劉靜 陜西星河灣房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)有限公司
企業(yè)的內(nèi)部往來(lái)對(duì)賬工作屬于企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作的重要部分,反映了企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的相關(guān)信息,往來(lái)對(duì)賬效果關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營(yíng)信息呈現(xiàn)的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。但是在目前的企業(yè)對(duì)賬處理中仍存在不少問(wèn)題,需要針對(duì)性解決這些問(wèn)題以提高往來(lái)對(duì)賬質(zhì)量。
集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部往來(lái)對(duì)賬按照財(cái)務(wù)性質(zhì)的不同,可以劃分為兩大類:應(yīng)收賬款和應(yīng)付賬款。應(yīng)收賬款主要是指企業(yè)在參與勞務(wù)活動(dòng)或開(kāi)展銷售業(yè)務(wù)時(shí)從客戶處獲得的資金。預(yù)收賬款是負(fù)債性質(zhì)的科目,即表示客戶提前將資金支付給供應(yīng)商。應(yīng)付賬款是指企業(yè)在購(gòu)買活動(dòng)中需要支付給供應(yīng)方的資金,屬于企業(yè)負(fù)債。預(yù)付賬款通常體現(xiàn)在企業(yè)為了滿足自身各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng),提前將購(gòu)買物資的錢款給供應(yīng)商。對(duì)于集團(tuán)企業(yè)來(lái)說(shuō),企業(yè)內(nèi)部往來(lái)對(duì)賬效果體現(xiàn)在企業(yè)資金流動(dòng)時(shí)支付與收取各項(xiàng)錢款的權(quán)責(zé),反映了企業(yè)經(jīng)營(yíng)成果的好壞、成本費(fèi)用的高低、資金使用是否合理等財(cái)務(wù)狀況。因此,企業(yè)內(nèi)部需要注重加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部往來(lái)對(duì)賬工作的管理與監(jiān)督,有效改善對(duì)賬效果,以便使得企業(yè)的經(jīng)濟(jì)情況能夠更科學(xué)更準(zhǔn)確地呈現(xiàn),減少企業(yè)虛假盈利或虧空的現(xiàn)象,為企業(yè)未來(lái)的規(guī)劃和決策提供參考。
集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部往來(lái)對(duì)賬形成的因素有很多,來(lái)源較廣。具體包括以下方面:
第一,受到傳統(tǒng)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的制約企業(yè)未能及時(shí)轉(zhuǎn)變財(cái)務(wù)觀念、樹(shù)立應(yīng)對(duì)市場(chǎng)危機(jī)的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),因而在時(shí)間和經(jīng)濟(jì)方面沒(méi)有進(jìn)行全面綜合的考慮,致使投資款項(xiàng)長(zhǎng)時(shí)間掛在賬務(wù)上未處理。并且,企業(yè)內(nèi)部劃分職責(zé)不夠明確、合同不夠規(guī)范、手續(xù)文件存在缺失,會(huì)導(dǎo)致企業(yè)容易產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)糾紛和經(jīng)濟(jì)損失,且這些糾紛處理起來(lái)較為麻煩,對(duì)賬易出現(xiàn)差錯(cuò)。
第二,企業(yè)內(nèi)部沒(méi)有形成完善的管理體系和監(jiān)督機(jī)制。有些企業(yè)忽視內(nèi)部財(cái)務(wù)管理的重要性,欠缺經(jīng)濟(jì)層面整體管理意識(shí),沒(méi)有構(gòu)建全面的往來(lái)對(duì)賬監(jiān)督和管理制度,對(duì)企業(yè)資金的監(jiān)管力度不夠,或是沒(méi)有有效落實(shí)制度,執(zhí)行力度較弱,在往來(lái)對(duì)賬時(shí)容易出現(xiàn)資金漏洞。特別是不能回收時(shí)間較長(zhǎng)的往來(lái)款項(xiàng)形成的企業(yè)壞賬,給企業(yè)的資金正常流動(dòng)造成阻礙,帶來(lái)經(jīng)濟(jì)損失。抑或是企業(yè)在回收款項(xiàng)時(shí)雖然收回了賬面上的資金數(shù)額,但是卻損失了該筆資金本該具有的能給企業(yè)創(chuàng)造更多利潤(rùn)的潛在時(shí)間價(jià)值。
