精細化管理在醫院檔案管理中的運用

韓冰

摘要：基于時代快速進步，在醫院檔案管理工作方面提出了全新要求。為此，醫院需對檔案管理思想和方法加以創新，強調精細化檔案管理模式應用的重要性，并嚴格控制檔案管理各環節，確定檔案管理工作者職責和義務，確保檔案管理工作質量和效率的提升，更有利于醫院現代化建設與發展，推動現代醫療衛生事業的進步。

關鍵詞：精細化;醫院檔案;信息化;制度

前言：在醫院檔案管理中，采用精細化的管理模式，是新時代社會發展的需要。社會經濟的不斷發展，對醫院檔案管理提出了新的要求，因此，醫院負責檔案管理工作人員需要增強思想認識，學習有效的管理手段，對醫院檔案進行精細化管理，不斷提高檔案管理的質量，需要注意的是要保證醫院檔案信息的真實性和高效性，為后續的使用提供科學的幫助，使得醫院工作能夠順利進行，為醫院的良好發展奠定一個科學的基礎。

1、醫院檔案管理面臨的困境

1.1檔案保管封閉

當前是信息化時代，醫院檔案信息也在從紙質版向電子版方向轉變，做到了與時進。初步研究發現，檔案管理崗位招聘重視的是管理經驗，錯誤的認為只要提高了管理效率就是完成了管理任務，忽視了管理過程帶來的激勵作用。檔案保管封閉主要體現在兩個角度：第一，檔案內容不得外人查閱，只得院內工作人員使用，無法實現檔案信息共享，封閉性極強;第二，管理人員以醫院的經營管理為主，對于檔案管理實施的是"開放"模式，致使工作人員缺乏管理意識，檔案信息利用率難以提高。

1.2管理制度不健全

醫療行業成為了當前社會經濟的主流，其存在著嚴峻的競爭壓力。部分醫院為了改善經濟效益，逐漸忽視了檔案管理的重要性，檔案管理工作形同虛設。詳細來說，醫院檔案管理缺乏科學化的管理制度，工作人員的行為難以約束，致使管理效率低下。另外，正是由于醫院檔案管理制度的缺乏，才使得相關的科研機構無法獲得充足的資金支持，導致科研項目進展緩慢。

1.3檔案服務過于被動

檔案管理內容較為簡單，主要為關系證明、檔案復印等，如有需要還參與檔案原件的借閱工作，表現出了極強的被動性，無法實現檔案服務。部分醫院未學習先進的管理理念，一直沿用傳統的紙質版檔案管理方式，常常發生丟件和損壞現象。另外，醫院對檔案管理不重視，既不要求檔案信息的更新，也不要求檔案內容的共享，久而久之約束了檔案管理效率的改善。值得注意的是，傳統檔案管理人員多數為退休的后勤人員，其對檔案管理工作并不熟悉，再加上管理能力和管理經驗的不足，最終導致檔案管理處于被動。

1.4信息化水平難以提升

醫療改革已經成為了一個必然趨勢，醫療水平也在不斷的提升，致使醫療數據出現的爆炸式增長，管理工作遇到了前所未有的壓力。與此同時，部分醫院為了提高疾病治療效率，將絕大多數的資金投入到了科研層面，忽視了信息化技術的研究，尤其是檔案管理仍實施傳統陳舊的方式，無法滿足管理需求。

2、精細化管理在醫院檔案管理中的運用策略

2.1建章立制，規范檔案管理流程

建立適合醫院自身檔案管理情況、保證檔案管理規范有效的制度，是檔案管理精細化的基礎和前提。醫院首先應當將不適宜新時代發展的檔案制度取消，在對本單位檔案情況進行深入調研的基礎上，結合現代檔案管理理論，制定符合醫院實際的檔案管理制度。明確醫院檔案在歸檔搜集、分類保管、瀏覽調閱等方面的流程規范。確保檔案管理有章可依，有章必依。同時要建立檔案管理責任制，從醫院管理者到檔案工作人員，再到全體醫護人員，都要明確相關的職責定位。醫院管理者應當在檔案管理中強化自身領導，將檔案管理作為重要工作來抓。檔案工作者應當按照相應的職責，做到檔案歸檔時條理清晰，檔案保管完善有序，檔案調取及時高效。普通醫護人員則應該注重日常的檔案搜集意識，避免因個人疏忽將重要檔案丟失。同時要遵從檔案相關管理制度，在借閱檔案時嚴格履行登記手續，借閱后及時歸還。

