國有企業信息傳遞系統構建研究

劉 念 朱 嵩 楊立錦

（四川航空股份有限公司，四川 成都 610200）

一、研究背景

按照現代經濟管理理論，組織實質上是市場的替代關系，組織的根本目的是節約交易費用。因此，如果邊際交易費用高于邊際內部費用，那么組織就有規模擴張的經濟動機。研究表明，影響組織成本的因素有很多，但最重要的是信息傳遞因素。

對國有企業而言，信息傳遞對于經營管理至關重要，搭建信息傳遞機制更是企業管理藝術的精髓。在實踐中，企業內部普遍存在部門、工作小組等機構，這些機構為了實現企業目標而設立，在完成不同任務過程中形成，其運轉效率與整個企業的運行效率關聯。信息傳遞的作用，就是讓部門、小組、個人從縱向角度，清楚了解企業總體目標；從橫向角度了解其他部門、小組、個人的情況和目標，通過信息交互產生協調行為，共同為實現總體目標而協同工作。

本文基于國企經營管理實踐，為創造良好的企業內部環境，形成管理者和員工之間互相信任，信息傳遞能上能下、自由流動的環境，對內部信息傳遞機制進行了分析研究。

二、國有企業信息傳遞現狀

1.信息傳遞中存在的問題

本文基于成都某國資背景金融企業A的信息化管理實踐進行研究。隨著A公司部門增加，員工人數增多，管理層級延長，企業內部管理逐漸出現了信息傳遞不到位、信息傳遞不暢、信息分享受限、工作執行力下降的狀況。如何實現企業內部信息及時、準確、有效的傳遞，對A公司發展具有重要意義。為更好取得實效，本文研究側重于系統框架下信息傳遞機制在經營管理和企業目標實現中的作用，以促進企業組織結構、管理模式及業務流程得到優化和提升。

通過深入研究，發現A公司在信息傳遞方面存在三個突出問題：一是信息不對稱、協同工作能力不足。部門內，部門負責人成為信息交換的樞紐，部門內信息不對等、平行信息溝通有限、員工滿足度受影響；部門外，部門間信息傳遞渠道有限；信息層層篩選，造成信息失真和信息不對等。二是工作落實不到位、定位不明確。表現為領導很難以最快速度找到最合適的人，存在“推諉扯皮”的情況。甚至領導交辦工作沒有閉環，導致重點工作推不動、落實慢。三是知識和經驗的灌輸、傳承有限。比如，項目總結的經驗和教訓并未徹底灌輸到每一位員工。

2.企業信息傳遞特點

A公司內部信息傳遞多種方式并存，主要表現為以下特點：

一是從趨勢上看，逐漸由線下傳遞向電子信息傳遞、網絡信息傳遞轉變，以數字化轉型的趨勢和方向，未來電子信息傳遞和網絡信息傳遞將是公司最重要的信息傳遞方式之一，口頭和紙質信息傳遞所占比例有所降低。

二是從信息傳遞方向上看，上行、下行、平行、交叉信息傳遞等方式并行，其中下行傳遞使用的頻率較高。在日常工作中，上級對下級進行指示、激勵與批評等信息傳遞較多。近年來隨著管理水平的不斷提高，A公司更加注重平行信息、上行信息傳遞，并鼓勵員工可以通過各種內部渠道向管理層提出合理化建議。

三是從信息傳遞渠道上看，正式信息傳遞占主導，非正式信息傳遞有限。正式信息傳遞主要表現為會議、公文、安排部署、工作匯報等。非正式信息傳遞是輔助性的交流方式，在促進員工溝通方面可以發揮積極作用。比如，所謂的“小道消息”以及工作之余的種種話題都構成企業內部非正式信息傳遞。由于這種信息傳遞不一定發生在部門內，也會進行跨部門傳遞，呈現交叉信息傳遞的特點。

