論開展檔案數(shù)字化建設(shè)的思考與實(shí)踐

文/王永福

隨著信息化技術(shù)的迅速發(fā)展，對(duì)檔案工作提出了新時(shí)期的使命，即“新時(shí)代檔案數(shù)字化工作”。檔案工作的數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新要求和新使命大勢(shì)，新時(shí)代檔案管理者應(yīng)持續(xù)學(xué)習(xí)檔案數(shù)字化知識(shí)，提高數(shù)字化能力及檔案公共服務(wù)能力，逐步提高檔案數(shù)據(jù)信息的利用率，持續(xù)推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程

隨著檔案管理信息技術(shù)的不斷提高，檔案數(shù)字化建設(shè)提上了議事日程，為新時(shí)期檔案數(shù)字化工作提供了新的研究課題。面對(duì)這一新時(shí)期檔案管理工作的新機(jī)遇和挑戰(zhàn)，我們作為檔案工作者要不斷學(xué)習(xí)有關(guān)檔案數(shù)字化知識(shí)、提高數(shù)字化處理的能力，提高加快檔案數(shù)字化建設(shè)步伐，就應(yīng)該積極面對(duì)。但是，檔案數(shù)字化建設(shè)之路并非一朝一夕之功，而是要在對(duì)檔案數(shù)字化有清晰的認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，對(duì)新時(shí)期檔案數(shù)字化之路進(jìn)行規(guī)劃和解決，才能形成結(jié)構(gòu)有序、能夠及時(shí)供人使用、資源共享便捷的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

一、檔案數(shù)字化建設(shè)的緊迫性

隨著時(shí)間的推移，關(guān)鍵決策、快速部署、精確領(lǐng)導(dǎo)也就刻不容緩，對(duì)相關(guān)職能部門的工作檢查要求及時(shí)、高效，隨著社會(huì)各界對(duì)檔案信息資源的需求越來(lái)越高，迫使為它們提供資料的部門必須轉(zhuǎn)變管理、檢索和提供使用的傳統(tǒng)方式，轉(zhuǎn)變?yōu)楦咝省⒓皶r(shí)、便捷的方式為各個(gè)方面的管理、檢索和利用者提供現(xiàn)代化、功能化的服務(wù)。將檔案管理機(jī)關(guān)的建設(shè)發(fā)展理念從封閉式管理向開放式共享轉(zhuǎn)變，從單一的檔案保管利用向信息收集、管理、服務(wù)轉(zhuǎn)變，只有真正實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能突破檔案管理時(shí)遇到的重重障礙，實(shí)現(xiàn)信息資源的合理配置、科學(xué)管理和高效優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容

（一）數(shù)字化建設(shè)要注重系統(tǒng)的總體水平提升

構(gòu)建完整的數(shù)字檔案體系是檔案數(shù)字化建設(shè)的核心工作，系統(tǒng)的縱向和橫向環(huán)節(jié)都要達(dá)到一定的橫縱深層次融合，并在區(qū)域網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行關(guān)聯(lián)互通，發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，增強(qiáng)系統(tǒng)的整體性、綜合性及完整運(yùn)算力，實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字化并共享。系統(tǒng)某一節(jié)點(diǎn)乃至到某個(gè)重要的節(jié)點(diǎn)出現(xiàn)故障阻礙，都可能會(huì)對(duì)系統(tǒng)產(chǎn)生梗阻。當(dāng)然，需要各個(gè)結(jié)點(diǎn)的橫縱向使用能力并行不悖是不符合實(shí)際的，“并行不悖”也是從檔案數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)理想建設(shè)中設(shè)想的。為了獲得值得借鑒的數(shù)字化經(jīng)驗(yàn)，鼓勵(lì)和支持先進(jìn)單位優(yōu)化數(shù)字化水平，并在某些單位進(jìn)行更高水平的試點(diǎn)實(shí)驗(yàn)，這對(duì)于整個(gè)檔案數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)是具有參考價(jià)值和推廣價(jià)值的，但要形成先進(jìn)的、完整的系統(tǒng)，單純依靠少數(shù)先進(jìn)節(jié)點(diǎn)無(wú)法形成，其建設(shè)是基于整個(gè)系統(tǒng)節(jié)點(diǎn)互幫互助、相互融合的。

（二）推進(jìn)檔案數(shù)字化，就必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平

檔案數(shù)字化建設(shè)水平標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度滯后，應(yīng)用軟件繁多，雜亂無(wú)章，將嚴(yán)重阻礙整個(gè)數(shù)字化體系的總體發(fā)展。很久以前，這個(gè)問題取得了一定的共識(shí)，使得我們的檔案管理格局從電腦系統(tǒng)擴(kuò)展到了整個(gè)檔案信息化的集中管理，是新時(shí)期檔案數(shù)字化總體思路質(zhì)的飛躍。檔案自動(dòng)化涵蓋了檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，將其建立完善可以真正實(shí)施檔案標(biāo)準(zhǔn)，使檔案的相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范本身也是系統(tǒng)工程，把握兩者相輔相成、相互促進(jìn)的辯證關(guān)系，是推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的必勝法寶。

