基于ERP系統(tǒng)的混凝土企業(yè)原材料采購管理

季婷婷，馬海平，于淮柱，臧軍

（徐州中聯(lián)混凝土有限公司，江蘇 徐州 221000）

0 前言

近年來，隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化的演進(jìn)和市場競爭環(huán)境的巨大變化，以及外資企業(yè)產(chǎn)品與服務(wù)進(jìn)入帶來的挑戰(zhàn)，推動了整個混凝土行業(yè)從以前的粗放式管理逐步向精細(xì)化管理邁進(jìn)。依靠 ERP 管理系統(tǒng)平臺，細(xì)化梳理大宗物資集中采購管理流程的優(yōu)化，對系統(tǒng)招投標(biāo)的流程再造，實(shí)現(xiàn)陽光采購，同時配合移動端審批，可提高辦公效率。

1 解決方案

由于傳統(tǒng)方式招投標(biāo)主要以現(xiàn)場投標(biāo)為主，容易出差錯，并且管理不方便。現(xiàn)場招投標(biāo)，不可控因素?zé)o法避免。

基于 ERP 系統(tǒng)的原材料采購管理系統(tǒng)包含了報價管理和進(jìn)貨管理兩大模塊。報價管理模塊中包含招標(biāo)計(jì)劃、廠商競價、中標(biāo)執(zhí)行等作業(yè)，以及相應(yīng)的報表，進(jìn)貨管理模塊中包含合同評審、合同管理、采購計(jì)劃、扣罰管理等作業(yè)，以及相應(yīng)的報表。詳見圖 1。

公司首先在公共平臺上發(fā)布招標(biāo)信息，供應(yīng)商通過授權(quán)賬戶登錄 ERP 系統(tǒng)投標(biāo)，開標(biāo)后系統(tǒng)推薦中標(biāo)單位，招標(biāo)過程透明公開。中標(biāo)的供應(yīng)商通過合同評審、建立，然后自動生成采購計(jì)劃。具體流程見圖 2。

圖 1 采購管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)圖

圖 2 采購管理流程圖

2 采購系統(tǒng)特點(diǎn)

基于 ERP 系統(tǒng)的混凝土企業(yè)原材料采購管理主要具備以下幾個特點(diǎn)：

（1）投標(biāo)賬戶靈活管控。物資供應(yīng)部管理人員可根據(jù)實(shí)際情況，隨時啟用或禁用供貨商投標(biāo)權(quán)限，以保證投標(biāo)的有效性。

（2）系統(tǒng)自動推薦中標(biāo)。開標(biāo)后，系統(tǒng)根據(jù)低價原則、供應(yīng)商評價等，自動推薦中標(biāo)廠商。

（3）自動產(chǎn)生采購合同和采購計(jì)劃，簡化系統(tǒng)操作流程，提高生產(chǎn)效率。

（4）合同評審?fù)耆€上審核，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公、綠色辦公。

（5）根據(jù)系統(tǒng)設(shè)定的原材料扣罰標(biāo)準(zhǔn)和試驗(yàn)室的指標(biāo)檢測數(shù)據(jù)，生成原材料扣罰明細(xì)表和匯總表，為供應(yīng)商評價提供依據(jù)。

3 采購系統(tǒng)應(yīng)用

3.1 報價管理

基于 ERP 系統(tǒng)的混凝土企業(yè)原材采購管理的報價模塊功能全面、操作靈活，可根據(jù)需要修改或添加質(zhì)量指標(biāo)和扣罰標(biāo)準(zhǔn)（圖 3）（圖 3）。同時供應(yīng)商在報價前必須閱讀并確認(rèn)包含質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、扣罰標(biāo)準(zhǔn)、鋪底金等的投標(biāo)告知，否則不允許報價。

供應(yīng)商填報內(nèi)容在開標(biāo)之前可以修改、刪除，并且只有在開始評標(biāo)階段，物資供應(yīng)部才能看到供應(yīng)商的報價信息，保證了競標(biāo)過程的公開透明、公平公正。

