基于項目管理的科研院所數字檔案館建設實踐

馬建林

摘 要：數字檔案館作為檔案信息化最重要的載體和實現手段，在科研院所檔案數字化轉型中扮演著關鍵的作用。文章以項目管理的思路，從背景目標、過程、成效等方面進行分析，為科研院所數字檔案館建設提供參考。

關鍵詞：科研院所；數字檔案館；項目管理

數字檔案館包括檔案收集、整理、保存、服務、流程管控等多方面的集成管理系統平臺，數字檔案館建設涵蓋基礎設施建設、標準體系建設、檔案資源建設、人才隊伍建設等，是一項相對復雜的平臺建設。[1]因此科研院所數字檔案館建設需全面運用項目管理的思維，實現檔案管理的轉型升級。

一、 建設背景

曾有較長一段時期，科研院所因為國家戰略的要求以及涉密環境的影響，在數字檔案管理方面比較薄弱。近年來，國家大力推動科研院所的信息化，提出了“智慧院所”信息化發展戰略。由于電子文件易傳播、易篡改，電子文件、電子檔案的信息化管理成為科研院所保密管理和反間防諜的重要要求。同時，傳統檔案管理也暴露出檔案利用流程與數據脫離，檔案服務手段單一等問題。為實現科研院所檔案收集更全、管控更準、服務更精、保密更嚴的目標，迫切需要轉變管理理念，升級管理手段，開展數字檔案館項目建設。

二、 建設過程

根據項目管理的流程，數字檔案館建設的全生命周期分為策劃、設計、實施、驗收四個階段，每個階段都涵蓋成本管理、計劃管理、質量管理、風險管理等內容，以某科研單位的數字檔案管理平臺建設為例：

項目策劃階段，需要樹立系統和目標導向思維。首先，將檔案信息化建設納入單位信息化建設規劃。其次，在項目建設之初即考慮后續與主營業務系統、企業主數據相關系統（含人力資源系統、辦公系統、單點登錄系統）的集成，提前預留標準化的數據接口。此外，考慮保密管理要求，在權限控制和系統測評方面提前策劃，確保系統保密測評達標；結合國家對于自主可控環境下系統建設的要求，策劃服務器、數據庫、中間件以及操作系統等的國產化替代，融入建設方案并列入計劃；強調團隊協作，以科研生產主管部門為主成立項目建設領導小組，形成相互配合的工作機制。最后，嚴格考察，選擇有相應保密和開發資質的廠商。

項目設計階段，梳理傳統檔案管理模式下“收、管、存、用”涉及的業務流程，將科研文檔管理由“末端檢查”轉為“前端控制”。功能設計過程中嵌入文檔模板編輯器和文件歸檔簽署表等產品研發工具，以控制文檔質量，提高歸檔及時性。

項目實施階段，關注計劃和質量的把控。將“計劃——考核——閉環”貫徹整個實施過程。計劃分為年度計劃、月度計劃、周計劃等，嚴格執行周報制度，周周閉環。檔案信息資源建設質量也是項目建設中的重點，需通過制度規范、抽檢、考核等方式來保障，OA系統、PDM系統（產品數據管理系統）等業務系統的電子文件歸檔通過系統“四性檢測”和檔案員核查的方式加以確保。科研院所檔案包含大量敏感信息，事關黨和國家的核心利益和企業商業秘密，[2]因此在項目實施過程中也要注重保密和對知識產權的保護，尤其是在科研院所現場內部環境的開發過程中，要對現場實施人員進行保密教育，嚴格把控信息的輸入輸出，針對系統定制開發的部分代碼，應該作為建設單位的知識產權進行保護。

項目驗收階段，由信息化部門聯合開發商出具項目驗收大綱，雙方評審通過，同時要求開發商針對每一個功能模塊都出具詳細的測試記錄和評審報告。對于“四性檢測”、電子簽名、檔案編研、智能庫房等系統關鍵功能，還須邀請檔案行業專家進行詳細的評審。

三、 建設成效

1. 實現科研院所電子文件的在線收集和管控

完成了與PDM、OA、IDS（精益計劃管理平臺）、SLM（仿真模擬系統）的系統集成，形成了以“數字檔案”為核心的新型檔案管理模式（如圖1所示）。實現電子文件在線實時歸檔，年歸檔文件40余萬份，并在前端管理中內嵌檔案管理要求，嚴格把控文檔質量，文件歸檔的準確率提高50%。

2. 實現電子檔案“收、管、存、用”一體化

以建立數字檔案管理平臺為契機，通過建立數據接口、前端采集等技術完成檔案元數據及電子文件的實時在線收集。按照“計劃同步、流程融合、監視測量”，實現電子文件“四性檢測”、離線備份機制，確保電子檔案的安全存儲。多維度檢索、檔案編研成果的自動推送，以及檔案網絡化共享利用，打通科研生產數據鏈，構建以“數字檔案”為核心的新型檔案管理模式。[3]目前平臺累計訪問14萬人次，年均檔案利用（借閱、瀏覽、下載）接近1萬次，已經成為單位科研設計人員不可或缺的應用系統。2020年順利通過國家檔案局“企業電子文件歸檔和電子檔案管理”試點驗收，形成了一整套科研院所科研電子檔案單套制管理的實踐做法，行業內外多家單位進行了參觀交流。

四、 思考

1. 樹立全局思維

在策劃和設計階段要能夠從企業全局和長遠出發，尤其要關注事關戰略發展的行業自主可控問題、反間防諜安全保密需求等。實施過程中也要隨著環境和業務模式的變化，不斷用發展的眼光及時更新建設要求。例如，三維模型的歸檔與二維圖紙的業務模式不同，其歸檔的格式、方式等也要變化。

2. 解決業務痛點

針對檔案資料歸檔不完整、簽署不完整、時間邏輯混亂等問題，必須通過前端項目管理來加快解決。系統設計中要能通過歸檔計劃關聯項目計劃、個人績效和歸檔駁回的方式加強對歸檔時間、歸檔質量的把控，提高歸檔質量。另外，設計方要深入調研，減少主觀性，從用戶端收集需求，如在檔案檢索環節，要從使用者的角度來體驗檢索的便利性和界面友好度，通過管理和技術的創新應用解決問題。

3. 夯實基礎業務

基礎業務的梳理最突出的就是流程梳理和歷史數據整理。檔案管理和利用電子化要將流程帶到科研生產過程中考慮，將檔案管理作為科研生產流程中的一環。對于歷史數據整理，既要保持數據的原始性，又要讓數據能在新規則中被合理利用，篩選出冗余數據和無效數據，完善具有利用價值的歷史數據。

4. 實現檔案利用與開放的平衡

通過系統手段保障檔案信息的安全存儲和傳遞，在管理中明確人員與數據密級匹配的原則，同時考慮在具體項目和課題的檔案利用中設置靈活的利用審批制度，采用“基本控制+靈活多變”的權限控制模式最大化發揮檔案利用價值。

注釋與參考文獻

[1]邱曉威.數字檔案館建設的需求、條件、實現方法及風險對策[J].檔案學研究，2010（02）：59-63.

[2]國家檔案局.關于在深化國有企業改革中加強檔案工作的意見[EB/OL].[2019-01-10].https：//www.saac.gov.cn/daj/tzgg/201901/ b29640235b7c4ba2bb1d556efcc2b8fa.shtml.

[3]王文強.大型軍工企業實施電子文件“單套制”歸檔與電子檔案“單套制”管理的可行性研究[J].機電兵船檔案，2020（04）：77-79.