第三,企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)部門(mén)工作的缺陷。很多企業(yè)財(cái)務(wù)人員關(guān)注企業(yè)資金和費(fèi)用數(shù)額的核算統(tǒng)計(jì),但是在往來(lái)對(duì)賬時(shí)沒(méi)有實(shí)施款項(xiàng)的跟蹤監(jiān)管,或是監(jiān)管方法不科學(xué)、執(zhí)行力不夠,沒(méi)有對(duì)各項(xiàng)往來(lái)資金及時(shí)處理,容易引起企業(yè)經(jīng)濟(jì)紛擾和資金周轉(zhuǎn)問(wèn)題。如果企業(yè)財(cái)務(wù)部門(mén)沒(méi)有和其他部門(mén)建立有效的聯(lián)系,會(huì)給往來(lái)對(duì)賬的處理帶來(lái)困難,阻礙企業(yè)內(nèi)控制度的實(shí)施。此外,企業(yè)財(cái)務(wù)人員的專業(yè)水平和職業(yè)道德也是影響企業(yè)往來(lái)對(duì)賬質(zhì)量的關(guān)鍵[1]。如果財(cái)務(wù)人員的專業(yè)能力和品質(zhì)素養(yǎng)沒(méi)有達(dá)到一定高度,在處理往來(lái)對(duì)賬時(shí)易出現(xiàn)處理不及時(shí)而將款項(xiàng)長(zhǎng)期掛賬的問(wèn)題,難以真實(shí)反映企業(yè)的經(jīng)營(yíng)情況。
往來(lái)對(duì)賬管理意識(shí)是企業(yè)內(nèi)部規(guī)范資金、成本的流通動(dòng)向和使用操作的前提,但是現(xiàn)階段很多公司在處理財(cái)務(wù)時(shí)往來(lái)對(duì)賬管理意識(shí)不強(qiáng),使得在財(cái)務(wù)管理方面出現(xiàn)漏洞。由于我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制建立的不夠完善,在實(shí)行時(shí)仍有不足之處,且企業(yè)的財(cái)務(wù)管理落后于時(shí)代發(fā)展,沒(méi)有采取對(duì)應(yīng)變化以適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展,財(cái)務(wù)人員對(duì)于企業(yè)的資金流、賬款回收等業(yè)務(wù)重視度不夠,企業(yè)內(nèi)部未創(chuàng)建合規(guī)、全面的往來(lái)對(duì)賬款項(xiàng)體系,在處理對(duì)賬工作時(shí)也就沒(méi)有合適的標(biāo)準(zhǔn),從而影響工作質(zhì)量。
目前部分企業(yè)的內(nèi)控制度不夠完善,各財(cái)務(wù)板塊間相互配合和制約程度不足,在發(fā)展業(yè)務(wù)時(shí)考慮不充分。很多企業(yè)在設(shè)置績(jī)效考核時(shí)會(huì)將銷售額與員工工資聯(lián)系在一起,雖然在一定程度上確實(shí)鼓勵(lì)了員工積極推進(jìn)銷售業(yè)務(wù),但是對(duì)于銷售款項(xiàng)的回收、支付情況并沒(méi)有跟進(jìn)和監(jiān)督,賬款的壞賬和掛賬現(xiàn)象沒(méi)有與人員的獎(jiǎng)懲結(jié)合,所以部分人員沒(méi)有形成良好的責(zé)任心和重視感,有的工作人員為了完成銷售指標(biāo)和市場(chǎng)目標(biāo),在銷售貨物時(shí)采取回扣、賒銷等方式,雖然銷售額較為亮眼,但是卻造成了許多往來(lái)款項(xiàng)的堆積。這些款項(xiàng)不和銷售人員的收入關(guān)聯(lián),會(huì)使得銷售人員怠慢對(duì)款項(xiàng)的收回情況,時(shí)間一長(zhǎng)甚至出現(xiàn)款項(xiàng)難以回收的情況,大大增加了壞賬及呆賬的出現(xiàn)率。
從當(dāng)前我國(guó)集團(tuán)企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀來(lái)看,對(duì)往來(lái)對(duì)賬的控制和管理不嚴(yán)格會(huì)促使企業(yè)反映的經(jīng)營(yíng)信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性受到質(zhì)疑。首先是企業(yè)內(nèi)的工作人員沒(méi)有形成清晰的往來(lái)對(duì)賬概念和正確的對(duì)賬流程方法,企業(yè)內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)于內(nèi)部的財(cái)務(wù)管理缺乏應(yīng)有的關(guān)注,致使企業(yè)的各項(xiàng)資產(chǎn)和款項(xiàng)沒(méi)有很好地對(duì)應(yīng)和聯(lián)系,理不清對(duì)賬中的工作重點(diǎn)。