優(yōu)化口岸檔案管理 助推跨境貿(mào)易穩(wěn)步發(fā)展

摘 要：近兩年，因為全球疫情不斷反復(fù)，世界經(jīng)濟遭受嚴(yán)重影響，跨境貿(mào)易更是受到重創(chuàng)。國際物流供應(yīng)鏈不暢，船舶運力資源供需失衡，對航空和中歐班列的運力提出更高的要求。濟南作為內(nèi)陸口岸城市，在這種大背景下，面臨著發(fā)展機遇和挑戰(zhàn)并存的時機。為了更好地利用口岸資源，促進外貿(mào)經(jīng)濟穩(wěn)步快速地發(fā)展，加快口岸檔案資源科學(xué)整合，優(yōu)化檔案管理，充分發(fā)揮口岸檔案助推外貿(mào)經(jīng)濟發(fā)展具有重要的意義。本文以濟南市口岸物流辦檔案管理為實例，分析口岸檔案的意義和價值，梳理當(dāng)前口岸檔案管理存在的問題和不足，并對優(yōu)化口岸檔案管理助推跨境貿(mào)易發(fā)展的路徑進行探析。

關(guān)鍵詞：口岸檔案;跨境貿(mào)易;檔案管理

引言

口岸是一國主權(quán)的象征之一，是國家對外開放的門戶，是對外交往和經(jīng)貿(mào)合作的橋梁，也是改善區(qū)域投資環(huán)境，提升參與國際市場競爭力的重要體現(xiàn)。當(dāng)前，我國改革進入攻堅期和深水區(qū)，經(jīng)濟發(fā)展進入新常態(tài)，對外開放步入新階段，這些都對口岸工作提出了新的更高要求。為適應(yīng)新形勢新要求，創(chuàng)新發(fā)展檔案管理思路，優(yōu)化提升檔案管理技術(shù)手段，已成為新時期口岸檔案管理工作面臨的重要課題。

1 口岸檔案管理的重要性和價值性

1.1 口岸檔案是研究跨境貿(mào)易發(fā)展情況和特點的有效憑證

口岸檔案不僅記錄口岸事業(yè)的歷史發(fā)展軌跡，而且反映了跨境貿(mào)易的發(fā)展脈絡(luò)。口岸檔案是各級口岸單位在履行職能過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、數(shù)據(jù)等不同形式和載體的重要歷史記錄。從1990年山東濟南被列入沿海經(jīng)濟開放區(qū)以來，濟南跨境貿(mào)易得到快速發(fā)展。1992年，濟南國際機場正式通航，后來又經(jīng)國務(wù)院批準(zhǔn)對外國籍飛機開放，濟南正式擁有國際航空口岸，國際航空物流通道就此打開。2017年8月，濟南中歐班列正式運營，自此，“一帶一路”下以中歐班列為代表的國際物流行業(yè)得到迅速發(fā)展。據(jù)濟南市統(tǒng)計局的數(shù)據(jù)顯示，2018年全市進出口總額131.8億美元，是1993年的48倍，年均增長16.8%，口岸發(fā)展有效帶動地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展。口岸檔案的各種數(shù)據(jù)有效地反映了濟南市的對外開放程度和跨境貿(mào)易特點。又如：2020年，受疫情影響，濟南空運口岸出入境航班2417架次，同比下降74.92%，濟南空運口岸及時調(diào)整工作重心，重點發(fā)展國際航空貨運，全年新開通11條國際貨運航線（含客改貨），出口防疫物資和商品，大大緩解了部分國家的資源緊缺，體現(xiàn)了中國的風(fēng)范和擔(dān)當(dāng)，為全球穩(wěn)定做出了重要貢獻。

