分析電力企業(yè)辦公室行政管理工作角色和效率

何強

摘要：在經濟的不斷發(fā)展下，電力企業(yè)辦公室行政管理角色發(fā)生變化，其中行政管理作為電力企業(yè)發(fā)展的助推器，具有重大現(xiàn)實意義。在本文中基于新時代下電力企業(yè)的發(fā)展，深度剖析了辦公室行政管理工作角色以及效率，為電力企業(yè)的蓬勃發(fā)展奠定理論基礎。

關鍵詞：電力企業(yè);辦公室;行政管理;角色;效率

在電力企業(yè)的發(fā)展中，辦公室行政管理所服務的對象為員工，且行政管理與企業(yè)各個部門之間有著密切的聯(lián)系，是保障電力企業(yè)有序運行的關鍵，在經過組織協(xié)調之后，可以保證電力企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。此外，行政運營機構中辦公室是主要的構成部分，發(fā)揮了重要的作用，對此積極探究電力企業(yè)辦公室行政管理工作。角色與效率十分關鍵。

1、電力企業(yè)辦公室行政管理的內容

1.1 檔案管理

毋庸置疑，檔案管理具有重大意義，且大多數(shù)檔案是由辦公室保存，保存中要明確做好檔案分析、整理、歸檔等一系列工作，檔案涉及到了文字資料、視頻錄像等影像資料，辦公室在對檔案進行管理當中，需要遵循基本的流程，做好檔案的收集、審查、整理、使用等[1]。

1.2 文書管理

在進行辦公室管理過程當中，需要將各個部門的文書進行歸類與收取，因不一樣的文件會產生不一樣的內容，在處理文件時要采取不同的存檔與處理方法。除此之外，還要嚴格按照文件的性質做好歸納與細分，選擇不同的處理程序，提高工作的高效性與可行性。

1.3 會議管理

辦公室須嚴格按照企業(yè)的調度進行會議計劃的制定，做好會議登記工作，強化審核機制與報批機制，對于會議中所出席的各類人員進行分工與統(tǒng)計，有效節(jié)省時間與資源，提升會議效率與質量，且在分配好會議進度的同時節(jié)約成本，提高效率。

2、電力企業(yè)辦公室行政管理的角色

2.1 參謀角色

一般而言，在進行方案決策與制定過程當中，辦公室的作用十分明顯，屬于提供建議的角色。因為辦公室與各個部門之間有著密切的關聯(lián)性，能夠深入部門的一線，也能夠對各個部門所提供的建議進行整合，在統(tǒng)一部署之后上交給領導。此外，辦公室能夠對自身的工作加以思考，對相關的方案進行考量，從而起到謀劃的作用，當然在發(fā)展過程當中，辦公室的行政管理人員還可以實現(xiàn)對其他部門的干預，做好規(guī)劃與安排，推動企業(yè)的發(fā)展與進步。

2.2 助手角色

通常情況下，對于企業(yè)部門所交代的內容，辦公室往往以助手的方式存在。針對上級所提出的要求，發(fā)揮出助手角色的作用，做好助手本職工作，與各個部門形成有效的關聯(lián)，在溝通中做到上傳下達，起到監(jiān)督管理的目的。除此之外，電力企業(yè)在發(fā)布新任務之后，辦公室需要與各個部門進行溝通，積極吸取其他部門的意見，依據現(xiàn)狀制定完善的計劃，開展后續(xù)工作。辦公室占據著行政管理的主要管控位置，可以對部門的成員進行了解、分析，還可以對員工的看法進行咨詢，往往以大數(shù)據的方式從整個層面展開探究，挖掘出具有深刻意義的數(shù)據，從根本上滿足電力企業(yè)在不同層次方面的不同需求，保證上級在獲取準確數(shù)據的同時也能夠更好做好決策。

2.3 協(xié)調角色

作為行政管理中不可或缺的部門之一，辦公室可以調動各個部門之間的積極性，實現(xiàn)部門與工作人員的有效溝通，使其維持良好的運營狀態(tài)，所以辦公室屬于重要的紐帶，能夠維持部門之間的關系，拉近上下級之間的距離，實現(xiàn)平層之間的溝通。良好的企業(yè)氛圍至關重要，是推動企業(yè)朝著可持續(xù)方向發(fā)展的基礎，辦公室協(xié)調計劃當中是遵循基本的協(xié)調原則與策劃方案，發(fā)揮出辦公室主人公的地位，在統(tǒng)籌規(guī)劃、協(xié)調發(fā)展當中樹立大局意識，對員工進行激勵。

3、新時期電力企業(yè)辦公室行政管理效率提升的對策

因受多方面因素所帶來的影響，現(xiàn)階段辦公室行政管理問題不斷，比如在管理體制上仍舊不健全，雖然引進了先進的管理理念，但是行政組織管理依舊不足，嚴重影響了電力企業(yè)行政管理部門作用的發(fā)揮，甚至還會導致部門之間溝通不暢，降低工作效率。同時，還存在工作態(tài)度問題，因為在電力企業(yè)高速發(fā)展的背景下，行政管理人員的數(shù)量越來越多，然而薪酬體系并沒有得到改善，這對工作人員的積極性產生影響[2]。所以在新時期，要從不同的角度出發(fā)，采取不同的措施，提升辦公室行政管理效率。

