疫情背景下我國檔案服務外包行業(yè)發(fā)展研究

李海濤 朱光亞

（1．中山大學信息管理學院，廣東廣州，510006；2．中國人民大學檔案事業(yè)發(fā)展研究中心，北京，100872）

自改革開放初期商業(yè)性檔案代管機構出現(xiàn)至今，我國檔案服務外包行業(yè)經歷了發(fā)展初期、國外檔案服務企業(yè)進入并規(guī)模化融入我國市場時期、國內外檔案服務企業(yè)共生時期三個階段40多年的發(fā)展，呈現(xiàn)出起步晚、發(fā)展快、地區(qū)發(fā)展不平衡、基于主營業(yè)務拓展市場等發(fā)展特點。2021年以來，盡管新冠肺炎疫情（下文簡稱“疫情”）給我國檔案服務外包行業(yè)發(fā)展帶來一定影響，但行業(yè)組織、技術、標準、市場等層面的積累，推動了疫情時期該行業(yè)持續(xù)發(fā)展。

1 疫情對我國檔案服務外包行業(yè)的影響

1.1 影響較大業(yè)務

（1）檔案整理業(yè)務

疫情影響包括：第一，近距離接觸、面對面交互、檔案載體易污染傳播等因素，增加了疫情擴散風險。為了保證檔案整理安全，便于客戶查檔與監(jiān)管，通過進駐發(fā)包方工作場地開展的勞動密集型檔案整理業(yè)務，客觀上受到服務對象疫情防控政策等因素的影響。第二，檔案整理服務型企業(yè)多采用貼付服務成本，交付業(yè)務獲取項目資金的運維模式。受疫情影響，業(yè)務量減少、資金回流放緩，增加了該類業(yè)務資金鏈斷裂、負債率增長的風險。

（2）檔案數字化業(yè)務

由于數字化業(yè)務流程周期長，為保證服務中檔案的監(jiān)管與安全，該類業(yè)務通常以駐場服務形式開展，相關影響包括人員健康與檔案載體安全。隨著線下業(yè)務轉向線上，疫情期間出現(xiàn)了系統(tǒng)運維壓力加大、線上溝通不暢、工作效率降低等問題。

（3）檔案裝具銷售業(yè)務

該類業(yè)務多采用線上銷售模式，影響表現(xiàn)在檔案裝具生產材料供應與產品輸送上。疫情散狀復發(fā)對于物流鏈的影響，一定程度影響了檔案裝具材料的生產、供應、銷售以及資金“回籠”速度。

（4）檔案教育培訓業(yè)務

傳統(tǒng)線下如檔案整理、編目、數字化處理等培訓，易形成共情學習場域，培訓效果優(yōu)于線上。疫情期間的培訓系統(tǒng)多為臨時開發(fā)，存有功能不全、缺乏配套方案等問題，培訓管理經驗也有所不足；此外由于大部分用戶對于在線培訓接受度不高等原因，該類業(yè)務開展情況受到較大影響甚至停滯。

1.2 影響較小業(yè)務

疫情對于檔案寄存業(yè)務為主的企業(yè)影響偏小。因為該類業(yè)務通常一次性交接，寄存檔案利用率偏低，且利用檔案時優(yōu)先采用線上查閱的方式，服務交互較少。但如果庫房疫情防控措施不力，仍易造成檔案載體污染。在常態(tài)化疫情防控背景下，為提升庫房疫情防控能級，除傳統(tǒng)的檔案庫房保護措施外，庫房硬件及管理成本投入增加的客觀需求也一定程度影響著該類企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃。

2 疫情對我國檔案服務外包行業(yè)影響的成因分析

2.1 疫情對我國各類型檔案服務企業(yè)均有影響，但未造成檔案服務企業(yè)大量破產

原因如下：第一，客觀來看我國疫情防控整體態(tài)勢良好，市場累積的服務需求有助于拉動后疫情時期行業(yè)復蘇。第二，相關業(yè)務開展多采用預算制模式，供需方以全備精細的預算支持業(yè)務開展。其中預算周期較長的項目包括檔案數字化、存管、整理及服務人員外派等。以檔案數字化業(yè)務為例，行業(yè)預算制模式保證了該類企業(yè)資金持續(xù)供給，削減了疫情的不利影響。

