提升辦公室檔案管理策略探析

劉樂

摘要：對于辦公室的工作人員來講，做好相關的檔案工作也是履行工作職責的一項重要表現。在我國經濟和信息技術日益發展的情況下，在各個事業單位內，對工作人員檔案收集整理的工作能力的要求都逐漸提高，因此，為了能夠保證辦公室檔案管理工作有效進行，能夠順應現代化管理的需要，各個單位也需要提高對辦公室檔案管理工作的重視，采取相關方法提高工作效率。本篇文章主要針對現階段檔案管理工作中存在的問題，對提高檔案管理工作效率提出了一些方法，希望能夠為辦公室的檔案管理工作發展起到積極意義。

關鍵詞：辦公室;檔案管理

伴隨著當今日益發展的信息技術，如何提高辦公室檔案管理工作的工作效率也需要逐漸成為工作人員在工作過程中著重注意的問題，而這也恰恰對相關工作人員的工作能力提出了更高層次的要求。對于檔案管理工作而言，它是辦公室工作當中一項非常重要的內容，對于整個單位內各個部門工作的協調發展都有著直接的影響，但是，對于如今大多數的檔案管理部門而言，都在工作中都存在著不同程度的問題，因此為了能夠符合時代的發展趨勢，相關檔案管理人員也需要創新檔案管理方法，分析檔案管理現狀，進而改正當前檔案管理工作中存在的不足。

一、在當前辦公室檔案管理工作中存在的不足

1.1當前辦公室檔案管理工作的相關工作人員素質不高。

就目前來看，在很多單位內，檔案管理工作的相關人員都改變了自身對辦公室檔案管理工作的認知，但是，從總體上來看，辦公室檔案的管理仍然沒有實現它具備的價值，也沒有實現它應該實現的價值，追溯其原因，一大部分原因是因為辦理檔案管理的工作人員能力較低，素質水平不高，而且缺乏必要的專業素養，尤其是對于檔案的歸類和管理等相對復雜的工作而言，正是由于工作人員的業務能力低下，使得他們在相關的管理工作上不能恰當地完成工作任務，而由此也對用戶進行資料查詢造成了干擾，也在一定程度上阻礙了辦公室檔案管理工作的整體發展。

1.2當前使用的檔案管理方式和技術相對落后。

對于目前各個單位在現代化信息管理工作逐步開展的過程中，辦公室的檔案管理工作也成為了一項需要進行完善的重要問題。對于很多單位而言，在管理檔案的過程中都使用傳統的檔案管理方式，然而，傳統的檔案管理方式在一定程度上也存在著很大問題，既工作效率不高，同時也不利于信息的管理。隨著我國日益發展的經濟和信息技術，越來越多的檔案管理種類出現在我們的生活中，尤其是電子檔案的出現，更對我們的生活和工作產生了重要影響，因此，伴隨著時代發展的趨勢，種種出現的問題都對檔案管理者的工作方法提出了更高的要求，所以，相關檔案管理工作人員也需要革新自己的工作方式，提高檔案管理的效率。

二、提高辦公室檔案管理工作效率的相關方法

2.1要提高相關檔案管理工作人員的專業能力和專業素養。

對于任何一項工作的進行而言，如果想要達到良好的工作效果，都需要工作人員的努力，任何一位工作人員都發揮著不可缺少的作用。對于辦公室的檔案管理工作而言，相關的工作人員也需要提升自身的專業素養，進而提高相關的工作效率。

為了完善辦公室的檔案管理工作，各個單位既需要積極的組織相關課程，對工作人員的業務能力進行培訓，以此來提高相關工作人員的業務能力，同時也需要給相關工作人員普及專業性知識，在思想認知上就幫助工作人員樹立對原始檔案保存管理的正確認知，確保工作人員在進行檔案分類工作上盡可能的減少工作失誤。除此之外，對于檔案管理的工作人員自身來講，在工作中也要在意識上提高對工作的重視，自覺提高專業能力和職業道德水平，以此來提高自身的工作效率，確保自身工作的準確性和專業性。

2.2相關檔案管理工作人員需要合理的使用先進的信息技術。

對于檔案管理工作來講，其最為主要的任務就是為自己的用戶提供優質的服務，然而，提供給用戶服務質量的好壞也對檔案管理工作的未來發展產生著直接影響，因此，對于任何一個檔案管理工作的工作人員來講，都需要認真負責地對待自己的工作，都需要以創新的思想對自己的檔案管理工作進行模式創新，以此來提高自身的服務水平，促進檔案管理工作的良好發展。

對于相關的檔案管理工作而言，在進行管理模式創新的過程中也需要借助現代化信息技術對自身的服務空間進行有效開發，以此來提升自身的服務質量和服務水平，在最大程度上滿足用戶對信息查詢的各種需要。當今信息技術的發展也促進了存儲方式的改變，所以來講，檔案管理工作也需要順應現代信息技術的發展趨勢，在最大程度上利用聲像、光盤等工具，對檔案資源進行整理保存，以此來適應社會人員的各種需求。

結束語

辦公室的檔案管理工作在現今時代的發展過程中，仍然存在著諸多不足，面對日益發展的社會需要，相關檔案管理工作的體制也需要逐漸發生改變。各個單位也需要逐步完善檔案管理工作的機制，進而在最大程度上提高檔案管理工作的效率。

參考文獻：

[1]薛瑋璐. 提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J]. 中國地市報人

[2]孫利書. 探討如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].