3.1 強行政管理人員的整體水平

在當前時代的發(fā)展下，電力企業(yè)對人才的需求量越來越大，企業(yè)發(fā)展的樞紐行政管理人員可以發(fā)揮出主導作用，推動電力企業(yè)朝著可持續(xù)方向發(fā)展與進步，所以要針對性的做好人才的招聘以及培訓工作。因為工作人員的業(yè)務能力在不同的階段會有不同的表現(xiàn)，對此要采取不同的考核，由電力企業(yè)針對現(xiàn)狀展開培訓與教育，在業(yè)務監(jiān)督過程當中，提高工作人員的積極性，引導工作人員緊跟時代發(fā)展的步伐，學習先進的管理方法與管理技能，發(fā)揮出主觀能動性，提高自身的行政管理水平。

3.2 構建完善的行政管理激勵制度

無論從哪一個角度分析，均可以清楚的了解到在行政管理過程當中，其人員扮演了重要的角色，發(fā)揮了核心作用，這對電力企業(yè)的正常運行產生了制約，企業(yè)發(fā)展當中要制定完善的獎懲制度，增強員工的歸屬感與責任意識，其中要制定激勵機制制度，對員工進行鼓勵，讓員工能夠擁有精神的慰藉，還能夠實現(xiàn)對各個階段的考核，對于表現(xiàn)較差的員工要給予處罰，讓員工發(fā)揮出主觀能動性。另外，還要解決員工在生活、工作、家庭當中所存在的一系列問題，增強員工的歸屬感，讓員工能夠感受到電力企業(yè)所給予的溫暖，在自己的崗位上發(fā)揮出潛能。

3.3 構建有效的企業(yè)管理機制

通常情況，在管理體制制定過程當中需要針對性的做好考察，要從下級與上級的關系入手制定完善的體制機制，因為制度是基礎，也是載體，能夠幫助員工改善工作態(tài)度，對于上級與下級，辦公室行政管理人員需要明確其關系，依據管理機制和合理的安排調度，并在不斷考察與協(xié)調后制定完善的體制規(guī)范，增強行政管理的整體有效性。

3.4 制定信息管理系統(tǒng)

現(xiàn)階段在科技的不斷發(fā)展下，信息管理系統(tǒng)的出現(xiàn)能夠有效的改善電力企業(yè)辦公室行政管理決策與效率，作為一種資源，信息發(fā)揮了重要作用，實現(xiàn)對信息的有效應用成為了目前的重中之重。對此，相關負責人員需要加強對計算機技術的應用，構建切實有效的信息管理系統(tǒng)，利用系統(tǒng)做好信息的收集、傳送、處理，為企業(yè)的決策提供數(shù)據資源[3]。除此之外，信息管理系統(tǒng)及其作用明顯，可以有效的實現(xiàn)行政管理部門內部組織結構的扁平化，也能夠提升結構組織的靈活化，有效的解決機構龐大且臃腫的問題。

3.5 構建可行的行政管理模式

在新時期，相關負責人員要嚴格按照電力企業(yè)的運行情況，制定行政管理模式，特別在當前互聯(lián)網技術不斷創(chuàng)新升級的過程當中，其應用范圍更加廣泛，為電力企業(yè)辦公室行政管理帶來了發(fā)展契機，在行政管理改革當中要加強對ERP等軟件的有效應用，制定完善的信息化行政管理模式。如此不僅可以有效的提高行政管理的執(zhí)行效率，也能夠增強管理的公開性與透明性，減少傳統(tǒng)管理模式下所存在的一系列缺陷與不足。

結語：

綜上所述，在電力企業(yè)的發(fā)展中，辦公室的行政管理是個重要的環(huán)節(jié)，具有十分明顯的作用，電力企業(yè)要針對實際的情況制定完善的管理體制，規(guī)范員工的行為，發(fā)揮辦公室的作用，讓員工在相互交流當中更好的配合各個部門的工作，協(xié)調處理好部門的積極性，增強員工的素養(yǎng)水平，同時還要明確辦公室行政管理工作的角色，緊跟時代發(fā)展的要求，不斷創(chuàng)新其措施，提高其效率，推動電力企業(yè)的發(fā)展與進步。

參考文獻：

[1]陳亮星. 新形勢下的電力企業(yè)行政管理效率與創(chuàng)新思考[J]. 中國集體經濟，2021（15）：59-60.

[2]章健. 電力企業(yè)辦公室行政管理工作角色和效率探究[J]. 中國管理信息化，2021，24（21）：145-146.

[3]劉穎. 角色定位對工作效率的影響——以電力企業(yè)辦公室行政管理工作為例[J]. 人才資源開發(fā)，2021（22）：93-94.