數字化背景下行政單位檔案管理工作的優化策略

卞娜

摘要：對行政單位的檔案進行數字化管理，提升和優化檔案管理工作的水平，不僅是為了保證安全和保障工作的有序進行，更是為了響應國家的科學發展觀而采取的實際行動，不僅是對管理檔案者本身，而且對整個行政單位的發展有著重要的意義。在信息化大數據時代背景下，很多單位都采用了數字化檔案管理模式，不僅提升了傳統檔案管理工作的效率，而且對于人民的生活質量來說也是一種質的飛躍。但是在對檔案進行數字化管理的過程中，由于經驗不足，各種技術還沒有完全熟練操作，因此在具體實施過程中依然暴露出來一些問題。本文旨在對數字化背景下行政單位檔案管理工作提出幾點優化策略，希望能切實提高工作效率，不斷提高檔案管理工作的質量。

關鍵詞：數字化;行政單位;檔案管理;優化策略

檔案管理工作是行政單位實際工作中非常重要的組成部分，它是行政單位與社會之間信息資源共享的樞紐和橋梁，傳統的紙質檔案查閱、歸檔、整理、借閱、收集等需要耗費的時間和精力非常大，效率也極為低下。而到了數字化時代，雖然為行政單位的檔案管理工作帶來了機遇，但是伴隨著的挑戰也是我們不可忽視的。因此，相關工作人員需要結合自身單位的特點和需求，不斷更新工作理念，以更加科學、發展的眼光去優化管理方法，從而從根本上提升工作效率，促進行政單位的健康發展。

一、行政單位檔案進行數字化管理的重要性

檔案管理工作是行政單位實際工作中非常重要的組成部分，它是行政單位與單位、單位與社會之間信息資源共享的樞紐和橋梁，傳統的紙質檔案查閱、歸檔、整理、借閱、收集等需要耗費的時間和精力非常大，效率也極為低下。對行政單位的檔案進行數字化管理，提升和優化檔案管理工作的水平，不僅是為了保證安全和保障工作的有序進行，更是為了響應國家的科學發展觀而采取的實際行動，不僅是對管理檔案者本身，而且對整個行政單位的發展有著重要的意義。在信息化大數據時代背景下，很多單位都采用了數字化檔案管理模式，不僅提升了傳統檔案管理工作的效率，而且對于人民的生活質量來說也是一種質的飛躍。因此，相關工作人員需要結合自身單位的特點和需求，不斷更新工作理念，以更加科學、發展的眼光去優化管理方法，從而從根本上提升工作效率，促進行政單位的健康發展。

二、行政單位數字化檔案管理現存問題

首先，雖然照目前情況來看，大部分一二線城市的檔案管理工作已經基本引入了現代化辦公設備，但是一些偏遠的地區由于地方經濟水平限制，檔案管理工作依舊沒有辦法和數字化接軌，購買現代化辦公設備的資金不足，具體表現為電腦陳舊、硬軟件沒有得到及時更新、相應的配套設施不完善等等，都導致檔案管理效率低下且準確度不高。其次，單位與單位，單位與社會之間的信息并沒有完全共享，很多被頻繁使用的檔案信息都分散在各處，甚至導致丟失，為檔案使用者帶來諸多不便。另外，對于個人信息而言，如果單位與單位之間不能做到信息共享，那么可能會導致信息不準確，將會給人民群眾帶來較大的困擾。最后，不得不說的是檔案管理人員的素質有待提高，否則即便是引用了現代化辦公設備以及做到了資源共享，如果管理人員的素質和專業能力跟不上，個人技能不能很好的滿足工作需求，人員對工作性質的認知不夠，最終還是會導致竹籃打水一場空，不僅嚴重影響了工作效率，而且還阻礙了行政單位數字化檔案管理的進程。

