開展檔案規范化管理認證與提高醫療衛生檔案管理水平研究

譚鴻玲

摘 要：在我國醫療衛生行業的發展過程當中，醫療衛生檔案管理有著非常重要的作用，不僅可以對一些經典的病情病例進行記錄，從而為新入門的醫護人員提供寶貴的經驗，更能夠為我國醫學學術領域的發展提供充足的動力。而在醫療衛生檔案管理的過程當中，開展檔案規范化認證能夠幫助檔案管理工作更好地進行，從而使我國的醫療衛生檔案管理的水平得到提高。

關鍵詞：檔案規范化;醫療衛生;檔案管理

在我國，檔案工作規范化管理認證是一種符合科學發展觀與《中華人民共和國檔案法》要求的，有助于提升檔案管理水平的方式。目前，我國許多醫療衛生機構都未能重視檔案管理工作的重要性，而這也對我國醫療衛生行業的發展帶來了一定的影響。

1 醫療衛生檔案管理簡述

在醫療機構中，醫生將從事醫療衛生各項事宜進行詳細的記錄，進而形成醫療衛生檔案。醫療衛生檔案不僅能夠記錄醫療單位對患者疾病的治療詳情與各類發展經營事件，更是記錄了各類新興技術與全新醫療設備在醫療過程當中的運用狀況與運用經驗，對于醫療機構具有重要作用。醫療事業本質上屬于民心工程。醫療機構開展醫療衛生檔案管理工作，一方面能夠借助檔案的借閱與分享促進各類疾病的治療經驗與治療方法的傳播與各類新興醫療技術和醫療設備的應用方式的共享，從而使我國醫療衛生水平得到明顯提升，更能夠使我國各個地區的民眾都能夠享受到平等的醫療衛生權利，對于我國社會與民生問題的影響十分巨大。

2 提高檔案管理機制的完善程度

對于醫療衛生單位而言，建立完善的檔案管理機制對于加強單位內部的檔案工作的管理有著非常重要的作用，醫療衛生單位必須要建立健全的檔案管理責任制度，維護醫療衛生檔案的完整性、規范性與安全性，才能使本單位的醫療衛生檔案管理水平得到提升。而在醫療衛生單位檔案管理機制完善的過程當中，需要對以下的幾條措施格外注意：

2.1 建立規范化的檔案管理認證領導小組

目前，在我國的一些大城市的醫療衛生機構對檔案管理工作非常重視，他們的檔案管理是有著專門的領導小組負責的，但在一些次一級的城市或鄉村地區的醫療衛生機構，相對就不那么重視醫療衛生檔案的管理工作，也沒有相應的領導小組對醫療衛生檔案的管理工作進行負責，這對于提高醫療衛生機構的檔案管理水平而言有著非常大的影響。《中華人民共和國檔案法》第一章第四條明確規定：檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，只有提高對醫療衛生檔案管理工作的認知，建立專門負責醫療衛生檔案管理工作的領導小組，對醫療衛生檔案工作進行分級管理，才能保持醫療衛生檔案管理工作的順利進行，提升醫療衛生機構檔案管理工作的水平。

2.2 建立專業化的檔案管理工作隊伍

明確規定在我國一些大城市的醫療機構當中，通常都具備一支專業化的檔案管理工作隊伍，這使得這些醫療機構的檔案管理工作具備高度的規范性，但在一些次一級的城市或鄉村地區的醫療衛生機構就沒有這樣的檔案管理工作隊伍，導致檔案管理工作不規范，甚至是無人管理。在檔案管理工作當中，建立一支專業化的檔案管理工作隊伍是非常重要的，只有具備一支專業化的醫療衛生檔案管理工作隊伍，才能使醫療機構能夠順利開展醫療衛生檔案的管理工作，并且將檔案管理工作進行完善的責任劃分，以此保證檔案管理工作的規范性[1 ]。

2.3 加強檔案管理工作人員的學習培訓

在醫療衛生檔案的管理工作當中，除了需要具備一支專業的檔案管理工作隊伍之外，還需要對參與檔案管理工作的工作人員進行強化培訓，幫助工作人員提升自身在檔案管理方面的知識與技能。《中華人民共和國檔案法》第二章第十一條明確規定：檔案工作人員應具備相應的專業知識與技能。在我國一些大城市的醫療機構當中，從事檔案管理工作的工作人員很少會進行更換，除了醫療衛生機構需要保持檔案管理人員的穩定之外，還有就是檔案管理的工作人員會定期參與醫療衛生檔案管理相關的培訓課程，以此提升自身在醫療衛生檔案管理工作方面的專業知識與管理技能，從而使醫療機構的檔案管理工作能夠更加順利地開展。

