醫院資產管理系統的實踐探討

邊翠翠，高佩志，胡梅

寧陽縣第一人民醫院 （山東寧陽 271400）

醫院資產管理系統是應醫療器械法律法規和實際管理工作需要而研發的新型管理工具，可實現醫療設備全生命周期的信息化管理，讓臨床人員更方便地管理本科室資產，讓設備管理工程師更高效地完成設備管理工作，為醫院管理層提供更精確的數據分析。設備管理工程師是醫院資產管理系統持續高效工作的執行者，通過在系統內完善設備基礎信息，適時開展系統使用操作培訓，定期匯總并及時解決臨床科室工作人員使用中遇到的問題，能夠極大地調動醫院資產管理系統的運行效能。寧陽縣第一人民醫院上線資產管理系統后，設備科工程師及時維護全院醫療設備信息、積極探索系統潛在功能，主動優化臨床人員使用流程，讓系統持續發力，提升管理質量。

1 上線資產管理系統的必要性

1.1 法規監管趨嚴

國家對醫療器械的監管日趨嚴謹細致。從2014年國務院令第650號《醫療器械監督管理條例》到2017年國務院令第739號對該條例的修改；從醫療器械的68分類到2017年發布的《醫療器械分類目錄》，再到2022年3月30日國家藥監局對《醫療器械分類目錄》的部分調整；從鼓勵上報醫療器械不良事件到專業化的醫療器械風險分析等，均表明國家對醫療器械監管力度在不斷加大。如涉及到設備生命周期的各環節均有全鏈條智能化監管，使產品生產、經營、使用的溯源將更清晰，不僅可有效避免人工記錄中存在的盲區，降低管理風險，還可保障醫療安全，實現精細化管理。

1.2 評審要求更細

國家衛健委發布的《三級醫院評審標準（2020 年版）實施細則》[1]中第158 條要求“根據醫院功能定位和發展規劃，有大型醫用設備使用、功能開發、社會效益、成本效益等分析評價”且對應的評審方法建議中有“數據核查”方式，表明評審要求更加細化。如果是通過傳統的手工記錄表格，完成效益分析工作，需要查詢多方信息（如資產值、資產損耗、人員工資支出、水電氣費用、診療收入等），而在評審現場，短時間內把這些紙質資料呈現給評審專家較為困難，如能借助信息化手段以圖表形式呈現，將可大大提高工作效率。

1.3 實際管理工作亟需

醫療設備是醫院重要的資產組成，種類多、數量大，純手工記錄無法自動獲取維護保養工作進程、計量時間提醒、生命支持類完好率等數據[2]，且存在效率低、易出錯的弊端；也很難科學分析新設備的購置論證，進而無法為醫院決策層提供有效的數據支持。

2 資產管理系統的選擇

雖然醫院運用資產管理系統有很多必要原因，但因各科室所關注的資產管理信息重點不同[3]。因此，資產管理系統需具備功能化強、覆蓋科室面廣等特點，可統籌管理醫院各個科室資產，為決策層提供全面精確的數據分析。

寧陽縣第一人民醫院在上線資產管理系統前1年內，持續利用每周早例會，收集并分析醫療設備在驗收、使用、維護保養、計量檢定、效益分析、報廢審計等多方面存在的問題，并積極向其他醫院學習經驗，實地考察資產管理系統的運行情況等。除綜合分析醫院自身內需外，還要嚴謹考察軟件開發方實力。醫療設備信息化管理并非上線系統即可實現，需要長期投入、思考與實踐。上線系統化軟件是基礎，后續的功能完善、信息維護、資源共享、質控管理同樣是重點[4]。因此，應著重考慮軟件開發方的實力[5]。較為有效的方式為實地考察使用同款資產管理系統的醫院，關注醫療設備全生命周期的信息化管理，杜絕低水平、單獨模塊的花樣式開發。

經過長時間對多方系統的考察，醫院最終所選系統為方式上能夠滿足B/S 與C/S 架構，且可同時應用于微信公眾號端；功能上可集醫療設備與信息設備于一體，方便臨床工作人員系統管理本科室資產。

