數(shù)字檔案館個性化服務方式探討

劉會鳳

（河北省唐山市豐潤區(qū)人民醫(yī)院 河北唐山 064000）

數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館之間盡管在整個管理理念、存儲方式、服務模式等方面有著較為明顯的差異，但是其有一個共同的目的，就是為利用者提供所需要的檔案信息服務。同時，現(xiàn)階段，國際信息服務也更多地依賴于互聯(lián)網(wǎng)絡環(huán)境，互聯(lián)網(wǎng)所提出的個性化服務模式也與信息化發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)資源的增長有著密切的聯(lián)系。一方面，互聯(lián)網(wǎng)絡的發(fā)展推動了社會信息化的發(fā)展，也營造出了新的信息化環(huán)境，在此背景下，人們可以充分發(fā)揮自身的想象力以及創(chuàng)造力，自由地彰顯自我的個性，這也極大程度地促進了人們的個性化需求。另一方面，新的計算機技術手段的發(fā)展又為適應人們的個性化需求創(chuàng)造了基礎的條件。

1 數(shù)字檔案館個性化服務的理念

在學術界中，關于數(shù)字檔案館方面的研究，在20世紀90年代逐漸興起并有了長足的發(fā)展，而虛擬檔案館理念的提出，也讓很多檔案研究人員逐漸關注起來。但是到現(xiàn)在為止，對于數(shù)字檔案館的相關定義也沒有形成一種共識。目前，國內(nèi)研究人員在對于數(shù)字檔案館的關注和理解的過程中，最具有代表性的認知集中在3個方面。

一是從學術的角度對于數(shù)字檔案館進行認知和理解。他們認為數(shù)字檔案館主要是依托于網(wǎng)絡信息結構，以二進制編碼為基礎構建的數(shù)字存儲模式，從而實現(xiàn)檔案信息內(nèi)容的整合和梳理，這個過程中，主要是依賴于計算機、通信設備及多媒體技術手段，提供電子網(wǎng)絡檢索及服務的檔案網(wǎng)絡信息系統(tǒng)結構［1］。

二是從檔案館發(fā)展的角度對數(shù)字檔案館進行認識和理解。這個過程中，研究人員認為數(shù)字檔案館實質(zhì)上就是傳統(tǒng)檔案館的延伸和變革，是傳統(tǒng)檔案館依托于現(xiàn)代信息技術手段所獲取的符合自身發(fā)展優(yōu)勢的產(chǎn)物內(nèi)容。

三是從數(shù)字化資源以及服務的角度對于數(shù)字檔案館進行分析和認知。這個過程中，研究人員認為當下的數(shù)字檔案館主要是一種新型的電子化信息的倉儲平臺，這個平臺環(huán)境之中可以存儲大量的多樣化形式的信息內(nèi)容，利用者可以通過網(wǎng)絡頻道對其進行實際的訪問和處理，以此獲得自己所需求的相關信息內(nèi)容，同時，其本身的信息存儲以及用戶訪問本身不會受到區(qū)域環(huán)境或是時間條件的限制影響。

在早期，相關研究人員對數(shù)字檔案館實施研究分析的過程中，因為受到技術手段的限制，多數(shù)都停留在理論階段。但是隨著時代的發(fā)展和經(jīng)濟發(fā)展水平的提升，多種創(chuàng)新型的科學手段不斷地應用在其中，各種計算機技術手段逐漸呈現(xiàn)完善的趨勢，推動了社會網(wǎng)絡信息環(huán)境的優(yōu)化與發(fā)展，也促進了數(shù)字檔案管理的個性化服務工作模式的構建。個性化服務相對于傳統(tǒng)的定義化服務模式來說本身就是一種新型的服務方式，其本身呈現(xiàn)的時間雖然相對較短，但是因其可以實現(xiàn)針對性的服務，因此，受到了很多網(wǎng)絡使用者的關注。但是，現(xiàn)階段，很多研究人員仍舊沒有對其構建起一種統(tǒng)一的學術標準和認識，仍舊有著不同的認知和理解，人們對于個性化的反映以及當前個性化的服務技術機制仍舊存在多種認知差異，這也使得不同的學者以及個性化的信息服務管理者對其都有著各自不同的看法。

2 數(shù)字檔案館個性化服務與傳統(tǒng)檔案館服務之間的區(qū)別

2.1 提供的信息類型不斷的豐富

傳統(tǒng)檔案館大多來說都只能提供一定的文字信息內(nèi)容，諸如多種檔案原件與復印件的內(nèi)容，在檔案原件的基礎上，對于檔案信息實現(xiàn)二次加工后，逐漸得到第二次或是第三次的文獻資料信息，如檔案史料的匯編、檔案館的相關資料指南、專題文獻資料與在分析基礎上逐漸構建而成的綜述信息與研究報告等相關的內(nèi)容。