1.2 口岸檔案是外貿(mào)企業(yè)節(jié)約成本的重點抓手

跨境貿(mào)易通關(guān)業(yè)務(wù)涉及海關(guān)、邊檢、出入境檢驗檢疫、海事、商務(wù)、交通運輸、國稅等部門單位及港口、航運公司、機場、航空公司、鐵路等口岸經(jīng)營單位。過去企業(yè)通關(guān)需要填報涉及的各單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)，現(xiàn)在通過集合各單位的檔案資源，實現(xiàn)信息共享，可極大提高通關(guān)效率，減少企業(yè)重復(fù)填報和跑腿。例如：山東省電子口岸實行國際貿(mào)易“單一窗口”受理，“單一窗口”實現(xiàn)企業(yè)一次錄入相關(guān)部門要求的標(biāo)準(zhǔn)化單證和電子數(shù)據(jù)后，平臺向多個管理部門的系統(tǒng)同時進行申報，實現(xiàn)國際貿(mào)易申報“一個平臺、一次遞交、一個標(biāo)準(zhǔn)”，口岸管理部門實現(xiàn)“信息互換、監(jiān)管互認、執(zhí)法互助”，進一步提高申報效率，優(yōu)化通關(guān)業(yè)務(wù)流程，極大節(jié)約了外貿(mào)企業(yè)的時間和財力成本，進一步促進貿(mào)易便利化。

1.3 口岸檔案是跨境貿(mào)易決策決定的重要依據(jù)

檔案的一項重要功能就是以史資政，服務(wù)經(jīng)濟社會發(fā)展大局。口岸檔案不僅反映地區(qū)經(jīng)濟的變化情況以及發(fā)展趨勢，而且在服務(wù)黨委政府決策、經(jīng)濟社會發(fā)展、群眾生產(chǎn)生活等方面發(fā)揮了越來越重要的作用。口岸檔案作為管理要素參與管理活動，可有效提高經(jīng)濟管理、生產(chǎn)管理、外貿(mào)物流的水平，作為生產(chǎn)要素進入產(chǎn)品化和產(chǎn)業(yè)化的過程，獲取經(jīng)濟效益[1 ]。以豐富的檔案信息支持決策者，可以避免或者降低因信息失靈而導(dǎo)致的市場缺陷和決策失誤，有利于經(jīng)濟朝著健康穩(wěn)定的方向發(fā)展。例如：濟南作為全省對外開放的重要口岸，承擔(dān)著濟南等中西部11個市進出口郵件的轉(zhuǎn)運封發(fā)工作，在2016年前進出口郵件需要繞行青島、天津等地的互換局。從郵政、海關(guān)、機場的相關(guān)數(shù)據(jù)顯示，中韓自貿(mào)協(xié)定落地山東后，濟南口岸對韓跨境電商口岸作用日益凸顯，通過韓國輻射美、日、歐等地區(qū)的跨境電商及郵件市場發(fā)展?jié)摿薮蟆ｋS后，濟南市政府將國際郵件互換局兼交換站建設(shè)作為促進對外經(jīng)貿(mào)發(fā)展的重點工作，列入重點督辦項目。2016年9月經(jīng)海關(guān)總署、國家郵政局批準(zhǔn)，原濟南國際郵件經(jīng)轉(zhuǎn)局升格為濟南國際郵件互換局兼交換站。2016年，濟南郵政速遞物流處理郵件6035.29萬件，其中國際郵件704.20萬件，同比分別增長53.29%、12.46%。濟南國際郵件互換局成立，對于優(yōu)化國際郵路，提升郵件運輸時限，加快郵政服務(wù)跨境電商協(xié)同發(fā)展，擴大濟南市對外開放起到積極促進作用。

1.4 口岸檔案為口岸執(zhí)法提供法律依據(jù)

隨著法治觀念的不斷深入發(fā)展，人們的法律意識在不斷提升，口岸檔案為口岸執(zhí)法提供重要依據(jù)，也是后期案件審理過程中的重要證據(jù)。口岸檔案管理工作作為涉及法律責(zé)任的一項重要工作，其重要性不言而喻，應(yīng)該在財力、人力和組織協(xié)調(diào)上給予充分重視，從而推進口岸檔案管理的有效發(fā)展，為跨境貿(mào)易發(fā)展和口岸管理提供依據(jù)。

