淺談項目檔案同步管理新模式

文/付菁燕

本文通過對檔案管理模式、管理流程、過程控制等方面的全方位探索，以強化事前介入、事中控制、事后檢查、驗收把關等多環節控制為主線，提出項目檔案全過程管理理念下的四種管理措施和模式，旨在提升項目檔案管理水平，使項目檔案管理工作與項目建設同等重視、同步推進、同步落實

為使項目檔案管理工作與項目建設同等重視、同步推進、同步落實，在項目檔案管理過程中，以落實項目法人負責制為核心，以建立健全管理制度為抓手，以做好項目檔案管理工作為落腳點，采取以下措施提升項目檔案管理工作水平。

一、健全檔案管理組織體系，優化組織結構

針對項目檔案管理實際，采取優化組織機構、充實管理人員、明確管理要求等一系列有力舉措，將項目檔案實行集中統一管理。按照工作實際，進行機構和人員調整充實檔案管理人員力量，并建立由分管檔案工作負責人室及相關部門負責人組成的檔案工作協調機制，建立以檔案室為中心，項目管理相關部門和各參建單位共同參與的項目檔案工作網絡，為檔案管理責任制運行提供有力保障。

二、建立健全檔案管理制度，明確職責分工

建立健全檔案管理相關制度，確保檔案管理的合法合規性。明確建設單位、參建單位及檔案管理人員職責任務，以項目檔案管理為重要抓手，為項目檔案管理工作系統化、規范化、科學化開展提供重要依據，為檔案管理運行提供重要載體和基礎，為高質量推動項目建設提供堅強保障。

三、加強項目資料同步管理，強化過程管控

加強項目資料的過程控制，確保項目檔案完整、準確、系統和安全，做到項目資料與項目建設同步推進、紙質檔案與電子檔案同步建立、檔案管理與項目管理同步見效，應將檔案管理納入項目管理程序，充分發揮檔案管理機構的檢查指導和項目管理部門、監理單位的審核把關作用，強化對項目文件的過程控制能力。主要體現在以下幾個方面：

（一）通過合同約束強化前端控制

充分利用合同管理，在項目招投標及合同簽訂階段，通過在招標文件及合同中設立檔案專項條款，合同內附檔案移交協議，明確參建單位檔案管理職責，對項目檔案移交套數、質量要求、歸檔范圍等要求列入招標文件和合同中，使項目檔案管理從法律上得到有效保證，確保項目檔案管理的規范性。

（二）加強檔案培訓指導工作實踐

開工前對項目部門管理人員以及各參建單位項目經理、項目主要管理人員、資料員進行項目文件的形成與收集、歸檔范圍、歸檔時間及質量要求、編制要求及音像檔案等重點內容進行培訓；確保項目資料統一標準、規范填寫，使各參建單位的工作業務水平進一步提升，能夠做到項目資料與項目進度同步進行，積極推廣檔案管理的好經驗、好做法，為項目資料同步管理的規范性奠定了基礎。

（三）實行檔案預立卷規范整理工作

為做好項目文件暫存管理工作，避免文件缺失遺漏，減輕項目后期文件整理組卷和歸檔工作量，各部門及各參建單位按照工作實際及職責分工，提前進行項目檔案預立卷，將項目實施前和實施中辦理完畢的文件及時進行科學分類、整理等工作。檔案室對卷盒的建立和平時歸卷情況進行檢查和指導，以確保項目文件歸檔的完整性和整理的規范性、系統性。

（四）強化過程控制嚴格分級審查

為保證項目檔案的形成質量，過程中嚴把審核關，強化過程管控。從項目前期、招標投標、合同簽訂、施工階段、竣工驗收、結算移交六個環節對項目文件的形成和積累進行審查，通過檔案交底與培訓、項目檔案管理登記、每月同步檢查及各階段驗收等方式對項目資料進行分級檢查。同時建立項目檔案質量考核機制，有效地避免了事后補編項目資料、返工或不完整現象的發生，同時也有效地把控了關鍵材料的質量。

（五）建立考核機制加強監督力度

建立項目檔案考核機制，明確考核標準，將項目檔案的質量及項目資料管理情況考核作為項目管理考核的重要組成部分，使各參建單位能夠真正重視項目資料的同步收集、同步整理，從而規范對項目資料的管理，同時加大檢查和監督力度，根據項目實際進度，開展同步資料的檢查及考核，為項目資料歸檔的完整性、規范性和系統性提供有力支撐。

四、推進檔案信息化建設，提升管理水平

項目建設實施過程中，BIM技術、智慧工地等新技術、新工藝、新科技的運用，對項目檔案管理提出新的要求，以往的傳統管理模式，已經不能滿足項目檔案管理的需要。應增設檔案信息化，同步開展檔案數字化工作，將已整理歸檔文件同步進行掃描，上傳檔案管理系統，完成紙質檔案和電子檔案兩套檔案雙軌制管理；充分利用檔案管理系統，實現檔案信息共享，提高利用效率，為高質量、高標準、高效率建設實現檔案管理轉型升級奠定堅實的基礎。

實踐表明，“主動跟蹤、應收盡收、全面覆蓋、無一遺漏”的總體要求，將資料同步體系扎實推進落實，強化事前介入、事中控制、事后檢查、驗收把關等多環節的管控力度，加強對指揮部各部門及各參建單位的監督和指導，為實現“建精品項目，創一流檔案”的總體目標，推動建設項目檔案工作持續發展、創新發展，全面提高建設項目檔案管理水平，為三期擴建項目建設和管理提供優質服務和有力保障。