新形勢下的高等職業院校檔案管理

解江平

摘要：新形勢下，高等職業院校檔案管理工作應當緊跟時代發展的步伐，在此過程中，職業院校需要融入數字化、信息化的工作管理形式，并且對現有的檔案管理制度進行優化、改善。除此之外，高職院校內部還應當形成從上至下積極、正確的檔案管理意識，確保檔案管理工作能夠穩定、有效地開展。本文對新形勢下高等院校檔案管理工作進行分析、探討。

關鍵詞：新形勢;高職院校;檔案管理

引言：新形勢下，高等院校在落實檔案管理工作中應當進一步優化過往陳舊、落后的管理方式，結合體系化、標準化、制度化的管理準則，規范各項檔案管理工作的開展形式，確保檔案管理工作能夠穩定、高效地進行。其次，高職院校還應當制定嚴厲、嚴格的檔案管理制度，確保學校內部的教職工均能夠穩定、高效地參與到檔案管理工作中，提高學校檔案管理工作的質量和效率。

一、高職院校檔案管理工作存在的問題分析

（一）學校領導不重視

在當前高職院校檔案管理工作中，部分學校高層領導干部未重視檔案管理工作，從而使得高職院校內部的檔案管理工作普遍還存在相應的問題。具體來說，由于領導干部不具備檔案管理的意識，對檔案管理工作未作出清晰、客觀的認知，以至于部分高職院校將檔案管理工作放置于各項工作管理的末端，部分職業院校甚至沒有明確規范檔案管理工作的具體要求。學校領導干部將工作精力放置在學科建設以及學校實訓基地打造建設層面，而針對此類在短時間內無法產出較高效益的檔案管理工作并未引起足夠的重視。

除此之外，部分學校領導干部還認為檔案管理工作只是簡單實現對資料的收集整理，沒有充分意識到檔案館的工作在新時期高職院校工作管理中所具備的重要性和現實意義。由于在高職院校上層領導部門思想深處并未引起對檔案管理工作足夠的重視，以至于高職院校從上至下還未形成積極、正確的檔案管理意識。大部分高職院校內部教育員工普遍具備錯誤的檔案管理思想和管理理念，其單方面認為在高職院校內部所開展的工作應當以教學和管理為主，而檔案資料的收集、管理是學校辦學之外的事情，從而使得學校內部教職員工不重視檔案管理工作的開展，甚至是不愿意在檔案部門開展相關工作時進行積極有效地配合。此外，由于高職院校內部高級領導干部對檔案管理工作未作出清晰、直觀的認知，從而也使得部分檔案管理人員也不具備明確的工作目標和方向，認為檔案管理工作事不關己，只要在檔案管理工作中不出現重大過失即可，從而使現有的高職院校檔案管理工作無法穩定、全面、有效地開展。

（二）檔案管理人員缺乏專業知識

新時期，隨著我國加大對職業院校的建設管理力度，無論是現有的高職院校學科建設資源，還是當前學校內部各項工作開展的實際形式也發生了相應的改變。在新時期，國家加大了對高職院校在各領域的投資建設力度，但是高職院校卻沒有將相應的資金投入到對檔案管理團隊的建設過程中，上文說到，由于高職院校內部所開展的檔案管理工作在短時間內無法為學校帶來較大的經濟效益，從而使得學校不愿意招聘高素質、高技能水平的檔案管理人員來開展相關作業，以至于當前學校內部的檔案管理人員無法穩定、高效地開展相關工作。

當前高職院校內部檔案管理員大部分不是由本專業教職工來擔任，此類工作人員缺乏在檔案管理工作中的專業化知識以及專業化技能，無法應對檔案資料的收集、整理，以至于現有高職院校檔案管理工作的效率相對較低，其次在現有高職院校檔案管理人員思想深處還未有效地融合相應的服務意識，其單方面認為落實檔案管理工作只需要將檔案進行歸檔管理或管理保管即可，而未將檔案管理工作的服役意識在檔案管理工作中進行充分踐行，從而導致現有的檔案資源無法發揮出其應有的作用。