3 資產信息數據采集與錄入

基礎數據是信息化的關鍵。使用資產管理系統的前幾年都是數據積累和沉淀階段，只有將大數據利用起來，才能更好地發揮信息化作用[6]。數據采集可分為利用原系統的歷史數據和盤點清資兩種方式。（1）利用歷史數據：即醫院之前所用舊版資產管理系統或生命周期中單個環節的信息化程序中的數據信息，系統信息管理人員可先從原系統中導出備份，最大化利用原系統數據，但需保證數據準確全面，如原系統存在數據不準確，則應進行實際資產清資盤點，保證初始數據的準確可靠性。（2）清資盤點：清資盤點是一項系統化、準確性要求高的工作，需配備固定的工作人員，且盤點內容要保證設備信息數據的完整性；設備信息可以分為基礎信息、類別信息、生產和供應商信息、折舊信息、保養與質量控制信息等，包括設備名稱、注冊證號、型號、規格、安裝日期、驗收日期、所屬科室和放置科室等。

4 資產管理系統上線后實現資源共享，提高工作效能

資產管理系統軟件應具備實現信息共享功能，杜絕出現信息孤島，盡可能與HIS、LIS、PACS 及電子病歷進行關聯[7]。資產管理系統應用界面的設計需具多樣性，不僅考慮醫院設備管理科室和醫院決策層的需求，更要考慮到設備使用科室人員的需求，這樣不僅方便采集一線數據，又為臨床科室掌握本科室資產狀態提供便利，同時便于后期的保養、維修上報、配件使用、維修評價等。

4.1 錄入便捷

實際工作過程中受設備使用時間長、記錄不完整等多方面因素影響，數據采集工作較煩瑣。二維碼與掌上電腦（personal digital assistant，PDA）的應用實現了設備掃碼清資盤點。以往清資盤點中，至少需有兩人配合，一人查看實物，一人核對賬目；利用 PDA 掃碼技術，承擔起實物與賬目的核對工作，節約人力。以往人工盤點中遇到某些更換或調配頻繁的設備，如電腦主機，需人工仔細核對主機的出廠編號、設備型號，不方便且耗時長；而利用 PDA 盤點時，只需掃描資產編碼即可完成設備信息核對，節省時間。以往清資盤點結束后，需要工作人員制作盤點表，涉及到賬目與實際盤點數量分析等數據處理工作；利用 PDA 盤點結束后，系統可自動生成盤點表，更專業。

4.2 效益分析

資產管理系統可實現按設備、科室、收入多方分類，滿足多角度分析效益與需求。資產管理系統上線前，一些科室在申請購置醫療設備時，未權衡設備的經濟效益和社會效益，購置前論證不足，導致設備驗收安裝后使用頻率低，收回成本困難，資源浪費嚴重；但上線資產管理系統后利用系統內自有的報表分析模塊，可以敏感捕捉到使用率低的設備，管理部門進而制定出量化指標，嚴格把控申請環節，而資產申請端可根據量化指標全面衡量預申請設備，完善論證報告。

4.3 設備檔案管理

醫療設備信息化管理改變了以往設備檔案管理中煩瑣的工作模式，替代為“一次掃描，終身使用”。設備檔案管理人員只需在初次維護設備信息時，將設備檔案上傳至系統，方便后續其他人員的查詢和使用，實現了信息共享。

5 資產管理系統上線后的不足與改進措施

5.1 穩扎穩打，扎實筑牢設備臺賬信息

醫院在資產管理系統上線后第1年的實際績效分析中，發現某些設備的效益分析結果與日常工作量出入較大。經仔細分析每臺設備的臺賬信息發現是設備基礎信息匹配錯誤，導致結果分析偏差較大。可能原因為有的設備是由幾個獨立設備組成，在驗收過程中未將每一臺設備的信息完全錄入，導致有物無賬；有的設備已經達到了報廢要求，設備已經處理，但在資產管理系統中未消賬，導致有賬無物；有的設備需要調科處理，調科過程中存在實物與賬目未同時變動，導致賬物混亂。為避免其他設備出現此類問題，召集多名工程師，采用頭腦風暴的方式，排查原因，并針對性整改，完善臺賬信息。

