試論企業檔案在企業知識管理中的作用

鄭穎影 宋思齊

（1.福建廣電網絡集團武夷山分公司；2.上海財經大學商學院）

對于企業知識管理，要從20世紀說起。在20世紀90年代中期左右，檔案管理作為企業知識管理最主要的部分經歷了最初的實體管理和后來的信息管理直至現今的知識管理。事實上，檔案管理的改進與知識文化的逐漸進步，對實現企業知識管理的跨越性發展來說非常重要。從知識管理成為管理學的一部分，到知識管理占據企業管理領域的核心位置，全球半數以上的企業都已經建立較為健全的知識管理體系。從長遠發展的角度來看，推行實施體系化的知識管理，使眾多企業取得了極大的收益。

1 如何理解知識管理

知識管理是公司企業經營的主要策略之一，目的是能在最短時間內向緊急需要的組織單位傳達出最準確、最需要的消息。在信息技術迅猛發展的現代，企業之間互相給出自有信息，交換對方的固有信息，在權衡利弊之后做出最有利、最穩妥的選擇，從而達到互利共贏、皆大歡喜的局面。美國德爾集團創始人之一卡爾·費拉保羅認為“知識管理是運用集體的智慧提高應變能力和創新能力，是為企業實現顯性知識和隱性知識共享提供的新途徑”。知識管理的基本要素是流動性的信息，以檔案知識為中心進行調控，通過相關信息經營、人員的有效利用，實現合理利用顯性知識的運行價值，積極發掘隱形知識的潛力，進一步提高組織的整體運行效率。因此，如何系統全面地進行知識管理是企業在知識信息占據主導地位的時代建立適合自己的管理機制的重要手段和必要工具。

2 企業檔案管理體系的內容

企業知識管理體系的重點在于企業檔案管理，企業的運行機制和文化發展趨勢是企業檔案管理的核心。企業制度大致有：企業線上線下資產的合理規劃，制定員工的獎懲措施等機制，加強上層管理者對下屬信息等種類工作的重視，注重員工福利待遇以及工薪合理滿意情況。企業文化包括企業共有文化、團隊建設文化和員工學習文化等，而書面類資料包括重要的會議材料（包括會議的會前通知、相應報告、定版、總結、重要發言、會議記錄），公司對外的官方發表公文，各個單位來往的相關文書，公司的年度工作計劃、總結、統計報表等，公司與合作單位的合同、資料書等材料，公司職員薪資福利方面的書面文件材料，公司的事件記錄簿及公司重要活動的相關音頻資料等。企業檔案管理系統對企業內各個部門的綜合信息進行管理，是在各大基本信息基礎之上實現對高級信息的獲取、轉存、分享和應用的綜合運行系統，通過文檔管理、搜索軟件、識別系統和數據庫等工具，使企業的顯性知識得到進一步提升，隱性知識逐漸提升。

3 企業檔案管理系統的構成

企業檔案管理系統是以計算機為基礎，對經采集、精細處理、選擇性轉存、運營到搜索引擎的精準資料信息進行分化歸類管理的一個系統。檔案管理系統的建設，可以滿足企業實時快速辦公的需求，提高企業的工作效率，實現靈活高效的管理模式，實現服務方式從資料提供者向信息服務者轉變。運用搜索引擎以及編碼系統，將企業中重點知識產權以及重要方案、商業成果、前輩經驗教訓轉化為集團向上發展的精神和現實籌碼，防止商業機密外泄。一旦管理系統出現漏洞，企業員工辛辛苦苦的勞動成果只能拱手讓人。企業檔案管理系統在保證信息共享、穩定運行的同時，要考慮電子檔案信息的保護與隔離，防止非法用戶侵人和信息泄密。系統安全應從物理安全、軟件安全、數據安全和網絡安全等方面進行風險管控。避免資產積累流失，加強企業知識學習能力，合理增強企業利益資產鏈，降低成本價位，積極加強企業內部向心力，在增強競爭力的同時注意團隊建設。另外，迅速有效建立企業資料庫。眾所周知，知識是信息的進一步加工。顧名思義，資料庫就是將各種資料形成知識網，從而將各種網絡信息形成系統、有條理的信息網。當一系列代碼在計算機上呈現出逐漸明顯的網狀結構，信息所呈現的規律和聯系更顯而易見時，資料庫的作用就體現出來了。

