對加快社會保障事業檔案數字信息化建設的思考

宋伯磊

（河北省保定市蠡縣人力資源和社會保障局）

社會保障事業直接關系到我國的社會民生問題，是一項關系社會穩定，且推動我國社會經濟發展的重要事業。在新的時代背景之下，只要是生活在社會大家庭中的一員就都能夠享受到社會保障的基本待遇。例如，企業職工、機關單位工作人員、學生、農民、城鎮居民等都能夠享受我國的社會保障服務。由此可見，做好公民的個人社會保障信息的檔案管理工作尤為重要。通過強化基礎性系統建設工作從而有效地確保社會保障基金能夠在其實際應用過程當中做到及時、有效、科學、合理的分配。如何才能使檔案信息化管理工作在社會保障工作中盡可能地發揮出最大化作用已然成為當今我國社會保障工作中的重點。在其設計操作過程中，需要衡量其安全、便捷、服務高效等功能。

下文主要針對如何提高這些功能、改善檔案管理方式方法進行簡單的分析。

一、檔案管理科學化的必要性

（一）提高檔案管理科學化水準是提升國家文化軟實力的必然支撐

歷史檔案的記憶具有豐富性和充實性特征。歷史檔案是精神財富和文化財富的集合體。借助歷史檔案中的各種原始記錄能夠揭露歷史的本質。歷史檔案能夠真實且具體地映射出不同社會背景之下歷史活動的本來面貌，從而幫助后人對其進行進一步的研究與分析，了解當時發生的歷史事件。由此可見，檔案管理是人類文明的一個重要結晶。檔案管理的內容包括政治領域、經濟領域，除此之外，也涵蓋了各種社會民族文化。隨著經濟全球化時代的到來，各種各樣的思潮在這一過程當中融入青年群體中，進而對社會產生巨大的影響。在這一背景之下，國家與國家之間的競爭已經不是傳統形式下的經濟和政治方面的競爭，而是涵蓋政治經濟文化的競爭。由此可見，進一步完善和優化檔案的信息管理工作的重要性日漸突出。通過提升檔案管理的科學化水準能夠促使各種檔案資源更好地服務于國家的建設。

（二）提高檔案管理科學化水準是促進國家信息技術發展的基礎內容

隨著現代科學技術的發展與互聯網信息技術的進步，這些技術的應用使得我國的檔案管理的形態也發生了改變。特別是信息技術的應用極大地豐富了檔案管理的方式，在檔案的收集、分析、整理和應用方面極大地提升了其工作效率。由此可見，檔案管理工作正在伴隨著我國數字化和信息化技術的發展發生質的改變。然而，隨著信息技術發展，檔案管理工作的內容也變得更加多元化，檔案管理工作者所承擔的社會責任也變得更高。在這一背景之下，要求相關工作人員充分地結合當前時代發展需求，從信息技術的角度審視檔案管理工作的變革，提升單位檔案管理工作的有效性，為國家社會主義現代化建設工作提供更加可靠的支持。

二、現代檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理重要性受到忽略

毫無疑問，檔案管理工作是對于各種歷史資料的一個記錄，對于國家經濟文化發展和建設發揮著不可忽視的作用。然而，在其實際工作中不難發現，部分單位的領導對檔案管理工作不夠重視。除此之外，也沒有在工作中形成科學和客觀的檔案管理認知。在這一背景之下，使得檔案管理工作浮于表面，很難使得檔案管理工作充分地發揮出自身的作用，也會使得檔案的正常記錄和使用工作受到嚴重的影響。同時，這一問題也會極大地影響企事業單位的長遠建設發展。上述問題及具體表現為以下內容：單位中的部分管理者單方面地認為檔案管理工作僅僅在實際操作過程當中需要完成對于各種信息資源的記錄和保存即可，很難及時地關注檔案資源的合理性以及完整性的問題。除此之外，相關工作人員也不會真正地把檔案應用在單位自身的日常生產和活動中。因此，檔案管理工作沒有真正地為單位的發展和單位的經濟建設工作帶來一定的作用，影響了單位的經濟收益。久而久之，使得員工對于檔案管理工作的態度也變得更加漠視，嚴重地制約著檔案管理的有效性，制約著企事業單位的長遠發展。