3.信息傳遞對企業經營管理的影響

總體而言，A公司內部信息傳遞氛圍有所僵化，多向信息傳遞環節尚未打通，未能實現管理效率優化。對經營管理也產生了影響：

一是知識和經驗的灌輸、傳承有限。該公司長期以來形成的信貸風控技術和經驗主要存在于兩個方面：其一轉化為公司的操作指引、風控標準、制度規范等，其二廣泛存在于項目經理的操作慣例、工作習慣、企業文化中。但這部分信息和經驗難以通過A公司現有的信息傳遞機制和工作交接傳承下去。比如，虧損項目總結的經驗和教訓并未徹底灌輸到每一位員工等，這就導致人才斷檔現象以及核心專業能力的弱化傾向。

二是平行信息傳遞不足，導致部門間信息傳遞障礙，在需要進行業務合作和協同時，很易造成分歧并且無法及時解決因信息傳遞不良導致的障礙。部門內員工互相不了解工作進展和工作內容，導致團隊協同合作能力不足，不能最大程度激發團隊潛能。

三是上行信息傳遞不足，影響了員工訴求的表達和企業管理的改進。公司雖然鼓勵員工多提建議，但成效甚微。在傳統意見反饋渠道有限的情況下，公司仍未建立起一套完備的、具有激勵性的員工意見反饋機制。長期來看，員工無法正常反饋建議意見、不能及時抒發情感情緒，不利于員工建立對企業的歸屬感和認同感，不利于內部穩定和凝聚力的提升，影響了人才隊伍建設成效。

四是溝通渠道不足，影響了團隊的高效溝通交流。雖然A公司逐步建立了一些信息交流的平臺，但主要還是正式信息途徑較多，非正式信息傳遞的運用較少，這就導致溝通成效并不明顯。在面臨一些復雜的管理情形，處置沖突過程中，難以發揮高效管理溝通的方法解決問題。

五是員工以人機信息傳遞為主容易導致自我封閉，影響協同工作能力及社會交往能力。企業人才培養的一個重要方向是“避免員工只看重個人業績，而忽視團隊業績”，并不斷提高員工處理復雜人際關系的能力。依托數字化技術的傳輸工具是目前最主流的信息傳遞方式，工作信息通過辦公系統、QQ、微信、電子郵件來實現互動，雖然極大提高了傳輸效率和傳遞準確性，但某種程度也不利于養成面對面溝通的習慣。

三、構建企業信息傳遞系統的思路和方法

1.搭建團隊知識庫

加強團隊知識分享和固化，強調項目全過程記錄，定期開展案例分析會，深度剖析案例經驗，梳理成功項目流程作為同類型項目開展的范例，剖析失敗案例問題并形成風險點清單，使團隊的知識經驗顯性化和固定化，成為全員共享的知識庫。同時，搭建“導師制”培訓體系，新人通過日常點滴的模仿學習，不斷繼承成熟項目經理和骨干員工的工作經驗以及技巧，并將全過程進行整理記錄，進一步充實完善團隊知識庫。

2.創新信息分享機制

加強信息分享和工作協同。其一，在部門內，員工根據協同工作需求，自行選擇分享“協同工作”表單，填寫工作內容、工作進度、存在的困難、下一步計劃等信息，部門負責人核準。在初始階段，分享可能僅限于協同合作完成的工作內容，但考慮到競爭因素的存在，員工依然存在填報的積極性。如果進一步引入績效考核等因素，分享的范圍和深度可能更高。其二，在部門間，由部門負責人分享“協同工作”表單，根據協同工作需求，自行選擇可以分享的工作信息，填寫工作內容、工作進度、存在的困難、下一步計劃等信息，公司層級領導核準。部門間信息的分享主要為了解決部門負責人作為信息傳遞節點的弊端，促進信息的平行傳遞，提高跨部門的協同工作能力。