（三）管理方法和管理手段落后

在當今信息化時代，各行各業面向電子化、信息化方向進行發展是必然的趨勢，當前高職院校在檔案管理工作中也需要融入數字化、信息化的檔案工作管理形式，但是部分高職院校在檔案管理工作中仍然沿用過往傳統陳舊、落后的管理方式，如手工管理，以及對相關檔案資料進行手工編輯，部分檔案資料的關鍵信息還是用手工填寫的，此類信息記錄方式相對較為落后，無法進一步提高檔案管理工作效率。雖然部分高職院校在檔案管理工作中也融入了數字化、信息化的管理形式，但是相關檔案管理人員只是單方面將現有的電子文檔進行收集管理，還未實現對相關檔案資料進行分類管理以及分類儲存，以至于在對檔案資料查詢、檢索時還存在相應的問題。

除此之外，部分高職院校在現有的檔案館的工作中雖然結合了各項信息化設備的使用，但是相關工作人員還未實現對過往的檔案資料實施無紙化改造，比如未結合相應的掃描儀或打印機來實現對傳統紙質檔案進行無紙化備份，以至于高職院校現有的檔案管理工作還不全面。此外，在現有的檔案資料管理工作中，結合數字化、信息化的工作管理形式還需要結合大數據系統以及人工智能系統的使用，來進一步提高檔案資料的管理、管控力度，確保檔案管理人員能夠在短時間內尋找到目標資料，來服務學校相關工作的開展。

（四）高職院校檔案管理工作缺乏科學合理的管控制度

高職院校不同于其他行政管理部門，在辦學過程中，高職院校缺乏統一、完善的管控制度，尤其是在當前高職院校內部的檔案管理工作中，由于高職院校內部并未制定成熟、完善、全面的檔案管理制度，相關檔案管理人員在管理文件資料的過程中不具備明確的管控重心和管控方向。

其次，現階段大部分高職院校所開展的檔案管理工作仍然采取封閉式的辦館管理形式，所沿用的管控制度相對較為陳舊、落后，且在落實對檔案資料管理管控的過程中還未制定統一的標準，從而使得檔案管理人員在搜集資料、管理資料時還存在相應的問題。檔案管理人員在整理檔案方面也不具備明確的規章制度作為開展相關工作的參考依據，以至于在對相關檔案資料進行核對、歸檔、管理、保存、管控的過程中，存在相關文件的資料信息不規范、不全面的狀況。

總體來說，由于高職院校內部未制定科學合理的檔案管理制度，以至于現有高職院校內部所開展的檔案管理工作相對較為混亂。同時，由于缺乏管理標準，也使得稿子院校內部的檔案資料的放置較為隨意、混亂。無論是對檔案資料的裝訂管理，還是電子化檔案資料的制作格式，均缺乏明確的規定，從而使得高職院校在短時間內無法快速查詢到目標資料，同時隨著高職院校辦學工作的持續進行，其產生的檔案資料也會逐漸增加，由于缺乏統一、完善的管理標準，會導致檔案管理工作變得更加混亂。其次，由于管理不到位也會使得部分檔案資料內容失真或內容缺失。最關鍵的是，在當前高職院校檔案管理的過程中還未制定相應的案卷目錄，并且相應的案卷目錄也沒有具體的分目錄，從而使得學校很難實現對相關資料進行查詢、查找。

二、高職院校檔案管理方面問題的對策建議分析

通過對上文的分析可以看出，當前高職院校在檔案管理工作中未形成積極正確的管理理念，同時相關管理人員也不具備專業化的知識理論，學校所采用的管理手段也相對較為落后。當前高職院校應當改變自身在檔案管理過程中混亂、無序的狀況，對檔案管理工作進行優化和改善，以此來提高學校檔案管理工作的質量和效率。具體來說，需要注重以下幾點。

（一）提高對檔案管理工作的重視度

上文提到，由于學校高層領導干部未形成對檔案管理工作積極正確的認知，并且由于檔案管理工作在短時間內無法看到良好的效果，因此使得高職院校內部所開展的檔案管理工作相對較為滯后，針對此類狀況，為了有效地改善當前學校高層領導干部對檔案管理工作不重視的局面，給予檔案管理工作全新的生機，學校應當從領導決策以及工作管理體系出發，構建一個成熟完善的檔案管理機構以及領導小組。學校應當構建科學合理的檔案管理工作體系，將具體的檔案管理工作職責進行細分，將每一項管理工作分配給每一位學校領導，使其明確自身在檔案管理工作中的具體職責，確保每一項檔案管理工作都具備相應的責任主體。

