高校社團財務管理的信息化研究

曾憲南 李洋 高駿 韓盼盼

摘 要：順應教育事業發展的要求，高校愈來愈重視學生的綜合素質培養，因此高校社團活動也越來越多樣化，其組織結構也在不斷完善。只是在信息化技術日新月異的大數據時代下，數字校園的建設過程中卻忽略了高校社團財務管理的信息化。文章以安徽大學為例，分析了高校社團財務管理信息化建設現狀及存在的問題，對其建設的重要意義進行了闡述，并提出了高校社團財務管理信息系統建設的構想，有利于對財務管理信息系統的進一步探索與研究。

關鍵詞：高校社團;財務管理;信息化

中圖分類號：F275 文獻標識碼：A 文章編號：1005-6432（2022）04-0166-03

DOI：10.13939/j.cnki.zgsc.2022.04.166

1 高校社團財務管理信息化建設現狀及存在的問題

1.1 高校社團財務管理信息化建設現狀

高校社團財務管理信息化即管理人員利用信息技術手段，將社團財務信息進行匯總、整合、傳遞、處理的過程。在信息化時代的潮流下，高校財務管理信息化是我國信息化發展的重要一環，其建設取得了如一卡通、網上收費系統及網上申報系統等開發應用的成就，促進了學校財務管理工作的電子化;但是，其建設過程中也出現了眾多亟待解決和完善的問題，例如對社團財務管理信息化的建設進度十分緩慢。

1.2 高校社團財務管理信息化建設存在的問題

（1）社團財務管理存在職位設置漏洞。有的社團并不存在財務部門，亦無專門的財務管理人員，在處理財務信息時只分配了幾個成員去完成。顯然，這不利于社團財務管理的規范化發展及信息化建設，可能出現財務信息混亂、責任不明等狀況。

（2）社團組織中財務管理人才的缺失。高校社團在大家看來更多是一些“娛樂”“放松”“充實自己”的小團體，因此其財務部門也缺乏專業性。缺少專業人員的指導使社團財務負責人員延續著傳統的財務管理工作，即使接受了信息化管理觀念也沒有實踐的平臺。

（3）社團費用報銷制度系統不完善。在調研過程中，有80%的受訪者認為費用報銷這個模塊使其感到“頭疼”，并講述了他們將消費收據交給上級財務人員進行審批報銷，往往需要耗費很久的時間，且不一定能夠被報銷的經歷。這正是報銷系統漏洞所導致的必然結果。

（4）高校領導信息化管理理念薄弱。在數字校園的建設過程中，認為依靠傳統的方法和手段足以完成本校的社團財務管理工作，無須增加費用引進信息化系統，人為割斷社團財務管理信息化與本校財務管理信息化的聯系。這便是忽視了數字校園建設過程中，對全校人、財、物統一管理的基本要求，事實上會計核算信息化系統應進一步應用落實到社團財務工作中。

2 建設高校社團財務管理信息系統的意義

高校社團是大學生在校額外的活動平臺，豐富了學生的業余文化生活，有利于學生拓展自身視野、培養創新精神、提高綜合素質，是學校管理中必不可少的一環。而一切社團活動都需要資金的支持。傳統的社團財務管理下，月末社團財務負責人工作繁瑣，文檔不易記錄和保存，上級管理層需要人工核實，財務數據不夠公開透明——各社團只能知道自己的財務信息，外部上社團之間財務管理問題難以相互借鑒交流，種種問題層出不窮，嚴重制約了組織內部資金的流動效率，從而制約了其他相關部門的運行效率。而財務管理信息系統集成化程度高、共享性強，可以與其他部門的管理信息系統協同合作，從學校的社團各部門獲取信息，通過聯機分析處理和數據挖掘等技術手段，實現人力、物力、財力的全面管理，簡化社團財務申報流程，提高社團財務報銷效率，為管理者提供準確合理的決策方案。