2.4 完善檔案管理工作中的獎懲制度

除了以上完善醫療衛生檔案管理工作機制的方法之外，醫療衛生檔案管理工作當中的獎懲機制的完善對于醫療衛生檔案管理工作機制也有著非常重要的作用。在我國許多的醫療機構的檔案管理工作當中，由于缺乏相應的獎懲制度，容易導致檔案管理工作人員缺乏工作的熱情，從而在檔案管理工作當中出現失誤，或是應付差事，進而導致醫療衛生機構的檔案管理工作水平下降。完善檔案管理工作當中的獎懲制度，對在檔案管理工作當中作出突出貢獻的檔案管理人員進行獎勵，對工作疏忽大意或未完成工作目標的檔案管理人員進行處罰，可以提升檔案管理工作人員對檔案管理工作的熱情與重視程度，從而能夠使醫療衛生機構的檔案管理工作水平得到整體的提高。

3 提升檔案管理設施的建設程度

在我國醫療衛生機構的檔案管理認證工作當中，檔案管理相關的設施建設是做好檔案管理認證工作的基礎，只有提升檔案管理設施的建設程度，才能促進醫療衛生機構的檔案管理水平提高。《中華人民共和國檔案法》第三章第十九條明確規定：機關、團體、企業事業單位和其他組織應當按照國家有關規定配置是以檔案保存的庫房和必要的設施、設備，確保檔案的安全。而在醫療衛生機構檔案管理設施的建設過程當中，需要從以下幾個方面進行展開：

3.1 加強醫療衛生機構檔案管理的資金投入

在我國，醫療衛生機構的檔案管理設施建設水平相對較差，而這主要是因為醫療衛生機構在檔案管理方面的資金投入相對較少。正所謂經濟基礎決定上層建筑，缺乏經濟基礎的支撐，使得我國許多醫療衛生機構都難以開展檔案管理設施的建設工作。因此，要想提升醫療衛生機構的檔案管理設施的建設程度，加強檔案管理認證工作的效果，就必須讓醫療機構增加對醫療衛生檔案管理方面的資金投入。

3.2 建立專業的醫療衛生檔案管理室

上文提到過，我國許多醫療衛生機構的檔案管理方面的資金投入較少，這使得醫療衛生機構只能在盡可能節約經費的情況下開展醫療衛生檔案管理的工作，其中最主要的節省項目就是對醫療衛生檔案管理工作場地的節省，許多的醫療衛生機構在資金不足的情況下，都是直接將醫療衛生檔案進行歸納整理之后與其他雜物一同放入倉庫。一般來說，倉庫的環境都是相對陰冷潮濕的，不僅不利于醫療衛生檔案的保存，而且由于倉庫儲存物品相對較多，人員進出更加復雜，這就有可能導致醫療衛生檔案的丟失或損壞等狀況的發生。因此，當醫療部門加大對醫療衛生檔案管理方面的投資之后，首先要做的就是建立一個專業的醫療衛生檔案管理室，并以此為基礎開展檔案管理工作，才能保證醫療衛生檔案管理認證工作的水平得到提升。

3.3 配置檔案管理工作必需的各類設備

在專業的醫療衛生檔案管理室建設完成之后，就需要為檔案管理室配置檔案管理工作所需的各類設備了。除去管理室內部必備的家具之外，還包含有空調、計算機、除濕器、裝訂工具與溫濕度表等多種設備。其中，空調、除濕器、溫濕度表可以用來控制室內溫度與濕度，保證室內環境最適合進行醫療衛生檔案的存放;而裝訂工具可以用來進行醫療衛生檔案的整理裝訂，方便進行醫療衛生檔案的保存。而隨著計算機網絡技術的發展，計算機也成為了檔案管理工作當中必需的設備，《中華人民共和國檔案法》第五章第三十六條明確規定：機關、團體、企業事業單位以及其他組織應當加強檔案信息化建設。在檔案管理工作當中，工作人員不僅能夠借助計算機進行檔案的管理與檢索，還能夠借助計算機的存儲功能實現醫療衛生檔案的信息化，對醫療衛生機構檔案管理認證工作的開展有著非常大的幫助。

4 推動檔案管理業務的業務開展

4.1 嚴格執行檔案管理制度

在檔案管理業務的開展過程當中，醫療衛生機構應當制定完善的檔案管理制度，并且將檔案管理制度進行嚴格施行。《中華人民共和國檔案法》第三章第十二條明確規定：機關、團體、企業事業單位和其他組織應當建立檔案工作責任制，依法健全檔案管理制度。在執行檔案管理制度的過程當中，醫療衛生機構需要注意對檔案的真實性與規范性進行嚴格管理，確保醫療衛生檔案當中的數據真實可靠，內容信息規范，并以此為基礎加強對檔案保管、保密、鑒定等各項程序的管理，才能使檔案管理業務能夠順利開展[2 ]。

