從行政管理到學(xué)術(shù)論壇—OA系統(tǒng)的變遷史

馮曉亮

（北京市育英學(xué)校 北京 100036）

1 OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的發(fā)展

OA系統(tǒng)是辦公自動化系統(tǒng)（Office Automation）的簡稱，被廣泛的應(yīng)用于各個(gè)行業(yè)中。從最開始使用計(jì)算機(jī)處理各類文檔開始，步入了文字信息自動化處理時(shí)期；步入21世紀(jì)后，各個(gè)中小學(xué)開始了校園信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，從單機(jī)處理發(fā)展到了網(wǎng)絡(luò)協(xié)同處理的階段；近5-6年，隨著移動互聯(lián)網(wǎng)的興起和數(shù)字化校園系統(tǒng)應(yīng)用的廣泛普及，以及各類終端都被接入到了校園管理系統(tǒng)中。OA系統(tǒng)向著工作流程規(guī)范化、高效化、智慧化的方向發(fā)展[1]。

2 OA協(xié)同辦公系統(tǒng)建設(shè)的必要性和目標(biāo)

OA系統(tǒng)的優(yōu)勢是顯而易見的，在基礎(chǔ)教育行業(yè)，教師工作的特點(diǎn)是課時(shí)數(shù)較多，往往不具備實(shí)時(shí)溝通的條件，而有一些行政的工作要求，尤其是在特殊時(shí)期下，還是需要一線老師知曉并執(zhí)行相關(guān)要求。傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公環(huán)境有時(shí)顯得不那么及時(shí)有效。因此，就需要一套信息化的系統(tǒng)來協(xié)助學(xué)校的管理團(tuán)隊(duì)進(jìn)行上傳下達(dá)。同時(shí)一套完整的規(guī)章制度也需要有相應(yīng)的系統(tǒng)來規(guī)范其運(yùn)轉(zhuǎn)流程。當(dāng)然任何一個(gè)行業(yè)都有OA系統(tǒng)，如何在基礎(chǔ)教育行業(yè)來發(fā)揮一套信息化系統(tǒng)的作用呢？還需從基礎(chǔ)教育行業(yè)的特點(diǎn)出發(fā)。教育行業(yè)的使命是教育人，培養(yǎng)人。同時(shí)，在培養(yǎng)教育學(xué)習(xí)者的過程中，教授者自身也在不斷的提升自己的水平。規(guī)范的制度是系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)的基本底線，這也是OA系統(tǒng)存在的基本要義。在學(xué)校運(yùn)轉(zhuǎn)基本平穩(wěn)之后，就應(yīng)向著高階模式發(fā)展即從行政管理向著學(xué)術(shù)業(yè)務(wù)體能提升的方向遞進(jìn)。

3 OA協(xié)同系統(tǒng)從行政管理起步

一個(gè)系統(tǒng)在起步期，功能模塊不宜過多。對于陌生的系統(tǒng)，一線老師一般不愿意改變自身的工作習(xí)慣和流程。為了讓系統(tǒng)的使用者簡單清晰明了知道如何使用它，它用來干什么，在初期時(shí)系統(tǒng)的功能模塊不宜大而全。初期的主要目標(biāo)是培養(yǎng)用戶的使用習(xí)慣，增加用戶的粘性。除了出臺相關(guān)的行政命令要求之外，需要切合用戶的使用需求，開發(fā)若干個(gè)在一線教育教學(xué)過程中高頻應(yīng)用的模塊。在我校的OA系統(tǒng)設(shè)計(jì)之初就是從以下幾個(gè)模塊開始的，行政要求類：周安排、學(xué)校公文，這兩類是通過行政命令要求，兩個(gè)工作日內(nèi)至少要登錄一次 OA進(jìn)行查閱和回執(zhí)。除此之外，面向教育教學(xué)過程中的痛點(diǎn)，解決一些線下不易解決的問題。例如：場館預(yù)約，校園的中公共資源是有限的，一到期中期末時(shí)間點(diǎn)，總是各類家長會議的高峰期，經(jīng)常遇到開會場地的沖突問題。利用信息化的工具就可以解決這類資源管理的問題。減少中間組織協(xié)調(diào)管理問題。如圖1所示，教師在預(yù)約場所之前，可以按時(shí)間段或場地進(jìn)行查詢。或如圖2所示，在預(yù)約時(shí)，如果該場地在預(yù)約時(shí)間段已被占用，則會彈出對話框，進(jìn)行提示。除此之外，系統(tǒng)中還開發(fā)了工資條、車輛預(yù)約管理等小工具，這樣就可以讓教師們真正感受到系統(tǒng)使用后，工作效率的提升。

