會(huì)計(jì)電算化條件下的會(huì)計(jì)檔案管理工作

裘 婕

（山東省地方病防治研究所 山東·濟(jì)南 250014）

0 前言

現(xiàn)如今，在當(dāng)下的社會(huì)進(jìn)步和發(fā)展過程中，計(jì)算機(jī)技術(shù)成為了驅(qū)動(dòng)社會(huì)不斷向前的可持續(xù)性動(dòng)力。尤其是對(duì)金融經(jīng)濟(jì)行業(yè)的發(fā)展來說。計(jì)算機(jī)技術(shù)大大加快了其工作效率，提升工作水平，節(jié)省工作投入。會(huì)計(jì)行業(yè)作為各公司、單位中與經(jīng)濟(jì)緊密相連的工作類型，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)成為實(shí)實(shí)在在的重中之重。20世紀(jì)90年代初期，會(huì)計(jì)結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)逐漸滲透到社會(huì)工作中，開始了會(huì)計(jì)電算化的初步應(yīng)用，目前該應(yīng)用已經(jīng)變得十分普遍，所涉及到的會(huì)計(jì)工作內(nèi)容多樣性也在不斷增強(qiáng)，形成了系統(tǒng)性強(qiáng)/完成度高的會(huì)計(jì)電子檔案，幫助醫(yī)院或單位的經(jīng)濟(jì)發(fā)展走向了科技化的道路。

1 會(huì)計(jì)電算化條件下檔案管理工作的特點(diǎn)研究

在進(jìn)行會(huì)計(jì)電算化條件下的會(huì)計(jì)檔案工作分析的時(shí)候，我們首先要明確會(huì)計(jì)電算化和檔案管理工作兩者之間的關(guān)系和基本概念[1]。首先，對(duì)于會(huì)計(jì)電算化來說，在長期時(shí)代的發(fā)展過程中，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，電腦逐漸衍生出來，也逐步成為了會(huì)計(jì)電算化工作過程中所必須要用到的工具，它能夠?qū)⒋罅康臄?shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)化成為電子信息，幫助會(huì)計(jì)行業(yè)的計(jì)算工作效率加以提升，取代了傳統(tǒng)性的人工手工記賬、算賬、報(bào)賬等相應(yīng)的工作程序，幫助替代人腦的部分功能，實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院會(huì)計(jì)信息的管理和效率提升。會(huì)計(jì)電算化對(duì)于醫(yī)院的會(huì)計(jì)管理工作和會(huì)計(jì)分析工作來說有較強(qiáng)的促進(jìn)性意義，而且對(duì)于本身的財(cái)務(wù)運(yùn)營也能夠提供大量科學(xué)性的風(fēng)險(xiǎn)推測(cè)預(yù)估，并做好補(bǔ)救性的決策指導(dǎo)。在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展過程中的實(shí)際實(shí)體經(jīng)濟(jì)中。會(huì)計(jì)電算化工作也成為了防止出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)問題而逐漸衍生出來的工作模式，有效的會(huì)計(jì)憑證和信息來往能夠幫助醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)被反映出來，以客觀的形態(tài)存在于醫(yī)院的發(fā)展過程中，為決策者做出醫(yī)院經(jīng)濟(jì)的戰(zhàn)略管理提供必要性的依據(jù)，因此，會(huì)計(jì)電算化工作也逐漸成為了醫(yī)院或其他單位工作中非常重要的程序[2]。

