做事有規劃 用Excel制作交互式清單

俞木發

日月如梭，一眨眼2022年已經快過去一個季度了。年前很多朋友都會立Flag，希望自己在新的一年能有全新面貌。而要監督自己更有效地實現立下的Flag，針對每個Flag制定更為可行的清單，隨時查看并督促自己按計劃完成清單任務，這是個很好的方法。清單用大家日常使用的Excel來進行制作即可，下面筆者以Excel 2019為例介紹具體的操作。

對于一些較為復雜的Flag，有針對性分解為一組可行的清單項目，然后對照項目完成指定進度，這可以更好、更快實現Flag。比如下面是小王2022年3月的日常提升Flag，完成時間2021.3.31之前，需要的清單任務總共有5項。啟動Excel 2019后新建文檔，接著在文檔中按提示輸入下列清單的內容即可（圖1）。

1.堅持閱讀，每月5本書籍

2.堅持每月復盤，每月至少撰寫4篇復盤總結文章

3.知乎每月至少更新5篇文章

4.完成科目2考試

5.繼續運營公眾號，目標粉絲2萬+，閱讀量1000+

為了更好完成清單任務，大家最好為清單完成設置一個截止日期，雖然這是一個小細節，卻又是一個完全不容忽略的細節。它不僅能幫助我們根據任務所需的時間確定任務的優先級，還能增加我們的緊迫感，集中精力辦事情。比如很多朋友平時刷抖音、玩游戲浪費大量的日常時間，而沒有緊迫感是無法讓自己定期完成清單任務的。要讓每一步做得穩妥，而且有責任感、緊迫感，我們很有必要在清單中為自己設置一個倒計時功能。

在上述文檔中定位到A1單元格輸入公式“=IF（C1=TODAY（），“3月結束了，完成當月任務了？”，倒計時：離3月底時間還有&C1-TODAY（）&天）”，這里使用IF函數對日期進行判斷，如果C1日期是當天，那么就顯示“3月結束了，完成當月任務了？”（大家可以根據自己需要設置任意提醒字符），否則顯示3.31和今天日期的差值，提醒自己離月底還剩余幾天，每天打開文檔后的倒計時顯示都是不同的（圖2）。

人都是有惰性的，做好了任務清單還需要在查看清單時不斷提醒、警醒自己。因此可以在清單文件中使用函數來設置多個提醒條件，從而達到不斷督促自己及時完成清單任務的目的。定位到C3單元格輸入公式“=IFS（B3=“”，羞愧？本月啥事都還沒干哦，B3<5，還有&5-B3&本書籍未閱讀，B3>=5，棒棒的，已完成本月任務了！“）”。

這里使用IFS函數對B列任務完成情況進行多條件的判斷，如果為空則添加警醒自己及時開始任務的語句，如果完成任務則顯示鼓勵自己的語句，否則顯示未完成的數量。對于可以量化數量的任務，將上述公式下拉填充然后稍加修改即可（如任務2.將數字5改為4即可）。對于無法量化的任務，則可以自行設置提醒語句，如任務4公式可以是“=IFS（B6=”“，羞愧？本月啥事都還沒干哦，B6=科目2”，棒棒的，已完成本月任務了！“）”，這樣在B列輸入任務完成進度后，在C列就會自動顯示不同的提醒語句了（圖3）。

對于已經完成的任務，為了方便和未完成的任務進行區分，同時增加完成任務的成就感，我們可以對任務完成添加一些特殊標記。

首先定位到E3單元格，點擊菜單欄的“開發工具→插入→表單控件→復選框”，插入一個復選框控件，然后選中E3單元格下拉填充到E7單元格。接著右擊E3單元格插入的控件選擇“設置控件格式→控制→單元格鏈接→選擇$D3$”（圖4）。操作同上，繼續選擇其他插入的控件，然后依次連接到對應的單元格。這樣在E列勾選對應的復選框后，在D列對應單元格就會顯示TRUE字樣（未勾選則顯示False）。

接下來我們要將控件勾選和清單任務對應起來，選中A3：A7區域，點擊“開始→條件格式→新建格式規則→使用公式確定要設置格式的單元格”，在下方的公示欄輸入公式“=$D3”，繼續點擊“格式”，在打開的窗口切換到“字體”，勾選特殊效果下方的“刪除線”，點擊“顏色”字體顏色設置為灰色，即當D3單元格顯示為TRUE時，A列的清單任務字符上添加刪除線和變為灰色顯示，表示任務完成（圖5）。

當我們在E列勾選復選框后表示任務已完成，為了方便對完成清單任務進行統計并添加可視化進度標記，先定位到B8單元格輸入公式“=COUNTIF（D3：D7，TRUE）”，這里使用COUNTIF函數對D列標記為TRUE字符的單元格進行計數，表示完成任務清單的數量，這樣勾選標記后就可以自動顯示完成清單任務的數量了（圖6）。

上述文檔也可以作為清單模板使用，我們可以在A列出更多任務清單，比如輸入一年的任務，然后在A列添加篩選A2添加篩選按鈕。這樣在實際使用時可以根據實際需要篩選任務，比如可以按月來篩選，或者按照任務的重要性進行篩選。

接下來同樣還可以使用條件格式來制作任務完成的可視化進度標記，定位到B9單元格輸入公式“=B8”（表示引用B8單元格完成清單的統計數量），同上打開新建條件格式窗口，選擇“基于各自值設置所有單元格的格式”，在格式樣式選擇“數據條”，勾選后方的“僅顯示數據條”，下方的最小值的類型選擇數字，值設置為“0”，最大值的類型也選擇數字，值設置為“5”，5表示的是清單任務的數量，請自行根據自己清單實際任務數量進行設置（圖7）。這樣在B8單元格就會顯示對應數量的數據條，通過數據條的長短來表示完成清單任務的進度圖示。

完成上述的操作后，選中D列右擊選擇“隱藏”，將其隱藏不顯示。這樣以后我們需要查看當月的清單任務時，打開文檔首先看到的是提醒自己今天離月底還有多少天，而當我們在B列輸入任務完成的實際情況時，在C列會自動添加任務提醒，提醒大家還有多少任務沒有完成。而對于已經完成的任務，在E列完成復選框的勾選后，A列對應的任務清單字符會自動加上刪除標記并且字體變為灰色顯示，在B8單元格會自動統計出完成任務的數量，同時在B9單元格會自動顯示完成所有任務的進度條，這樣的清單使用起來是不是方便多了呢（圖8）？

在上面的文章中筆者為大家介紹了清單的制作和使用方法，不過這只是一個工具，而要完成自己制定的清單任務，大家還需要有更強的自律和執行力。自律就是要忍，忍常人不能忍的，不斷強迫自我學習，自我提高;而執行就是要去做，不折不扣地完成計劃，并在完成任務的過程中不斷改進。這樣結合本文介紹的方法，大家就可以在新的一年里不斷實現自己立下的Flag，最后祝朋友們都可以成功實現自己夢想！