6S精細化管理策略在醫院檔案管理中應用價值

鄧穎

摘要：目的 分析找醫院檔案管理中應用6S精細化管理的價值;方法 取常規管理方法管理的600份檔案作為對照組，取2020年1月—2020年12月采用 6S 精細化管理方法管理的 600份檔案作為研究組;結果 實驗組檔案缺失率0.013%、破損率0.183%低于對照組0.057%、0.08%，正常利用率94.67%高于對照組85.33%，檔案標識規范、檔案室清潔程度、檔案管理安全性評分高于對照組，且P<0.05;結論 在醫院檔案中引入6S精細化管理策略，有助于提升檔案管理的質量。

關鍵詞：醫院檔案;6S精細化管理;應用價值

【中圖分類號】G271 【文獻標識碼】A 【文章編號】1673-9026（2022）04--01

檔案作為醫院重要的臨床研究資料與歷史憑證，其能夠真實地反映出醫院各項工作及活動的開展情況，不但可以作為醫院開展醫療服務的基礎資料，同時還能為醫院領導作出重要決策提供指導，從而確保醫院各項醫療業務工作的順利開展。6S技術是在5s管理的基礎上發展而來，最早被應用在企業管理中，其目的是提升產品的質量，此后該管理模式逐漸在各個領域中得以推廣[1]。本文就6s精細化管理策略在檔案管理中的應用價值展開探討。

1.資料與方法

1.1一般資料

選取我院檔案管理處 2019年 1 月—2019年 12月采用常規管理方法管理的600份檔案作為對照組，其中病歷檔案194份、人事檔案114份、基建檔案162份、文書檔案102份、科研檔案28份;然后再選取2020年1月—2020年12月采用 6S 精細化管理方法管理的 600份檔案作為研究組，其中病歷檔案198份、人事檔案110份、基建檔案156份、文書檔案112份、科研檔案24份。兩組檔案無顯著差異（P>0.05），存在可比性。

1.2方法

對照組： 采取常規管理方法，即由檔案科專門負責人對其進行管理，定期對檔案予以清潔和消毒，每年整理1次檔案，根據檔案的錄入時間進行統計，每隔半年對檔案室的隱患進行檢查，避免各種隱患引起的檔案缺損、破損等等。實驗組則是在檔案管理中應用6S精細化管理手段，實施步驟如下：

1.2.1整理。由于醫院檔案涉及的類型較多，除了病歷檔案外，還包含人事檔案、基建檔案、文書檔案、科研檔案等等，而整理這一環節的工作重點就是逐一閱覽這些檔案資料，然后按照檔案是否存在保存的價值將其區分開來。針對不具備價值的檔案還需要組織相關部門開展評定，以免出現某個人或者某個部門判定該檔案無價值便不管理，制定不同類型檔案的評定標準，嚴格按照該標準開展，從而為檔案管理打好基礎。并且還需要根據檔案的類型進行整理，不可出現大量檔案堆放在一起的現象。基于6S的精細化管理模式便是要求檔案部門根據一定的標準將所有的檔案分類，及時舍掉沒有價值的調檔案，保留有用的檔案，確保檔案管理的有序。

1.2.2整頓。一是，不同科室形成的文書檔案應該由檔案工作室指定專人負責，然后將其生成電子檔案，上傳至醫院檔案管理系統中，待后臺審核通過生成對應的電子檔案編碼，由工作人員將編碼打印出來并粘貼在檔案整理盒上，并將其送至檔案室存檔。二是，針對病例檔案，待患者離院后便需要將其整理好，交于主任醫師簽字，然后上傳至檔案管理系統生成病歷檔案板塊，以電子檔案的形式存檔。三是，針對人事檔案、文書檔案、科研檔案等類型的檔案資料，由對應的科室進行整理，后上傳至系統中保存。

1.2.3清掃。檔案室管理人員需要根據工作人員崗位劃分相應的清潔責任區，小組組長應當做好清潔方法的指引，落實每一個人員的職責，作為小組成員便需要嚴格按照相關的要求每周一對檔案室進行清掃工作，同時做好清掃記錄，保證檔案室環境的干凈，減少環境對檔案的影響。例如：當檔案整理工作完畢后，需要立即對使用的物品進行清潔、檢查、歸位，檔案室的物品、地面、設備等進行清潔，保證檔案室的環境質量與空氣質量。清潔并非單單指的是打掃，每次清掃時，均需要濕式清潔檔案室的各個臺面與地面，同時在工作中也需要注意保持室內的干凈與整潔，確保每一件物品或設備均處于整潔且完好備用的狀態。

