淺談降低采購價格實用方法

段進寬，王田碩

（華能（天津）煤氣化發(fā)電有限公司，天津 300452）

1 概述

企業(yè)的利潤，開源和節(jié)流都很重要。在精益化管理逐漸成為各企業(yè)單位重要工作理念，日常經(jīng)營中省一分錢比掙一分錢更容易，美國Gartner Group 調(diào)查機構(gòu)數(shù)據(jù)表明，采購成本每降低1%，相當于業(yè)績提高10%～15%，利潤將增長5%～10%，在合理的范圍內(nèi)降低采購價格是控制采購成本的方法之一，對企業(yè)的經(jīng)營至關(guān)重要。

采購人員應該具備一定的采購知識和價格分析能力，要降低采購價格，要先明白影響采購價格的主要因素，一般包括采購對象成本、采購數(shù)量、采購方式、談判議價能力以及良好的供應鏈關(guān)系等。

2 采購現(xiàn)況分析

筆者所在公司作為化工和電力相結(jié)合的示范電站，不僅有常規(guī)燃機電廠的通用性物資，還夾雜著煤化工行業(yè)的非標準物資。這樣的生產(chǎn)特點，也造成公司采購需求呈現(xiàn)以下特點：種類繁雜、非標件多、定制件多、參考標準復雜。就此情況，采購人員也集思廣益、大膽探索、積極實踐，活用“框架協(xié)議”“無編碼采購”“預招標或詢價”“競爭性談判”等方式方法開展采購工作，在合規(guī)合法的基礎上降低了采購成本，提高了需求人員的滿意度。采購人員參照公司2019—2020 年采購節(jié)資率的變化趨勢圖，按月度總結(jié)分析，去陳留新、大力實踐，發(fā)現(xiàn)了降低采購價格有較為實用的方法。

圖1 公司2019—2020 年采購節(jié)資率的變化趨勢

3 實用方法闡述

3.1 了解采購對象的成本構(gòu)成

了解成本的主要構(gòu)成因素，便于分析采購價格是否合理或處于較低水平。主要成本構(gòu)成因素價格并非一成不變，產(chǎn)品價格隨市場波動、供需行情變化、企業(yè)促銷行為、季節(jié)差囤貨等波動，采購方必須以動態(tài)的眼光看待物資價格的變動。

采購方應結(jié)合主要成本構(gòu)成因素市場價格波動，調(diào)整采購時機。如當原料處于歷史低價水平時，以當前的較低價格采購物資，從而降低未來的采購成本，如某材料跟隨國際油價周期性變化，價格由以往6 330 元／噸降至4 500 元／噸，單價降幅達28.91%。對于工程服務類項目，項目工期安排應避開人力成本較高的時期，如檢修高峰期、用工高峰期。

3.2 采購物資要標準化

采購物資的標準是國標、行標，還是非標，對采購價格影響明顯。通過推行采購物資標準化、通用化，使供應物資品類減少，生產(chǎn)復雜程度降低，標準化的物資需求倍增，供方生產(chǎn)成本下降，同時質(zhì)量上升。如閥門、機械配件等，非標件涉及模具制作、生產(chǎn)流水線差異等情況，導致其價格遠大于標準件。

3.3 形成集中采購制度

制度是規(guī)范企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營行為的依據(jù)。為杜絕采購人員同供應商打交道時“暗箱操作”和做“小動作”等舞弊行為，可以在聽取各方面和各層次意見與建議的基礎上，不斷完善采購制度，逐步修訂和完善制度及實施細則和考核辦法，嚴格執(zhí)行，以制度管人，并進行認真檢查與考核。通過物資管理部門內(nèi)部整合業(yè)務流程，實施管理分層、采購、招投標和倉庫管理等物資管理基礎工作，規(guī)范企業(yè)采購活動，提高工作效率，杜絕采購人員違規(guī)行為，從而達到節(jié)省費用支出的目的。

集中公司所有采購權(quán)限，統(tǒng)一計劃、統(tǒng)一采購、統(tǒng)一調(diào)度與分配的采購獲取方式，通過采購量的集權(quán)來提高議價能力，降低單位采購成本，也是一種基本的戰(zhàn)略采購方式。建立集中采購部門進行集中采購規(guī)劃和管理，以期減少采購物品的差異性，提高采購服務的標準化，節(jié)省運輸費、質(zhì)檢費等間接費用，減少后期管理的工作量，降低分散采購的選擇風險和時間成本。集中采購有以下模式：

第一種做法是按照時間開展集中采購行為，例如月度集中采購制度，集中處理各部門或者單位的采購需求，每月固定截止日期，到達日期后集中處理采購需求，可將每月1 日或15 日作為集中采購時間，也可每月開展2～3 次，減少零星分散采購。

第二種做法是按照物資性質(zhì)劃分采購權(quán)限，一般性材料由下屬企業(yè)或各部門分別采購，其他由企業(yè)集中采購。可以根據(jù)需求單位采購物資的種類，找出交集部分的物資，納入集中采購范圍。目前許多企業(yè)采用電商渠道采購，充分發(fā)揮集約化管理優(yōu)勢和“互聯(lián)網(wǎng)＋”在采購管理中的作用，將辦公用品、勞動保護用品、工器具等向大型電商采購，其協(xié)議價格低于市場價格。