4.2 認真進行檔案分類工作

在檔案管理業務開展的過程當中，醫療衛生機構需要加強對檔案材料的分類整理工作，因為檔案材料的類別與編號工作是直接推動醫療衛生機構檔案管理工作規范化與標準化的前提。在醫療衛生機構的經營服務過程當中，所產生的能夠用于歸檔的材料往往是由許多不同的信息載體，如文字、圖片、表格、視頻等方式進行記錄的，如果檔案的分類工作做得不到位，不僅會導致醫療衛生機構的工作人員在需要查詢檔案的時候出現混亂，而且還會影響到醫療衛生機構檔案管理工作的規范化。因此，認真進行檔案分類工作，是我國醫療衛生機構開展檔案管理業務，提高檔案管理水平的關鍵。

4.3 完成檔案收集歸檔任務

對于醫療衛生機構在檔案管理業務當中的檔案收集歸檔任務，在《中華人民共和國檔案法》第三章第十三條明確規定：反映機關、團體組織沿革和主要職能活動的材料與反映社會服務機構主要研發、建設、生產、經營和服務活動的材料應當納入歸檔范圍;《中華人民共和國檔案法》第三章第十四條明確規定：應當歸檔的材料，安照國家有關規定定期向本單位檔案機構或檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得拒絕歸檔或據為己有。由于醫療衛生檔案涉及到疾病的防治與衛生的監督，因此對于醫療衛生機構而言有著相當大的收集與歸檔的價值，因此，醫療衛生機構需要加強整個機構的工作人員對檔案重要性的認知，引導工作人員配合檔案管理人員的材料收集歸檔工作，才能確保檔案管理業務的順利開展。

5 加強對醫療衛生檔案的開發與利用

5.1 立足實際工作需求，轉變檔案工作模式

在醫療機構進行檔案規范化管理認證，推動檔案管理業務開展的過程當中，需要根據工作人員的實際工作需求來轉變檔案的工作模式，將檔案工作由傳統的管理型轉變為開發與服務型，從而把原本的“死檔案”變成“活檔案”，提升檔案在醫療機構工作當中的運用。在我國，醫療機構在以往的運營過程當中的檔案工作比較死板，只有在醫護工作人員有查閱檔案的需求的情況下前往檔案管理部門請求查閱檔案時，檔案管理部門才會通過一套比較復雜的檔案管理登記手續將檔案借出，且檔案管理部門只會將醫護工作人員需要的檔案進行外借，而不會主動將與醫護人員需求相關的檔案外借，這就導致我國醫護人員在檔案使用的過程當中出現了比較嚴重的局限性。因此，醫療機構應當立足于醫護工作人員的實際工作需求，轉變檔案工作人員的服務態度，將館內檔案進行定期整理并印發目錄，以此為醫護工作人員的檔案查詢提供便利。除此之外，醫療機構還應當發揮出機構內部信息網絡的作用，開放檔案工作的內部網絡平臺，通過“檔案在線調閱”與“案卷送貨上門”的方式來簡化醫護工作人員調閱檔案的方式，以此為醫療機構的醫護工作人員提供更加快捷與人性化的服務。

5.2 編制檔案檢索工具，提升檔案應用效率

在醫療機構進行檔案規范化管理認證，推動檔案管理業務開展的過程當中，不僅要加強檔案工作模式的轉變，還需要提升醫護工作人員與檔案管理人員的檔案應用效率，而編制相應的檔案檢索工具就是提升檔案應用效率這一工作當中最為重要的部分。在我國醫療機構以往的檔案管理過程當中，對檔案的分類與檢索工作的設置并不詳細，大多數檔案工作人員只會根據檔案來源與檔案整理歸檔日期將檔案進行輕度的分類，這就導致了檔案工作人員與醫護工作人員在查閱檔案時遇到了巨大的不便。因此，醫療機構應當加強對檔案的管理與分類，針對檔案的內容編制多樣化的檢索工具，例如制作出檔案的全引目錄、專題目錄、底圖目錄、文號索引、上級文件目錄、專題檢索卡片等多種檢索工具，以此在提升醫護工作人員的檔案查閱的便捷性的同時，加強檔案管理部門對檔案的管理工作。此外，檔案工作人員還需要加強對醫療衛生檔案應用效果的追查與管理，結合實際工作情況來調整醫療衛生檔案檢索工作，促進檔案在醫療機構的工作當中能夠得到更好的使用，以此推動我國醫療衛生事業的進一步發展。

結束語：

綜上，對于醫療衛生機構而言，開展檔案規范化管理認證工作有著非常重要的意義，不僅能夠促進醫療衛生機構檔案管理環境的改善，提升檔案管理工作隊伍的整體素質，更能夠使醫療衛生機構的檔案管理工作遵照《中華人民共和國檔案法》的規定進行發展，從而為我國醫療衛生行業的發展帶來良好的推動效果。

參考文獻：

[1]劉佳.醫療衛生檔案管理水平的提升對策[J].科學咨詢（科技·管理），2021（01）：18—19.

[2]尹岳偉.基層公共衛生檔案管理工作創新策略[J].黑龍江檔案，2020（04）：108.

（作者單位：吉林省靖宇縣婦幼保健計劃生育服務中心）

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