我國流動人員人事檔案管理的現(xiàn)狀與對策

楊浩鈺

摘 要：在我國的人事檔案管理工作中流動檔案管理是一項非常重要的工作，其直接給人力資源的管理工作提供重要支持，并且結合實際情況來進行數(shù)據(jù)支持和信息支持，如果這項工作做好就可以給我國檔案管理工作和人才的流動起到很大作用。本文首先探討了當前階段我國流動人員檔案管理工作中存在的問題，只有結合實際情況總結了管理對策，想可以給相關工作的開展提供一些參考。

關鍵詞：流動人員；人事檔案；管理

目前我國市場經(jīng)濟體制改革還在不斷深入，相應地，人事制度也在不斷改革的過程當中，所以無論是單位在選擇員工還是個人在選擇單位的時候都更加具有了更高了自由性，在這種條件之下，人員的流動性已經(jīng)越來越強，這樣一來，流動人員的檔案管理公祖也就顯得越來越重要.目前雖然我國流動人員檔案管理工作已經(jīng)取得了一定成就，在管理體制和機構設置層面都比較合理，但是在具體管理工作開展的過程中也仍然存在著一些不足。本文針對這些問題進行了簡要總結，之后提出了一些可行的對策，希望可以給相關工作的開展提供一些參考。

一、當前階段我國流動人員認識檔案管理工作中存在的問題

（一）是檔案歸檔問題

對于流動人員來說，其人事檔案包括的內容 非常豐富的，例如個人履歷、職務任免情況以及自己的學歷和職稱等等，但是在實際工作開展的過程中我們發(fā)現(xiàn)，這些材料如果想要完全歸檔，難度是非常大的。首先作為流動人員來講，本身都有較強的流動性，并且很多單位并不重視已經(jīng)調離人員檔案的管理工作，移交往往沒有順利進行，大多都會將檔案交給個人讓其自己帶走，這樣就十分容易造成檔案的遺失；其次，很多單位在招攬到工作人員后僅僅重視人才的利用，也不重視人員檔案的管理工作。

（二）規(guī)范性嚴重不足

檔案這種資源本身有著一定的特殊性，其價值和作用直接和利用率掛鉤，只有利用率達到一定水平才能滿足實際使用需求，這樣看來，如果想要檔案管理工作真正發(fā)揮出其自身的作用，就應該讓檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化，進而達到資源共享的效果。就實際管理實踐來說，流動人員檔案的來源是非常多的，甚至可能其本身的職業(yè)也分很多類型，這也就給檔案內容帶來了很大的復雜性，每一份檔案之間的內容和結構都可能有很大的區(qū)別。同時由于檔案更新效率受到嚴重限制，所以應該采用規(guī)范化管理的方式難以取得效果，并且更新效率都受到嚴重影響。

（三）檔案真實性受到影響

如果一個單位想要合理使用流動人才，就需要重視人事檔案的作用，同時流動人員享受福利待遇也往往是以自身的檔案作為基礎的。但是很多流動人員為了自身的利益，偽造檔案的情況非常嚴重，年齡、學歷等信息虛假情況非常普遍，這直接影響到檔案的真實性。

（四）檔案查找工作難度大

人事檔案的利用是以查找作為基礎的，但是就目前的歸檔工作開展的方式來看，及時查找的難度還較大。這類檔案的數(shù)量非常多，檔案需求也非常大，同時在管理方案上也存在著很強的落后性。

（四）管理體制健全性不足

現(xiàn)在我國檔案管理工作體制仍然是缺乏健全性的，這在很大程度上制約了檔案管理工作的水平。首先很多并不具備人事檔案管理職能的單位擅自接收檔案，同時在基層的服務機構對于人手的配備上也有很大的不足，素質難以達到工作要求，這也是流動人事檔案管理專業(yè)化和規(guī)范化難以實現(xiàn)的重要原因。

二、加強我國流動人員人事檔案管理的對策

（一）規(guī)范檔案管理收集工作

為了保證流動人員人事檔案的完整性，應從檔案資料的收集工作入手，建立起完善的管理體系。一方面，建立起流動人員人事檔案材料收集網(wǎng)絡，根據(jù)檔案形成的特點，綜合采取定向收集、跟蹤收集、定時收集、補充收集等方法，避免造成檔案資料收集遺漏；另一方面，明確用人單位、流動人員在人事檔案材料收集歸檔方面的責任，并要求檔案在流出或接收時應保證其完整性。

（二）規(guī)范流動人員的人事檔案管理

流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》中明確規(guī)定，流動人員人事檔案管理遵循“集中統(tǒng)一，歸口管理”的原則，這就應該加強流動人員的人事檔案管理，合理的規(guī)范流動人員的人事檔案管理的制度，完善流動人員的管理體制。在新的時期下，流動人員的人事檔案管理機構應根據(jù)《檔案法》、《干部檔案管理條例》對檔案進行收集、保管和利用。力求流動人員的人事檔案管理能夠規(guī)范、科學和真實化。

（三）加強檔案內容管理

在流動人員初次建檔時，有關部門必須認真核實流動人員身份證、技能資格證等相關信息，根據(jù)流動人員工作經(jīng)歷的變動及時對檔案進行更新，確保人事檔案內容的真實性。同時，為了適應新形勢的發(fā)展需要，還應當對流動人員人事檔案內容進行調整，使檔案內容在保留傳統(tǒng)和共性信息的基礎上，能夠突出反映個人專長、業(yè)務能力、知識水平、職業(yè)道德等方面的情況。

（四）加強檔案管理的信息化建設

人事檔案的信息化建設管理對流動人員人事檔案管理來說具有劃時代的意義，它徹底的改變了以往的人事檔案管理的方法，使得人事檔案管理能夠與時俱進并且適應新時代的需求。檔案的信息化建設能夠使得全國各地的人力資源中心建立一個通用的且有標準化、現(xiàn)代化的流動人員的人事檔案管理信息庫，使得流動人員通過網(wǎng)絡尋找到自己的檔案。針對人員流動頻繁這一現(xiàn)象，將流動人員的人事檔案制作成電子檔案，交一份給流動人員自己保管，方便流動人員在以后的應聘中能夠給應聘單位一個參考。同時，還應該保留紙質檔案的備份，以防電子檔案遭到破壞后不能使用。

（五）完善檔案管理體制

我國應當進一步規(guī)范流動人員人事檔案管理機構，嚴格限制不具備管理條件的機構擅自接收和管理人事檔案，切實維護流動人員人事檔案管理秩序。檔案管理機構要著力建設一支高素質檔案管理人員隊伍，要求檔案管理人員具備良好的政治素質和較強的業(yè)務能力。檔案管理機構應推行持證上崗制度，定期對檔案管理人員開展職業(yè)道德教育和業(yè)務知識培訓，不斷提高檔案管理人員的工作效率。

三、結語

結合當前的實際情況進行總結我們不難發(fā)現(xiàn)認識檔案管理工作在當前的社會發(fā)展過程中地位是非常重要的，所以我們應該對這項工作給予足夠的重視，給其他人力資源的分配工作提供有力支持。雖然當前我國流動人員檔案管理工作已經(jīng)取得了一定的成就，但是還仍然存在很多問題有待于解決，本文針對這些問題進行了簡要介紹，之后結合實際工作的需求提出了一些完善對策，希望可以給相關工作的開展提供一些參考。

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