信息網絡環境下檔案管理問題研究

鄭平

摘要：信息網絡環境下，檔案可逐漸實現網絡化管理，工作人員必須對新型工作模式優越性建立正確認識，充分了解目前面臨的問題，由此提出形成契合信息網絡環境的檔案管理新理念，創建安全的信息網絡環境、疏通數字化檔案流通渠道三個有效應對措施。

關鍵詞：信息網絡環境;檔案管理;問題;工作創新

引言：

信息傳遞線以及接收點的相互交織，構成信息交流系統，也可稱之為信息網絡。社會個體或群體的人，共同參與到虛擬網絡中，可形成無形的網，能夠貫穿時空上下，形成通達靈便的信息交互網絡。無論是貫穿上下的縱向網絡，還是連接不同單位的橫向網絡，以信息交互為目的產生不同的關系與連接。信息網絡不會受到時空限制，在某種程度上是突破管理層次界限的。而在信息網絡環境下探究檔案管理問題，既要充分考慮信息交互質量與效率，還要全面衡量在特定交互空間下的安全性。檔案管理人員需明確信息網絡下檔案管理模式創新的優越性，利用技術手段逐漸實現網絡化管理，采用技術和制度聯合的方式增強檔案管理的可靠性與安全性。

一、信息網絡環境下檔案網絡化管理的優越性

（一）檔案資源靈活共享

基于信息網絡環境形成的檔案網絡化管理，實質上是現代信息技術高速發展的結果，通過將計算機網絡合理介入檔案管理工作中，可進一步增強信息資源共享的靈活性。檔案信息的采集、整理、共享、發布、檢索等各個環節，都因現代信息技術的介入而快速實現檔案資源的傳輸與反饋。而在實際開展檔案管理工作的整個過程中，相關人員可利用技術手段實現檔案信息采集的網絡化以及檔案信息組織的網絡化，在虛擬網絡空間快速發布和上傳信息數據，以此大大提高檔案信息的傳播質量與效率。依托網絡平臺實現靈活共享檔案資源，進而真正增強檔案的利用率和使用價值。

（二）最大程度滿足用戶個性化需求

基于現代化信息管理平臺發布與使用數字化檔案，使得檔案利用的范圍被持續拓展，可充分滿足不同用戶的個性化需求。管理員可將傳統紙質檔案進行數字化升級，以視頻、音頻、圖文等不同形式進行存儲，為滿足不同用戶的檔案需求奠定扎實的資源基礎。檔案在社會或相關組織群體中獲得更大的流通，更助于提升管理單位社會影響力和存在價值。而信息網絡環境下，檔案無論是以實體的形式進行流通，還是以虛擬的形式進行信息共享，最終目的都是高質量服務于用戶。尤其在信息網絡環境下，通過不斷升級檔案管理模式，給用戶提供多樣化和高質量的檔案信息服務是時代必須。現代信息技術在檔案管理中的深度介入，可有效提升檔案信息化服務水平。即將原始的信息源進行分類，以不同的數據格式進行存儲與共享，確保用戶利用網絡平臺快速獲取需要的檔案信息。

（三）利于優化檔案管理系統

檔案管理工作要與現實環境緊密對接，由此才能形成具有時代映照性和適應性的工作模式與方法。信息網絡環境下，檔案管理人員需轉變工作思路與思想，自覺開發現代化的檔案管理系統，將線上與線下優質資源進行全面整合，既要有效存儲原始檔案，還要新建不同類型的電子文件，以圖片、視頻、文字等形式科學存儲到管理系統中。相關單位若想真正實現檔案網絡化管理，就必須對紙質檔案進行科學的數字化處理，逐漸形成更加先進和完善的檔案管理系統，從而為檔案網絡信息的存儲與使用、檢索與共享等創造有利條件。

二、信息網絡環境下檔案網絡管理亟待解決的問題

（一）信息組織問題

傳統管理理念與模式下，檔案管理人員主要著重于紙質檔案的保管，并根據用戶的使用需求給予相應的服務，會因時空限制而無法高質量滿足需求。信息網絡環境下，需對檔案信息進行重新組織，否則根本無法體現檔案網絡化管理的優勢，失去改進與升級的意義。檔案管理人員若不能將傳統的紙質資料進行數字化處理，無法以音頻、視頻、電子文件、網頁鏈接等不同數據格式在網絡平臺傳輸，從而大大降低服務質量。

（二）信息安全問題

信息網絡環境下，檔案管理更側重于電子檔案的存儲與共享，未能充分考慮信息安全問題。管理人員必須了解目前信息網絡安全的主要威脅，要利用有效方法進行應對與處理。尤其，在信息數據網絡傳輸的過程中，必須加強入口、傳輸、使用等重要環節的安全防護。否則，將會給檔案信息數據的存儲與共享埋下安全隱患。管理人員若不能制定科學和嚴謹的保密措施，將會導致信息管理系統受到惡意攻擊，大大降低檔案信息存儲的安全性與可靠性。