3.彌補信息反饋短板

在國有企業管理中，信息反饋的上行傳遞常表現為下級對上級的請示報告、反饋意見、匯報情況等。在國有企業垂直管理模式下，各級管理人員都在一定程度上有過濾上行反饋信息的動機，導致信息流動失真。原因在于，反饋可能是反映問題的信息，但管理者都希望在自己這一層面消除問題，將導致信息難以流動，出現“報喜不報憂”的現象。另一方面，基層員工也缺乏上行信息傳遞的動機。他們可能認為上行信息傳遞并無意義或效果，缺乏上行信息傳遞的動機，使整個企業活力不足，效率明顯下降。

有兩種思路可以有效解決信息上行傳遞存在的問題。一是開展專項督辦工作。依托信息系統，由系統對員工專項工作進行督辦，通過定期提醒、到期警報等途徑，催促和引導員工完成必要的規定動作，保證進入督辦模式的專項工作形成閉環。同時，將“協同工作”表單、督辦功能與時間日程管理三者融合，通過信息化技術幫助員工進行時間管理、進度管理，形成一目了然、充分透明的信息傳遞環境（詳見圖1）。二是加快有效意見反饋。結合內外部受關注的熱點話題，通過定期和不定期議題，引導員工把想法表達出來，改變傳統意見反饋欄無人問津的情況。

圖1 日程管理圖表

4.創新信息搜索方式

不同部門間的信息在日常工作中難以便捷地獲取，即便搜索人擁有足夠的權限。這里的主要原因在于日常信息的整理過程混亂，同時缺乏一個可以支持設置權限的文件共享平臺，因此建立協同辦公系統變得非常重要。首先，在日常工作中，各種工作流程規范地在線上平臺運行，解決了信息形成過程中的信息整理問題；其次，在保證信息安全和合規運行權限的基礎上，能整理公共化、邊緣化、碎片化的信息，提供搜索查詢信息的功能，提高信息供給量。搜索引擎的設計，不限于標題檢索，需要引導員工在處理文件時，形成規律性的標簽體系，實現更快捷的檢索。檢索內容可以包括項目資料、制度文件、收文發文、用印記錄等，對于提高員工工作效率非常有效。

5.拓展信息傳遞渠道

除上行傳遞以外，企業中還廣泛存在信息的平行傳遞。即企業內同一層次不同部門之間的信息交流。比如，部門負責人間的交流就屬于平行信息傳遞的一種，有利于加強企業內部各部門之間的了解與協調。但出于部門間競爭、同事間競爭、工作繁忙、個人性格等原因，往往這種工作關聯度不高的同事間的信息傳遞非常有限，進而影響了工作信息傳遞的能力和整體組織運行效率。解決平行信息傳遞問題，一種重要的思路是拓展非正式信息交流渠道。真正意義上的開放交流，更多出現在活躍的雙向交流范圍中。應將傳統單向、由上而下的傳遞方式改為靈活多變的開放式交流，運用非正式信息交流渠道，開辟各種類型的非正式信息交流空間，有利于促進信息傳遞渠道的拓展。比如，發揮黨群、工會組織作用，組織開展各種閱讀、攝影等興趣小組，組織體育競技比賽，提升企業的凝聚力。此外，可在內部網絡上開辟論壇空間，定期開展熱點問題討論或趣味挑戰等網絡活動，引導員工進行充分的投入、參與、分享，形成平行信息傳遞的良好氛圍。

四、研究結論

本文基于信息傳遞基礎理論，分析討論了國有企業信息傳遞現狀，并結合實際情況提出了構建高效信息傳遞系統的方法。圍繞信息傳遞存在的問題，提出構建高效信息傳遞系統，主要包括搭建信息分享機制、信息反饋機制、信息搜索機制和信息溝通渠道。為加強信息分享，提出搭建團隊知識庫以及“協同工作”表單。在信息反饋機制中，研究了信息的上行傳遞，并提出“督辦模式”和“熱點議題”的反饋方法。在信息搜索機制中，規劃了搜索引擎的設計思路。在信息溝通渠道中，研究了信息的平行傳遞，提出通過非正式信息交流渠道促進信息溝通溝通的方法。