（二）檔案管理規范性不夠

檔案管理工作的科學性和規范性直接地影響著檔案管理工作的效率和質量，是檔案信息能夠被有效管理和應用的關鍵。然而，現階段的實際情況下我國的社會保障事業檔案管理工作的規范性相對較低。部分工作者的職業素養和檔案管理意識不強。在執行檔案管理工作時不會結合具體的規定進行執行。除此之外，在社會保障事業檔案管理的手續交接方面重視程度明顯不足，在這種情況之下就會造成社會保障事業檔案資源容易丟失等問題。而由于此類問題在責任界定方面較為困難，因此，很容易影響到社會保障事業檔案信息資源的有效性。

（三）檔案管理技術落后

通過科學且合理的信息技術軟件可以在較大程度上有效地提升檔案管理工作的質量和效率，幫助相關工作者高效地開展檔案管理工作。然而，在這種情況下深入地分析目前檔案管理工作的實際情況不難發現，社保檔案管理技術相對較為落后。除此之外，管理工作者的專業素養和文化思想滲透率較低，單位也沒有針對性地開展檔案管理的培訓活動，進而造成了我國檔案管理工作效率低下、信息資料失真等問題。

三、數字檔案信息的安全問題

（一）數字檔案信息的安全隱患

現階段，我國的社會保障事業檔案的管理方法在其實際操作過程當中采用的是紙質檔案和電子化信息檔案相結合的方式。之所以會選取這種方式主要是取決于新時代和新經濟發展背景。在新的時代背景之下，社會高速發展，同時，在這一過程當中紙質檔案的安全隱患問題也尤為凸顯。其主要表現在以下兩方面內容：

第一，紙質檔案在實際操作過程當中可能會存在較大的造假性問題，其主要原因是紙張保存達到年限，其產生的衰變能夠借助簡單的技術進行修補。然而，隨著現代高水平印刷技術的廣泛普及能夠兼容原有技術，甚至能夠精確做到一模一樣。在這種情況之下就給紙質檔案的管理工作帶來了極大的不便，同時也產生了嚴重的安全隱患問題。社保經辦機構在進行審批的過程當中也很難識別真假，進而造成社保基金不合理發放的問題。

第二，紙質檔案信息在數據的精準性與信息的可靠性和完整性方面都存在一定的漏洞。除此之外，我國的社會保障行政審批制度也存在一定的弊病，如由于基礎數據的審核不精準會為社保基金的分配和參保人員的收益帶來嚴重影響。推行審批時限的不確定性在一定程度上直接地影響著參保人員享受社會保障待遇的問題。在醫療保險、失業保險方面的數據審核監督管理工作中和審批環節中的漏洞問題極易引發騙保、冒領、多領等問題。因此，通過建立科學有效的制約機制能夠進一步提升相關數據的精準性，同時，能夠極大地減少一些負面因素的影響。

（二）信息來源的安全隱患

信息來源的安全隱患問題主要體現在以下方面：用人單位所提供的數據信息存在一定的漏洞。導致這一問題的主要原因是用人單位是申報參保的主體，所有的數據操作主動權也集中在了用人單位上，因此，用人單位的操作自由度相對較高。由此可見，參保職工不直接參與操作數據的核實工作極易導致漏洞問題的產生。

四、提高檔案管理科學化水準的策略

社會保障檔案管理工作的主要服務對象涵蓋了政府監察機構、社保經辦機構、參保人。檔案管理的主要作用是信息查詢，并且為后期的決策工作提供有針對性的依據，為管理工作提供有效的憑證。在新的時代背景之下，檔案管理工作要跟上時代發展的步伐，不斷地提升其服務層次和優化服務方式。