（三）檢索工具開發問題

檔案信息檢索質量與效率的提升，需依靠現代化的檢索工具。信息網絡環境下，檔案管理單位應主動開發適合自身規模與體量的檢索工具，對后續的信息數據的高效流通創造有利條件。目前，檔案管理人員尚未認識到檢索工具開發的意義與重要性，并因處理大量和復雜的信息數據而產生困擾。隨著時間的推移，信息管理的問題會逐步加劇，會對檢索工具提出更高的要求與需求。

三、信息網絡環境下的檔案管理改革新舉措

（一）形成契合信息網絡環境的檔案管理新理念

環境對于人的思想與行為具有十分重要的影響。不同時代背景下，人們的意識形態有所差異，由此衍生出不同的工作方式與方法。信息網絡環境下，針對檔案管理工作相關人員要形成新的理念，以先進和具有前瞻性的觀點為導向，對管理模式和流程進行全面優化管理。檔案管理人員需形成大數據思維和現代化管理理念，善于利用技術手段優化管理過程，給用戶提供高質量和高效率的檔案信息服務。檔案管理人員要基于契合信息網絡環境的檔案管理新理念，對檔案存儲與借閱的方式進行創新。一方面，管理人員可采用統一存儲紙質檔案、多介質保存數字化檔案的方式，增強信息資源保管的安全性。另一方面，管理人員需從經濟效益和社會效益維度思考檔案管理工作的價值與意義，繼而科學拓展信息服務的范疇，如采用會員或按次收費的服務形式進行創收。檔案敢管理人員利用計算機網絡對傳統管理模式全面升級后，真正在檔案信息服務與創造經濟價值等方面體現檔案網絡化管理的優越性。同時，管理人員不應局限在信息資源的存儲與共享上，而是應在信息網絡環境中多渠道及多平臺宣傳企業文化，為打造優質國民品牌奠定扎實基礎。

（二）創建安全的信息網絡環境

檔案信息是信息網絡環境中的構成要素，是虛擬信息系統中的生態因子。因此，信息網絡環境中，對檔案管理模式進行創新的整個過程中，必須利用先進技術手段創建安全的信息網絡環境，為信息的安全和高質量流通提供健康和安全平臺。檔案管理單位要與科技公司展開戰略合作，開發防御性更強的信息管理系統，進而有效應對人為或非人為因素對信息網絡環境造成的安全威脅。根據邏輯炸彈、計算機病毒、蠕蟲、特洛伊木馬等因素危害程度，有針對性地進行防御與控制。通過創建安全的信息網絡環境，不斷增強檔案信息服務質量和安全性。同時管理人員要針對內部管理體系進行動態優化，要科學設計信息管理系統的權限，避免出現內部泄密和破壞現象;要制定科學的監管與監測機制，采用技術與制度手段聯合的方式應對檔案信息管理與共享的安全性問題。結合線下管理與線上信息服務的特點，分別制定不同的工作流程與管理制度規范，真正構建安全和健康的信息網絡環境，為檔案信息數據的安全交互創造有利條件。

（三）疏通數字化檔案流通渠道

檔案信息服務質量的全面提升，以及信息數據的有序反饋，可進一步增強檔案的社會價值。信息網絡環境下，相關人員需對檔案管理工作流程與程序進行優化，繼而有效疏通數字化檔案流通渠道。管理人員需以紙質檔案為抓手，開發更利于虛擬傳播的檔案信息資源，為用戶提供個性化和多樣化的信息服務。其中，檔案信息的采集、整理、分類、存儲，都要發揮先進檢索工具的作用，能快速查詢與鎖定檔案管理與信息服務的重要內容。管理人員需利用大數據技術對用戶進行精準畫像，了解現有用戶和潛藏客戶的各種喜好與需求，繼而開發不同類型的信息產品。在此基礎上，制定科學的宣傳與推廣檔案，使數字化檔案產生更強的流通性，通過不斷優化與完善反饋機制，使數字化檔案流通渠道更加順暢與有序。檔案管理人員必須秉承線下重管理、線上重服務的原則，對工作內容與方法進行創新設計。尤其在虛擬網絡環境中，需利用好現代信息管理系統和檢索工具，實現無障礙無限制的傳播與共享數字化檔案，繼而大大提升檔案信息資源的利用率，真正體現檔案網絡化管理的優勢與價值。

結語：

現代科學技術的蓬勃發展與廣泛應用，極大促進檔案管理工作的升級與轉型。檔案信息化建設是助力提升檔案治理能力，推動檔案管理現代化的關鍵。管理人員要根據市場與客戶需求，對檔案信息資源進行科學開發與整合，在虛擬的信息網絡環境中，進行安全和高效的流通與反饋。利用現代信息技術不斷對傳統管理模式升級，構建極具優勢的檔案網絡化管理新形態，為用戶提供多樣化和高質量檔案信息服務。

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