檔案數字化前整理編目工作存在的問題及對策

胡晟 桐城市教育局教育干部檔案室

作為一種21世紀新型的管理理念，檔案數字化對檔案管理來講意義非凡，同時也面臨著一定的挑戰。不僅需要把與之相關的技術和檔案管理理念進行融合，而且還要不斷在實踐中進行探索和修正，根據最近的情況進行調整，以確保檔案的合理化錄入，從而為后續的分析研究打好基礎。

一、檔案數字化前整理編目工作存在的問題

（一）資料復雜，較難歸檔

在針對文書類資料進行歸檔的過程中，首先要在檔案數字化前對編目進行科學整理，在這一過程中往往由于資料較為雜亂無章而且比較復雜[2]，涉獵的面也相對比較寬泛，因此為資料的歸檔造成了一定程度上的困難。檔案數字化這一技術針對這樣復雜的資料有著很強的管理作用，隨著管理人員思維邏輯以及管理能力的不斷提升，在這一技術的合理應用下，面對復雜資料也能通過技術整理來將信息進行有效分類歸檔。依靠技術的確能實現復雜資料的歸檔，但在整理資料的過程中，往往還會出現以下幾種難點：

1.存儲不明確的難點

只把卷當作單位來整理存在案卷級目錄，這樣一來，文件的內容就很難展示出來。在整理資料時，過去的思維往往更加側重于對資料橫向的儲存方式[1]，沒有進行縱向歸檔，這樣的舉動往往會為后續的整理和歸檔埋下一定的整理隱患。

2.檔案整理不靈活的難點

在進行文書類檔案數字化前整理編目工作時，沒有創新處理，一味地因循守舊，按照原有固化的思維模式進行歸檔，不僅沒有設置文件級別的編目，而且對于案卷也沒有清晰地劃分，因此在一定程度上也為開展整理工作帶來了一定的難度。

3.其他難點

在檔案數字化前的編目整理這一過程中，極易出現雜卷、缺號、厚卷以及一卷多宗等此類問題[3]，此類現象為工作的開展造成了一定程度的困難。

（二）沒有健全的檔案管理體系

科學有效的檔案管理體系對于檔案的合理化管理有著重要意義。從業人員在面臨復雜的資料時，最需要的就是一個完善健全的檔案管理體系，在這一體系下，充分發揮自己的長處才能更好地完成任務。在目前絕大多數的檔案管理中，往往都沒能很好地創建一個科學健全的檔案管理體系，因此，從業人員很難在工作中發揮其優勢，同時也制約了檔案的數字化進程。

（三）對實體檔案沒有進行合理存管

隨著科技的進步，對實體檔案的存管問題日趨嚴重化。由于在歸檔的過程中通常都會采用數字化的形式來進行歸檔[1]，于是部分人員以及管理者往往就會將實體檔案的存管這一層面進行忽略。實體文檔作為文檔數字化前的根基，不僅涉及資料的完整性，更涉及到資料的準確性，它是錄入資料的載體，更是一種強有力的備份，一旦忽略對其妥善存管的這一步驟，那么很有可能使得資料的完整性受到破壞，直接影響到信息資料的存管，為后期的查找帶來一定困難。

（四）存管人員的智能化意識不強

對于信息化的當今社會來講，信息化人才是高科技人才，是現代人類文明推進的先驅者，在各行各業中，信息化、數字化早已潛移默化地潛入其中了，對于檔案數字化前整理編目工作這一項工作來說也是如此，需要大量的智能化、數字化意識的人才以及相關從業人員來為實現這一目標奠定基礎。當前我國在文書類檔案數字化前整理編目工作中從業的普遍人員往往分為兩類，一類是剛剛畢業參加工作的從業人員，這類人群往往經驗不足，不具備數字化智能化的意識，或者說并沒有存管歸檔的經驗，更談不上將二者相結合；另一類人群是從業多年的具備存管經驗的工作人員，這類工作人員往往對過去傳統的歸檔方式較為明了，不過面對新型的整理方式由于年齡以及互聯網經驗較少等基本因素的影響，會為這一部分員工在工作的開展中帶來一定困難。