2.2 疫情對于發(fā)展初期或無主流業(yè)務支撐的小微企業(yè)影響顯著

原因如下：第一，業(yè)務開展困難。以檔案整理為例，疫情期間相關業(yè)務開展頻次低，安全檢疫程序復雜，效率受到較大影響。長遠來看，資金運轉不暢影響了企業(yè)再生產。第二，業(yè)務量減少且服務模式亟待拓展。一方面，盡管采用預算制購買服務的方式，但鑒于部分未納入預算或預算不足、短期內檔案管理業(yè)績不明顯等因素，檔案服務外包需求減弱，客觀降低了業(yè)務總量。另一方面，線上業(yè)務開發(fā)因小微企業(yè)受人力資金所限，相應服務模式拓展能力有限。第三，因薪酬無法按時支付、企業(yè)裁員等原因，企業(yè)人員流失。第四，企業(yè)生存發(fā)展成本增大。除人工經營等固定成本外，企業(yè)復工、員工招募培訓等時間、人力成本增加，業(yè)務減少，業(yè)務完成周期整體推遲，業(yè)務開展模式改變等諸多因素增加了檔案服務企業(yè)運維成本。

3 疫情時期我國檔案服務外包行業(yè)發(fā)展趨勢

3.1 監(jiān)管力度加強，行業(yè)競爭逐步規(guī)范

近年來隨著行業(yè)法規(guī)政策完善，市場價格及檔案服務流程逐步透明。行業(yè)“利益尋租”“客戶關系維護”等無序競爭行為減少，“屬地化企業(yè)”數量及非法侵占專利成果的行為逐漸減少。我國檔案服務外包行業(yè)發(fā)展環(huán)境逐步“凈化”，行業(yè)呈現(xiàn)持續(xù)發(fā)展態(tài)勢，其內在原因如下：

（1）國家標準規(guī)范引導力度不斷加強

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》（下文簡稱《規(guī)劃》）提出“進一步加強對非國有企業(yè)、社會服務機構檔案業(yè)務指導，引導檔案服務企業(yè)健康有序發(fā)展”，從目標層面為加強檔案服務外包行業(yè)監(jiān)管指明了方向。同時《檔案保管外包服務管理規(guī)范》（DA/T 67-2017）、《檔案服務外包工作規(guī)范第1部分：總則》（DA/T 68.1-2020）、《檔案服務外包工作規(guī)范第4部分：檔案整理服務》（DA/T 68.4-2022）從目標、原則、戰(zhàn)略、資源、業(yè)務及安全管理等維度逐步引導規(guī)范檔案服務企業(yè)建設。

（2）社會團體自建自理能力有所提升

《規(guī)劃》鼓勵社會團體開展有關組織管理標準的制定或修訂工作。完善和優(yōu)化檔案行業(yè)協(xié)會等社會團體的職能發(fā)揮，依照市場規(guī)律，監(jiān)督和服務檔案服務企業(yè)，是“十四五”期間檔案社會組織的發(fā)展趨勢。如2021年廣州市檔案協(xié)會成立，標志著行業(yè)協(xié)會聯(lián)系檔案服務發(fā)包方和承包方，配合檔案主管部門，搭建交流平臺、孵化行業(yè)精英，規(guī)范和促進行業(yè)發(fā)展的職能逐步完善。但綜合來看，目前我國尚未形成如國際檔案信息管理協(xié)會（PRISM Intеrnational）等成熟的聯(lián)盟性檔案行業(yè)協(xié)會，且大部分地區(qū)檔案行業(yè)協(xié)會仍處于萌芽或發(fā)展初期，存在配套制度缺乏、日常工作開展無規(guī)律等問題。我國檔案行業(yè)協(xié)會等社團組織在與檔案主管部門“政會”關系的協(xié)調、搭建合作平臺、構建行業(yè)標準等方面仍待完善。

（3）行業(yè)市場自我調節(jié)能力增強

行業(yè)發(fā)展早期，檔案服務外包方因不熟悉業(yè)務規(guī)范，以“低價”作為服務購買的單一標準，使得部分檔案服務企業(yè)忽視服務質量“迎合”市場，影響了行業(yè)健康發(fā)展。隨著我國檔案服務外包市場服務價格逐漸透明，削減服務成本已非提升企業(yè)市場份額的主要手段。優(yōu)質服務是穩(wěn)定的市場份額保證已成為行業(yè)共識，加之外包業(yè)務招投標流程逐步規(guī)范，行業(yè)“定標”“陪標”亂象逐步治理。傳統(tǒng)通過經營“客戶關系”獲取市場的企業(yè)的生存空間逐步受到擠壓。

