煤炭企業檔案資源管理信息化在生產中的作用

隨著社會的發展及網絡信息技術的廣泛應用，煤炭企業檔案資源管理的信息化已成為必然趨勢。

一、煤炭企業檔案資源管理信息化的必要性

隨著經濟的發展與社會的進步，煤炭企業不斷加強自身改革與信息化建設。檔案資源管理信息化是煤炭企業加強信息化建設的重要組成部分。檔案工作是企業保管、收集及整理信息的中心。煤炭企業的檔案資料包括地質報告、工藝流程圖、設計圖、材料參數匯總表等，對企業的發展以及新產品的開發具有很強的指導意義。在任務急而時間少的招標工作中，準確、快速的提供所需的檔案資料，對煤炭企業具有至關重要的作用。因此，加強煤炭企業檔案資源管理信息化建設，是煤炭企業加強信息化建設的必然要求。

此外，實現檔案資源管理信息化也是檔案管理工作可以快速發展的要求。長期以來，煤炭企業的檔案管理工作基本處于半封閉的狀態，信息檢索手段相當落后，企業的大量寶貴資源得不到充分利用，導致在生產過程中浪費大量的人力、物力，嚴重阻礙了煤炭企業的快速發展。因此，建立新的檔案資源管理體制，實現信息化已迫在眉睫。實現檔案資源管理的信息化可以大大提高信息檢索及傳遞速度，由傳統的單點傳遞轉變為不受時間及空間制約的全方位無限點傳遞，有效提高了信息資源的利用率，節約大量的人力、物力，對促進資源共享及煤炭企業的整體發展具有重要意義。

二、煤炭企業檔案資源管理信息化在生產中的作用

1.有效提高煤炭企業的決策能力

最近幾年來，我國煤炭企業發展迅速，且跨區域的發展情形已成為一種趨勢。這對煤炭企業的檔案資源管理工作提出了新的要求。開展煤炭企業檔案資源信息化建設，可以實現遠程資源信息的傳遞與交換，企業可以更加快捷、方便、靈活地獲取各類信息資源，增強企業領導者的信息量，對提高領導者的決策能力具有重要作用。

2.檔案資源信息可以更高效的利用

通過建立檔案資源信息化管理，可以更高效的發揮檔案信息的價值。檔案資源管理工作的核心在于提高檔案信息的使用效率。通過建立信息化系統，利用計算機強大的檢索功能，使檔案的利用率以及管理決策率得到有效提高。

3.檔案的管理質量可以顯著提高

對于傳統的紙質檔案以及實體檔案來說，頻繁的翻閱會大大影響其質量，縮短其使用壽命。尤其是較為重要的檔案資源，借閱困難也限制了它的利用價值。目前，有大量的歷史紙質檔案資料沒有進行電子備份，在一般的企業檔案保管條件下，實體檔案的儲存周期以及壽命都較短。例如在建國初期的煤炭企業檔案資料，紙質很脆弱，破壞很嚴重，因此，盡快實現檔案資源管理信息化已經迫在眉睫。

4.實現檔案與文件管理的一體化

通過檔案資源管理信息化系統，煤炭企業還可以將文件等進行電子備份、整理并歸納。將各個部門的不同類型文件分類歸入檔案資源管理數據庫中，從而實現檔案與文件的一體化。這樣可以大大減少重復勞動、提高各個部門的工作效率。檔案資源管理人員可以省去大量不必要的文件及圖像的掃描、掛接工作。管理部門可以通過該信息化系統了解各個部門的狀態，并及時給于指導，從而可以實現檔案資料的預見性管理，具有重要意義。

5.實現檔案資源的全文檢索

檔案資料管理的根本就是對信息資源的管理。信息資源的時效及應用的廣泛程度直接決定其社會價值。相對于傳統的手段，現代化的電子信息化存儲手段更加方便、快捷，更利于實現資源信息的社會價值。開展檔案資源管理信息化以后，可以隨時隨地的檢索查閱各類文件與檔案，包括WORD文檔，EXCEL文件、CAD圖紙、各種格式的圖片，甚至是經過掃描和數字化的紙質檔案等。通過檔案資源信息化系統，可以實現檔案資源從“一庫”（目錄數據庫）向“三庫”（目錄數據庫、多媒體數據庫以及原文數據庫）的轉變，把傳統的檔案室建立成為數字化、電子化、信息化的檔案管理系統。這樣，一旦井下生產的設備出現問題，工作人員可以不必再跑到井上的檔案室查找資料，直接利用井下計算機登錄檔案資源管理系統，就可以快速地通過全文檢索、查閱相關檔案資料。這樣可以以最快的速度處理井下事故，使企業減少損失。

6.實現檔案管理自動化

實現檔案資源管理信息化以后，可以將檔案資源管理的日常業務，例如統計、借閱、編研、鑒定等工作全部通過計算機完成。可以快速方便、不受時間地域的制約進行各種統計、打印、分析資料等工作，使檔案管理人員從繁冗的工作中解脫出來，實現檔案資源管理的自動化。

三、實現檔案資源管理信息化應注意的問題

1.應當使用標準化的檔案資源管理軟件

檔案資源管理軟件應滿足國家對檔案資源管理的要求及規范，且適用于煤炭企業的檔案管理工作。當前，市場上存在很多此類軟件，功能及技術水平存在著一些差異。因此，煤炭企業應根據需要配置標準化的檔案資料管理軟件。

2.保證檔案資源信息安全

做好檔案信息的保密工作，保證檔案資源的安全性，是煤炭企業檔案管理需注意的重要問題。檔案管理應制定嚴格的檔案、文件保密制度，保證企業的商業機密、檔案信息不會外泄。此外，可以對檔案管理系統設置防火墻和限制權限等，保證檔案的安全。

3.加強檔案資源管理部門的服務意識

檔案資源管理需要增強服務意識，以服務于企業，服務于社會為宗旨，不斷改革創新，拓寬服務領域，提高服務質量，努力發揮檔案資源的社會價值，為煤炭企業的發展進步做出貢獻。

總之，實現煤炭企業檔案資源管理的信息化，可以更好的發揮檔案信息的價值，使檔案資料管理工作邁上一個新的臺階，對煤炭企業的快速發展和經濟效益的提高具有重要意義。

（作者單位：山西省霍州煤電集團公司檔案館）