第三種做法是定期對特定物資進行集中采購，主要用于大宗消耗性材料，例如每半年對某種物資開展一次集中采購。

三種辦法可以同時使用，在集中采購中，各部門、下屬企業(yè)的需求得以集中。由于采購量較大，采購額度大，供應商一般會給予更優(yōu)惠的價格，從而實現(xiàn)采購價格的降低。

3.4 使用好招標采購方式

采購額度達到一定數(shù)額，可以采用招標的采購方式，其過程透明、流程規(guī)范、客觀公正。可以提高采購報價競爭性，降低采購成本，利用招標采購流程和評標委員會專家優(yōu)勢，降低采購環(huán)節(jié)風險。

對于物資的采購，一個有效的方法就是實行競爭招標，因而要盡量采取招標的方式進行物資采購，這也是今后發(fā)展的趨勢。通過招標，從廠商選擇、采購價格、簽訂合同等各個環(huán)節(jié)，進一步確定招標采購的范圍和品種，杜絕回避招標、效法為議標及個別行政領(lǐng)導確定廠商等不規(guī)范現(xiàn)象。從而有效地規(guī)范部分物資的采購渠道。

據(jù)統(tǒng)計，通過招標采購能夠節(jié)約25%～40%的采購成本。2018 年3 月27 日國家發(fā)展和改革委員會公布第16 號令《必須招標的工程項目規(guī)定》，規(guī)定中明確了公開招標的限額要求：

（1）施工單項合同估算價在400 萬元人民幣以上；

（2）重要設備、材料等貨物的采購，單項合同估算價在200 萬元人民幣以上；

（3）勘察、設計、監(jiān)理等服務的采購，單項合同估算價在100 萬元人民幣以上。

超過上述招標金額的，必須進行公開招標，各企業(yè)可以根據(jù)實際經(jīng)營情況，調(diào)整招標采購額度。但是采用招標采購方式流程一般較長，需要形成協(xié)調(diào)操作機制，便于更好地在采用招標采購方式的前提下滿足工期要求。

3.5 擴大框架采購范圍

框架協(xié)議采購是一種常見的、戰(zhàn)略性的、先進的采購模式，是對一定時間范圍內(nèi)技術(shù)標準規(guī)范、統(tǒng)一、采購頻率高、規(guī)模大的物資需求進行梳理并整合，可以使采購方在價格談判過程中占據(jù)主動地位。

開展框架協(xié)議采購前，需要做好物資需求分析、需求整合、物資調(diào)研和供應商調(diào)研等，確定實施框架協(xié)議采購的物資種類和數(shù)目，設定好供應商的資格要求，通過招標等方式確認供應商、價格、合同期限等框架協(xié)議要素，按照特定的劃分標準，選擇一家或多家供應商。

框架協(xié)議采購優(yōu)點在于可以降低采購價格以及提升采購效率，降低企業(yè)庫存，減少多頻次小規(guī)模采購，通過與供應商建立起長時間、共贏的戰(zhàn)略合作關(guān)系，能夠為采購方提供更優(yōu)品質(zhì)與更低價格的產(chǎn)品與服務。

開展框架協(xié)議采購要特別注意：

（1）做好供應商調(diào)研，設定好供應商資格要求。框架采購一般為長周期合同，供應商資格設置要合理，避免不良供應商中標，難以保證企業(yè)供應鏈，影響合同執(zhí)行造成供應鏈不穩(wěn)定。

（2）設定好框架采購的范圍和數(shù)量，建議采購特定物資的范圍要囊括企業(yè)日常需要，可以根據(jù)采購頻次劃分，采購頻次較高的，數(shù)量可以大一些，采購頻次較低的，數(shù)量小一些。避免簽訂框架采購合同后，在日常采購中依然有同類物資高頻次采購。

（3）劃分好標段，選擇一家或多家供應商。劃分標段應根據(jù)物資在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中的重要性來確定。較為重要的物資，應選擇多家供應商，主要是保證企業(yè)的供應量穩(wěn)定。對于較為普通的物資，可選擇一家供應商供貨。也可以是同一標段物資，選擇多家供應商供貨。

（4）為了提高物資采購環(huán)節(jié)的透明度，企業(yè)可成立以物資部門行政領(lǐng)導為組長，由業(yè)務部門及相關(guān)部門專家組成的談判小組。根據(jù)技術(shù)要求和貨期情況，就采購物資的數(shù)量、質(zhì)量、價格及付款方式、售后服務等方面，逐步與供應商進行談判，實現(xiàn)采購環(huán)節(jié)和采購過程公開，使得在進行物資采購時不僅能保證質(zhì)量，又能及時交貨，而且還可以得到其付款及價格方面的更多優(yōu)惠，從而大大地降低采購成本。