其次,領(lǐng)導(dǎo)的辦事風(fēng)格和管理才能也影響著該企業(yè)實(shí)施的財(cái)務(wù)對(duì)賬制度形式,有的企業(yè)一味強(qiáng)調(diào)業(yè)績(jī)而對(duì)現(xiàn)金流量狀況重視度不足,甚至為了企業(yè)的收入利潤(rùn)看起來(lái)顯著,會(huì)篡改或造假財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),給往來(lái)對(duì)賬的規(guī)范性帶來(lái)威脅[2]。再次,企業(yè)內(nèi)部人員交接工作時(shí)沒(méi)有將款項(xiàng)整理匯總明白,使得新來(lái)的員工不會(huì)或是不想清理以前的往來(lái)款項(xiàng),抑或是害怕?lián)?zé)而不去處理,導(dǎo)致往來(lái)款項(xiàng)的風(fēng)險(xiǎn)大大上升。
企業(yè)涉及的往來(lái)賬款內(nèi)容是廣而雜的,因此在實(shí)際處理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)容易出現(xiàn)往來(lái)賬務(wù)核算不準(zhǔn)確的問(wèn)題。財(cái)務(wù)管理工作本身包含的會(huì)計(jì)科目比較多,如果會(huì)計(jì)人員在往來(lái)對(duì)賬時(shí)不清楚各會(huì)計(jì)科目的內(nèi)涵,是無(wú)法保證賬款金額信息的準(zhǔn)確與全面的,在對(duì)賬處理時(shí)登記、核對(duì)金額信息時(shí)也易發(fā)生差錯(cuò),不僅加大了財(cái)務(wù)工作壓力,還浪費(fèi)了人力、物力等資源,進(jìn)而會(huì)使企業(yè)內(nèi)部的往來(lái)對(duì)賬效果較差。并且,某些企業(yè)在記錄往來(lái)款項(xiàng)時(shí)沒(méi)有按照有關(guān)的制度和業(yè)務(wù)內(nèi)容規(guī)范操作,如在往來(lái)款項(xiàng)中計(jì)入了與該筆款項(xiàng)關(guān)系不大或毫無(wú)關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù),沒(méi)有將應(yīng)收款項(xiàng)和應(yīng)付款項(xiàng)進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整,使得管理往來(lái)款項(xiàng)時(shí)缺乏有效性和針對(duì)性。另外,在核對(duì)賬務(wù)款項(xiàng)時(shí)也會(huì)因操作不規(guī)范不準(zhǔn)確降低往來(lái)對(duì)賬的質(zhì)量,帶來(lái)經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)。
某些企業(yè)不重視往來(lái)對(duì)賬監(jiān)督情況,沒(méi)有定期或分階段的檢查及核算企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)對(duì)應(yīng)發(fā)生的往來(lái)款項(xiàng),也沒(méi)有一套完善的監(jiān)督機(jī)制,未做到動(dòng)態(tài)實(shí)時(shí)的資金監(jiān)管,這樣會(huì)給往來(lái)對(duì)賬和回收款項(xiàng)帶來(lái)困難[3]。如果長(zhǎng)期缺乏對(duì)往來(lái)款項(xiàng)的嚴(yán)格監(jiān)管或是執(zhí)行監(jiān)管的力度不強(qiáng),企業(yè)內(nèi)部甚至?xí)霈F(xiàn)工作人員私吞公款、徇私舞弊、拖欠款項(xiàng)等現(xiàn)象,從而在企業(yè)對(duì)賬時(shí)出現(xiàn)賬款不符、長(zhǎng)期壞賬等問(wèn)題,極大影響了企業(yè)往來(lái)對(duì)賬的效率。