2.2樹立正確的管理意識，明確檔案建設目標

首先來說，醫院檔案管理必須明確目標，從而制定管理計劃。在具體的管理中，需要以醫院的實際狀況為基礎，制定長遠的檔案管理規劃，借助合理的管理制度去提高檔案管理效率，確保檔案信息的安全性。其次來說，檔案管理過程并非是任意的，需要遵循一定的原則，醫院領導會對管理人員的管理能力進行綜合角度的考核，對成績優異的管理者給予物質獎勵，其目的是激發管理人員的熱情。另外，醫院檔案管理不可忽視分類工作，管理人員需要將繁瑣的檔案信息整合在一起，并根據檔案信息的類型進行分類、存檔，為后續檔案信息的調閱創造條件。除此之外，檔案管理人員需要按照規劃參與專業技能培訓，尤其是學習先進的管理理念，即精細化管理，最大化發揮檔案管理的價值，確保醫院檔案信息的合理性。

2.3充分發揮檔案信息功能，提高醫院檔案管理信息化水平

檔案管理的根本目的就是讓檔案充分發揮出自身作用，使檔案信息實現共享應用，而體現檔案價值的最基本路徑是檔案利用，只有做好檔案利用開發，才能將檔案的價值發揮到最大化。醫院檔案管理人員要想提升管理工作的信息化水平，就要從強化檔案管理基礎著手，通過做好這一環節的各項工作，促使檔案管理人員能夠以精細化管理為核心理念，不斷提升搜集、歸納、甄別以及保管等環節的效率及質量，促使檔案編目、搜索等工作得以有序進行，與此同時，應使用科學的、與實際情況相符的搜索工具，借助電子計算機的管理優勢，開展高效的搜索、匯編工作。檔案資源的體系化、組織化，有助于提升醫院檔案的使用率，鑒于此，相關負責人應予以其高度重視，并采取切實可行的方法，以提升醫院檔案管理信息化水平。

2.4創新管理方式，培養優秀人才

首先，醫院檔案管理需要做到精細化，盡可能將類似的文件統一處理，并將文件的差異化標記清楚，提高醫院檔案管理的精確性。當因工作需要而發生檔案材料借閱時，必須按照規定征求負責人的同意，記錄檔案材料的借閱信息，例如借閱人的名字、借閱時間、借閱原因、歸還時間等，避免出現檔案材料的丟失。為了適應網絡時代的到來，醫院創建了科學化的檔案信息管理平臺，管理人員定期將檔案信息上傳至網絡，從本質角度實現了檔案信息的共享。其次，醫院成立了專門的醫患糾紛檔案，其目的是為醫患問題的解決提供理論依據。一般來說，醫患糾紛檔案分為兩大類：第一類是廣義角度的醫患糾紛，例如患者的隱私侵害、生命受到威脅等;第二類是狹義角度上的醫患糾紛，例如患者就診過程出現的分歧事件。最后，管理人員綜合素質的提升，這既是醫院檔案管理創新的方式，也是提高檔案管理質量的途徑。值得注意的是，管理人員的篩選并非是任意的，需要重視人才的引進，定期對管理人員開展實踐能力考核活動，對于不符合崗位要求的管理人員給予培訓處理，直至綜合素養達到相關標準。另外，醫院檔案管理人員的獎懲制度同樣不可忽視，科學化的獎懲制度對于管理人員積極性的提高作用巨大，可改善檔案管理質量。

結束語：醫院中多種多樣的醫學檔案是醫院工作中不可或缺的重要組成部分，能夠為醫院提供一定的法律支持，對醫院工作人員管理能力的發展具有重要意義。在醫院的實際管理工作中，能夠提供有效的指導。在醫院管理工作的實踐中，科學的檔案管理方式，能夠使得醫院工作順利進行，與此同時，能夠提升醫院的管理能力。在醫院檔案管理工作實際中，借助精細化管理方法，可以使得檔案管理工作更加高效，可以對醫院的基礎設施進行整合，緩解管理工作人員的壓力，使得實際的管理工作能夠有效的進行。

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