大數(shù)據(jù)時(shí)代審計(jì)檔案信息化管理的挑戰(zhàn)及對(duì)策

樊兆剛

【摘要】當(dāng)審計(jì)檔案尚在適應(yīng)信息化時(shí)代的高速變革步伐時(shí)，大數(shù)據(jù)信息化時(shí)代又呼嘯而來(lái)，而審計(jì)檔案向來(lái)以專業(yè)性、形式規(guī)范性等特點(diǎn)而著稱，所以，在大數(shù)據(jù)時(shí)代這一新形勢(shì)下，如何開展審計(jì)檔案信息化管理工作成為我們亟待解決的問(wèn)題。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)時(shí)代;檔案管理;信息化

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理工作，有效地創(chuàng)新了傳統(tǒng)檔案管理思想與模式，并且在收集、管理和利用檔案方面，均可借助大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，進(jìn)而全面優(yōu)化檔案管理與服務(wù)。由此可見，以大數(shù)據(jù)時(shí)代為研究背景，深入研究并分析檔案信息化建設(shè)的相關(guān)內(nèi)容具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。闡述檔案管理的重要性，對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行詳細(xì)的分析，針對(duì)各種問(wèn)題提出具體的解決方案，從而提高企業(yè)信息化管理的效率，促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

一.審計(jì)檔案信息化管理的現(xiàn)狀

1.審計(jì)檔案信息化管理的安全性存在隱患

首先，相對(duì)于以往的審計(jì)檔案管理，大數(shù)據(jù)時(shí)代下的審計(jì)檔案的信息化管理使得權(quán)限問(wèn)題、保密問(wèn)題異常突出。以往，在空間上，所有的檔案資料都集中存放于檔案室中，而大數(shù)據(jù)時(shí)代下的審計(jì)檔案信息化管理則可允許部分用戶跨地域訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)，這在客觀上造成了數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)有被不法分子遠(yuǎn)程非法侵入的風(fēng)險(xiǎn)。其次，以往只有工作人員在工作時(shí)間、在檔案室這一特殊場(chǎng)合才能存取檔案資料，其他人員未經(jīng)許可根本沒有接觸檔案的權(quán)限，甚至不允許進(jìn)入檔案室，這為檔案安全提供了時(shí)間上、人員上和空間上的多重保障。

2.審計(jì)檔案信息化管理缺乏合理規(guī)劃和統(tǒng)一的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)

從當(dāng)前我國(guó)檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，各地的檔案管理工作相對(duì)分離，存在各自為政、各自管理的現(xiàn)象，全國(guó)的審計(jì)檔案信息化管理也沒有形成一個(gè)全面協(xié)調(diào)發(fā)展的局面，許多地方審計(jì)機(jī)關(guān)的檔案管理沒有對(duì)未來(lái)的發(fā)展進(jìn)行長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，甚至近期目標(biāo)尚不明確。此外，審計(jì)機(jī)關(guān)檔案信息化管理工作在各地沒有形成統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。

3.審計(jì)檔案信息化管理缺乏專業(yè)的技術(shù)人才

在審計(jì)檔案信息化管理工作中，需要使用到的各類應(yīng)用軟件都需要專業(yè)工作人員才能夠充分地發(fā)揮其作用。目前我們的審計(jì)隊(duì)伍中，雖然擁有一大批檔案專業(yè)人才，也有一批力量較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)人才，但是在很大程度上還是貼合度不高的兩套人馬，融合度不強(qiáng)，對(duì)于大數(shù)據(jù)時(shí)代下如何進(jìn)行審計(jì)檔案信息化管理仍然處于摸索階段，發(fā)展滯后。

二.大數(shù)據(jù)時(shí)代下審計(jì)檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)

1.缺乏檔案管理的創(chuàng)新意識(shí)

檔案管理是十分重要的管理活動(dòng)，但許多管理者沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，只是將檔案簡(jiǎn)單地歸納管理，缺乏檔案管理創(chuàng)新意識(shí)，在查找資料時(shí)會(huì)浪費(fèi)大量時(shí)間，還在降低檔案管理的效率。一些年紀(jì)較大的管理者很難接受大數(shù)據(jù)時(shí)代全新的管理模式和方法，檔案管理創(chuàng)新未能落實(shí)到實(shí)處。

2.缺乏專業(yè)人才隊(duì)伍

由于信息時(shí)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展突飛猛進(jìn)，檔案管理的方法，手段也日益更新，而由于傳統(tǒng)觀念的影響，目前檔案管理仍未走向新技術(shù)應(yīng)用的前沿，相應(yīng)的大數(shù)據(jù)應(yīng)用的專業(yè)人才隊(duì)伍也未配套建設(shè)，目前的檔案管理人員大數(shù)據(jù)管理意識(shí)薄弱，相關(guān)專業(yè)水平不高，只會(huì)將紙質(zhì)信息錄入電腦，停留在電子化管理階段，數(shù)據(jù)分類也缺乏科學(xué)性與合理性，沒有真正實(shí)現(xiàn)信息化管理。

