全面提高石油企業(yè)檔案信息利用效益探析

曹 婷

（長慶工程設(shè)計(jì)有限公司 陜西·西安 710018）

石油企業(yè)檔案信息的利用效益與企業(yè)的發(fā)展密切相關(guān)，其影響因素也有很多。對(duì)其影響因素較多的是企業(yè)內(nèi)部可控制范圍的因素，包括企業(yè)管理人員的態(tài)度，對(duì)其負(fù)責(zé)性以及整體檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)程度。還有一部分是屬于不可控制的外部因素，這種因素一般來源于整體檔案的管理數(shù)量以及需求量和社會(huì)反饋等多變的因素，這種因素由于不可控制，因此要及時(shí)提出解決策略。想要調(diào)整好石油企業(yè)檔案信息利用效率的最大化，就要保證各個(gè)因素的協(xié)調(diào)，確保各個(gè)部門之間的關(guān)系，從而促進(jìn)整體發(fā)展，保證石油企業(yè)檔案信息利用效率的最大化。

1 形成完整石油企業(yè)檔案信息利用反饋系統(tǒng)

想要保證石油企業(yè)檔案信息利用效率，就要形成完整的石油企業(yè)檔案信息利用反饋系統(tǒng)，這種反饋系統(tǒng)主要來自企業(yè)員工對(duì)整個(gè)企業(yè)運(yùn)行機(jī)制的建議，檔案利用效率和企業(yè)員工的需求密不可分，他們有著密切的聯(lián)系。對(duì)石油企業(yè)員工進(jìn)行整體意見的收集，從而能夠不斷完善企業(yè)，保證企業(yè)前進(jìn)的步伐，對(duì)企業(yè)的整個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)整，從而能夠獲得更大的改進(jìn)。例如：有的員工距離石油企業(yè)位置較遠(yuǎn)，這就造成了早上上班和晚上下班的路程時(shí)間較長，影響了員工自身的個(gè)人生活質(zhì)量，不利于員工對(duì)企業(yè)產(chǎn)生凝聚力。對(duì)此，石油企業(yè)要聽取員工的建議和意見，照顧那些距離企業(yè)較遠(yuǎn)員工的實(shí)際需求，可以設(shè)置一個(gè)早晚通勤車，對(duì)較遠(yuǎn)距離的員工進(jìn)行車接車送，并實(shí)行階段式休息，在企業(yè)業(yè)務(wù)較少的時(shí)候，可以對(duì)員工提前一個(gè)小時(shí)或者兩個(gè)小時(shí)下班，在企業(yè)業(yè)務(wù)較多的時(shí)候，延長一個(gè)小時(shí)或兩個(gè)小時(shí)下班。通過人性化的手段，滿足員工個(gè)人生活的舒適程度，保證員工的工作興奮性，提升整個(gè)企業(yè)的效率。檔案信息管理人員要仔細(xì)進(jìn)行檔案的比對(duì)，通過當(dāng)前新時(shí)代的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)能力，做好及時(shí)的反饋工作，要保證員工對(duì)于整個(gè)企業(yè)的發(fā)展需求，要對(duì)需要的檔案信息進(jìn)行明確的調(diào)整，從而能夠得到更好的歸集，獲得更大的效率，把所有檔案進(jìn)行不斷的規(guī)整，并把其完善，最后進(jìn)行綜合分析，從而制定出科學(xué)合理，適用大眾需求的方案。

其次，要保證企業(yè)檔案信息的完整性，要遵循企業(yè)的規(guī)章制度，在企業(yè)的規(guī)章制度下進(jìn)行信息收集，保證信息收集的效率，要通過多種方式進(jìn)行采納，從而保證整體信息的真實(shí)性，進(jìn)行綜合應(yīng)用，保證信息收集效果的最大化。

最后，對(duì)于石油企業(yè)檔案信息反饋處理的程序要進(jìn)行不斷優(yōu)化，保證對(duì)其持續(xù)管理。在對(duì)反饋的信息進(jìn)行分類之后，根據(jù)相關(guān)問題進(jìn)行整理排放，把整理的信息進(jìn)行比較，篩選過濾一些不必要的信息，通過認(rèn)真審核、挑選并進(jìn)行整理，把整理出來具有效益的內(nèi)容進(jìn)行展示，從而形成完備的檔案利用效益資料。通過一系列步驟保證檔案利用效益資料的質(zhì)量，并把整理好的檔案信息效益資料提交給管理部門，幫助其進(jìn)行更為準(zhǔn)確的決策。在此需要注意的是，石油企業(yè)檔案管理人員收集到的檔案利用反饋信息，雖然進(jìn)行了仔細(xì)的挑選和整理，還是要進(jìn)行底層員工的走訪調(diào)查，保證收集的信息是真正符合員工意見和企業(yè)未來發(fā)展的內(nèi)容，確保整治措施的最優(yōu)化和徹底化，幫助石油企業(yè)不斷向更高水平發(fā)展

