印象筆記在非全日制研究生個人知識管理中的應(yīng)用研究

周倩

關(guān)鍵詞：非全日制研究生；在職研究生；個人知識管理；印象筆記

中圖分類號：G434 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1009-3044（2022）36-0103-03

印象筆記是一款擁有手機(jī)端、PC端、網(wǎng)頁端等多端，iOS、Android、Windows、Mac等多平臺的云同步、云存儲型筆記軟件，在個人知識管理領(lǐng)域中具有優(yōu)越性。本研究結(jié)合印象筆記針對個人知識管理的適用性，從知識的采集、組織與存儲、分享、利用與創(chuàng)新，來挖掘印象筆記的用法，搭建通過印象筆記管理非全日制研究生個人知識的應(yīng)用方案，為減少非全日制研究生學(xué)習(xí)倦怠、保障學(xué)習(xí)質(zhì)量提供一種可行方案。

1 問題的提出

非全日制研究生也可以叫作在職研究生，非全日制研究生教育是我國指令性規(guī)劃內(nèi)，以在職工作者的身份，部分時間在崗位工作，部分時間在學(xué)校就讀的研究生級別學(xué)歷教育的一個類別[1]。近年來，非全日制研究生也開始成為中國國內(nèi)高等教育的主要生源群體之一。相對于全日制研究生來說，非全日制研究生的在職身份讓他們需要花費(fèi)更多時間和精力來應(yīng)對學(xué)業(yè)問題、以保障與全日制同等學(xué)習(xí)質(zhì)量；相對于碎片化終身學(xué)習(xí)方式，非全日制因畢業(yè)時間限制、學(xué)習(xí)質(zhì)量要求等存在更多的心理壓力，更容易產(chǎn)生學(xué)習(xí)倦怠現(xiàn)象[2]；同時有別于全日制研究生可以在校與導(dǎo)師面對面溝通、碎片化終身學(xué)習(xí)不急于得到學(xué)習(xí)的及時反饋，非全日制研究生主要使用微信/短信/電話等方式急于得到導(dǎo)師的及時反饋，更注重個人知識的分享、團(tuán)隊(duì)協(xié)作功能。

甘永成[3]提出個人知識管理系統(tǒng)以計算機(jī)科學(xué)、通信技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)為基石。它整合了個人認(rèn)為必要的，或者必須作為個人知識庫的重要組成部分的信息，從而有助于個人更加迅速、有活力地組織信息，將由離散、隨意的個人信息變成系統(tǒng)化、擴(kuò)展的個人知識庫，變?yōu)榭赡?。對于擁有多重身份的非全日制研究生，如何對工作、學(xué)習(xí)、生活上的重要信息進(jìn)行整合，從而實(shí)現(xiàn)快速而又高效的管理信息，不僅可以有效地實(shí)現(xiàn)“每年更新7%的知識，適應(yīng)社會的變化”，還能實(shí)現(xiàn)“隱性知識”的挖掘、有目的獲取并收集大量信息，轉(zhuǎn)化為個人知識、實(shí)現(xiàn)知識的創(chuàng)新、為畢業(yè)論文打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

本研究主要針對非全日制研究生時間精力有限、學(xué)習(xí)工作壓力大等問題，結(jié)合印象筆記針對個人知識管理的適用性，從知識的采集、組織與存儲、分享、利用與創(chuàng)新來挖掘印象筆記的用法，有助于減少非全日制研究生的學(xué)習(xí)倦怠感，在保障非全日制研究生工作學(xué)習(xí)生活平衡的前提下，為其論文研究增磚加瓦、提供一種更高效的管理方案。