為了有效提高集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部往來(lái)對(duì)賬效果,企業(yè)應(yīng)定期并及時(shí)開(kāi)展往來(lái)對(duì)賬工作。首先,應(yīng)加強(qiáng)對(duì)賬工作中流程的規(guī)范性,明確工作中的細(xì)節(jié)和步驟,同時(shí)可以在企業(yè)內(nèi)部開(kāi)展相關(guān)的培訓(xùn)和指導(dǎo),加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員的專業(yè)能力和對(duì)賬管理意識(shí),幫助財(cái)務(wù)人員掃清往來(lái)對(duì)賬工作中的障礙。在實(shí)際進(jìn)行對(duì)賬處理時(shí),企業(yè)也可以建立專項(xiàng)監(jiān)管部門(mén)收集匯總各款項(xiàng)信息,并及時(shí)對(duì)各往來(lái)款項(xiàng)進(jìn)行清查與核對(duì),在正式將資金款項(xiàng)入賬時(shí)要核查相關(guān)的手續(xù)文件是否齊全、明確各責(zé)任人的職責(zé)范圍,并規(guī)定往來(lái)對(duì)賬日期,定期實(shí)施往來(lái)對(duì)賬的處理工作,做好款項(xiàng)的清理分析。對(duì)于一些長(zhǎng)時(shí)間掛在賬上的往來(lái)款項(xiàng)要重點(diǎn)關(guān)注,最好是組織專員在特定時(shí)間段進(jìn)行維護(hù)處理,面對(duì)可能產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)及時(shí)采取針對(duì)性的應(yīng)對(duì)方法。
企業(yè)在往來(lái)對(duì)賬處理時(shí)還要建立合理的往來(lái)對(duì)賬管理體系,并采取一系列措施落到實(shí)處。當(dāng)前大部分企業(yè)內(nèi)部的往來(lái)對(duì)賬還停留在對(duì)壞賬的核算、計(jì)提上,對(duì)于一些往來(lái)資金較為龐大、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)較為復(fù)雜的款項(xiàng),沒(méi)有形成恰當(dāng)?shù)奶幚矸椒ǎ皇前凑掌髽I(yè)財(cái)務(wù)制度零散歸入在應(yīng)付、預(yù)收、預(yù)付等會(huì)計(jì)科目里,這樣給之后追款或提款的查詢、核對(duì)工作帶來(lái)了困難。且企業(yè)內(nèi)部缺乏清晰的管理職責(zé)劃分,在往來(lái)款項(xiàng)分類制度、審批制度、函證方式等各方面都沒(méi)有建立綜合全面的制度體系,因而給企業(yè)內(nèi)部的財(cái)務(wù)工作的正常開(kāi)展造成了阻礙。
因此,首先,要在充分了解企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上制度規(guī)范性的條款,理清其中涉及的各項(xiàng)工作流程,并建立督查機(jī)制檢測(cè)制度的落實(shí)情況,避免企業(yè)內(nèi)部人員違反制度。其次,對(duì)于往來(lái)款項(xiàng)中涉及的合同,相關(guān)人員應(yīng)在簽訂合同時(shí)仔細(xì)檢查各項(xiàng)條例,并綜合考慮可能產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn),在合同履行過(guò)程中做好監(jiān)督工作,以減少企業(yè)資金損失的可能。同時(shí),還應(yīng)建立完善的往來(lái)對(duì)賬管理體系,輔以相應(yīng)的催收制度,提升往來(lái)款項(xiàng)的回收率。企業(yè)還需結(jié)合自身的內(nèi)控制度和財(cái)務(wù)要求梳理和控制對(duì)賬環(huán)節(jié),并嚴(yán)格規(guī)范各項(xiàng)制度來(lái)避免風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生[4]。科學(xué)的激勵(lì)機(jī)制對(duì)于提高企業(yè)內(nèi)部人員的工作質(zhì)量和工作積極性來(lái)說(shuō)十分重要,因此要建立規(guī)范的考核指標(biāo)。
有些企業(yè)對(duì)往來(lái)賬款的來(lái)源或明細(xì)了解得不夠清晰透徹,會(huì)降低會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)有效性。一旦企業(yè)的財(cái)務(wù)管理或往來(lái)對(duì)賬工作出現(xiàn)紕漏,極易造成企業(yè)的資金損失,有的企業(yè)在核銷處理往來(lái)款項(xiàng)時(shí)沒(méi)有再進(jìn)行后續(xù)的跟蹤管理,忽視了可能產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn),或是直接將該筆往來(lái)款項(xiàng)計(jì)入公司的營(yíng)業(yè)外收入,因?yàn)樨?zé)任人的缺失而容易成為無(wú)人督查的賬務(wù),甚至企業(yè)內(nèi)部有的人侵吞回收的壞賬款項(xiàng),嚴(yán)重?cái)_亂財(cái)務(wù)對(duì)賬的秩序。所以,在實(shí)行具體的往來(lái)對(duì)賬工作時(shí),提升往來(lái)對(duì)賬技巧能大大改善對(duì)賬的效果。首先,應(yīng)選取適當(dāng)?shù)貙?duì)賬周期,如以年、月、日為單位設(shè)置對(duì)賬周期,如果企業(yè)的業(yè)務(wù)較多,可以選取較長(zhǎng)的時(shí)間單位為對(duì)賬周期。在往來(lái)對(duì)賬工作處理完后,最好再讓相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行核對(duì)與確認(rèn),并將賬款及時(shí)登在財(cái)務(wù)賬簿上,規(guī)范賬務(wù)處理。