3.2 產業(yè)轉型升級，服務縱深發(fā)展

（1）由傳統(tǒng)勞動密集型存管業(yè)務向技術含量高的研發(fā)型服務發(fā)展

以檔案信息系統(tǒng)開發(fā)為例，調研發(fā)現(xiàn)2021年以來，長三角、珠三角地區(qū)檔案服務企業(yè)“布局”檔案信息系統(tǒng)研發(fā)，資本投入及市場回報持正向增長。如較2020年而言，2021年深圳某企業(yè)在檔案信息系統(tǒng)研發(fā)上的投入增長高達100%，銷售額增長初年實現(xiàn)盈虧平衡。這與國家及地方檔案信息化發(fā)展政策推進及業(yè)務模式革新密切相關。在信息化轉型中，早期布局并持續(xù)投入或以檔案信息系統(tǒng)研發(fā)為主干業(yè)務的檔案服務企業(yè)相對占優(yōu)。該類企業(yè)依托高校科研機構，細分市場需求，吸收新的信息技術，加快了產品升級。

（2）由紙質檔案整理數字化加工向檔案數據智慧管理等方向發(fā)展

調研發(fā)現(xiàn)，珠三角地區(qū)檔案服務企業(yè)面向金融企業(yè)的檔案數據開展了組織開發(fā)服務；京津冀地區(qū)相關企業(yè)面向能源機構提供了檔案數據決策支持服務；長三角地區(qū)相關企業(yè)面向社會組織管理部門開展了社區(qū)流動人口檔案數據管理服務。隨著大數據、區(qū)塊鏈、物聯(lián)網技術的發(fā)展，發(fā)包方業(yè)務系統(tǒng)管理能級不斷提升，檔案知識管理、數據關聯(lián)、智慧開發(fā)等多元需求將促進企業(yè)轉向檔案數據深層組織開發(fā)服務。

（3）由檔案“存管用”人工服務向檔案管理全流程智能化服務發(fā)展

調研發(fā)現(xiàn)，長三角、珠三角地區(qū)檔案服務企業(yè)智能化服務業(yè)務逐步推廣。浙江地區(qū)相關企業(yè)近年來增加了檔案智能管理系統(tǒng)研發(fā)、智慧庫房建設等業(yè)務內容。智能化檔案館室建設也是當前檔案服務轉型升級的重要表現(xiàn)，主要體現(xiàn)在檔案館智能設備研發(fā)上。以深圳市某檔案裝具生產企業(yè)為例，其檔案密集架研發(fā)已完成從紅外感應到遠程調控的轉型。長三角地區(qū)的檔案庫房建設企業(yè)的智能檔案庫房調控系統(tǒng)迭代產品，已推廣至長三角、珠三角地區(qū)的各級黨政機關企事業(yè)部門。

3.3 多元服務需求增長，行業(yè)呈規(guī)模化發(fā)展趨勢

隨著多元服務需求的增長以及企業(yè)規(guī)模化經營策略的推進，我國檔案服務行業(yè)發(fā)展將呈現(xiàn)以檔案產業(yè)園為主要形式的發(fā)展趨勢。檔案產業(yè)園構想可追溯至2018年，3年來北京、上海、廣州各類檔案產業(yè)園初步形成。多元服務需求與單一服務業(yè)務的矛盾將促進我國檔案服務外包行業(yè)呈規(guī)模化發(fā)展，并將形成以下發(fā)展路徑：第一，面向發(fā)包方的如紙質檔案整理、數字化加工服務需求，企業(yè)強強聯(lián)合，通過合作與規(guī)模化服務提升項目中標率并集中解決客戶“鏈式”需求。路徑實現(xiàn)關鍵在于解決服務流程再造以及服務受上層業(yè)務限制等問題。第二，通過領軍服務企業(yè)組織，多家企業(yè)聯(lián)合，以規(guī)模化運作提升市場份額與服務效益。領軍企業(yè)通過資金、人力、策略等方式扶持組織內部企業(yè)共同發(fā)展的組織與救濟作用將進一步凸顯。檔案服務外包行業(yè)規(guī)模化發(fā)展及良性競爭秩序將在實踐中不斷完善。