（三）有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

國(guó)家檔案信息化工程建設(shè)的核心和基礎(chǔ)——檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)，是新時(shí)期檔案數(shù)字化工程的骨干力量。數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器的含義是依托于先進(jìn)的數(shù)字化系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的分類管理和利用。數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器系統(tǒng)的建立是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，由低到高、由單一到團(tuán)體是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作。經(jīng)過(guò)實(shí)踐摸索，我們認(rèn)為在數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)中最關(guān)鍵的是：領(lǐng)導(dǎo)重視，思想統(tǒng)一，堅(jiān)持檔案數(shù)字化技術(shù)人員與檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同作戰(zhàn)，加強(qiáng)合作可以提高工作效率；面向應(yīng)用，建立“活庫(kù)”，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器的“活性”進(jìn)行利用頻率和使用效率的考核；突出重點(diǎn)，從單一的資料庫(kù)發(fā)展到系統(tǒng)資料庫(kù)等等。當(dāng)前，如果我們能夠系統(tǒng)地完善綜合數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，完善各單位檔案目標(biāo)庫(kù)建立聯(lián)系組網(wǎng)，形成通過(guò)區(qū)域網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接的開放式、階梯式的數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器群，將進(jìn)一步提高檔案自動(dòng)化系統(tǒng)在新時(shí)期的運(yùn)行效率。

三、檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟

（一）建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

1.輸入文件級(jí)目錄

需要在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的服務(wù)器上輸入建館前期的檔案級(jí)目錄和案卷目錄。在建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器時(shí)，可邊輸入邊掛接，一方面要進(jìn)行檔案目錄輸入的補(bǔ)齊，另一方面又要對(duì)錄入檔案目錄的正確性、完整性進(jìn)行檢驗(yàn)，從而確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器的真實(shí)性、完整性和有效性。

2.通過(guò)采用科技設(shè)備以實(shí)現(xiàn)原文件信息數(shù)字化管理

在實(shí)際應(yīng)用中，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器能夠極大提升檔案的使用效率和工作效率，使用者對(duì)檔案館的數(shù)字化建設(shè)和資源共享的成效非常滿意。

（二）加強(qiáng)電子文件的收集和積累工作

今后數(shù)字檔案資料的館藏資源來(lái)源主要是電子檔案。職能部門在此之前只移交紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)檔案目錄，現(xiàn)在要求職能部門實(shí)行電子檔案和紙質(zhì)檔案雙軌制存檔，一般是講電子檔案雙拷貝、雙備份，與紙質(zhì)檔案一起移交檔案信息中心，由各職能部門統(tǒng)一組織，統(tǒng)一保管。這不僅加快了檔案數(shù)字化的速度，而且大大節(jié)約了工作，又節(jié)省建立了數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器的工作時(shí)間，整體加快檔案數(shù)字服務(wù)器的建設(shè)進(jìn)度及完整性。

（三）加大檔案管理軟件的推廣力度

檔案數(shù)字化文件是將數(shù)字化文件內(nèi)容、數(shù)字化文件載體、數(shù)字化文件顯示、修改的數(shù)字化計(jì)算機(jī)軟件和硬件平臺(tái)的有機(jī)結(jié)合。由于各種客觀因素，各個(gè)檔案館在進(jìn)行數(shù)字化文檔時(shí)，所采用的軟件和平臺(tái)不盡相同，這為檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的整合工作增加了一道難題。因此我們要認(rèn)真對(duì)待這一問題，并采取相應(yīng)的對(duì)策措施。印發(fā)數(shù)字化目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與國(guó)標(biāo)數(shù)字化目錄格式，對(duì)案卷級(jí)和文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)的字段名稱、類型、長(zhǎng)度進(jìn)行相應(yīng)規(guī)范，并對(duì)軟件、數(shù)據(jù)格式進(jìn)行了規(guī)范，保證了數(shù)據(jù)庫(kù)的高效且精確。

（四）建立了檔案信息中心網(wǎng)站

利用互聯(lián)網(wǎng)、區(qū)域網(wǎng)等高科技術(shù)，向各級(jí)部門提供檔案信息，并可以進(jìn)行查閱、借閱、移交、復(fù)印、掃描等環(huán)節(jié)，舉辦檔案數(shù)字化內(nèi)部區(qū)域網(wǎng)展覽，展示本單位檔案數(shù)字化建設(shè)成果；新時(shí)期的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展為檔案數(shù)字化提供了有利的環(huán)境，搭建了一個(gè)基于網(wǎng)絡(luò)的檔案文件查閱中心，并可以提供檔案的全文查詢，逐步實(shí)現(xiàn)政務(wù)公開的全社會(huì)目標(biāo)。隨著檔案數(shù)字系統(tǒng)裝備更新迭代、擴(kuò)容擴(kuò)聯(lián)，為了保證共享、效率和便利三個(gè)目標(biāo)的同時(shí)實(shí)現(xiàn)，電子文件的移植和運(yùn)行工作也應(yīng)在各個(gè)系統(tǒng)之間進(jìn)行實(shí)時(shí)的遷移和串聯(lián)。

綜上所述，檔案數(shù)字化是一項(xiàng)極其重要的工作，檔案數(shù)字化又是一個(gè)長(zhǎng)期而復(fù)雜的工作，不是一朝一夕就能完成的。在工作中，我們應(yīng)該做到循序漸進(jìn)，突出重點(diǎn)，注重實(shí)效和可持續(xù)發(fā)展。