（一）提高電子檔案的透明度，改進查詢服務方式

現階段，我國的社會保障信息查詢系統主要局限在了社會保障機構，只進行臺賬的查詢，參保人員不能及時地通過多種方式方法了解到和核對自己的相關信息。如果想要進一步提升社保信息檔案的數字化水平和透明度，就必須建立起公共的社會保障數字信息查詢平臺，通過注冊一對一的用戶賬號使得參保人員借助密碼驗證和本人身份證查詢變更后的相關信息，除此之外。在提升電子檔案透明度的過程當中，參保人員可以在本地和異地進行相關信息的查詢。

（二）強化信息化管理意識

要想確保社會保障事業檔案的信息化和數字化建設效果，就要轉變管理人員和工作人員的思想觀念，促使其可以正確地看待信息化建設工作的實質和具體要求。這要求相關單位的領導者發揮引導和帶頭作用，以身作則支持檔案信息化和數字化建設工作，通過加大支持力度，加快工作改革的步伐，保障檔案管理的高效開展。例如，不斷強化單位領導者的信息化管理意識，組織檔案管理人員借鑒其他企事業單位相關信息化建設的先進經驗，在學懂弄通的基礎上貫徹數字信息化改革要求，使檔案管理人員具備互聯網、大數據和信息化思維，主動對標找差距，在日常工作中樹立和強化信息化管理意識，確保檔案數字信息化建設的成效。

（三）完善檔案管理信息化建設的保障措施

新時代背景之下的社保檔案信息化建設工作必須緊跟時代發展步伐，結合信息化潮流，進一步加大對于社保檔案信息化基礎設施建設的投入力度，并且進一步地建設社保檔案信息化基礎設施，強化對數字檔案的系統化應用，使系統能夠共同開發和利用社保檔案信息資源，做好技術創新，實現跨越式的發展。

第一，要加強社保檔案的信息化制度建設工作，要確保社保檔案的標準化歸檔，規范電子檔案的收集整理程序，有效地確保社保檔案的真實性和全面性。

第二，進一步地研究制定社保檔案信息安全管理辦法，實現信息化和網絡化的社保檔案管理工作，并且出臺相關政策和規章吸引信息化人才。借助資金政策等各方面的法規和制度有效地確保社保檔案的安全性和可靠性，并且推動社保檔案信息的可持續發展。

第三，相關單位可以通過新聞、電視、報紙、抖音等媒體形式積極地宣傳社保檔案管理工作的重要性，有效地促進公眾對于社保檔案信息化的認識和理解，實現社保檔案管理工作的全面改革。

（四）加強隊伍建設，提高人員綜合素質

加強管理隊伍建設，提高工作人員的綜合素質有利于為社會保障事業檔案數字信息化建設奠定基礎。首先，借助培訓和外出學習等方式，讓工作人員的思維和技能得到及時更新，使其可以在工作時采用先進的數字化管理方式，提高檔案管理工作的效果。其次，可以通過外部招聘與內部培養的方式為有關單位組建一支素質水平達標的檔案管理人才隊伍，從而為檔案數字信息化建設工作的開展提供人力保障，使得檔案數字信息化建設工作高水平完成的目標得以實現。具體而言，該檔案管理隊伍應包括相關領導、系統開發人員、具體管理人員等，確保該團隊兼具業務知識和信息化技術，在信息化建設過程中協同攻克技術難題與彌補管理缺陷。

五、結語

綜上所述，社會保障基金的安全和社會保障檔案信息化管理工作具有密不可分的關系，在當今大數據信息時代高速發展的背景之下，我國社會保障事業的檔案數字信息化建設工作面臨著全新的變革與挑戰。通過應用相關技術，提升查詢服務水平，有利于達到電子檔案的數字化、透明化管理目標，進而在此基礎之上有效地提升和改善電子檔案的利用和服務情況，為社會保障事業的持續健康發展夯實信息基礎。