1.5 口岸檔案是持續(xù)優(yōu)化營商環(huán)境的有力推手

習(xí)近平總書記高度重視營商環(huán)境優(yōu)化，強調(diào)要“加快營造市場化、法治化和國際化的營商環(huán)境”。持續(xù)優(yōu)化口岸營商環(huán)境是立足新發(fā)展階段、貫徹新發(fā)展理念、融入和服務(wù)新發(fā)展格局的必然要求，是促進外貿(mào)高質(zhì)量發(fā)展的有力舉措。口岸檔案可以有效指導(dǎo)當(dāng)前工作，促進營商環(huán)境提升。例如：應(yīng)企業(yè)實際需求，口岸相關(guān)單位企業(yè)制定完善了口岸收費目錄清單，并在口岸現(xiàn)場、口岸網(wǎng)站和山東國際貿(mào)易“單一窗口”向社會公布了通關(guān)環(huán)節(jié)各項收費，口岸收費更加規(guī)范透明。

2 現(xiàn)階段濟南市口岸檔案管理存在的主要問題

2.1 對口岸檔案的認識程度不夠

一是對口岸檔案重視程度不足，有些部門未能意識到口岸檔案對于口岸其他工作的重要意義，對檔案的投入不足，相關(guān)的檔案工作推進速度緩慢;二是在實際工作中重工作，輕收集，導(dǎo)致檔案資料收集不及時、不全面，質(zhì)量不高，嚴(yán)重地造成部分檔案資料缺失;三是資料收集方式缺乏創(chuàng)新，對口岸檔案管理面臨的新形勢和新任務(wù)認識不深，普遍存在重視紙質(zhì)文字材料的收集，而忽視對音視頻、實物等其他載體形式資料收集的現(xiàn)象;四是口岸是保密工作的重要前哨，口岸單位普遍應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)，需要加強檔案信息保密管理。

2.2 口岸檔案管理制度不完善

各口岸單位檔案管理水平不一，面臨的實際情況也不一樣，但是總的來說，如果口岸檔案相關(guān)工作不能得到及時有效的開展和完善，便不利于口岸檔案功能的充分發(fā)揮。以濟南市口岸物流辦為例，該單位是2019年集合原口岸處、物流處、打私處三個副局級單位而成立的一個正局級單位。原口岸處、物流處和打私處在履職過程中經(jīng)歷若干次機構(gòu)改革，辦公地點也幾經(jīng)變化，造成少量原始檔案的丟失以及破損。又由于重視程度不足，在搬遷工作開展之前缺乏系統(tǒng)規(guī)劃，檔案材料沒能得以及時妥善整理。目前新的檔案室尚處于建設(shè)狀態(tài)，口岸檔案得不到及時整理上架。有些檔案材料數(shù)據(jù)庫里有文件目錄，但文件內(nèi)容不全，不能找到與目錄對應(yīng)的全文數(shù)據(jù)。造成此類檔案不完善不系統(tǒng)的根本原因還在于檔案管理制度和體系的不完善，因此在新舊機構(gòu)合并之際應(yīng)進一步加強對檔案工作的管理。

2.3 口岸檔案管理專業(yè)性人才不足

口岸檔案管理信息化建設(shè)趨勢下，綜合型檔案管理人才處于缺失狀態(tài)，造成檔案管理相關(guān)工作的優(yōu)化不能持續(xù)進行。要保障檔案管理工作能夠不斷發(fā)展，還需要對口岸具有全面了解、對信息技術(shù)具有全面了解等專業(yè)性較強、又具備綜合性技能的人才的加入。另外檔案工作流程相對枯燥乏味，不同程度上減弱了工作人員工作熱情及工作積極性，長此以往則可能產(chǎn)生工作惰性，無法及時記錄全面搜集原始數(shù)據(jù)與原始資料，直接影響口岸檔案整體質(zhì)量，因此需要完善相應(yīng)的激勵機制。