比如學校可以將檔案管理工作分配給各院系主任，再由院系主任將具體的檔案管理工作分配給各專業教師，形成從上至下的檔案管理工作體系，確保每一位參與到檔案管理工作中的人員都具備明確的責任目標。同時學校也需要適當地將內部各部門、各科室的檔案管理工作納入到其績效考核內容中，以此來使得學校內部各機構、各部門能夠充分認知到檔案管理工作的重要性，確保檔案管理工作能夠穩定、高效地開展。除此之外，校領導干部還應當在檔案管理工作中加大投資建設力度，加大對人力、物力、財力的投入，確保相關工作的開展具備相應的保障。

（二）提升高職院校檔案管理作業人員的專業素養

長期以來，由于高職院校對檔案管理工作沒有引起足夠的重視，以至于大部分檔案管理工作人員不具備專業化的知識技能，大部分開展檔案管理工作的人員通常不是學習本專業的，即便部分檔案管理人員是本專業出身，但是其所具備的知識理論體系在新時代環境下也顯得相對較為落后，無法滿足新時期高職院校檔案管理工作開展的新需求，因此，為了有效地轉變這一狀況，高職院校應當完成對現有檔案管理工作人員的定期培訓，向其講解體系化、理論化的檔案管理知識，同時融入數字化、信息化的技術培訓，使其在檔案管理工作中能夠具備基本的數字化操作能力，以此來實現對現有檔案管理人才的技能提升。

除此之外，高職院校還應當鼓勵檔案管理人員進行課題研究，多發表檔案管理方面的論文，以此來進一步提升自身的科研水平，同時也確保其在研究過程中能夠發現學校在檔案管理工作中所存在的問題，以此來實現對現有檔案管理工作的優化和改善。因此，學校在對現有檔案管理人員進行教育培訓的過程中，應當盡可能向其滲透終身學習的意識，同時加強對時代前性知識理論的教學培訓。

高職院校在檔案管理工作中除了需要實現對現有檔案管理人才的教育培訓，學校還應當加大對外來人才的投資引入力度，吸引相關專業的管理人才進入到現有的檔案管理隊伍中，進一步提高檔案管理團隊的專業水平，例如在當今數字化、信息化時代，學校需要招聘相應的計算機專業人才，對其落實基本的檔案管理培訓，使其能夠掌握當今開展數字化、信息化、電子化檔案管理工作的基本技能。

并且，高職院校本身也是作為高等教育中重要的一部分，學校應當在檔案管理工作中完成對相關管理人員思想道德品質的提升，在培養相關專業人員的過程中，提升其思想道德水平，增強其責任感和緊迫感，以此來確切地提高檔案管理工作的質量和效率。并且高職院校也可以從自主培養的學生中挑選出優秀的檔案管理人員來參與到高職院校檔案管理工作中，并且學校還應當定期組織檔案管理人員以學術交流的形式對外進行研討學習，拓寬其視野，豐富其知識結構，提高其專業知識水平。

（三）促進高職院校檔案信息化管理

高職院校在當前辦學的過程中應當進一步完善現有的數字化、信息化檔案管理工作，在此期間，學校需要加大對各項軟硬件設施的投資建設力度，例如引入全新的檔案資料管理系統以及各項硬件設備，如電腦、掃描儀、刻錄機，實現對各項檔案資料的網絡化、無紙化管理，以此來提高檔案管理工作的質量和效率。并且高職院校還需要構建成熟完善的檔案資料數據庫，落實數據庫管理思想，在檔案管理工作中進一步優化現有的數據庫信息儲備，以此來提高檔案管理工作的質量和效率。

（四）制定科學合理的檔案管理制度

高職院校在檔案管理工作中，應當依托建立健全的規章制度，形成一套體系化、標準化、制度化的管理準則，進一步規范檔案管理工作的開展形式。首先，學校需要制定一套歸檔、查閱、保存的管理制度來實現對相關文檔資料規范化的管理，同時在檔案管理工作中，高職院校也需要實現對各項檔案資料的分類管理，以此來提高對檔案資料查詢、查找的效率。因此，當前高職院校在檔案管理工作中應當結合體系化、標準化的管理制度，提高相關工作管理的質量和效率，完成對相關檔案資料的有效管控，規范檔案管理人員的工作行為。

結束語

總體來說，在新形勢下，高職院校所開展的檔案管理工作應當結合時代發展的趨勢，融入數字化、信息化的管理方式，并且學校還應當加大對各項信息化設備的投入力度，并且完成對專業化檔案管理團隊的建設和打造，以此來確切地提高學校檔案管理工作的質量和效率。

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