2 重視對(duì)石油企業(yè)檔案信息用戶信息心理和行為的分析

在石油企業(yè)檔案信息的建設(shè)過程中，一定要做好用戶心理的建設(shè)工作，要保證建設(shè)過程中是在企業(yè)員工的督促下進(jìn)行，是企業(yè)員工的共同愿望。首先在認(rèn)知的過程中，要保證企業(yè)員工的認(rèn)同，保證檔案信息的合理性。其次，要保證情感的互通點(diǎn)，使員工真正認(rèn)可檔案信息的有效性，從而提升整體的運(yùn)作效率，第三個(gè)是意志過程，通過檔案信息的有效利用，改變員工對(duì)企業(yè)的思維，了解企業(yè)真實(shí)為員工生活著想，與員工共同進(jìn)步。通過企業(yè)檔案信息的不斷改變，可以獲得企業(yè)更高的經(jīng)濟(jì)效益，推動(dòng)石油企業(yè)不斷發(fā)展，企業(yè)員工在發(fā)展的過程中不斷感受公司對(duì)自身帶來的變化，從而更加意志堅(jiān)定的追隨公司整個(gè)檔案信息管理的政策，進(jìn)行不斷的思考，會(huì)提煉主要核心觀點(diǎn)，制定相關(guān)的計(jì)劃，并以此為依據(jù)進(jìn)行導(dǎo)向，增強(qiáng)自身的規(guī)劃性和前瞻性。通過信息的建設(shè)，幫助用戶產(chǎn)生積極的心理和行為趨勢，提升用戶良好的心態(tài)，促進(jìn)企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。

3 提高石油企業(yè)檔案信息工作人員的綜合素質(zhì)

通過對(duì)石油企業(yè)檔案信息不斷整理和總結(jié)，以此來提高工作人員的綜合素質(zhì)，通過檔案管理的分析，使工作人員在工作的過程中不斷的提升自己，能夠在大量的信息中快速找到員工所需要的信息，并把其進(jìn)行挑選。在整體企業(yè)檔案信息的利用中，能夠進(jìn)行整合關(guān)鍵信息，把關(guān)鍵信息進(jìn)行挑選，通過檔案管理人員的分類，把其變的更加規(guī)整。與此同時(shí)，檔案管理人員一定要不斷的提升自己的學(xué)習(xí)能力，實(shí)時(shí)掌握檔案管理人員所需要掌握的技能，幫助石油企業(yè)往更全面更高質(zhì)量的水平進(jìn)行發(fā)展。另外，石油企業(yè)檔案人員要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，對(duì)電子檔案進(jìn)行處理和加工，要具備超強(qiáng)的信息技術(shù)處理能力，通過不斷的實(shí)踐完善自身的專業(yè)水平，從而保證檔案管理資源的有效利用。要在實(shí)際工作中不斷進(jìn)行創(chuàng)新和突破，從而培養(yǎng)自身強(qiáng)大的綜合實(shí)踐能力，要把其他的東西轉(zhuǎn)變到檔案工作當(dāng)中，從而不斷完善自身遇到的問題，并把其進(jìn)行解決。要根據(jù)自身企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)，科學(xué)利用當(dāng)前高新技術(shù)能力，通過計(jì)算機(jī)等操作解決存在的問題。檔案管理人員除了要具備自身專業(yè)的知識(shí)之外，還要重視對(duì)其檔案信息管理能力進(jìn)行積累和創(chuàng)新，要做好風(fēng)險(xiǎn)調(diào)控，對(duì)數(shù)字化檔案信息進(jìn)行合理保密，從而保證其嚴(yán)謹(jǐn)性和機(jī)密性，通過對(duì)其能力的不斷完善和創(chuàng)新，提升石油企業(yè)整體經(jīng)濟(jì)效應(yīng)，幫助石油企業(yè)更高效的發(fā)展，充分利用信息資源。

