論“工改”背景下如何加強城建檔案管理

文/王麗萍

根據“放管服”深化改革及營商環境優化的部署要求，為了提高審批時效，進行快速的流程再造，工程建設領域正在大力推行審批制度改革，取消檔案預驗收，使傳統城建檔案管理受到重大影響。為此，必須明確當前的“工改”背景，思考在此背景下加強城建檔案管理的有效策略，同時把握相關注意事項，更好地適應改革

工程建設項目審批制度改革是貫徹落實新發展理念的重要舉措，是轉變政府職能，改善營商環境，激發各類市場主體活力的有力抓手，是貫徹落實深化“放管服”改革的必然要求。當前，各級政府的“工改”清單和實施辦法相繼出臺，已進入落地推行或試運行中。在此過程中，建設工程檔案歸檔管理模式也是這次“工改”中的重要內容，為了適應工改工作快速推進的發展需要，建設工程檔案管理必須轉換觀念，重建架構，堅持核心要義，強化服務，創新管理，歸用結合，走出一條科學規范、持續良性發展的新路子。

一、當前背景：工程項目審批制度改革（簡稱工改）

工程建設項目審批制度改革是政府部門的自我革新，是去除過去行政審批制度的弊端，簡政放權，激發企業活力。優化營商環境是推進政府職能轉變，深化行政體制改革的必然要求，自商洛市建設工程檔案聯合驗收工作開展以來，市城建檔案館為全面提升驗收工作效率，切實提高工作服務水平，積極貫徹相關工作制度要求，以服務企業、方便群眾為導向，落實“工程建設項目竣工聯合驗收”機制。

城建檔案是記錄城市建設、管理、運行和發展實踐活動的參考資料，更是組成城鄉記憶的一部分，由于工程建設的復雜性與系統性而在形成、管理、利用等環節有明顯的合作傾向。工改更是對城建檔案管理提出更高的合作要求，基于工改背景加強城建檔案管理勢在必行。

二、“工改”對檔案管理的新要求

對照“工改”前的工程管理模式來看，“工改”對城市建設檔案管理工作而言，既有明顯的助推利好，也有一定的挑戰。

（一）取消檔案報送責任書制度，弱化了對建設單位報送檔案的行業約束力。這就要求檔案管理工作者必須加強宣傳和引導，提高建設單位報送建設工程檔案資料的自覺性，確保檔案資料的有效歸集。

（二）變過去的檔案專項預驗收為合并聯合驗收。工程檔案成為建設工程聯合驗收的必備內容，使檔案管理更具有效的約束力和時效要求，但又對檔案的完整性、準確性提出了新的挑戰，這就要求檔案管理工作者必須提前介入、主動服務、強化指導，以保障工程檔案的完整、真實、有效收集。

（三）實行承諾書制度，為檔案驗收引入了容缺機制。非主審要件由建設方出具承諾函，承諾在竣工驗收后三個月內完成，一次提交，這樣大大縮短了檔案的歸集時間，提高了效率。同時，又對建設單位的工作質量和信用提出了更高要求，在不能按時歸集時，還需要檔案館做好后續歸集督促工作。

三、“工改”背景下加強城建檔案管理的措施和方法

（一）注重事先告知，加強前端控制。變被動、滯后的管理模式為主動超前模式，運用事前一次性告知的網上提示系統，在施工階段，核發《施工許可證》時，工改系統向城建檔案館和建設單位同時推送報建信息，建設單位在系統中下載《建設工程檔案報送告知書》并填報回執單。

通過事先一次性告知，建設單位前期介入知曉職責任務，建立雙向溝通。城建檔案館在初期就對建設工程信息掌握，建立工程檔案臺賬，并根據臺賬情況加強前端控制[1]。

（二）協同兩個系統，強化業務引領。為了方便建設單位對檔案歸集和報送工作的了解和配合，必須協同兩個系統平臺，即陜西省城建檔案信息管理系統平臺和工程建設項目審批管理系統平臺（簡稱工改系統平臺），通過兩個系統平臺進行控制和業務引導，互相促進共同推進的兩端和過程的控制，以期待全流程控制，從而實現城建工程檔案的全過程收集整理移交進館。

（三）推進三級聯動，建立穩定構架。推進建立市、區、縣三級城建檔案管理創新模式。一是建立和完善市、區、縣三級城建檔案管理機構，理順管理體制，暢通縱向管理。二是推進市、區、縣三級兩個系統平臺的推廣和應用，將全市區縣三級城建檔案工作納入工改系統運轉，建設單位報送、接收、聯合驗收等各階段多環節中運用省城檔管理系統進行城建檔案的信息化，拓展城建檔案的橫向管理。三是加大市、區、縣三級城建檔案專業人才隊伍建設，強力推進檔案管理的宣傳和培訓工作，一方面建立市區縣三級城建檔案管理機構的專業檔案管理人員體系，另一方對市區縣工程管理資料員進行建設檔案業務培訓，為本行業奠定人力資源基礎。通過以上三級管理機構、三級系統平臺、三級人員隊伍，實行上下聯動、左右互通、縱橫交匯，以建立穩定的城建檔案管理構架。