圖1：資源預(yù)約查詢

圖2：場地沖突自動提示

4 OA協(xié)同系統(tǒng)向?qū)W術(shù)業(yè)務(wù)能力提升

OA系統(tǒng)在使用一段時(shí)間后，系統(tǒng)的定位就不能停留在提高工作效率的層面。對于校園系統(tǒng)的而言，還應(yīng)該落腳于促進(jìn)業(yè)務(wù)能力的提升。系統(tǒng)定位發(fā)生轉(zhuǎn)變后，首先還是從問題導(dǎo)向，在教師業(yè)務(wù)提升的過程，有哪些痛點(diǎn)可以利用 OA這樣的系統(tǒng)解決。經(jīng)過調(diào)研發(fā)現(xiàn)教師隊(duì)伍中間在賽課、聽評課的過程中積累的不少好的資源，需要進(jìn)行分享交流。如圖3所示。這樣就創(chuàng)建了工作交流板塊，使得教師們自發(fā)的交流討論成為一種工作的常態(tài)。學(xué)科間跨年級、跨學(xué)段的交流日益頻繁和密切，逐漸就形成了業(yè)務(wù)交流的氛圍。在這一塊板塊中，除了進(jìn)行業(yè)務(wù)交流之外，也成為校園新聞的廣播站。

圖3：工作交流版塊

為了使學(xué)科的優(yōu)質(zhì)資源進(jìn)行固化，開發(fā)了資源庫模塊，將教師個(gè)體間的分享固化成為制度，定期統(tǒng)計(jì)反饋給學(xué)科，促進(jìn)備課效果的提升。除此之外，為了更加深入教師的學(xué)術(shù)業(yè)務(wù)能力，配合人力資源部門，在OA系統(tǒng)中整合學(xué)術(shù)積分的申報(bào)與審核，開設(shè)學(xué)術(shù)交流、論文發(fā)表及獲獎、課題研究等多個(gè)和教師業(yè)務(wù)能力提升相關(guān)路徑的申報(bào)、審核的流程方法。通過這樣的系統(tǒng)，教師通過對比積分的欠缺內(nèi)控，就可以自我進(jìn)行下一階段的發(fā)展規(guī)劃和提升。

通過使用身份認(rèn)證的技術(shù)和SOA的服務(wù)架構(gòu)，使得這些功能模塊都與OA系統(tǒng)進(jìn)行了整合，一線教師在使用時(shí)，只需要登錄一個(gè)平臺，就可以完成行政業(yè)務(wù)和工作學(xué)術(shù)業(yè)務(wù)相關(guān)的功能如圖4、圖5所示，避免了產(chǎn)生信息孤島的問題。

圖4：資源庫固化業(yè)務(wù)成果

圖5：學(xué)術(shù)積分系統(tǒng)與OA系統(tǒng)整合

5 總結(jié)

校園的管理是一個(gè)龐大的課題，如何應(yīng)用好信息化系統(tǒng)提升治學(xué)水平更是需要思考的問題。OA系統(tǒng)是很好的切入點(diǎn)，首先通過一定的行政要求，啟動系統(tǒng)的應(yīng)用，利用一些高頻的應(yīng)用點(diǎn)提高一線教師對于系統(tǒng)使用率，在教育教學(xué)工作習(xí)慣利用信息化平臺是十分關(guān)鍵的。同時(shí)，對于系統(tǒng)而言，還應(yīng)適時(shí)的提高定位，從一個(gè)效率平臺轉(zhuǎn)向業(yè)務(wù)能力提升轉(zhuǎn)變，這是由教育行業(yè)的自身屬性所決定的。綜上，OA系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用，可以有效地對于推動數(shù)字化校園建設(shè)的進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)校園管理高效化、科學(xué)化、制度化，提升學(xué)校管理的水平，同時(shí)促進(jìn)教師隊(duì)伍的學(xué)術(shù)業(yè)務(wù)能力水平發(fā)展。