2.4 口岸檔案的聯(lián)通共享不充分

口岸系統(tǒng)是由海關(guān)、機場、港口、鐵路、代理服務(wù)、外貿(mào)企業(yè)等不同隸屬關(guān)系、不同行業(yè)組成的綜合體，各單位都不同程度建立了檔案館（室），目前依托山東電子口岸“單一窗口”可實現(xiàn)部分信息免費共享，但隨著跨境貿(mào)易的發(fā)展和企業(yè)對營商環(huán)境的需求不斷增強，互通共享的程度仍然不足。如果把口岸系統(tǒng)檔案信息資源進行科學(xué)整合，圍繞企業(yè)和市場需求，將各個相關(guān)口岸單位的檔案信息通過專門的檔案管理平臺匯集起來，形成一個完整的口岸檔案管理體系，這就能為企業(yè)和社會提供更加便利的服務(wù)，有利于促進外向型經(jīng)濟的發(fā)展。

3 優(yōu)化口岸檔案管理路徑探析

3.1 提高對口岸檔案管理重視程度，深入探究檔案管理問題

檔案管理的質(zhì)量直接影響口岸相關(guān)工作的效率，因此需要持續(xù)了解檔案管理先進管理理念，對檔案管理的功能進行細分，明確各項工作內(nèi)容的優(yōu)化要點，不斷對現(xiàn)階段口岸檔案管理存在的問題進行深入探究，并及時進行解決，防止對口岸相關(guān)工作產(chǎn)生不良影響[2 ]。一是應(yīng)該強化《檔案法》的宣傳工作，提高大家對口岸檔案重要性的的認識;二是加大對口岸檔案管理的資金投入，及時更換陳舊破損的基礎(chǔ)設(shè)施，引入先進管理方式，運用現(xiàn)代化信息技術(shù)進行管理;三是檔案管理必須嚴(yán)格遵守保密制度和管理制度，同時加強信息化技術(shù)的保密管理，一旦出現(xiàn)非法行為，要嚴(yán)厲懲處。

3.2 完善檔案管理制度體系，提升口岸檔案管理質(zhì)量

檔案管理工作是一項復(fù)雜繁瑣的工作，也是一項需要責(zé)任心且需長期搜集整理的工作。而口岸檔案管理工作往往缺乏明確具體有效的操作規(guī)范，導(dǎo)致檔案管理人員缺乏有效指導(dǎo)，檔案收集、管理較為隨意，從而影響檔案管理的質(zhì)量和效率，因此必須建立一套行之有效的檔案管理制度體系，以充分發(fā)揮出檔案的功能和價值。一是制定科學(xué)的檔案管理工作制度與操作標(biāo)準(zhǔn)，明確基本的檔案管理操作方法、步驟和要求。并借助已有的成功經(jīng)驗來完善和修訂原有檔案管理體系，構(gòu)建出與現(xiàn)代化發(fā)展模式相融合的新體系。二是明確檔案管理崗位職責(zé)，注重發(fā)揮各部門的積極性，單位各科室與職能部門之間需要堅持管理需求的融合性發(fā)展。三是要將檔案管理工作列入單位考核體系，提高大家對檔案工作重要性的認識，進一步強化檔案工作考核監(jiān)督管理。四是針對機構(gòu)改革對檔案管理工作造成的影響提出解決方案。要樹立“一盤棋”的思想，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)解決，長遠來看待檔案管理問題，盡可能地“切尾巴”，把積存的文件盡快整理歸檔，將有問題的檔案加緊整理搶救，能挽回的予以挽回。

