移動辦公模式下信息系統項目管理發展研究

郭遠林

（OPPO 廣東移動通信有限公司，廣東 深圳 518101）

新冠肺炎疫情的全球蔓延，區域隔離、封鎖管控、交通停滯等措施，對全球各國政治、經濟、文化、教育等各方面都產生了巨大的影響。得益于互聯網、通訊技術的飛速發展，以及硬件基礎設施的更新迭代，使得遠距離信息傳遞、文件傳輸、線上音視頻溝通變得越來越貼近人們的生活與工作。基于互聯網的移動辦公作為一種不受物理區域約束、更加適應突發情況而衍生出來的工作模式，備受大眾青睞。為了有效防止疫情交叉傳播、感染，更多的項目管理者開始安排員工在家里、酒店或者隔離區域進行移動辦公以保證信息系統項目工作正常開展。

1 移動辦公與項目管理基本概述

1.1 移動辦公

“移動辦公”也可以稱之為“3A 辦公”，它允許工作者在任何時間（Anytime）、任何地點（Anywhere）處理與工作相關的任何事情（Anything）[1]。作為一種新型的工作模式，移動辦公可以使員工靈活、高效地共享公司辦公資源，包括但不限于訪問內部企業管理軟件、文件服務器、內部郵件等，使得遠程客戶、合作伙伴等可以同時在線協同工作。

1.2 信息系統項目管理架構

項目管理有助于提高企業信息系統項目成功的可能性，信息系統項目管理是企業信息化、數字化建設成敗的關鍵。美國項目管理學會對項目管理知識體系進行規范化、結構化后，將其分為十大知識體系，即項目整體管理、項目范圍管理、項目進度管理、項目成本管理、項目質量管理、項目資源管理、項目溝通管理、項目風險管理、項目采購管理、項目干系人管理[2]。

1.3 SWOT 分析法

SWOT 分析法是企業戰略管理經典的分析方法，通過對公司內外部環境要素進行綜合分析，結合企業的資源優勢（Strengths）與劣勢（Weaknesses），了解其所面臨的機遇（Opportunities）與威脅（Threats），進而在戰略與戰術方面采取調整措施，以保證企業戰略實施達到期望目標。

2 基于SWOT 分析法的移動辦公模式下項目管理分析

2.1 優勢

第一，資源共享，降低項目成本。移動辦公模式一個突出的特點是減少了辦公基礎設施成本，通過建立一個較為合理的移動辦公模式，超越空間、地域的限制，可以有效降低項目預算與成本。傳統辦公模式下，租建辦公場所、搭建基礎設施占項目成本很大比重，為了使員工溝通便捷順暢，項目管理者不得不將相關干系人都安排在同一辦公場所里，不能根據項目需求的不同靈活選擇更適宜、性價比更高的辦公場所。相比之下，移動辦公模式給項目組內部信息傳遞、資源共享提供了一個便捷的方案，工作人員只需將手機、電腦、音視頻等移動設備通過互聯網聯結起來，就可以快速搭建起遠程高清的音視頻連接，給項目組提供了更靈活的選擇空間。

第二，靈活高效，節能減排。移動辦公是一種便捷高效的工作模式，工作人員能在任何時間、任何地點接入工作任務中。隨著新一代的年輕人陸續走入職場，在移動辦公模式下，可以實現資源共享、靈活快捷的支配時間，將工作任務、會議搬到酒店、隔離區、交通工具等地方，進而實現了辦公靈活、自主化。移動辦公模式省去了早晚高峰往返公司的時間，使得工作人員有充足的時間和精力來更加合理地安排工作任務，進而可以提高工作效率。此外，工作人員往返公司所乘坐的交通工具帶來了大量的燃料消耗，增加環境污染，城市交通壓力也與日俱增，但是，隨著移動辦公的大范圍施行，不僅能有效緩解城市的交通壓力，還能減少化石燃料的消耗、減輕環境污染，是未來城市發展規劃的重要趨勢[3]。

2.2 劣勢

第一，項目信息安全風險。在通過互聯網進行信息、資料傳輸時，信息安全威脅也在不斷增加，近年來，網絡信息安全事故、數據泄露等信息安全事件頻發。信息項目建設過程中，若是缺乏比較完善的信息安全管理措施，則可能出現項目資料傳輸丟失、溝通信息泄露等信息安全問題，嚴重情形下可能導致機密資料外泄進而危害項目組的利益、影響項目建設正常發展。