（五）檔案信息無序化

由于當前我們在對信息資源的具體編目這一過程中，仍舊屬于初期階段。所以在具體編目的過程中往往會存在檔案信息無序化這一現象。另外，檔案原文件的編目格式往往較為單一，原文件的目錄往往處于參差不齊的狀態[7]，于是就造成了檔案原件處于一種無序化的狀況。

（六）實體檔案與電子檔案不統一

隨著我國檔案數字化管理進程的不斷增速，各個地區雖然已經設有相關的檔案數字化體系，然而在這一過程中，存在各個地區步履不夠一致的情況。發達地區往往在總體的管理以及技術的發展方面相對比較先進，而落后地區的資源和技術往往不能滿足這項具體要求[5]，于是十分容易造成實體檔案與電子檔案不統一這一現象的產生，與此同時，二者腳步的不同往往直接導致了檔案數字化進程的不一致。

二、檔案數字化前整理編目工作的措施

（一）資料復雜難以歸檔問題的解決措施

在文書類檔案數字化前整理編目的這一環節里，在對資料的歸檔整理中往往會存在許多細節上的問題可紕漏，其資料的復雜性往往為管理人員編目工作的開展造成了一定程度上的困擾。對于此類現象就要求相關從業人員對其進行妥善處理，以免后續其他工作被掣肘。具體細化解決方案如下：第一，在頁碼編寫時要以件為單位進行重新編碼，具體編碼參照檔案類材料來做；第二，如果原文件中飽含便簽以及字條則要編寫單獨的頁碼進行編目和錄入；第三，一旦遇到表格飽含兩頁紙張，那么要將其合二為一；第四，遇到空白表格要跳過，依次進行編碼；第五，歸檔章的使用要規范，原本的歸檔上是不能進行蓋章的，建議以紙張歸檔章條的方式來應對此類問題[4]。

（二）完善檔案工作管理體系

檔案數字化技術的搭建早已與檔案室的發展相互融合，通過新時代的科技來為其注入新的活力，在當前的檔案信息化技術的應用中，往往已經有了專有的、特殊的管理體系。在這一體系的支持下，化繁為簡，為檔案的整理工作帶來了極大程度的便捷。全世界都在朝著信息化和科技化發展，各行各業也應當順應時代潮流，不斷地將自身行業與之相適應，對于檔案管理機制來說也是如此，只有將數字化的檔案工作管理體系植入到日常的工作中來[5]，服務于民，真正地將資料的歸檔做到極致，才能不斷促進該行業的良性發展。在這一體系下對于相關的從業人員來說，要在開展檔案數字化管理系統的具體實踐中做到維持系統的運營安全以及穩定性，對系統保持一種定時查詢的狀態，來測試其穩定性；對于系統要求要始終處于安全的狀態中，在運行中不能出現紕漏，數字化運行中一旦出現一個點的紕漏往往就會出現一個面的紕漏，可謂是牽一發而動全身。因此，考慮到整體運行的安全和穩定一定要設置專門的技術人員來對其進行日常維護和監管，定期針對系統中出現的問題進行及時修正和調節。

（三）合理存管實體檔案

在對檔案進行信息化、數字化的管理中，一旦從業人員適應了長期的線上存管，那么對實體檔案存管的這一方面往往就會產生一定程度的忽略，針對這一現象一定要引起重視。主要可以采取以下手段：

1.及時修補檔案資料

如果發現實體檔案資料有破損，那么一定要對其進行及時的修補和調整，對于未查封的實體檔案，要將上面的裝訂材料比如圖釘等材料進行清除[6]，對于已經拆封的實體檔案，要把破損頁面放置在檔案的卷宗內，與此同時，還要注意進行二次固定，以避免紙張的二次掉落，在處理這項工作時要在保證實體檔案不受損的前提之下進行修補。

2.及時裝訂實體檔案

修補實體檔案資料過后，就可以對檔案數字化整理編目工作進行開展了，通常在完成檔案數字化的建成后，要對實體檔案進行裝訂。一來可以保證對原資料的妥善保存，另外也起到了方便管理的作用，值得注意的是，在裝訂實體檔案這一過程中，對裝訂的樣子是否美觀、精致、整齊有一定的要求，切忌不能存在脫落的現象。