目前財(cái)務(wù)部門(mén)的工作人員將資金核算作為重點(diǎn),沒(méi)有滿足往來(lái)賬款對(duì)賬及管理的實(shí)際需求,往來(lái)對(duì)賬脫離了財(cái)務(wù)內(nèi)部賬務(wù)管理,各部門(mén)工作職責(zé)間沒(méi)有形成相互制衡的機(jī)制,賬款處理的權(quán)責(zé)劃分不明確,有些人員的責(zé)任感不高,往來(lái)對(duì)賬工作的時(shí)效性沒(méi)有得到保障,出現(xiàn)款項(xiàng)支付超時(shí)、回收延期等情況,且賬款累積、混亂的狀況也較多。然而,只有規(guī)范的內(nèi)控及往來(lái)對(duì)賬制度才能為企業(yè)正常統(tǒng)計(jì)核算資金款項(xiàng)、清晰反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)提供保障。所以,改善內(nèi)控制度環(huán)境建設(shè)情況也是提高往來(lái)對(duì)賬工作效果的有效措施之一。企業(yè)的內(nèi)控制度能夠?qū)?nèi)部的各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行監(jiān)督,制約和規(guī)范相關(guān)部門(mén)的各項(xiàng)工作,保證往來(lái)對(duì)賬的準(zhǔn)確性。首先,企業(yè)應(yīng)做好申請(qǐng)、審批、操作等環(huán)節(jié)的崗位職責(zé)劃分,規(guī)范審批流程,加強(qiáng)審批中的督查力度,對(duì)于涉及較大資金的業(yè)務(wù)流程應(yīng)設(shè)立多級(jí)審批制度,以規(guī)范審核操作,避免人為處理造成的失誤。企業(yè)還需建立相應(yīng)的款項(xiàng)監(jiān)控制度,跟蹤處理各款項(xiàng)的動(dòng)向,減少壞賬損失。對(duì)于一些反復(fù)出現(xiàn)的款項(xiàng)問(wèn)題,企業(yè)應(yīng)及時(shí)找出問(wèn)題源頭,采取針對(duì)性的措施處理。
在企業(yè)進(jìn)行往來(lái)對(duì)賬工作時(shí)應(yīng)增強(qiáng)對(duì)其的監(jiān)督管理才能充分提高對(duì)賬質(zhì)量。這需要企業(yè)發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)的效用,利用審計(jì)的督查功能以規(guī)范對(duì)賬操作,加強(qiáng)對(duì)賬款項(xiàng)涉及的利益關(guān)系管理,形成優(yōu)良的內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制。清楚掌握企業(yè)內(nèi)部對(duì)于往來(lái)款項(xiàng)的流動(dòng)情況,明確權(quán)責(zé)范圍劃分,找到對(duì)應(yīng)的責(zé)任人去核算處理,進(jìn)行款項(xiàng)的追蹤,及時(shí)統(tǒng)計(jì)和清理債務(wù)欠款,規(guī)范企業(yè)各部門(mén)間的業(yè)務(wù)流程,提高內(nèi)部控制質(zhì)量,監(jiān)督集團(tuán)企業(yè)在后續(xù)追償賬款損失和責(zé)任的工作。此外,企業(yè)在往來(lái)款項(xiàng)的處理中要注重時(shí)效性,及時(shí)與業(yè)務(wù)方核對(duì)各項(xiàng)資金明細(xì),在之后的賬款管理中做好詢證,盡量避免雙方往來(lái)賬款產(chǎn)生差異,強(qiáng)化往來(lái)對(duì)賬工作質(zhì)量。
針對(duì)目前企業(yè)內(nèi)部往來(lái)對(duì)賬存在的諸如管理意識(shí)不強(qiáng)、往來(lái)賬務(wù)核算不準(zhǔn)確、管理不嚴(yán)格等問(wèn)題,企業(yè)應(yīng)切實(shí)建立合理的往來(lái)對(duì)賬管理體系,改善內(nèi)控制度環(huán)境建設(shè)情況,定期并及時(shí)開(kāi)展往來(lái)對(duì)賬工作,并做好監(jiān)督管理,以減少企業(yè)的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)。