第二，生活與工作時間界線不清。因為移動辦公模式沒有固定的時間和地點，使得工作人員辦公時間可以無限拓展，同時也削減了工作日和休息日的區別，項目組成員生活和工作的界限開始變得模糊不清。項目組成員需要隨時隨地在線響應項目組溝通信息、參加線上會議等，面臨著隨時準備進入辦公狀態的強大壓力，這可能會帶來工作與生活的矛盾沖突，在一定程度上降低了工作人員的幸福感。

第三，績效考核難，員工參與感低。移動辦公模式不利于項目管理者對工作人員進行項目管理和進度控制，因為辦公場所各不相同，項目管理者不能有效地了解到員工工作情況，無法對異地辦公人員做出較為公平、全面的績效考核。通過網絡的溝通交流可能導致信息傳輸效果下降，引發信息傳遞者之間出現信息不對稱現象。此外，部分對社交需求較強的工作人員可能會失去參與感和歸屬感，項目成員缺乏與項目組相關干系人共同處事的機會，可能會引發團隊內默契度、凝聚力下降，也會降低對企業文化的理解和認同。

2.3 機遇

第一，增加溝通渠道，增進員工自我表達。項目管理者采用互聯網平臺，經過網絡溝通的表達方式，給項目組成員提供了問題反饋、意見表述、自我情感表達的途徑，方便項目組成員更加自由地表達自己的心理訴求。在移動辦公模式中，采用便捷高效的企業內部溝通軟件、移動辦公平臺等來弱化物理區域差異的局限性，讓這些工具、平臺成為項目組干系人之間溝通表達的橋梁，增加了更多溝通交流、增進情感表達的途徑。

第二，信息化項目管理，科學管理項目。大數據應用通過及時收集、分析員工工作相關數據，可以發掘項目組成員的工作潛力，進而優化項目組的人才組織構建，實現項目人力資源管理的信息化、數字化。通過大數據分析體系，創立新型移動辦公管理模式，可以提升各崗位與能力的匹配度，提高項目組成員的工作效率和積極性。科學管理移動辦公還有利于吸引專業人才，為生活在不同城市、跨地域的專業人員接入工作提供了入口，也給社會上的特殊人群開辟了新的工作渠道。

第三，提升項目管理感知度，增加員工自主化管理。通常情形下，項目管理者比較難了解到員工的工作情況，而移動辦公模式提供了一個較好的平臺，員工可以采用移動辦公軟件來開展信息反饋，及時地進行項目進度跟蹤、質量管理、風險管理等信息的傳輸。通過引入移動辦公平臺，在實踐中逐步完善軟件平臺和管理措施，不僅可以提升項目管理者的管理感知度，而且可以提高項目組成員的工作體驗感，項目組成員幸福感的提升在一定程度上也能提高工作效率。在移動辦公模式中，項目組每個成員同時兼顧工作者與領導者角色，增加了項目組成員自主化管理。相比傳統辦公模式下，員工經常依賴于項目管理者的監督驅動，工作自主性、積極性相對較差；而移動辦公模式所帶來的自主管理權力，讓項目組成員自主分配時間、合理安排工作，而且相對比較扁平的組織管理模式，溝通交流快捷直接，項目管理者可以快速地獲取到項目的進度、預算執行率、項目質量與存在的風險等信息，從而提升了項目管理的靈活度。

2.4 威脅

第一，受條件限制，缺乏項目管理溝通。因在線異地工作時間較為松散，項目組成員間溝通具有不穩定性，人際關系沒有那么親密、默契，團隊關系會逐漸淡化，容易失去參與感。異地辦公時，會議日程相比傳統模式要增加很多，項目控制溝通成本、頻率增加，因而，異地遠程辦公人員有必要定期地到公司現場溝通交流。