3.4 突發(fā)公共事件檔案應急服務能力持續(xù)增強

（1）突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案應急服務能力持續(xù)增強

以疫情為代表的突發(fā)公共衛(wèi)生事件正在改變傳統(tǒng)檔案服務外包行業(yè)的服務模式。疫情防控常態(tài)化背景下，作為國家檔案服務體系的有力補充，檔案服務企業(yè)將被進一步納入國家檔案應急服務體系。相關企業(yè)通過完善應急預案，為突發(fā)公共衛(wèi)生事件提供檔案寄存、數字化、系統(tǒng)建設、咨詢決策等保障性應急服務，重點增強面向發(fā)包方的應急檔案系統(tǒng)開發(fā)服務能力、檔案保護修復及相關設備產品的應急供給能力。

（2）突發(fā)自然災害事件檔案應急服務能力持續(xù)增強

自然災害突發(fā)性強，破壞性大，對檔案資源極易造成重大破壞。如2021年的鄭州特大暴雨，大批醫(yī)療城建檔案因缺乏配套應急機制而受損，表明檔案服務企業(yè)還需增強突發(fā)性自然災害應急服務能力。因此完善包括災前預案咨詢、災中應急存管、災后檔案修復等服務內容的檔案服務企業(yè)的應急服務能力也是檔案服務企業(yè)發(fā)展的著力點。

3.5 檔案教育培訓體系將逐步完善

當前我國檔案學高等教育人才培養(yǎng)目標與檔案服務外包行業(yè)人才需求存在偏差。檔案服務企業(yè)專業(yè)人員匱乏，人員流失嚴重。調研發(fā)現(xiàn)，隨著檔案行業(yè)協(xié)會的成立及服務模式的成熟，我國檔案教育培訓體系將進一步完善，具體表現(xiàn)為：

（1）專業(yè)人才定制化培養(yǎng)模式將逐步興起

當前我國高校將培養(yǎng)檔案管理型人才作為教學目標，與檔案服務企業(yè)技能型人才需求之間存在偏差。高校專業(yè)人才多以黨政機關企事業(yè)單位作為就業(yè)首選，加之行業(yè)人才流動性大，導致行業(yè)專業(yè)人才需求存在較大空缺。為彌補空缺，珠三角地區(qū)部分企業(yè)依托大中專職業(yè)院校，通過定制化培訓打造行業(yè)人才“蓄水池”。《規(guī)劃》中“建立職業(yè)技能實訓基地，探索檔案技能型人才培養(yǎng)新路徑”的要求，明確了五年內我國檔案職業(yè)教育的發(fā)展方向。以此為契機，結合檔案服務外包行業(yè)人才供需現(xiàn)狀，面向行業(yè)需求的專業(yè)人才定制化培養(yǎng)模式將逐步興起。

（2）培訓重心將轉向新技術的學習及應用

信息技術改變著機關企業(yè)的檔案管理能級，也在持續(xù)推動檔案服務企業(yè)服務從物理、文件級向數據、規(guī)則級管理能級的轉變。信息技術革新帶來了檔案服務企業(yè)管理的模擬、數字、數據三態(tài)管理空間。模擬態(tài)管理，檔案服務企業(yè)培訓重點在于紙質檔案的管理規(guī)范及技術學習，重在提升企業(yè)維持檔案實體有序的能力。數字態(tài)管理，培訓重點在于電子檔案的管理規(guī)范及技術學習，重在提升電子檔案內容固化及長期存取的能力。數據態(tài)管理，培訓重點在于檔案數據的開發(fā)利用，重點提升數據規(guī)則的描述與存管能力。

（3）校企互動將進一步增強

當前，檔案主管部門通過減少對檔案服務企業(yè)新業(yè)務領域開拓或多元合作中的行政審批，降低了企業(yè)運維成本。單軌制管理模式推動了檔案服務企業(yè)管理能級不斷躍遷。優(yōu)良的外部環(huán)境與內生動力將促使檔案服務企業(yè)在服務內容、模式上創(chuàng)新轉型，因此加強與高校檔案科研部門合作成為必然。調研發(fā)現(xiàn)，廣州、北京、上海、蘇州等地多家檔案服務企業(yè)聯(lián)手中山大學、中國人民大學、上海大學、蘇州大學等高校開展包括科技項目聯(lián)合申報、檔案信息系統(tǒng)研發(fā)、檔案行業(yè)協(xié)會構建、智慧檔案館庫建設、文化遺產保護等合作，可以預見該趨勢有利于提升企業(yè)服務能級，促進檔案主管部門及行業(yè)協(xié)會“政會”關系改革，穩(wěn)步提升行業(yè)人員職業(yè)素養(yǎng)。