但是在數(shù)字檔案管理中，使用者可以有效獲得的檔案信息資料是多種多樣的，其中涵蓋了文字信息、聲音信息、圖像信息與視頻資料等，都可以作為檔案的信息資料內(nèi)容［2］。另外，數(shù)字檔案館本身可以與數(shù)字圖書館、博物館之間形成聯(lián)通結構，這樣不僅可以查詢到自己所需要的檔案信息資料，也可以獲取一些其他的資料信息內(nèi)容。

2.2 獲得檔案信息的路徑不同

傳統(tǒng)檔案館的服務構建的詞匯是在本館的館藏基礎上的，基本上都是以陣地服務為主實現(xiàn)的，服務工作的有效開展主要是以檔案館為中心構成的，服務的實際地點局限于現(xiàn)有的檔案館之內(nèi)，使用者要想獲取相關的檔案信息必須要到檔案館中，而檔案館本身的開放時間是有限制的，查詢?nèi)藛T只能犧牲自己的時間迎合檔案館的時間進行資料的查詢，而不能充分地利用自己的時間。

數(shù)字檔案館的服務打破了傳統(tǒng)檔案館的時間限制，基本上都是以信息服務為核心構建的，各種檔案館將檔案信息傳遞到網(wǎng)絡之上，可以打破傳統(tǒng)檔案館的時間限制，利用者可以充分地利用自己現(xiàn)有的時間，結合數(shù)字檔案館的實際環(huán)境，在檔案館之中進行數(shù)據(jù)信息的查詢。數(shù)字檔案館可以通過信息計算機網(wǎng)絡內(nèi)容將館內(nèi)的相關信息及需求者的需求信息傳遞到使用者的設備之上，相較于傳統(tǒng)的檔案管理來說，盡可能地減少了檔案館信息傳遞過程中的時間消耗，只需要以網(wǎng)絡為基礎構建服務模塊，就能成為數(shù)字檔案館的服務對象。同時，可以有效地查詢檔案館的收藏信息以及所需要的信息內(nèi)容，當計算機網(wǎng)絡與檔案館服務相結合之后，查詢的方式變得更加便捷，使用者可以通過網(wǎng)絡的檢索及查詢復制，對自己需要的信息進行記錄，這也讓數(shù)字檔案館的服務面逐漸擴張，服務的方式呈現(xiàn)出多元化趨勢，服務的實際手段更加具體。

2.3 計算機的參與程度有所不同

傳統(tǒng)檔案館的服務工作主要依托的是檔案工作人員的手工操作，銜接中雖然也配置了一些基礎的計算機設備，但是這些設備多數(shù)情況下都是以輔助的角色進行工作的，更多的是以一種檢索的手段為基礎，并沒有充分發(fā)揮出計算機的多種個性化功能。

而數(shù)字檔案館的個性化服務必然會使對計算機的依賴程度逐漸增加。首先，數(shù)字檔案館要充分利用使用者的個人特點進行服務的定制，就要對使用者本身的信息資料進行整理收集以及統(tǒng)計等，這整個過程中都需要計算機的高效參與，因為這些信息量相對較大，工作量較為復雜，要對其進行系統(tǒng)的分析和全面的判斷顯然靠人工操作是不行的。其次，在充分掌握使用者的特點之后，利用虛擬空間實現(xiàn)檔案的調(diào)取也是需要依托于計算機實現(xiàn)的。之后，利用計算機傳遞使用者的需求信息，利用獲取的信息內(nèi)容，及時地作出反饋并給出分析意見，甚至即時地完成與檔案管理人員之間的交流與溝通，及時地對相關人員的需求進行修正。由此可以看出，在整個服務的過程中，每一個環(huán)節(jié)都需要計算機的及時參與，并且將自身的作用充分地發(fā)揮出來。

3 數(shù)字檔案館個性化服務的特點

數(shù)字檔案館個性化服務具有主動性。數(shù)字檔案館的個性化服務可以滿足使用者的檔案信息需求，也能削弱傳統(tǒng)服務的固定模式，這種方式不僅可以廣泛地吸納使用者，同時，也能讓更多的人愿意主動地參與到檔案館的使用之中［3］。一方面，實現(xiàn)了數(shù)字檔案館利用人群的擴張，也提升了數(shù)字檔案館的知名度，創(chuàng)造了一定的社會效益。另一方面，也充分地使用了館內(nèi)的信息資源內(nèi)容，部分的內(nèi)容通過有償服務也為數(shù)字檔案館創(chuàng)造了一定的經(jīng)濟收益。

3.1 檔案館的個性化服務都是以使用者為中心構建的

作為數(shù)字檔案館的服務管理人員，所有的個性化服務都應當滿足使用者的個性化需求，因此，所有的服務都應當以便捷使用者的使用為基礎，以滿足使用者的需求為核心。同時，要充分地分析使用者的個人信息需求偏好，精準地掌握使用者的歷史搜索行為以及瀏覽習慣等，尊重使用者的個人想法，構建出符合使用者個人特征的服務模式，使用者可以充分地展示出自身的個性。