1.2.4清潔。清潔主要是指將整理、整頓以及清掃三個環節實現制度化，從而確保上述環節具體可行，落到實處，維護到檔案室的整潔度。對檔案管理而言，清潔這一環節的主要目標是確保職責明確，規范檔案管理各個環節，要求工作人員嚴格遵守相關的規章與制度。例如：為了確保各項打掃清潔工作落到實處，檔案室除了應當加強基層設施建設外，還需要配合相應的硬件設施，常見的如儲物柜、消毒工具、監控設備、深度與濕度檢測儀、消防用品等等。在較長的節假日或者特殊天氣時，以文件的形式，將清潔任務落實到具體工作人員身上，開展全面檢查，及時排除安全隱患，將風險降至最低水平。

1.2.5素養。將6S管理法應用在檔案管理中，其主目的是督促廣檔案工作者自覺養成良好的習慣，從整體上提升其檔案管理水平。為了實現這一目標，醫院應當定期組織檔案工作者參與系統培訓，學習檔案管理相關的規定與規則，不同類型檔案的收集、整理、存儲方法等等，從而提高檔案管理的效率。

1.2.3安全。信息化時代，醫院檔案也由以往的紙質檔案逐漸轉變成電子檔案，同時也給檔案管理的安全帶來了各種威脅，因此如何確保檔案的完整性與安全性至關重要。而基于6S精細化的檔案管理，需要醫院組織檔案工作者參與各種安全教育活動，不斷提升檔案管理管理的意識，并將該意識轉變成自身的行為。例如：針對紙質檔案，醫院檔案除了需要做好防潮、防蟲、防火等等，還需要對室內溫度進行實時監控，并對防火設施進行機場南，定期檢查紙質檔案，以便發現問題時能夠及時解決。而針對電子檔案，這需要借助硬盤、U盤等予以備份，同時配合對應的防護技術和防護軟件，確保醫院檔案的安全性。

1.3觀察指標

（1）比較兩組檔案缺失率、破損率、正常利用率。

（2）比較兩組檔案管理質量評分。關于檔案管理制定評分則是從檔案標識規范、檔案室清潔程度、檔案管理安全性三個方面進行，每項總分為100分，分值越高提示檔案管理質量越高。

1.4統計學方法

數據的統計分析應用SPSS21.0數據統計軟件，檔案數量以n表示，計數用百分數表示，用x2檢驗，計量以均數表示，用t檢驗，當P值低于0.05時，提示差異顯著。

2.結果

2.1兩組檔案缺失率、破損率、正常利用率比較

實驗組檔案缺失率0.013%、破損率0.183%低于對照組0.057%、0.08%，正常利用率94.67%高于對照組85.33%，且P<0.05，見表1所示：

2.2兩組檔案管理質量評分

實驗組檔案在檔案標識規范、檔案室清潔程度、檔案管理安全性方面的評分高于對照組，且P<0.05，見表2所示：

3.討論

3.16S精細化管理概述

6S技術是在5s管理的基礎上發展而來，5S技術也可以被叫做五常法，最早是由日本提出，主要包含對人、機、料、環、法五個方面予以管理，其最早被應用在企業管理中，其目的是提升產品的質量，此后該管理模式被其他國家所認可，并得以推廣。在應用過程中，一些企業結合自身的發展需求，在5S管理的基礎上增加了“安全”這一要素，由此誕生力了6S管理，包含六個部分，分別是整理、整頓、清掃、清潔、素養以及安全[2]。

3.26S精細化管理在檔案管理中的價值

在本文中，對比了在醫院檔案管理中分別實施常規管理與6S精細化管理的價值，結果得出：實施6S精細化管理的檔案缺失率、破損率低于實施常規管理的檔案，實施6S精細化管理的檔案正常利用率、檔案標識規范評分、檔案室清潔程度評分、檔案管理安全性評分高于常規管理的檔案，且P<0.05。可見在醫院管理中，應用6S精細化管理不僅可以減少檔案缺失率和破損率，而且還能提高檔案正常利用率、檔案標識規范評分、檔案室清潔程度評分、檔案管理安全性評分。其主要是因為：檔案作為醫院管理的重要組成部分，隨著醫院醫療服務的范圍的不斷擴大，對檔案管理的效率也提出了更高的要求，傳統的管理手段不再滿足現代信息化發展的需求，而在檔案管理中應用6S管理手段，有助于減少檔案管理的工作量，要求檔案在管理過程中按照整理、整頓、清掃、清潔、素養、安全流程實施管理，確保了檔案管理有章可循，提高了工作人員的積極性[3]。

參考文獻：

[1]劉麗.6S精細化管理在醫院人事檔案管理中的應用初探[J].現代醫院，2021，21（1）：68-69，73.

[2]王然.探討6S精細化管理在醫院檔案管理中的運用[J].蘭臺內外，2021（4）：16-18.

[3]孫丹丹，武海萍.6S精細化管理在醫院檔案管理中的運用[J].辦公室業務，2020（1）：128，130.