3 高校社團財務管理信息系統的建設構想

針對本校社團財務管理中存在的問題，借鑒ERP系統，以此來構建學校社團財務的管理模型。ERP系統的核心思想——供應鏈管理，對于改善企業業務流程、提高企業核心競爭力具有顯著作用。如今ERP系統已經大范圍的應用到企業的管理中，并且在運用的過程中產生了較好的反響。因此，文章嘗試將ERP系統的管理思想運用到學校的社團財務管理中，有效整合學校社團財務管理資源，加強學校對內部經濟活動的財務控制和監督。

根據本校社團財務管理的特點和要求，結合ERP系統人、財、物全面一體化管理的中心思想和數據共享的發展方向，對高校社團財務管理信息系統的總體概念框架進行了初步設計（見圖1）。

3.1 總體概念框架體系中的組織管理架構層

本校社團財務業務繁多雜亂，故在構建財務管理信息化體系前進行了全面的調研，最終梳理出本校學生社團聯合會（下文中簡稱社聯）內部的基本架構與部門職能。

社聯由團支部主管，設主席團分管發展規劃中心、活動服務中心、綜合管理中心以及媒體運行中心四大職能部門。四大職能部門之下又分別設置子部門，承擔不同的工作任務。

（1）發展規劃中心。包括發展規劃部和公關外務部，前者負責社團發展與社團活動項目的培育、孵化以及立項和保護等工作;后者負責社聯贊助事宜，爭取活動資源的支持。

（2）活動服務中心。包括活動評審部和財務審計部，前者負責社團活動的統一安排與管理;后者負責社聯和社團經費的統一管理，鼓勵和支持社團活動。

（3）綜合管理中心。包括秘書處和組織建設部，前者負責團學組織之間的聯絡工作、文檔工作以及受主席團分配的其他工作;后者負責組織運行、考核以及獎懲等建設工作。

（4）媒體運行中心。包括宣傳設計部和媒體技術部，前者負責社聯和社團活動的新聞采編和宣傳報道，維護與管理新媒體運營與推廣;后者負責宣傳的設計與制作。

3.2 總體概念框架體系中的系統應用架構層

基于組織管理架構層，設計了六大應用系統與六大管理平臺，對應著社聯四大部門的職能，以期各個部門的工作流程更加即時化、標準化和智能化。

（1）決策支持系統（見圖2）。本系統的主要功能是根據往屆參考信息，對要決策的項目進行預算經費分析、人員調度分析以及物資采購分析，形成最終的可行性分析報告。在往屆參考信息模塊下，管理者錄入需求進行查詢即可獲得參考信息。此外，系統將通過數據分析，為管理者提供所需參數的預警值參考，并在達到預警值時發出警告。

（2）賬務核算系統（見圖3）。本系統主要對社聯和社團的活動經費與財務狀況進行管理。

在活動經費管理模塊下，有預算、報銷、審批和稽核四個子模塊，對應著會計處理業務的流程——①預算管理：預算編制功能，依據上年度財務數據編制下年度財務預算;進度管理功能，實時顯示財務各項預算的具體執行情況;平衡審核功能，追加或調整預算金額。②報銷管理：自動錄入功能，通過檢測報銷人員在采購管理平臺的線上采購訂單，自動生成網報單進行報銷;人工錄入功能，供特殊報銷需人工填寫網報單時使用。③審批管理：電子簽章功能，審批依靠網上核實與電子簽名來實現;結果反饋功能，系統會自動更新被處理后的報銷單狀態，并將未通過的報銷單及原因反饋給報銷人員。④稽核管理：審核功能，對網上報銷單及原始單據進行審核;核算功能，自動核算網上報銷單所影響的會計科目之間是否平衡;復核功能，復核崗進行復核，復核無誤則通知出納崗或者資金核算部門以完成收付。