3.2 針對不同的使用者提供不同的服務工作方式

部分的使用者希望所有的檢索過程都能夠充分簡化，達到一目了然的效果，而有的使用者則希望搜索的結果更加地精細。針對不同使用者的不同需求，就應當使用不同的服務工作方式和服務工作措施，這也必然會受到使用者的高度歡迎。針對使用者的不同使用個性和特征，應提供出不同的表現(xiàn)方式和信息模式。針對使用者的實際需求變化特點，要充分地轉(zhuǎn)化服務工作方式以及工作任務內(nèi)容。不僅要為使用者提供更加精準全面的檔案信息內(nèi)容，也要精細化地按照使用者的習慣，確定針對性的服務方式。

3.3 實現(xiàn)數(shù)字檔案的交互性

在數(shù)字檔案個性化服務模式構建的基礎上，使用者不再是被動地等待接受，而是可以在現(xiàn)有條件基礎上，充分地明確數(shù)字檔案館信息資料環(huán)境構成的主要方式，同時實踐即時的互動交流。例如，可以在需求表達的過程中和相關的檔案管理工作人員之間進行即時的聯(lián)系，對于檔案信息的內(nèi)容進行修正和梳理，充分表達自身對于檔案的認識和理解。相關的服務人員則可以在與使用者交流的過程中，不斷地明確使用者的實際需求，提升個性化服務的精準性，這種實時的交互往往是傳統(tǒng)的檔案服務管理模式所不具備的。

4 數(shù)字檔案館個性化服務方式探究

4.1 個性化定制服務

個性化定制服務的提出，主要是按照當前用戶的實際需求制定出特殊的用戶服務工作技術手段，是用戶使用數(shù)字化信息資源的主要方式方法，是充分適應社會群眾個性化需求的主要手段之一。數(shù)字檔案館對外的服務之中一項很重要的服務端口就是檔案館的網(wǎng)站。但是一般網(wǎng)站的構建模式都是按照檔案管理人員自身的理解所構建的，與使用者的理解之間有著較大的差分，為此，在使用者完成網(wǎng)站的登錄之后，多數(shù)都只能按照設計者的構想進行資料的查詢，但是這種方式卻很難讓相關的需求者及時地找到所需要的信息內(nèi)容［4］。當使用者難以高效地查詢到自己所需要的訊息之后，必然會逐漸降低對于網(wǎng)站的滿意度，因此，網(wǎng)站本身的訪問量就會降低。為此，數(shù)字檔案館的個性化服務模式之中就應當為長期使用者構建一個固定的窗口，為期量身定做個性化的服務模式，以滿足相關管理人員對于檔案信息的實際需求。這種方式下可以極大限度地方便使用者對于檔案信息的收集，使用者在完成網(wǎng)站使用之后，只需要進入到自身的特殊賬號就能獲取自己所需要的信息。

4.2 幫助檢索服務

如何在現(xiàn)有的使用基礎上幫助使用者高效地完成信息收集，也是數(shù)字檔案館個性化服務管理工作中一項主要的工作任務內(nèi)容。但是現(xiàn)階段，多數(shù)的工作都是通過研究使用者的檢索行為及個人的特點，設計出智能化的工作軟件來實現(xiàn)此項工作的，但是通過相關的研究分析可知，這種信息搜尋方式精細度不高。使用者的信息需求往往難以有效地轉(zhuǎn)化為精準的提問方式，多數(shù)都需要與檢索系統(tǒng)之間構建出交互的溝通模式實現(xiàn)提問，同時，在交互的過程中，所構架出一定的判斷，以此優(yōu)化調(diào)節(jié)自我的目標，確認其中的需求。為此有效的檢索系統(tǒng)應當允許使用者可以實現(xiàn)多次的目標構建，以此不斷調(diào)整自身的檢索措施，應當在利用者的提問和反復的修改之中提出相關的關鍵點，讓使用者更加便捷地完成數(shù)據(jù)庫的搜索。

4.3 信息推送服務

要想加快個性化服務工作的落實，作為數(shù)字檔案館來說也要清醒地認識到使用者的實際需求。對于一些常規(guī)性以及使用者經(jīng)常搜索的內(nèi)容進行記錄，利用使用者的個人信息以及感興趣的信息內(nèi)容、類型等，不定期實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的推送，以保證信息的有效性。結合當前的應用可以將信息推送服務劃分為兩個大類，以智能軟件實現(xiàn)的全自動推送，以及人工參與的信息推送服務模式［5-6］。

5 結語

現(xiàn)階段的數(shù)字檔案館的個性化服務方式已經(jīng)初具規(guī)模，各種研究模式也逐漸建立起來，但是對于我國日益增長的發(fā)展需求來說仍舊不夠，由此觀之，這仍舊是一項長期系統(tǒng)的工作任務內(nèi)容。為此，對于相關的研究人員來說，就更應當強化內(nèi)部的問題梳理，進一步對各項問題進行研究，尤其要關注如何將基礎的理論知識與實踐探索相結合，以指導各項實際工作的有效落實。為此，就應當加快對于各種服務項目推廣問題的探索，這也是研究的重點內(nèi)容。只有加快規(guī)范數(shù)字檔案館個性化服務工作內(nèi)容的梳理，全面判斷不同的管理方式，才能更好地滿足檔案利用者的實際需求。