大數據背景下公立醫院人事檔案信息化管理的研究

郭春曉 多天嬌 時 光 董曉明 陳 鵬 王美玲

（齊齊哈爾醫學院附屬第二醫院 黑龍江·齊齊哈爾 161000）

大數據的出現，為醫院人事檔案信息化管理提供了更加有力的支持，對大數據背景下，醫院人事檔案信息化管理的相關內容討論是十分必要的。

1 醫院人事檔案信息化管理問題及其意義

1.1 存在問題

1.1.1 信息化設施不完善

從目前醫院人事檔案信息化管理的情況來看，一部分醫院信息化設備構建還不夠完善，比如：網絡信息化管理平臺更新緩慢，相關設備配備不足等等，這些都在一定程度上阻礙了人事信息化檔案管理效果。

1.1.2 檔案管理欠缺規范

信息化人事檔案管理背景下，醫院檔案電子化已經成為趨勢，而電子檔案管理必須要做好安全管理，檔案信息搜集、分類、歸檔等環節都要嚴格、規范，一旦有所疏忽，就容易導致檔案信息錯誤或者缺失。但是目前，一部分醫院人事檔案在管理時，往往缺乏規范性，從容導致檔案信息程度低下，人事檔案信息管理效果尚需提升。

1.2 現實意義

1.2.1 提高人事信息價值

在大數據背景下，人事檔案管理也逐漸向集中化數據化方向發展，這種現代化發展，可以大大降低傳統檔案管理的錯誤率，優化紙質版檔案管理的不足，提高人員檔案管理效率，降低檔案管理成本。另外，人事檔案的信息化，為人才的合理使用提供有利依據，也為人才發展戰略的制定提供數據，對醫院的人才可持續發展提供重要基礎保障[1]。

1.2.2 增強人事信息互聯性

醫院人事檔案信息化，打破傳統紙質版檔案的限制，電子人事檔案的構建，為人事部門的人員管理提供快速準確的信息，也為人員管理和調動提供一定的參考，有助于領導進行科學決策。大數據背景下，人事檔案電子化，打破傳統紙質版檔案“信息孤島”的現象，推動人事信息高度整合，實現資源最優配置，構建信息共享機制，提升人事信息使用效率。

2 大數據背景下公立醫院人事檔案信息化管理策略

2.1 構建良好的數據管理平臺

2.1.1 延長人事檔案信息保存時間

傳統紙質版檔案，很容易產生破損，長時間放置還會出現老化的問題，影響數據的完整性和準確性。電子化人事檔案管理比較方便，并且保存時間無限，不會因外界環境變化受到影響，管理起來更高效，使用起來更準確。

2.1.2 提高檔案管理時的工作效率

傳統紙質版檔案管理時，需要花費大量的人工和資源，消耗的成本大，時間成本多。一旦出現人員調動，就會有大量的工作，管理效率不高。電子化信息檔案數據庫構建，可以利用電腦來實現數據管理，提高信息使用和管理的效率，大大節約工作時間和資源。并且電腦操作方便，可以及時更新人員信息，為人員管理提供十分準確的信息。所以，電子化信息檔案管理，能夠提高人事檔案管理的效率，同時保證人事信息的準確性[2]。

2.1.3 提高人事檔案管理信息的安全性

傳統的紙質版檔案信息，保存環境要求十分高，并且安全性也比較低，很容易被損毀和修改。構建電子化人事檔案管理信息系統，能夠設置密碼，提高檔案的安全性，避免信息被修改，保證人事檔案信息的準確，為使用人員提供良好的安全性保障。

2.2 達到信息智能化管理

2.2.1 醫院領導重視電子化人事檔案管理工作，提高管理人員的綜合素質

任何工作只要領導重視，就一定能夠取得良好的效果。針對醫院人事檔案智能化管理工作，領導要給予重視，定期組織管理人員進行專業培訓，提升管理人員的綜合水平，進而可以保證檔案管理過程中，軟件和硬件的有效使用，提高檔案管理效率，保證檔案管理質量。基于此，在檔案管理的實踐進程中，應該注重卓有成效地提升以及優化人們的檔案意識，全面優化檔案管理實效，進一步加強檔案管理工作的人員配置工作，卓有成效地提升管理人員的素養以及認識，促使他們真正高效化地投身于檔案管理的實踐過程中，始終以科學且高效花的方法來保障檔案管理成效，不斷創新以及優化檔案管理模式，更進一步地推動檔案管理的信息化以及流程化。

