事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設及發(fā)展探討

文/魏 巍

在信息時代的背景下，以大數據為代表的前沿科技被廣泛地應用于各行各業(yè)，在人事檔案管理中也起到了極其重要的作用。本文主要就事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設及其發(fā)展進行了深入的探討以及詳細的研究，并根據作者實際工作經驗，針對檔案管理信息化模式的優(yōu)點以及事業(yè)單位在檔案管理信息化建設中面臨的困境提出了相應的意見和建議

現階段，事業(yè)單位人事管理工作中需要充分認識到人事檔案管理信息化的重要性，并盡快采取措施，推進這一工作的發(fā)展，使得檔案的使用效率更高，使之有效地服務于單位的長遠發(fā)展。然而，在實際操作過程中事業(yè)單位人事檔案的信息化建設存在重視程度不足，缺乏規(guī)范性，加上安全性等問題，進而影響了人事檔案管理的信息化發(fā)展。針對這些問題的解決，加速檔案信息化建設實屬必然。

一、事業(yè)單位人事檔案管理信息化的重要性

（一）提升人事檔案管理水平

在信息技術還未出現之前，人事檔案管理工作必須要借助大量的人力、物力、財力針對檔案內容進行收集整理。同時，在管理的過程當中還會由于人為因素等影響產生一些許多錯誤[1]。這直接影響著人事檔案資料的管理效率和質量。通過在事業(yè)單位人事檔案管理過程當中借助信息化的管理模式，采用計算機和先進的信息技術以及大數據技術對人事檔案資料進行有效的管理，便捷了人事檔案的查詢和使用問題，提升了人事檔案管理的效率和質量。

（二）保證了相關資料的完整性和全面性

傳統(tǒng)形式下的檔案資料管理工作，由于人為因素、環(huán)境因素以及其他因素的影響造成一些檔案丟失損毀和破壞等問題，而通過采用計算機系統(tǒng)對海量的人事檔案進行管理能夠盡可能地降低和避免上述問題。還可以借助關鍵詞查詢等相關操作降低檔案翻閱的頻率和次數，預防丟失和損毀等問題。

（三）提升事業(yè)單位人事管理的水平

在檔案管理工作中充分發(fā)揮出信息技術的應用優(yōu)勢，可以實現檔案資源的共享[2]。通過對檔案內容實現數字化和系統(tǒng)化的管理、分析、查詢和應用，為事業(yè)單位中相關工作人員的崗位調動、績效考核以及調動升遷提供有價值的參考依據，進而帶動事業(yè)單位人事管理工作的轉型與升級。

二、信息化檔案管理模式的具體優(yōu)勢

（一）管理模式更加省時省力

相比傳統(tǒng)形式下的檔案管理工作，在進行檔案查找的時候，信息化管理工作在其實際應用過程當中具有更加明顯的應用優(yōu)勢，有效地避免了傳統(tǒng)檔案管理工作量大、效率低以及分類查詢和分類難度大，且容易出現一些低級錯誤等相關問題[3]。除此之外，還可以使得相關數據一經錄入就可以進行多次利用，進而加大了信息的查詢速度。

（二）檔案存儲更加便捷與安全

傳統(tǒng)形式下的檔案都是紙質檔案，極易受到環(huán)境條件的影響，如受潮、蟲蝕。此外，對相關檔案進行反復的查閱也會對其產生較大的損壞，同時也存在著一定的安全隱患問題。檔案信息化管理使得檔案材料錄入庫和存儲都變得更加便捷。同時，通過借助信息化手段添加密鑰能夠防止相關信息出現失竊或者泄露的問題。采用云存儲等方式還能夠提升存儲容量，保證存儲的安全性以及保密性。

三、事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設中所存在的問題

（一）人事檔案管理工作不夠規(guī)范化

人事檔案在開展信息化工作的過程中存在標準不統(tǒng)一、管理不規(guī)范的問題。絕大多數事業(yè)單位的人事檔案管理及信息化建設沒有較為統(tǒng)一的標準，也沒有標準化以及規(guī)范化的流程[4]。在這種情況之下就會使得檔案的信息化管理系統(tǒng)不能夠在實際操作過程當中得以有效利用。

（二）缺乏復合型人才

檔案管理工作人員的專業(yè)能力以及綜合素養(yǎng)都有待提升。檔案管理部門缺乏一些具備專業(yè)檔案管理知識和熟練計算機信息處理技術的相關工作人員。除此之外，由于事業(yè)單位中的檔案管理工作其普遍待遇都不是很高，因此使得相關工作人員年齡相對較大且不具備工作熱情，工作效率低下，進而造成了大量信息化建設效率不高，工作滯后等問題[5]。

四、事業(yè)單位開展的信息化建設的實施策略

（一）有效推進檔案管理制度建設

檔案管理制度的建設工作對于事業(yè)單位的檔案管理工作尤為重要。進一步強化檔案管理制度的建設可以促使檔案管理工作變得更加科學和高效，同時在實際建設工作中要充分結合事業(yè)單位的實際，強化檔案管理的標準化建設。保證相關硬件和軟件的統(tǒng)一性、一致性和規(guī)范性，進而在此基礎上建立科學完善且全面化的檔案管理制度。

（二）培養(yǎng)專業(yè)的檔案信息化人才

必須要高度重視檔案管理信息化人才的重要性，在工作中營造一個良好的工作氛圍，通過借助聘請專家專題培訓、實體考察和業(yè)務交流等多種形式為檔案管理人員提供更加常規(guī)化且專業(yè)化的培訓，不斷提升工作人員的信息化業(yè)務知識和專業(yè)素養(yǎng)。此外，還需提升其責任意識、安全意識，培養(yǎng)一批具有高素質、高水平的檔案管理人才。

（三）提升信息化硬件配置

在開展人事檔案信息管理工作時，硬件設施配置得當，對于檔案信息管理工作起到了重要的作用。事業(yè)單位想要發(fā)展好檔案工作，必須高度重視硬件的配置工作，通過配置標準化的硬件設備，能夠更好促進事業(yè)單位人事檔案管理工作的需求，促使事業(yè)單位人事檔案管理工作變得更加具有安全性、完整性和有效性。

上述分析研究表明，對于事業(yè)單位而言，人事檔案的信息化管理是一項基礎性的重要工作。從上到下都應該從思想上重視起來，克服困難，不斷加強檔案信息化建設工作，促使事業(yè)單位人事檔案管理從傳統(tǒng)檔案管理逐步邁向智慧型的管理，提升其管理水平和效率。