開標(biāo)后，系統(tǒng)根據(jù)供應(yīng)商投標(biāo)價格，同時參考供應(yīng)商評價，給出建議中標(biāo)的廠商（圖 4），由物資供應(yīng)部確定最終中標(biāo)廠商。

中標(biāo)的供貨商在系統(tǒng)中自動生成采購報價單（圖5），詳細(xì)記錄供貨商投標(biāo)的量、價、款等信息，以及原材料質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和扣罰標(biāo)準(zhǔn)等。

圖 3 招標(biāo)計(jì)劃

圖 4 中標(biāo)廠商推薦

圖 5 采購報價單

同時，已開標(biāo)的所有報價記錄，供貨商的競價記錄都會保存在系統(tǒng)中，形成報價統(tǒng)計(jì)表，以備后期查看。

3.2 合同管理

中標(biāo)供貨商的合同評審在 ERP 系統(tǒng)完成（圖 6），全流程的無紙化、電子化的審批，節(jié)省了合同印發(fā)、轉(zhuǎn)送、通知等的時間和人力成本，使合同評審更加便捷，縮短周期，有效地提高了工作效率；同時節(jié)約了紙質(zhì)上的交流傳遞，減少印刷、筆墨等辦公用品費(fèi)用支出，實(shí)現(xiàn)節(jié)約資源，綠色環(huán)保的目的。

圖 6 線上合同評審

合同評審流程完成后，物資供應(yīng)部可以選擇系統(tǒng)自動生成采購合同。系統(tǒng)自動采集數(shù)量、價格、合同期限、質(zhì)量要求及扣罰標(biāo)準(zhǔn)等明細(xì)。物資供應(yīng)部在 ERP系統(tǒng)中設(shè)定各供應(yīng)商的供貨比例、以及系統(tǒng)根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃自動產(chǎn)生的原材料需求量，自動產(chǎn)生各供應(yīng)商的采購計(jì)劃。

由系統(tǒng)自動產(chǎn)生采購合同和采購計(jì)劃（圖 7），簡化了流程、減少了工作量、避免了因人工錄入導(dǎo)致的誤差。同時，由于采購計(jì)劃是根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃計(jì)算得出的，使計(jì)劃數(shù)量更精準(zhǔn)，避免了因缺少原材料導(dǎo)致的生產(chǎn)率降低和因料場積料導(dǎo)致原材料車排隊(duì)時間過長的現(xiàn)象發(fā)生。

圖 7 產(chǎn)生采購合同/采購計(jì)劃

原材料進(jìn)廠后，由試驗(yàn)室人員進(jìn)行質(zhì)量指標(biāo)檢測，錄入 ERP 系統(tǒng)，根據(jù)預(yù)先設(shè)置好的原材料指標(biāo)扣罰標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行扣罰（圖 8），并形成明細(xì)表和匯總表（圖9），作為對賬依據(jù)。同時系統(tǒng)會根據(jù)各供應(yīng)商的扣罰記錄，形成供應(yīng)商評價。

圖 8 原材料扣罰設(shè)定

圖 9 扣罰匯總表

4 結(jié)語

原材料采購管理是在 ERP 系統(tǒng)平臺上開發(fā)的子模塊，集合了 OA 系統(tǒng)、招標(biāo)系統(tǒng)等的相關(guān)功能，解決了因獨(dú)立系統(tǒng)導(dǎo)致的數(shù)據(jù)無法共享問題。原材料采購管理系統(tǒng)根據(jù)供應(yīng)商投標(biāo)報價信息，直接采集數(shù)據(jù)，自動生成采購合同及采購計(jì)劃，配以線上合同評審，極大地簡化了混凝土企業(yè)中原材料采購管理流程，同時保證了原材料采購全過程的公開透明、公平公正，提高了企業(yè)混凝土生產(chǎn)效率。