2.2.2 加強管理人員對檔案管理工作的重視，提升電子化檔案管理的質量

電子人事檔案管理人員首先要正確認識此項工作的重要性，其次要提高管理水平，保證人事檔案管理的質量。管理人員在日常工作中，不僅要保證各項數據的準確，還要及時做好數據備份，避免因為機器故障，出現信息丟失的問題，同時利用現代信息技術，實現人事檔案信息的智能化管理，借助各項軟件硬件設備，降低工作壓力，減少工作量，提高工作質量，不斷提升人事檔案信息管理的效率，借助先進的管理方式，提高醫院的整體人事檔案管理水平。特別是在醫院檔案管理的實踐過程中，應該注重建立健全完善化的制度體系，積極有效地推動管理制度以及管理方案的完善以及優化。檔案管理信息化是重要的發展趨勢，是系統的管理內容，若缺乏精細化的管理制度和機制，不僅容易造成管理工作的整體混亂以及無序性，還有可能造成重要信息的丟失。為此，在檔案管理中，要結合新的管理內容以及特征，積極全面地完善管理制度，確保檔案管理工作的整體規范性和嚴謹性。在努力優化傳統制度的基礎上，也要注重對信息化管理進行創新以及完善，著力建構科學化的管理制度。

2.3 增加人事信息的安全

醫院在進行人事檔案管理過程中，在保證檔案的智能化管理的同時，還要確保檔案信息的安全。人事檔案資料是醫院的重要信息資源，所以一定要做好檔案信息管理工作，保證檔案信息的準確和完整。避免因為管理不到位或者其他問題，造成檔案信息被破損、泄露甚至是修改，進而影響醫院的正常工作。為了保證人事檔案信息的安全，在管理過程中，定期對檔案管理人員進行培訓，使得管理人員可以充分認識到檔案數據管理的重要性以及檔案信息安全的重要，增強其安全意識。

檔案管理人員在日常工作中，應該針對電腦和網絡可能出現的問題進行了解，如黑客、病毒等。充分利用防毒軟件，隔離病毒，保證檔案安全。由于人事檔案信息都屬于個人比較私密的信息，所以在進行管理時要尤為重視。雖然電子檔案能夠設置管理密碼，但是管理人員不能粗心大意，就此放松警惕，因為有些不法分子具有較高的技術能力，可以破譯密碼，所以管理人員設置密碼時，一定要升級難度，不能設置簡單的密碼，增加密碼被破譯的難度。管理人員在日常工作中，應該準確應用各類殺毒軟件，有效利用殺毒軟件建立保護屏障，每日定期檢查保護軟件的運行，為人事檔案數據構建強大的保護網[3]。

2.4 全面構建電子人事檔案

在大數據背景下，醫院構建信息化人事檔案，實現人事檔案的電子化，首先需要做好個人電子人事檔案的創建，將所有的個人信息進行整理，錄入到計算機的相關軟件中，并且保證錄入信息的完整和準確。醫院檔案管理人員，在進行檔案的錄入時，打印檔案資料過程中，可以現在計算機中搜索相關信息，如果存在相關的信息，可以直接打印，這樣能夠大大提高工作效率，降低工作難度，簡化工作流程。

另外，完成電子檔案建立后，還應該對所有檔案進行備份，可以將其存放在移動硬盤或者是一些軟件內，增強檔案數據的安全性，同時要設置相應的密碼，提高檔案管理的安全性。最后，定期更新電子檔案的內容，可以將電子化檔案信息和考核檔案相關聯，進而實現檔案的實時更新，有效提高檔案管理效率，為醫院的人員安排提供查詢數據，有效提高醫院的資源配置效率。

3 結束語

在大數據背景下，應該充分利用信息技術，構建人事檔案信息數據管理平臺，將各類人事信息進行整合，如圖片、數字等，借助現代信息手段，結合醫院的管理標準，劃分出多種類別，凸現醫院整體數據的特點，有效解決傳統檔案管理的問題，針對不同的部門，劃分不同的資源，做到公平合理，進而實現內部信息共享，提高醫院人事檔案管理工作現代化、信息化進程。本文從兩大方面對公立醫院人事檔案信息化管理的相關內容進行討論，旨在助力于我國公立醫院人事檔案管理進程和質量。