2 印象筆記介紹

國外EverNote公司針對國內(nèi)網(wǎng)絡(luò)政策發(fā)布的云存儲筆記本軟件，被命名為印象筆記[4]，它通過手機(jī)端、PC端、網(wǎng)頁端等多端，iOS、Android、Windows、Mac等多平臺，每天無縫同步所見、所感、所思、所想，一站式進(jìn)行信息收集備份、永久保存、高效整理，印象筆記官方和用戶稱它為第二大腦。它的功能主要包括云端同步、網(wǎng)頁剪裁、智能檢索全文及附件、高效管理待辦清單、快拍識圖OCR、思維導(dǎo)圖、輕筆記/桌面快速記錄靈感、快速分享、多人協(xié)作、知識星圖自動關(guān)聯(lián)知識等功能。其中云端同步支持各個格式的附件及正文內(nèi)容，包括各類Office附件、圖片、音頻、視頻；網(wǎng)頁剪裁功能包括微信文章、微博動態(tài)、網(wǎng)頁內(nèi)容的正文/鏈接/圖片收集獲取，支持原內(nèi)容廣告去除和二次筆記編輯，實(shí)現(xiàn)靈感及重要內(nèi)容的專注干凈快捷保留和搜索；待辦清單支持設(shè)置提醒和關(guān)聯(lián)筆記，實(shí)現(xiàn)專注高效的事務(wù)處理和信息整理；思維導(dǎo)圖在支持普通思維導(dǎo)圖頭腦風(fēng)暴或信息梳理的前提下，還有與筆記巧妙聯(lián)動、一鍵切換大綱筆記、一鍵為筆記本生成思維導(dǎo)圖目錄的特色功能，為思路整理、知識創(chuàng)新提供工具支持；快拍識圖OCR在支持普通文字識別的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)名片、文件、書刊的批量智能掃描，已添加圖片信息資料的文字搜索；智能檢索全文及附件支持識別手寫筆記、Word/PDF/Excel/圖片內(nèi)文字、高級搜索語法；快速分享和多人協(xié)作支持不同用戶共同查看編輯等功能。

綜上，印象筆記具有強(qiáng)大的個人知識管理適用性，是個人知識管理的推薦使用工具之一，具備引入非全日制研究生個人知識管理的高匹配度，印象筆記適合作為獨(dú)立工具進(jìn)行一站式個人知識管理。

3個人知識管理簡介Paul A.Dorsey[5]教授最早提出PKM 的概念（Per?sonal Knowledge Management），既有邏輯概念層面又有實(shí)際操作層面的一套解決問題的技巧與方法，即個人知識管理能力，是21 世紀(jì)成功的知識工作所必需的。

國內(nèi)學(xué)者王建宇[6]從更具操作性的角度進(jìn)行研究，認(rèn)為個人知識管理的基本活動可以分為五個步驟，即知識的獲取、存儲、共享、應(yīng)用和創(chuàng)新。王建宇同時認(rèn)為，這些活動步驟密切相關(guān)，構(gòu)成一個完整的知識動態(tài)過程。

日本著名學(xué)者野中郁次郎和竹內(nèi)弘高提出知識創(chuàng)造是通過隱性知識和顯性知識的不斷轉(zhuǎn)換來實(shí)現(xiàn)的，也就是SECI 過程模型[7]。SECI 過程包括了社會化、外在化、組合化和內(nèi)在化，分別對應(yīng)隱性到隱性、隱性到顯性、顯性到顯性和顯性到隱性，四個知識轉(zhuǎn)換過程。SECI過程構(gòu)成螺旋上升式知識創(chuàng)造，外在化和內(nèi)在化則是實(shí)現(xiàn)螺旋上升式知識創(chuàng)造的關(guān)鍵步驟，也是個人知識管理重點(diǎn)關(guān)注部分。

結(jié)合非全日制研究生的群體特性，并考慮到最終使用效率，本研究重點(diǎn)關(guān)注以下內(nèi)容：1）知識需求挖掘；2）知識采集；3）知識組織與存儲；4）知識分享；5）知識利用與創(chuàng)新。這五個方面的內(nèi)容緊密相連，構(gòu)成個人知識活動動態(tài)SECI過程，如圖1所示。

本研究即根據(jù)這五個知識內(nèi)容四個動態(tài)過程，結(jié)合印象筆記的優(yōu)點(diǎn)，最大限度挖掘其對非全日制研究生個人知識管理的支持方式，并對相關(guān)流程進(jìn)行步驟描述和使用說明。

4 印象筆記支持個人知識管理的過程

針對非全日制研究生需要利用更為有限的時間精力，同時完成與全日制研究生等質(zhì)量學(xué)習(xí)、與同行業(yè)/同事等量工作內(nèi)容和工作能力提升、避免學(xué)習(xí)工作倦怠感的現(xiàn)實(shí)情況，本研究從知識需求挖掘、采集知識、組織與存儲知識、分享知識、利用與創(chuàng)新知識五個方面，挖掘印象筆記的支持方式，并按照SECI四個知識轉(zhuǎn)化過程，完善非全日制研究生進(jìn)行個人知識管理的過程。