在財務狀況管理模塊下，包括對活動主體固定資產、庫存現金與銀行存款的管理。關于固定資產的管理，申購、入賬和處置三大功能不可或缺;對于庫存現金，下設自動盤點與限額預警等功能;銀行存款模塊之中，則設置了賬戶管理、支票管理以及未達賬項管理等功能。

（3）物資采購系統。本系統是一個通過物資采購信息化建設而形成的，集物資采購計劃、執行、控制等系列功能為一體的采購管理綜合平臺。物資采購系統使社聯以及社團成員可通過網上辦理絕大多數采購相關業務，方便學校進行全程跟蹤與監控，最終實現對全校物資采購業務的全流程信息化管理。

（4）基礎數據系統（見圖4）。本系統主要內容是規范基礎資料，建立系統參數，形成系統模塊之間的統一規范，實現總系統之間六大子系統的相互協調配合。

（5）人力資源系統（見圖5）。本系統主要通過對人力資源相關信息的統一管理，提高內部工作人員的滿意度和忠誠度，從而提高他們的工作積極性，幫助主席團有效組織社團活動，引導社團發展。

（6）反饋查詢系統。本系統為用戶提供統一的訪問門戶終端，具有內部反饋與外部查詢兩大模塊。

內部反饋的主要功能是對決策進行控制。決策控制分為事前、事中與事后控制三種，事前控制體現在決策支持系統中，事中控制與事后控制則體現在本系統中。事中控制功能，主要是通過計劃保證財務目標的實現，即根據財務計劃對實際發生的財務活動進行協調;事后控制功能，則是通過測定指標的實際完成數據，與控制標準進行對比，檢查考核其執行情況。此外，內部反饋模塊下還有用戶評價收集功能。

外部查詢的主要功能是信息公示和數據搜索，響應用戶業務請求，呈現數據處理結果。

4 建設高校社團財務管理信息系統的保障

4.1 組織保障

高校社團財務管理系統若想成功實施并取得預期效果，從系統建設之初，便要得到高校領導、高校各個部門和機構、各相關人員和組織的支持，保障計劃有一個良好的開端。在信息化系統投入運行之后，更要及時發現、解決問題，保證系統能良性運作。

4.2 資金保障

高校社團財務管理系統的建設是一個漫長的過程，工程量較大且涉及的內容較多，因此需要投入大量的資金進行初始化建設。財務管理信息系統投入運行后，仍需要不斷進行系統維護和更新完善，這也對高校提出了資金的要求。

4.3 安全保障

高校社團財務管理系統掌握著高校社團的財務信息，評估這項工程能否建成，安全性是一個重要的參數。這需要在系統建設和運行過程中準備一整套配套措施來防范潛在風險，建立常態化的風險防范機制，將風險降至最低。

4.4 技術保障

高校社團財務管理信息化建設的必要保障就是科學技術，科學技術是ERP思想體系數字化的必要媒介。在高校社團中實行財務管理信息化系統，就必須要合理利用各項資源，在系統的更新和改良方面下工夫。

4.5 人才保障

要求高校領導不能忽略校內社團財務管理信息化的建設，在信息化建設過程中充分利用好人員的優勢和特點，為社團財務管理系統不斷補充高技術人才，作為技術人才保障，讓社團財務管理信息化目標和高校整個發展目標相一致。

4.6 宣傳保障

中國大多數高校仍然采用手工記賬，而且ERP屬于較為專業的一項技術，跨專業的師生并不能很快的接受該項技術。想要讓高校社團財務管理信息化建設完成，就必須普及該項技術，讓越來越多的人了解認識到這項技術。

5 結語

高校社團財務管理信息化是高校財務管理信息化的重要組成部分，對推動高校信息化建設和整體科技水平具有重要的意義。因此，應當在數字化校園建設的背景下搶抓新機遇，緊跟時代步伐，利用高校財務資源和先進的科學技術，完善當前高校社團財務管理程序，為中國高校財務管理做出貢獻。

參考文獻：

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