景下辦公室文書檔案管理的創新

黃靜

摘 要：對于機關事業單位來說，在各項決策和工作實施方面，辦公室文書檔案管理的作用不容忽視，在文書檔案管理的幫助下，可以為機關事業單位的健康發展奠定良好的基礎。在大數據時代的信息背景下，使得機關事業單位的數據多樣化和復雜化得到了充分體現，也明確提出了對于文書檔案管理工作的要求。基于些，本文主要以信息背景下辦公室文書檔案管理的創新作為研究論點，對其可行性因素進行闡述，并提出了信息背景下辦公室文書檔案管理的創新策略，主要包括提高人員綜合素質、構建辦公室文書檔案檢索系統、更新信息化技術、定期清理過期文檔、加強檔案網絡管理體系的構建等，旨在進一步創新辦公室文書檔案管理水平，順應信息化發展趨勢。

關鍵詞：信息背景;辦公室;文書檔案管理;創新建議

在當前信息背景下，將信息社會的作用發揮出來，積極引入各種先進技術，通過在辦公室文書檔案管理中的應用，確保文書檔案管理工作效率的穩步提升，同時更好地順應文書檔案管理的發展潮流。

一、信息背景下辦公室文書檔案管理創新的可行性因素分析

對于文書檔案來說，作為重要的記錄載體之一，對于事業單位變更、建立等活動的實施產生了深遠的影響，而且具有原始材料的性質特點，關系到管理工作能否順利開展。同時這些資料與檔案，在黨和國家政治經濟文化等工作中也發揮著不可比擬的作用和優勢。也就是說，機關事業單位的文書檔案資料，可以將本單位業務范圍、資金等情況充分反映出來，從而將良好的信息服務提供給社會。目前，在信息化時代應運而生以后，信息技術在社會各個領域中得到了廣泛應用，這對于諸多行業的變革具有一定的推動作用，尤其在文書檔案管理這一方面。在文書檔案管理工作中，通過應用信息技術，可以推動檔案管理人員工作效率的提升，這在收集、整理等方面得到了充分體現，并切實維護好檔案查閱與應用效率。此外，憑借數字化系統，有助于直接在線瀏覽的實現，將應用的便利性提升上來，給予單位各分支機構之間的交流一定的扶持。其中，就網絡云儲存技術，可以使文書檔案安全性、完整性實現切實保護，且也有助于外派人員的直接下載或傳遞。由此可以看出，在信息背景下，辦公室文書檔案管理的創新勢在必行，其現實意義凸顯。

二、信息背景下辦公室文書檔案管理的創新策略

（一）提高人員綜合素質

對于檔案管理人員來說，在辦公室文書檔案管理工作中扮演著重要的角色，其素質水平是辦公室文書檔案管理工作的重要一大影響因素，所以應積極培訓檔案管理人員，為其綜合素質的提升創造有利條件，并促進辦公室文書檔案管理工作的順利進行。具體來說：首先，為了不斷提高檔案管理人員的培訓水平，應將其重難點挖掘出來，以此來對培訓內容加以確定，使檔案管理人員對工作范圍和重點予以高度明確化，從而更好地整理和收集辦公室文書檔案，滿足針對性、有效性需求，避免檔案缺失等現象的發生。其次，應對諸多活動進行多樣化開展，特別對于技術交流、技術講座等，將檔案管理人員的學習途徑拓展開來，確保人員自我強化意識、業務能力得到不斷提升與改進，從而更好地扶持辦公室文書檔案管理工作。最后，為了充分調動出檔案管理工作人員的參與熱情，事業單位應加強獎懲機制的構建，明確獎懲之間的關系。