1）知識需求挖掘知識需求挖掘是個人

知識管理的基石，非全日制研究生應(yīng)結(jié)合工作、學(xué)習(xí)、生活三個方面，確定自己的信息需求，包括工作/學(xué)校兩個方面的人脈管理、時間管理、資源（文字、圖片、網(wǎng)頁、音頻、視頻、程序、其他附件）管理，也有必要事先了解怎么以及什么時候選擇和處理信息，預(yù)制存儲和歸檔的知識管理規(guī)則，創(chuàng)建文件系統(tǒng)和建立目錄索引，制定評估/評價規(guī)則以及清理/歸檔過時無效知識規(guī)則[8] 。知識需求挖掘個體差異性較大，追根究底是要明確自身要解決的問題，打好基礎(chǔ)框架，以便后續(xù)個人知識管理的執(zhí)行。

印象筆記支持筆記本組/筆記兩層分類，支持標(biāo)簽等高級搜索，支持清單提醒，支持各類附件格式的添加，同時支持思維導(dǎo)圖，可用于知識需求挖掘，基本滿足非全日制研究生知識需求挖掘階段應(yīng)用，并且滿足對后續(xù)其他過程的功能預(yù)期。

2）知識采集

知識采集是個人知識管理的起點(diǎn)，只有獲取到知識，才可以對知識進(jìn)行管理，而且知識采集的過程，也是對知識需求挖掘過程的驗(yàn)證。

印象筆記支持多種知識采集方法，包括打開軟件新建筆記記錄、電腦桌面便箋/手機(jī)桌面組件記錄、微信給“我的印象筆記”公眾號發(fā)信息、微博轉(zhuǎn)發(fā)給“我的印象筆記”、郵件轉(zhuǎn)存給“我的印象筆記”唯一個人ID郵箱、第三方例如onenote/有道云等筆記導(dǎo)入、網(wǎng)頁剪輯插件保存、其他軟件內(nèi)音頻視頻文件分享添加至印象筆記等。以上基本囊括常用信息類型，且無論針對一閃而逝的靈感還是針對龐大笨重的視頻資源，印象筆記都能迅速安全地實(shí)現(xiàn)全平臺存儲。

例如，目前各個行業(yè)都有相關(guān)的媒體，在微博或微信公眾號上發(fā)布行業(yè)新動向、新方法，可通過以下方式，收集獲取其中需要的知識。首先，微信搜索“我的印象筆記”，選擇“我的印象筆記-公眾號”，點(diǎn)擊“關(guān)注公眾號”按鈕關(guān)注公眾號，關(guān)注成功后，在“更多功能-賬戶信息”菜單中，登錄個人印象筆記賬戶，進(jìn)行微信/印象筆記關(guān)聯(lián)；而后，在看到需要獲取的公眾號文章時，點(diǎn)擊右上角的「…」并選擇復(fù)制鏈接；最后將該鏈接直接發(fā)送給“我的印象筆記”公眾號，“我的印象筆記”公眾號會自動裁剪鏈接對應(yīng)的正文內(nèi)容，獲取其中的語音、圖片、文字部分，并自動去除廣告，實(shí)現(xiàn)最有價值、統(tǒng)一管理、易于搜索、二次筆記的知識存儲。