4 促進(jìn)石油企業(yè)檔案信息管理

4.1 制定更加完善的石油企業(yè)管理機(jī)制

石油企業(yè)在進(jìn)行管理的過程中，如果一直實(shí)行傳統(tǒng)的管理方式，很難適應(yīng)當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展需求，不利于企業(yè)信息化管理的建設(shè)。對(duì)此，石油企業(yè)要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作目前存在的不足，創(chuàng)新當(dāng)前檔案管理工作新模式，打破從前遇到的難題，推廣新的檔案管理制度，提升檔案管理水平。首先，石油企業(yè)要根據(jù)當(dāng)前的檔案管理政策和管理制度，制定適合自家石油企業(yè)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。通過整體業(yè)務(wù)流程，對(duì)檔案管理的一切行為進(jìn)行有效的規(guī)劃，并進(jìn)行管理，規(guī)范其整體行為，完善整個(gè)管理步驟。在實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)與企業(yè)的相互融合中，構(gòu)建創(chuàng)新型管理體系。其次，要精分管理機(jī)制，明確檔案管理的責(zé)任，把每一項(xiàng)責(zé)任落實(shí)到個(gè)人當(dāng)中，明確每個(gè)員工的具體責(zé)任，提高檔案管理的工作效率，使信息變得更準(zhǔn)確和真實(shí)。最后，創(chuàng)建新的檔案管理體系，要以現(xiàn)代化技術(shù)作為重點(diǎn)，完善從前的不足，時(shí)刻監(jiān)督自身行為，不斷優(yōu)化自身能力，使管理制度在石油企業(yè)檔案管理中發(fā)揮最大的效用。通過促進(jìn)石油企業(yè)檔案信息管理的優(yōu)化，幫助企業(yè)更有效的發(fā)展，使其在激烈的市場環(huán)境中，有著更雄厚的實(shí)力。

4.2 加大對(duì)檔案數(shù)據(jù)的管理，保障檔案信息的安全性

大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作想要得到落實(shí)，需要企業(yè)不斷完善大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，保障檔案數(shù)據(jù)的安全性，只有加大對(duì)這兩方面的管理，才可以保證整體企業(yè)的發(fā)展，與此同時(shí)，企業(yè)要真正實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的高效化，就要不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)，只有掌握了新技術(shù)，才能為檔案管理的效率提升一個(gè)新的突破。通過大數(shù)據(jù)與企業(yè)檔案信息的不斷結(jié)合，研發(fā)出適合本企業(yè)發(fā)展的管理工具，從而為企業(yè)檔案信息的高效率運(yùn)用提供保障，通過企業(yè)大數(shù)據(jù)檔案信息的管理和使用，保證企業(yè)高效化發(fā)展。隨著21世紀(jì)的到來，數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)來臨，企業(yè)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和數(shù)據(jù)的保存等都受到了一定的威脅，如何保障企業(yè)數(shù)據(jù)信息的安全性已經(jīng)成為大數(shù)據(jù)背景下開展檔案管理工作的重要任務(wù)。

4.3 全面提升檔案管理人員的素養(yǎng)和應(yīng)用信息技術(shù)的能力

石油企業(yè)在開展檔案管理時(shí)，需要借助多個(gè)部門共同努力和協(xié)作，才能提升檔案管理的水平，使得檔案中的數(shù)據(jù)更加完整和真實(shí)。因此，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理人員需要借助培訓(xùn)以不斷完善自身的技術(shù)水平，提高自身分析能力和處理能力。同時(shí)，石油企業(yè)還需要?jiǎng)?chuàng)設(shè)人才培養(yǎng)機(jī)制，引進(jìn)更多專業(yè)性強(qiáng)的檔案管理工作人員，為企業(yè)開展檔案管理工作注入新鮮的血液。

5 結(jié)語

檔案信息利用效率的提升，能夠幫助企業(yè)更好的發(fā)展，當(dāng)前石油企業(yè)檔案信息的問題還有很多，通過不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提升其整體創(chuàng)新性，不斷與大數(shù)據(jù)相融合，從而滿足企業(yè)檔案信息利用效率的階段性突破。本次文章主要從企業(yè)員工的心理以及管理人員的素質(zhì)出發(fā)，提出提升檔案利用效率的措施。目前石油企業(yè)檔案信息存在的問題還有很多，還需廣大檔案工作者積極探索,不斷開拓進(jìn)取。