3.定期對實體檔案進行檢查

一旦由于鞏固需要要對實體檔案來做掃描工作時，勢必要對實體檔案進行檢查，也可以說是逐卷地進行檢查。那么在對實體檔案進行檢查時，要注意檔案室內不能有危險物品，與此同時更不能有干擾到掃描的因素[7]，對實體檔案中出現損壞現象的情況要及時記錄在案并備注好，如果損壞情況相當嚴重，那么不要進行拆卷，要將其送達相關部門進行專業的存管。

（四）提高檔案管理人員綜合素質

科技的發展促進人類社會的進步，同時也對各個行業中的技術發展給予一定帶動。對于檔案管理人員來講，在原有的傳統技術前提下，與當代技術相融合是時代發展的產物，只有管理人員的綜合素質得到不斷提升，才能為檔案管理帶來更加清晰明了的未來。對于提高檔案管理人員自身的綜合素質這一層面來講，首先，要對檔案數字化相關的技術方法進行主動學習，在掌握專業技能后，為其他相關從業人員進行專業技能的培訓[7]，使得從業人員內部整體對于檔案數字化有全方位的了解和認知。其次，在綜合能力得到提升以后，還要加強對思想意識方面的培訓，讓員工真地做到把數字化的概念植入到頭腦中，樹立良好的職業價值觀。

（五）及時更新數字化檔案設備

為保證檔案數字化前整理編目工作順利開展的一個首要前提，就是擁有先進的數字化設備以及完備的技術支撐。一方面，相關部門應當積極爭取經費，為保證對于設備的充足以及后續的維護，在設備最近投入的過程中要將經費問題擺在優先發展的位置，只有充足的資金才能作為檔案數字化進程的驅動力[8]。另一方面，先進的設備一旦引進，勢必會大大提高員工學習和工作的積極性。因此，及時更新數字化檔案設備在現階段來講，是一項十分重要的措施。

（六）打通內部外部壁壘建立技術體系的鏈接

檔案數字化進程的加速離不開相關部門和外部相關技術部門的相互融合發展，打破由于技術問題導致的發展桎梏。將相關部門內部的檔案數字化體系和外部專業的技術行業進行有效的鏈接很有必要，隨著檔案數字化服務范圍的不斷增大，當前固有的體系實際上是需要進行變通和升級的，只有將其內部共享與社會外部進行完美融合，才能促進檔案的升級管理，并且使其發揮最大的作用。

（七）對檔案資源進行有序管理

在上文中對于檔案資源無序化的問題概述中，了解到當前檔案數字化進程往往面對著這一具體問題。而想要解決這一問題，一定要針對相對應的無序化的檔案和信息進行科學排列，從而使檔案的信息處于一種更加良性有序的合理發展中。第一點，要求從業人員要有對檔案信息資源整理的意識，調動檔案管理工作人員的主觀能動性，通過積極飽滿的工作熱忱來面對無序的檔案資源，切忌在工作中因為資料的復雜無序而喪失耐心。第二點，想要保證信息資源的無序發展，使其走上有序的良性發展，就要求相關部門的管理者要按照檔案信息的總體的現狀以及未來的發展態勢，結合國內外在這方面的相關管理經驗，來為我國的檔案數字化整理編目工作不斷擴充升級[5]。第三點，建立與發展相符合的檔案數字化編目體系，這一點的具體手段和內容在上述問題中已經給出了具體的分析建議，在此就不做贅述了。第四點，進行科學建立以后，要對其檔案資源進行有序利用，一旦還是按照之前對實體檔案的無序化使用方式，那么勢必仍舊會造成檔案資源再次出現無序化的現象。只有不斷總結經驗，汲取過去的經驗教訓并且與當代發展相順應，才能做到真地對檔案資料進行有序化管理。

三、結語

因此，只有在檔案數字化前整理編目工作中做到以上幾點，才能在日后工作的開展中為其進行完美鋪墊，通過對當前在檔案管理中存在的具體問題來進行全方位的調控和檢查，并且制定相關對策，才能促進檔案數字化前整理編目工作的順利開展，從而全面促進我國檔案的數字化進程。