3）知識組織與存儲

知識采集后，不進(jìn)行重新組織與整理，知識的存在并沒有意義，只有按照統(tǒng)一規(guī)則對知識進(jìn)行選擇、保留或清理、存儲在相應(yīng)位置、制定搜索方法，才有利于后續(xù)的查找、利用，產(chǎn)生創(chuàng)造性的新知識?；诜侨罩蒲芯可娜后w特性，本研究給出如下建議：首先創(chuàng)建筆記本組分類知識，如收集箱、校園庫、職場庫、人際關(guān)系庫、靈感庫、備忘庫、計劃和任務(wù)管理庫等。其中收集箱為從各個渠道獲取到的原始筆記，需要整理后歸類到其他知識庫；校園知識庫存放與非全日制研究生學(xué)習(xí)相關(guān)知識，包括選題、論文及筆記、方法與模型、課程與筆記、實(shí)驗(yàn)及數(shù)據(jù)、會議記錄、學(xué)校人脈、已完成論文歸檔等；職場知識庫存放工作安排、工作流程、工作人脈、零散知識（例如Python使用、Ex?cel技巧等）和歸檔項(xiàng)目庫；人際關(guān)系知識庫區(qū)分學(xué)校、工作和其他，可創(chuàng)立鏈接關(guān)聯(lián)到校園知識庫和職場知識庫的人脈筆記本；靈感知識庫存放學(xué)校論文靈感、工作待分享博客靈感以及其他靈感等，作為分享與創(chuàng)新的種子知識庫；備忘知識庫用于記錄賬號密碼等；計劃和任務(wù)管理知識庫主要用于按照GTD原理拆解出來的工作/學(xué)習(xí)的詳細(xì)時間安排，以避免事務(wù)混雜導(dǎo)致倦怠心理。對于備忘知識庫可以加密筆記本，以保障賬號密碼的安全性。

4）知識分享

知識分享是對知識組織與存儲的校驗(yàn)，也是利用與創(chuàng)新的前提，分享知識、與其他人共同查看并交流討論、共同編輯并修改完善，在不斷忖度推敲細(xì)節(jié)和答疑編輯完善過程中，達(dá)成隱性知識與顯性知識的螺旋升級。印象筆記可設(shè)置共享筆記本，使得不同用戶同時編輯，實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作。也可以分享單獨(dú)筆記的鏈接，供其他人查看筆記內(nèi)容。

5）知識的利用與創(chuàng)新

知識利用與創(chuàng)新是整個知識管理的成果展示，也是個人知識管理的最終目的。知識利用一般是指在面對曾經(jīng)解決過的問題時，快速定位到歷史解決流程和方法；在面對不會解決的問題時，迅速想到類似問題的解決方法，以便于拆解問題后，實(shí)現(xiàn)部分問題的解決。知識創(chuàng)新，則是指基于歷史獲取整理的知識，在熟悉知識的情況下，從不同角度看待問題，發(fā)現(xiàn)新思路、優(yōu)化舊流程、產(chǎn)生新方法。知識利用與創(chuàng)新的過程中，又會引發(fā)新的知識采集、組織存儲、分享應(yīng)用的新流程。印象筆記支持多層級標(biāo)簽配置功能，同時支持高級搜索語法，例如tag標(biāo)簽/intitle標(biāo)題/notebook筆記本/created創(chuàng)建日期/updated更新日期/source 來源/resource資源類型/encryption加密/todo待辦等。印象筆記同時提供智能標(biāo)簽功能，引導(dǎo)用戶創(chuàng)建合理完善的標(biāo)簽體系。印象筆記另支持知識星圖、筆記內(nèi)推薦關(guān)聯(lián)筆記的功能，輔導(dǎo)用戶進(jìn)行知識串聯(lián)、知識整合，從而實(shí)現(xiàn)知識創(chuàng)新。

5 結(jié)束語

針對非全日制研究生的個人知識管理，本研究提出一種印象筆記進(jìn)行個人知識管理的應(yīng)用方案。雖然印象筆記滿足很多常用功能，但是作為一款軟件產(chǎn)品，它依然有其不足之處，例如，對于非全日制研究生而言，使用微信與導(dǎo)師/同學(xué)溝通學(xué)術(shù)問題、討論學(xué)術(shù)進(jìn)展，非常常見，但由于微信端關(guān)閉了文件語音的接口調(diào)用，印象筆記如今僅支持對文字、圖片進(jìn)行多選一鍵轉(zhuǎn)存，而無法對文件、語音進(jìn)行一鍵轉(zhuǎn)存操作，這種情況下，需要搭配微信本身的收藏/筆記功能，獲取文件、文字、圖片、語音的內(nèi)容收藏。另外，本研究主要基于研究者個人經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行，缺少不同專業(yè)/行業(yè)的非全日制研究生群體分析，也缺少實(shí)踐應(yīng)用方案的結(jié)果訪談，后續(xù)研究需要針對這兩個方面以及其他欠缺部分進(jìn)行補(bǔ)充、完善。