（二）構建辦公室文書檔案檢索系統

在檢索系統的構建方面，既要對安全性及完整性要求予以貫徹落實，也要為歸檔與查找提供極大的便捷。總之，對文檔檢索系統進行劃分，普通和重要文檔為重要的構成內容。在前者檢索系統的構建方面，應對簡單條目進行設置，如時間、文檔名稱等，在借閱的情況下，僅僅借助檢索系統中的文件柜編號即可;而針對于后者，對于紙質原始文件提出了明確的要求，同時電子備份文件的構建也是必不可少的。對于重要文檔來說，其價值顯著，而且具有較高的保密層級，其掃描件在內部人員日常中得到了充分應用，而原件應在保險柜中進行放置，而要想順利外借，必須要經過相關領導的簽字與確認。

（三）更新信息化技術

在文書檔案管理方面，信息技術也要進行不斷更新與升級，實現電子檔案及網絡檔案資源庫的順利構建。第一，在開展檔案信息統計任務中，應加強計算機技術的合理應用，致力于計算機檔案管理效率的提升，防止任何失誤現象的出現。第二，在構建相關電子檔案時，應統一收錄多樣化的圖片、聲音與視頻等，以此來給予檔案的真實性與完整性一定的支持。第三，注重網絡檔案資源庫的構建，在各個部門的檔案整合以后，應在資料庫中體現出來，為搜索與歸類檔案提供極大的便捷，以免在人為查閱檔案的影響下導致不良情況的發生。第四，加強安全監控系統的構建，對網絡密匙進行合理應用，同時加大訪問權限等監管力度，以免檔案的嚴密性受到任何影響。此外，電子檔案備份工作的落實也是尤為重要的，這對于檔案丟失問題具有極強的預防效果。

（四）定期清理過期文檔

在辦公室文檔中，由于過期失效的普通文檔數量較多，在長期保存過程中，不僅會對大量的空間進行占用，而且也很難滿足辦公資源的節約化需求，一旦和其他文件摻雜在一起，極容易影響到后續的借閱和查找。基于此，面對失效文檔，應定期予以清理，致力于辦公室文檔管理效率的穩步提升。同時，對于電子文檔，應從具體情況出發，如直接刪除或壓縮儲存;而對于紙質文檔，具有環保紙循環應用的性質特點;重要文檔，由于其期限長、價值高等特征突出，過期失效情況也是難以避免的。而且在保存已失效的重要文檔的制約下，潛在風險難以避免，所以及時清理不容忽視。其中，為了確保良好的清理效果，應第一時間向單位主要領導進行匯報，在領導審批后，分管領導應發揮出自己的監督角色，將銷毀或刪除等活動落實到位。

（五）加強檔案網絡管理體系的構建

基于信息背景下，對于事業單位文書檔案管理體系的構建提出了明確的要求，對落后的工作流程進行推翻，不斷簡化工作步驟，基于網絡管理體系的支持，確保與事業單位發展腳步相一致。同時，辦公室文書檔案管理不同于傳統紙質版文書管理形式，所以應加強保存安全性等，確保良好的網絡管理水平。除此之外，應加強信息專屬管理制度的構建，如對事業單位的活動規律進行密切關注，以此來給予相應的編號處理，在編號的設置方面，應從年限、重要性等出發，對文件名進行不斷簡化，如果文件陳舊性較強，對只讀模式創建即可，為領導對讀取信息的查閱提供便捷，但是不具備改動信息的權利，如果項目資料的保密性較高，事業單位應對查閱權限進行設置，一旦無關人員登陸系統，會向相關工作人員發出相應的消息通知與提示，從而及時予以處理，以免造成嚴重后果。

三、結語

綜上所述，在開展辦公室文書檔案管理工作中，應與信息化時代的發展要求保持高度一致與協調，正確認識文書檔案管理工作，并對傳統檔案管理模式進行不斷創新，基于多維度視角將辦公室文書檔案管理工作水平提升上來，并使這項工作的實效性有所增強，從而為辦公室人事管理工作的開展助益。由此可見，探討信息背景下辦公室文書檔案管理的創新是擺在現代、機關事業單位面前的重要任務。

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