3.6 優(yōu)選供應商

優(yōu)選供應商也是控制物資采購成本的關(guān)鍵所在。重點物資的供應商必須經(jīng)過生產(chǎn)、物資、財務等部門聯(lián)合考核后才準進入，如有可能還應當?shù)焦躺a(chǎn)地進行實地考察。此外，還可以從組織機構(gòu)、運行規(guī)則、市場準入推薦程序、資質(zhì)考核等方面，加大對企業(yè)內(nèi)部入圍程序的管理力度，擴大二級網(wǎng)絡中名優(yōu)廠商的比例。

通過對不同供應商的選擇和比較，使其相互競爭，使企業(yè)在采購談判中始終處于有利地位，確保進入企業(yè)內(nèi)部市場的廠商資信和產(chǎn)品質(zhì)量都有可靠的保證。對于歸檔的供應商也應實行定期考核和評價，形成優(yōu)進劣出的動態(tài)管理機制，使市場管理水平躍上一個新臺階。

3.7 嚴把計劃審核關(guān)

為了減少因重復采購而造成資金積壓，物資管理部門要嚴把計劃審批關(guān)口。對生產(chǎn)部門申報的物資需求計劃，有各級庫進行計劃匯總平衡。通過把關(guān)，綜合審批，把資金占用降至最低；同時，定期對產(chǎn)品規(guī)格及產(chǎn)品結(jié)構(gòu)成本進行審核，即時找出因產(chǎn)品規(guī)格及產(chǎn)品結(jié)構(gòu)成本不合理造成的采購成本流失，從而逐步降低采購成本。

3.8 把控質(zhì)檢關(guān)

為了保證入庫物資的質(zhì)量，物資部門要制定并細化《物資質(zhì)量目標控制管理方法》，設立計劃編制、合同簽訂、接運裝卸、入庫檢查等幾個質(zhì)量管理環(huán)節(jié)；同時，還要加強對供應商質(zhì)量保證能力的審查，堅持必檢物資報檢制度，加大對非檢物資的抽查力度，努力使學派質(zhì)量監(jiān)督率、質(zhì)量事故追究率都達到100%。

3.9 注重采購談判技巧

采購方與供應商之間就合作協(xié)議內(nèi)容進行磋商，通過談判擠掉供應商的報價水分，降低采購成本，實現(xiàn)合作共贏。談判之前必須先確定談判的方向與策略，收集信息，了解上下游市場行情，分析形勢，掌握歷史價格和當前市場價格，確定人員構(gòu)成，規(guī)劃好談判底線及價格調(diào)整方案，把握好談判過程，控制過程如下：

首先，利用采購方的優(yōu)勢，讓供應商先出價，分析所提供報價文件，掌握影響價格的主要因素是原材料還是人工等，相關(guān)上下游及供應鏈情況。要求提供相關(guān)收費依據(jù)，或是同類業(yè)績合同，確保本次談判的價格合理性。若原材料對物資價格影響較大的，要掌握原材料的市場行情，盡可能在原材料價格較低的周期內(nèi)開展采購及相關(guān)談判；若是人工成本對價格影響較大，譬如季節(jié)性用工高峰期、檢修高峰期，可以將工程項目施工期進行調(diào)整，避開檢修、施工高峰期，或者是提前相對較長的時間，開展采購及相關(guān)談判，在供應商產(chǎn)能富裕的時期與其簽訂合同，避免供應商人員緊張而提高報價，類似于提前預約的模式。

其次，核算項目成本，核實收費依據(jù)以及供應商提供的同類業(yè)績合同，結(jié)合當前采購項目情況，提出采購方能夠接受的價格范圍，而不是具體的數(shù)字。

再次，操縱非價格條款，提供一些對采購方不那么重要，而對供應商至關(guān)重要的東西，比如合作前景、業(yè)績帶動效應、供應商優(yōu)秀評價等，特別是行業(yè)業(yè)績的帶動效應對供應商具有一定的吸引力。或者索要一些對采購方有利而對供應商無關(guān)緊要的東西，比如在培訓、售后、隨機備件等方面的優(yōu)惠。

最后，采購談判不要折中，不過于渴求，合理處理時間壓力，對于談判中的突發(fā)情況，要有應急預案，當場難以抉擇的條件，要及時與相關(guān)人員溝通。有準備離開談判桌的意識，沒有結(jié)果也好過一個壞結(jié)果。

4 結(jié)語

文章基于電廠采購情況，控討如何顯著降低采購價格。第一是需要了解成本構(gòu)成，知識點的普及不僅僅覆蓋采購人員，還要涵蓋需求提報人員。第二是有適合企業(yè)自身的采購制度和流程，不觸底線的同時還要活學活用制度規(guī)定，以達到“1＋1＞2”的效果，不要讓制度束縛住探索進取的手腳，成為創(chuàng)新探索的絆腳石。第三是人才培養(yǎng)工作至關(guān)重要，一是采購人員要不畏難、不退縮，敢于嘗試，在采購的過程中提升自我、豐富自我；二是培養(yǎng)知識和經(jīng)驗豐富的采購人員，選擇對的采購方式，有極高的談判能力。