2 會(huì)計(jì)檔案管理工作中暴露出的問題

在傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理過程中，主要包括人工造冊(cè)、歸檔以及檔案提取使用等工作過程，同時(shí)還會(huì)銷毀一些過期的會(huì)計(jì)檔案。這一過程往往需要大量的人力、物力和財(cái)力，而且在檔案管理和使用過程中還很容易出現(xiàn)丟失或混淆的情況，對(duì)于單位財(cái)務(wù)管理安全來說就有較大的威脅。而在會(huì)計(jì)電算化條件下的會(huì)計(jì)檔案管理工作有效地解決了工作效率的問題，但是依舊存在著一些不足[5]。首要的問題就是相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案管理工作人員從業(yè)素質(zhì)不高，有一部分人員并沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)就開始上崗，對(duì)于計(jì)算軟件辦公軟件和財(cái)務(wù)管理軟件的操作方式并不是很熟悉，一旦出現(xiàn)操作問題就難以恢復(fù)。其次，部分會(huì)計(jì)工作人員還不重視軟件更新后的相關(guān)使用功能，并沒有做到及時(shí)的學(xué)習(xí)，很難保障相應(yīng)的工作效率和質(zhì)量[6]。其次，在會(huì)計(jì)檔案管理工作過程中的安全性也很難得到保障，這是因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)犯罪率在不斷的提升，不法分子對(duì)于檔案數(shù)據(jù)的竊取很容易對(duì)單位的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和財(cái)產(chǎn)安全帶來威脅，嚴(yán)重的還會(huì)造成經(jīng)濟(jì)損失，難以彌補(bǔ)。

3 優(yōu)化會(huì)計(jì)檔案管理工作的相關(guān)措施

3.1 做好基礎(chǔ)的檔案收集和管理工作

在會(huì)計(jì)檔案管理工作過程中基本的工作就是要做好檔案的收集管理和保存，這對(duì)于后期檔案的分析提取和使用都具有關(guān)鍵的意義。對(duì)于工作人員來說只有做好醫(yī)院的基礎(chǔ)檔案收集管理工作，才能夠確保檔案的準(zhǔn)確性。計(jì)算機(jī)本身的操作系統(tǒng)和程序都比較復(fù)雜，在缺乏有效的整理時(shí)，計(jì)算機(jī)的錄入會(huì)出現(xiàn)相應(yīng)的失誤，而且導(dǎo)致數(shù)據(jù)之間存在難以尋找，甚至丟失或者錯(cuò)亂的情況。對(duì)于整個(gè)會(huì)計(jì)檔案管理工作來說，不具有促進(jìn)性。為了能夠保證檔案數(shù)據(jù)管理工作的有效進(jìn)行，現(xiàn)階段都會(huì)采取多管理工作人員來同時(shí)進(jìn)行，每個(gè)人負(fù)責(zé)不同類型的文件整理和收集，防止意外情況的出現(xiàn)。在完成此步驟之后還需要監(jiān)察人員和檢測(cè)人員參與其中進(jìn)行抽樣調(diào)查來保證文件收集的準(zhǔn)確性，使得管理的合理性被大大提升。最后還需要做好檔案收集的保存工作，只有使得原始數(shù)據(jù)被更好的留存才能夠確保其損失調(diào)用。要將原始數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在不同的地方以防止丟失，常用的軟件和載體有U盤、百度云盤、硬盤等，做好充足的備份就能夠在原始數(shù)據(jù)發(fā)生遺漏、泄漏或刪除問題時(shí)能夠進(jìn)行調(diào)用和補(bǔ)充，以此來確保數(shù)據(jù)的完整性[8]。

3.2 提升會(huì)計(jì)工作人員的工作素質(zhì)

在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理工作落實(shí)的過程中，所有的財(cái)務(wù)人員是必須要認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)電子檔案的重要性存在，這樣才能夠幫助其在日常工作中進(jìn)行業(yè)務(wù)的處理和賬目的出入記錄，并且做好及時(shí)的備份工作。會(huì)計(jì)檔案工作人員還必須要學(xué)習(xí)掌握好相應(yīng)的檔案管理知識(shí)，對(duì)于電子檔案的管理、保存、節(jié)約等有詳細(xì)的認(rèn)知，為其自身檔案管理水平的提升來做出較大的努力。并且在會(huì)計(jì)電算化日益普及的條件下來加強(qiáng)自身對(duì)于檔案管理工作觀念的認(rèn)知，是有助于其提升工作水平和能力的重要方法。除此以外，檔案管理部門還需要學(xué)會(huì)和醫(yī)院單位中的其他部門協(xié)同合作，為檔案數(shù)據(jù)的收集和管理現(xiàn)代化來做出一定的貢獻(xiàn)。