第二，干擾性較強，項目質量會降低。由于移動辦公比較容易受周邊環境的影響，如家人或朋友可能會分散項目組成員的注意力，項目組成員不能夠全身心投入到項目任務之中，不能按時完成項目要求，從而會影響項目進度。遠程辦公人員開始時可能都認為移動辦公比較便利，可以同時兼顧工作與家庭，但實際情況可能沒這么理想，信息系統項目進度可能會延期、項目質量可能會因此而打折扣，項目風險也可能會增加。

3 移動辦公模式下信息系統項目管理建議策略

3.1 項目管理圖形化

采用WBS、PERT 圖、Gantt 圖等方法用于信息系統項目管理，以清楚地說明相關活動的開始和結束與“重要活動”之間的關系，確定項目實施中的瓶頸，并確定每項活動對項目最終完成的影響。明確的項目狀態信息量化了項目團隊、客戶、供應商之間的工作內容，并評估和記錄了可能偏離原始項目計劃的情況，提前識別項目風險，進而開展風險分析與采取應對措施。項目管理的圖形化還可以明晰工作時間與非工作時間段，從而有效規避生活與工作時間邊界模糊。

3.2 項目進度跟蹤

第一，控制需求變更過程。信息系統項目的主要特點是，需求在項目期間發生變化，而需求在項目實施階段發生變化的風險幾乎是不可避免的，在這種情況下，應控制變更要求的過程，并通過規范化、標準化項目變更過程來降低風險。

第二，進度管理措施。為了避免項目進度風險，項目管理者必須監控項目的實際進度信息；另一方面，建立適當的里程碑、進度監控點，定期審查項目進度，及時識別和更改項目計劃的實際進度和偏差；此外，必須通過廣泛的資源調整及時獲得項目所需的資源、采取補救措施。

第三，質量管理措施。項目質量風險的防范主要體現在對項目質量的控制上，質量控制措施有以下幾個方面：清晰的質量要求說明；科學可行的質量標準；組織和完善項目質量體系；配備合格和必要的資源。項目管理者可以通過采用PDCA 循環不斷提高項目質量。

3.3 采用OKR 考核績效

OKR（全稱為Objectives and Key Results）即目標與關鍵成果。它是由英特爾公司前CEO 安迪·格魯夫首次提出，后被谷歌、微軟、通用電氣等企業引入，隨后，國內大型公司如華為、字節跳動等企業紛紛開始借鑒這種管理模式。在筆者看來，OKR 與移動辦公的適配性有如下優勢：

第一，給項目組成員充分賦權、構建項目溝通框架。在OKR 管理方式下，項目組成員是從項目組總任務中繼承自己特定的目標，每個目標下設定數個具有挑戰性的關鍵結果，即為了達成這個目標必須要完成的具體任務。在設定目標時，項目管理者需要跟項目組成員溝通其設定的目標是否與項目組的總目標契合、是否具有挑戰性。OKR 透明化程度高，它搭建了一個溝通框架，項目組成員可以看到團隊內任一成員的OKR，了解團隊內目標的一致性，項目管理者可以通過OKR 來實時檢查目標達成情況[4]。此外，OKR 還可以提升異地會議溝通效率，移動辦公過程中，在會前、會中及會后，與會人員都可以通過OKR 的內容展開溝通，提升信息傳輸效率。

第二，可以有效激勵員工、促進自我管理。OKR的績效考核方式強調通過設定有挑戰性、激勵性的目標，讓項目組成員持續獲得內驅力，目標的設定標準之一就是員工的目標必須與項目組的目標相匹配。因此，在移動辦公模式中，OKR 可以驅動項目組成員以更加合理的方式分配自己的工作時間，項目組成員也可以切實地感受到自己存在的價值，員工自我實現的需求更容易得到滿足，從而有效促進員工實現自我管理。

4 結語

疫情的反復及新冠病毒高頻變種、自然災害的頻發、跨區域的信息系統項目建設等，使得異地辦公逐漸趨于常態化，移動辦公模式將越來越受項目管理者青睞。在未來，信息系統項目管理在移動辦公模式下將衍生出更多管理工具，以達到提高員工的工作效率、提高項目質量、降低項目成本與風險的目標。當然，OKR 考核績效的模式也需要更長的時間在國內企業落地，以檢驗與各企業文化的適配性、兼容性。在互聯網、物聯網、5G 等高速發展的當下，允許員工永久采用移動辦公模式將會成為大趨勢。