5.2 一物一碼，建好賬物溝通橋梁

設備標簽是設備在醫院管理系統中的識別碼，是實現資產全程電子化管理的橋梁。借助PDA 和資產管理系統實現對醫療設備全生命周期管理，其重要性不言而喻。但在實際管理過程中，存在標簽二維碼模糊或標簽與實物不符的情況，究其原因可能有以下3 點：（1）外出維修設備時，標簽被污染或破壞；（2）設備維修時，一旦被維修的設備符合報廢要求，就可能會銷毀資產標簽，而調配的備用設備標簽未及時更新，進而對后續報修等造成影響；（3）在醫療設備的維護保養環節中，需定期擦拭設備，以達到消毒的效果，而此過程中可能會造成標簽內容磨損。為此，無論是科室使用人員，還是設備科工程師，在每次接觸設備時應多留意標簽信息，做到“一物一碼”，避免在后續報修或清資盤點環節中出現問題[8]。

5.3 促使員工習慣養成，助力管理質量穩步提升

工作人員使用資產管理系統時需養成良好的工作習慣。以設備故障報修為例，臨床科室習慣利用電話通知設備科維修班組，但這種方式會對后續配件安裝、費用支出、評價維修效果等造成困難，且故障報修科室也無法獲取設備維護保養進度。新上資產管理系統后，設備維修可以實現掃碼報修，報修人信息對設備故障描述、拍照，并選擇是否加急操作，掃碼后即可顯示設備所在科室，短時高效地把設備出現的問題反應給維修工程師；而維修工程師根據故障情況，帶好特定工具，前往維修；完成設備維修后，報修人員還可以對工程師維修效果進行評價。

5.4 重視設備科人才培養，積蓄學科高質量發展內在驅動力

設備科的臨床工程技術人員是資產管理系統上線后持續調動系統最大潛能的保障。對此，臨床工程技術人員需充分熟悉系統功能，結合臨床維修維護知識、計算機運用能力等更全面地改善管理質量。但設備科在多數醫院屬行政后勤科室，受重視程度不夠。對此，有以下3條建議：（1）設備科工程師要保持學習積極性，尤其是處于信息化的大環境下，積極提高自身能力尤為重要，除學習醫療器械行業最新法規外，更要具備計算機應用能力以及修護常見網絡故障的能力；（2）設備科要營造積極進取、不畏試錯的氛圍，打造基礎知識扎實、動手能力強、善于發現問題、主動解決問題的團隊。（3）醫院要給予設備科相應待遇，工程師外出學習培訓，不僅需要資金成本，還有時間和實踐成本，只有醫院更加重視設備科，才能進一步促進臨床工程技術人員成長。

設備科的后期工作包括日常維護保養、故障報修、清資盤點，甚至是更為專業化的效益分析工作。設備科工程師要充分認識到各環節分工的重要性。此外，申請設備環節也應加強管理：（1）嚴格把關申請科室的論證報告，尤其是報告中的預計開展項目、成本回收年限，杜絕過度購置[9]；（2）設備基本信息的錄入務必保證全面準確，對多合一的設備，須確保每一臺獨立設備信息齊全，并定期盤點；（3）工程師巡檢時，除了關注設備運行狀態外，要留意資產標簽是否被污染或破壞，做好登記及保養維護；（4）處理報廢設備的工程師要做到全流程跟蹤，與系統信息管理工程師對接資產標簽信息[10]。

6 結束語

資產管理系統是醫院管理質量提升的關鍵工具，可維護全院醫療設備信息，優化設備使用流程，提升醫院管理質量。設備科作為管理醫院上億元資產的科室，要不斷探索、善于總結，利用信息化手段提升管理質量，積極服務于臨床一線，并為醫院重大決策提供精準數據分析和科學建議。