4 企業檔案管理在企業知識管理體系中的重要作用

企業檔案應作為企業的核心知識進行管理。美國某知名公司的調查結果顯示：大多數企業的知識體系，半數以上是以計算機文本或者移動文檔的形式儲存。企業檔案作為企業的核心資產，不僅意味著它具有絕對的完整性，也說明了它的地位。從定義上講，檔案相當于記錄簿，真實地記錄了前輩們的成功與喜悅，也記錄了失敗和遺憾。最重要的是企業的合作明細，如果被競爭對手得知，損失極大。檔案庫的建立要以完整精確的數據為支撐，加上合理規劃的系統體系，實現精準分配歸檔處理每一份訂單、每一位人員、每一個數據。看似簡單的數據知識實則體現了職員的集體合作能力和大家對集團組織的認真負責。從這個方面可以看出，企業檔案管理系統在知識管理系統中的主導地位。

5 企業檔案方式轉變導致職員的需求發生轉變

隨著時代的轉變，與傳統商業不同的新型企業逐漸發展壯大。經濟的提升要求商家做出相應改變：將重點由原來的紀實性檔案轉向靈活的創新型知識管理。將理論放在基礎位置，沒有理論依據，實際工作就無法順利展開。運用智能化管理系統，實現知識的快捷簡便傳遞和搜索。知識管理職能的改變促使相關職員的工作方式發生轉變，同時對主要接觸檔案之人的要求也發生改變，其工作由原來單一的整理保存轉變為處理相關信息、歸類整理、細化分布到各個文檔等。從國有企業到私有企業，從資本主義到社會主義，每個企業都有自己不輕易示人的“獨家秘方”。將各種集團知識通過加工處理，既保持原有數據資料，又加上各種技術分析和決策等內容。集合多次經驗做出總結，發展自己的創新線路，走別人走過的路注定要被別人壟斷，如果沒有穩定且有規模的客源，企業將隨時面臨破產失敗的風險。在新時代，企業檔案管理要加大教育培訓的投入力度，不斷地學習先進的檔案管理理論和方法，加強組織內部的溝通交流，提倡團隊協作，鼓勵改革創新，積累組織知識，推進知識共享，提高檔案組織管理水平和效率，創建一個學習型的檔案管理組織，營造個人與組織共同發展的良好組織環境。

6 多角度、多維度看待企業檔案管理

在一般人看來，企業檔案管理系統就相當于圖書館，對每一類圖書進行歸類放置。而在現代的企業發展中，檔案管理相當于對已經發生的事情進行全面總結，共同商議提出最恰當的建議，促使集團下一步戰略做出相應轉變，防止進一步虧損。歷史上有許多企業因為檔案管理不當而導致重大失敗的例子。商場上最重要的能力就是具有敏銳的嗅覺和果斷的決策力。成功的人不畏懼任何挫折，不是因為他們能未卜先知，而是因為他們面對各種意外都能冷靜處理，及時找出最佳處理方案。企業工作者也應該認識到，檔案管理在企業運營管理中的重要性。不躲避隱藏每一次的失敗，把失敗的教訓當作踏板，跳到另一個更高的臺階上，真實全面地建立企業知識庫，讓每一個檔案發揮出它的作用，讓前輩們的每一份付出都轉化成最大的價值。在企業創辦初期更需謹慎，在沒有前者經驗積累的情況下只能靠自己的努力，靠組織的凝聚力和強大的向心力。

7 結束語

總而言之，成功的經驗要隨著時代的發展做出一定的調整，失敗的教訓也使人頭腦更清醒。企業檔案是一個企業組織的發展歷程。隨著時代的轉變，在企業檔案管理的手段上做出改變是企業可持續發展的必要條件，創新性的企業檔案管理能給組織帶來活力。