3.3 完善會(huì)計(jì)檔案的管理制度

對(duì)于會(huì)計(jì)電算化背景下的檔案管理工作來說，醫(yī)院一般都會(huì)采取比較科學(xué)的管理制度來進(jìn)行管理效率的提升，這對(duì)于檔案數(shù)據(jù)處理效率而言具有較大的促進(jìn)意義，而且還能夠有效保證醫(yī)院內(nèi)部財(cái)務(wù)信息之間的流轉(zhuǎn)安全性。想要完善會(huì)計(jì)檔案管理制度就必須要做好以下幾個(gè)工作：第一點(diǎn)，需要在信息化的手段下將電算化系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用進(jìn)行詳細(xì)分析，要求醫(yī)院按照嚴(yán)格的工作流程來進(jìn)行工作開展，在數(shù)據(jù)使用或打印之前一定要妥善管理好其他的存儲(chǔ)數(shù)據(jù)和副本，并且用分類保管的方式來進(jìn)行記賬、出賬和入賬，一旦涉及到分賬或者記賬憑證等信息的使用時(shí)，要加強(qiáng)相關(guān)資料的管理質(zhì)量落實(shí)，防止出現(xiàn)信息泄露的情況。并且，會(huì)計(jì)檔案工作管理人員不僅僅要做好檔案的收集和處理工作，還需要按照審計(jì)、稅務(wù)等相關(guān)部門的要求和行業(yè)準(zhǔn)則來對(duì)已經(jīng)產(chǎn)生的報(bào)表和賬簿做好科學(xué)化的整理，便于在日后的隨機(jī)抽樣調(diào)查中能夠在較短的時(shí)間內(nèi)找出準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。第二，對(duì)于一些重要性比較強(qiáng)的經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)和賬目檔案來說，要按照周、月、季度或者年為單位來進(jìn)行打印，封存和收檔。涉及到大量資金和業(yè)務(wù)往來的賬目需要加強(qiáng)審核，才能夠防止出現(xiàn)操作失誤的情況。第三點(diǎn)是對(duì)于重要的財(cái)務(wù)往來信息而言，除了做好紙質(zhì)版的修改記錄之外，還需要進(jìn)行電子檔案的記錄，并且有效的控制檔案修復(fù)的時(shí)間和修復(fù)記錄，減少造假的情況出現(xiàn)。用一些質(zhì)量比較好的光盤或網(wǎng)絡(luò)空間來進(jìn)行檔案信息，做好年終的整理和歸檔，交給相關(guān)部門的負(fù)責(zé)人進(jìn)行妥善管理，使得后續(xù)的隨機(jī)查詢工作變得較為便捷。第四，在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理措施的落實(shí)過程中，要根據(jù)單位自己的實(shí)際情況和工作人員數(shù)量來確定檔案管理制度具體內(nèi)容條例，要求所有的管理人員以及醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)或醫(yī)院中其他要涉及到檔案使用的人員來說，都要根據(jù)流程來進(jìn)行檔案的提取或使用工作。

4 結(jié)束語

綜上所述，在傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)工作行業(yè)，對(duì)于檔案管理工作的重視程度往往較低，而且檔案管理工作的復(fù)雜性和瑣碎醒使其工作內(nèi)容變多、工作效率變低、單純的人工操作已經(jīng)滿足不了時(shí)代進(jìn)步對(duì)公司或單位會(huì)計(jì)工作所提出的要求。因此，會(huì)計(jì)電算化技術(shù)的引入使得會(huì)計(jì)工作變得更具有科學(xué)性，尤其是對(duì)會(huì)計(jì)檔案對(duì)管理而言，加深了本質(zhì)上對(duì)效率提升，促進(jìn)了單位或公司與其他經(jīng)營體之間的經(jīng)濟(jì)信息和數(shù)據(jù)變得科學(xué)化，檔案管理工作的流程更為嚴(yán)格化，相關(guān)信息的保密工作更為謹(jǐn)慎化。總的來說，會(huì)計(jì)電算化條件下的跨級(jí)檔案管理工作受到時(shí)代進(jìn)步和技術(shù)發(fā)展的影響已經(jīng)變得越來越安全，并有效促進(jìn)了醫(yī)院或單位的財(cái)務(wù)管理逐步走向一條可持續(xù)化發(fā)展的穩(wěn)健道路。