3.缺乏安全管理的意識(shí)

大數(shù)據(jù)具有信息資源豐富的特點(diǎn)，提高了檔案管理的開放性，動(dòng)態(tài)性，許多檔案信息的價(jià)值無(wú)法估量，需要在安全的信息環(huán)境下進(jìn)行分類和管理，但目前的檔案管理行業(yè)缺乏安全管理制度，加上網(wǎng)絡(luò)具有一定的虛擬性，很容易出現(xiàn)信息泄露的問(wèn)題，影響了檔案管理工作順利開展。

4.缺乏專門的數(shù)據(jù)庫(kù)

檔案管理工作缺乏大數(shù)據(jù)時(shí)代下的具體流程與規(guī)范，在這種情況下，檔案的登錄修改，存檔各環(huán)節(jié)容易造成失誤與偏差，甚至?xí)?dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失，特別是如果檔案管理服務(wù)的后期監(jiān)督?jīng)]有跟上，檔案管理的質(zhì)量和效率會(huì)大受影響。管理者需要掌握信息收集和整理能力，建立專門的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，才能提高檔案管理的效率。

三.大數(shù)據(jù)時(shí)代下審計(jì)檔案信息化管理的對(duì)策與建議

1.創(chuàng)新檔案信息化建設(shè)思想

全面建設(shè)檔案信息化期間，最重要的就是要形成大數(shù)據(jù)管理思想，通過(guò)與檔案管理具體狀況與內(nèi)容的有效結(jié)合，創(chuàng)建適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求的檔案信息化機(jī)制。尤其是要強(qiáng)調(diào)大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的智能化與網(wǎng)絡(luò)化特點(diǎn)，確保檔案的信息化建設(shè)在規(guī)劃與標(biāo)準(zhǔn)方面更統(tǒng)一。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的必要前提就是可視化分析檔案信息資源，借助數(shù)據(jù)挖掘和語(yǔ)義引擎等多種形式，在大數(shù)據(jù)技術(shù)的幫助下，自動(dòng)化地搜集、整理并深入分析檔案信息，最終實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的保存與合理利用，逐漸健全檔案信息化體系。

2.創(chuàng)新管理理念，滿足管理需求

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理技術(shù)手段的提升，對(duì)檔案管理的要求也不斷提升。檔案管理部門要與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新管理理論，拓展管理途徑，提高檔案管理的質(zhì)量。首先，檔案管理部門要樹立人性化管理理念，在管理檔案的過(guò)程中提出以人為本的思想，認(rèn)真聽取檔案管理的需求，給予人們平等的信息獲取權(quán)利。其次，要樹立個(gè)性化的管理理念，大數(shù)據(jù)明確了檔案管理的分類，人們對(duì)檔案管理的需求也發(fā)生了很大的變化。

3.提高管理質(zhì)量，建立管理團(tuán)隊(duì)

團(tuán)隊(duì)是檔案管理的支撐和基礎(chǔ)，在各行業(yè)的檔案管理工作人員，應(yīng)該以大數(shù)據(jù)的思維去管理檔案。富有創(chuàng)新意識(shí)的管理團(tuán)隊(duì)才能夠滿足大數(shù)據(jù)的要求，因此，檔案管理部門應(yīng)調(diào)整招聘要求，多吸收具有大數(shù)據(jù)信息素養(yǎng)的管理人才，鼓勵(lì)人才想象創(chuàng)新，將大數(shù)據(jù)技術(shù)合理運(yùn)用到檔案管理工作中，營(yíng)造良好的學(xué)習(xí)與工作氛圍，提高檔案管理人員對(duì)大數(shù)據(jù)價(jià)值和作用的認(rèn)識(shí)。

結(jié)束語(yǔ)：綜上所述，基于現(xiàn)代科技水平的提高，人們?nèi)粘Ｉ钪挟a(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息逐漸增加。要想確保檔案管理工作質(zhì)量與效率，最重要的就是要強(qiáng)化檔案管理機(jī)制，不斷提高檔案管理工作人員自身素養(yǎng)合能力水平。為了適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展需求，檔案管理工作人員應(yīng)具備創(chuàng)新意識(shí)，將大數(shù)據(jù)技術(shù)與檔案管理緊密結(jié)合起來(lái)，制定出嚴(yán)格的檔案管理制度，構(gòu)建安全的檔案管理平臺(tái)，豐富檔案管理工作的服務(wù)內(nèi)容，培養(yǎng)專業(yè)的管理人才，建立一支高素質(zhì)的管理團(tuán)隊(duì)，從而促進(jìn)檔案管理的信息化發(fā)展。

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