3.3 引入檔案管理專業(yè)性人才，多路徑優(yōu)化檔案管理

口岸物流辦的檔案管理工作不僅復(fù)雜而且還具有專業(yè)性，需要通過引入專業(yè)性檔案管理人才，以及相關(guān)技術(shù)人才，打造檔案管理人才隊伍，對檔案管理進行全面優(yōu)化。一是在人才的引入上，可以通過編制招聘、人才引進等方式，拓寬人才招聘范圍，促使人才不斷加入到檔案管理工作中。二是加強培訓(xùn)力度，使檔案管理人員不僅僅具備檔案管理知識，而且能熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的使用能力，同時具備口岸的專業(yè)知識。三是暢通人員晉升渠道。通過職稱評定聘用等方式提升檔案管理人員待遇，增強工作人員對本職工作的歸屬感和認同感，進而促進檔案管理事業(yè)蓬勃發(fā)展。

3.4 應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，構(gòu)建檔案管理共享聯(lián)動系統(tǒng)

目前，數(shù)字化檔案管理技術(shù)已滲透到各個行業(yè)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被廣泛地運用在檔案領(lǐng)域，但是應(yīng)用的深度還不夠。目前依托“單一窗口”可實現(xiàn)機場、港口等口岸部門信息聯(lián)通共享，要依托這個平臺，深入開發(fā)和推廣符合口岸工作要求的檔案管理系統(tǒng)，構(gòu)建互聯(lián)互通、共建共享的檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺。要利用一切有利條件，推動數(shù)字化檔案的發(fā)展。充分應(yīng)用大數(shù)據(jù)以及云計算技術(shù)，對系統(tǒng)信息進行快速整合處理[3 ]。目前“單一窗口”列入航空和港口信息，但是歐亞班列信息并未列入。在條件成熟情況下，可積極推進歐亞班列平臺信息系統(tǒng)建設(shè)，推動海關(guān)、機場、港口、鐵路、多式聯(lián)運中心、聯(lián)運經(jīng)營人等多方信息聯(lián)網(wǎng)，為計劃調(diào)度、實時監(jiān)控、費用結(jié)算、稅務(wù)征收、物流配送等提供全程可視化、智能化服務(wù)，為企業(yè)提供更加優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。其次，要按照相關(guān)法律法規(guī)要求，依法公開納入政府信息公開的現(xiàn)行文件，主動在檔案聯(lián)網(wǎng)平臺提供公益性信息服務(wù)，最大限度地實現(xiàn)檔案信息的社會共享，提高檔案的利用率和共享率。再次，要為檔案管理部門配備有利的工作條件，對現(xiàn)有軟件進行改進、維護和更新，保障系統(tǒng)合理運行，為優(yōu)化檔案管理工作提供有力的保障。在推動檔案管理數(shù)字化發(fā)展的同時，還需明確檔案信息安全責(zé)任，確保數(shù)字化管理的保密性和安全性，尤其是口岸檔案處在涉密前沿，目前竊密技術(shù)也越來越高端，保密難度也越來越大，需要不斷提高保密和自我防范意識，利用最新信息技術(shù)做好防范工作。

結(jié)語

隨著對外開放不斷拓展，跨境貿(mào)易深入發(fā)展，口岸檔案管理產(chǎn)生的作用和效益也越來越重要，檔案管理工作的開展是物流渠道拓展下的必然要求，也是口岸各項工作規(guī)范發(fā)展的必要條件[4 ]。通過深入分析目前口岸檔案管理的不足，加強對口岸檔案管理的認識，引入專業(yè)性的人才強化檔案管理體系建設(shè)，充分應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)，構(gòu)建檔案管理共享聯(lián)動系統(tǒng)等一系列辦法，能夠有效實現(xiàn)口岸檔案管理工作的優(yōu)化，進而充分發(fā)揮出口岸物流辦和各個口岸單位的優(yōu)勢，助推跨境貿(mào)易穩(wěn)步發(fā)展，這對于全面提升黃河流域中心城市輻射帶動能力，打造國內(nèi)大循環(huán)的戰(zhàn)略節(jié)點、國內(nèi)國際雙循環(huán)的戰(zhàn)略樞紐具有重要的意義。

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作者簡介：王偉，碩士研究生學(xué)歷;濟南市口岸物流事業(yè)發(fā)展中心館員;研究方向：檔案管理。

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