（四）著力四個節點，全程跟蹤服務。四個節點的工程檔案業務指導分別為：一是建設工程開工時技術交底，告知五方參建單位建設工程文件歸檔范圍。二是建設工程基礎完成時，指導建設單位對工程準備階段前期形成的文件資料進行收集和整理，以確保建設工程的合法性、工程資料的可靠性。三是工程施工過程中，按工程進度，分時段、分標段、分工藝，對施工文件和監理文件重點指導，及時收集歸檔整理，確保工程檔案真實性。四是聯合驗收前對竣工資料的指導，以確保工程檔案的完整性。城建檔案館在事中按進度跟進，全程參與資料收集整理的指導跟蹤服務，并對存在的問題提出整改意見[2]。以此來規范整理建設項目工程檔案，為建設工程竣工聯合驗收工作奠定基礎，提升工程檔案驗收一次性過關率，提高檔案入館質量。

（五）統籌五方主體，嚴格閉環管理。五方主體指參與建設工程檔案形成的五方責任主體，分別是：建設、設計、地勘、監理、施工五方單位。建立領導小組協調配合機制，城建檔案館從工程建設籌劃開始即要求五方資料員參與其中，從源頭保證工程檔案資料質量。地勘和設計單位負責將其完成工作后所形成的資料歸入前期文件；建設單位負責工程準備和竣工驗收兩個階段的文件；施工和監理單位分別負責整個施工過程中所產生的施工文件和監理文件。這樣，五方主體分工明確，各負其責，相互配合，在工程施工過程中歸集整理，分階段移交建設單位，竣工前由建設單位申請聯合驗收通過后，報送移交城建檔案館，從而形成五方主體配合、五階段文件歸集，事前告知、事中跟進、事后監管的全鏈條閉合管理，以保證建設工程檔案的完整性。

（六）抓住信息化升級，擴大數據共享。改革主要是為了能夠落實工程建設項目審批管理系統的完善，以此來滿足共享審批數據的落實。針對跨部門的合作，實際上就是信息交互，信息交互作為一種溝通合作的方式，也是開展合作的基礎[3]。住建部需要推行工程建設項目審批制度的有效改革，這樣就可以實現城建檔案管理的數字信息化轉型。首先，工程建設項目審批制度主要是滿足“統一時間、集中組織、一次驗收”的需求，也就是需要政府部門能夠開展政府性的驗收，能夠實現跨部門的職能整合，這才是信息化建設多元化的運用。其次，在驗收事項中，還需要落實建設工程竣工檔案的驗收處理，能夠指明城建檔案信息建設與服務模式的全新方向。針對城建檔案數據誠信互動服務模式加以創新，能夠強調服務互動靈活、信息建設智慧，城建檔案的知識、歷史價值等能夠滿足互補與共享處理，最終就可以實現城建檔案數據資源的跨部門、跨區域的利用與共享，以此推動城市規劃、市政工程等聯合驗收相關的檔案數據庫。在這一基礎上，就可以滿足業務信息系統的審批全流程，同時也可以實現相互之間的交互與合作，最終滿足溝通效率的提高，讓“數據多跑路“”百姓少跑腿”，盡可能避免出現社會資源浪費的現象。

（七）打造專業隊伍，確保持續發展。城建檔案信息數據化管理工作具有較強的專業性，還需要高素質、科學化的專業人才隊伍的支持。在檔案整理、鑒定、保護等方面的信息化工作的實施，不僅需要專業人才的支持，同時也需要優秀數據管理專家的支持。所以，就需要將人才培養的實際使用評價機制加以完善，吸引更多的專業人才，落實對城建檔案相關人員角色的合理轉變、落實城建檔案工作人員的繼續教育工作，以此來提升管理人員的實際操作水平、專業知識水平以及信息處理能力，這樣就可以全面提高人才隊伍的綜合素質，推動開展基層、企業、建設工區指導城建檔案的實際接收、整理、利用與保管工作，夯實基層實踐經驗。

毋庸置疑，工改是大勢所趨，這就迫切需要剔除以往行政審批的弊端，更好地滿足建設工程行業的快速發展需求?；诠じ牡陌l展分析，城建檔案工作者就需要順應時代的需求，積極拓展思路，這樣才可以滿足新機制、新方法的建立健全，以此來保障城建檔案得以有效的積累，這是城建檔案事業發展的必然趨勢。