三、數字化背景下行政單位檔案管理工作優化策略

（一）建立數據中心平臺，為檔案管理工作創造良好條件

為了讓檔案管理工作與數字化信息完美結合在一起，必須要建立專屬于檔案管理的數據中心平臺。而為了讓檔案管理工作變得更便捷、更有效，除了要保留傳統的查找、保存、修改等基礎功能之外，相關人員還必須要考慮到相關平臺用戶的實際需求，不斷完善以及更新平臺功能，以便更好的為用戶服務。另外，為了切實解決資源共享的問題，創建大型數據庫是重中之重。相關人員需要不斷地從實際應用中完善系統并提出改進意見，將數據庫的優勢完全激發出來，最終達到優化工作效率的目的。

（二）注重對檔案管理人員的專業培訓，強化數字化管理意識

由于行政單位的檔案涉及到大量的歷史資料、數據資料以及各種檔案信息，因此，要求管理人員必須要持有嚴謹的工作態度，可以這么說，一個管理人員的素質水平高低將直接影響檔案管理的質量和效率，影響著檔案管理的科學性以及準確性。為了減少工作人員因為自身水平素質到引發的低級錯誤影響到檔案管理工作，那么首先就要對管理人員進行專業培訓，轉變他們的思想觀念以及改變以往的工作模式，注重對他們的數字化意識培養。各個單位可以進行分批次、分層次的進行針對性培訓工作，以提高他們熟練運用技術的能力。另外，引入相對經驗豐富的、具備數字化管理能力的人員也是一個重要舉措，這樣就可以從根本上解決相關人員能力與專業性問題，提高整個團隊的戰斗力，進一步保障檔案管理工作的順利開展。

（三）在檔案數據資源共享的前提下加強安全管理

對檔案進行數字化管理，前期是必須基于互聯網，因此，其安全性并不能由管理人員完全控制。而互聯網出現故障的時候，如何能保障檔案的安全，這是管理人員需要首先考慮的問題，因為一旦檔案發生泄露，不僅會給整個行政單位造成損失，而且還會泄露公民信息，給國家帶來意想不到的損害。因此，雖然要資源共享，但是也不要以犧牲安全意識為代價。為了提高檔案管理工作的質量和效率，在建立檔案室之初，就應該在軟硬件設施的安全性方面層層把關，做好防潮、防火、防塵等一系列安全工作，為電子信息安全保駕護航。另外，為了將互聯網的安全漏洞降到最低，要由專業人士對網絡設置防火墻，定時清理計算機病毒，設置強有力的安全屏障，以此來從方方面面保護檔案的安全，避免檔案丟失給國家和社會帶來的巨大損失。

（四）建立完善的檔案管理制度，規范管理流程

由于檔案管理工作的特殊性和保密性，一套完整的管理制度以及管理流程將確保工作的有序開展以及順利進行。首先規范管理流程，要細化到每個部門甚至每個人對電腦使用的各種權限并設置崗位權限，對檔案提高保密措施，比如如果有人需要查閱檔案，則需要上級領導的批準和簽字，并且必須要在相關檔案管理人員的陪同之下方可進行相關操作。另外從檔案的整理、交接以及歸檔都需要制定非常詳細的流程與步驟，以確保檔案的完整性。而建立完善的檔案管理制度，則需要明確每個人的具體職責，從數字化檔案管理方面進行制度制定以及流程規范，以確保檔案的真實性和有效性。最后，可以在單位中設立檔案監管部門，專門對檔案管理工作進行監督和管理，并執行相應的獎罰制度，這樣才能提高每個工作人員的責任心與積極性，才能真正確保檔案不丟失、不損壞。

結語

總而言之數字化檔案管理，使得工作人員可以快速、高效地查找文檔。同時，對紙質檔案做數字化處理，進而使檔案管理更精準，降低出錯率，有效提升檔案管理工作的質量和效率。檔案管理工作與數字化接軌，是大勢所趨，是民之所向。行政行政單位的檔案信息發揮著重要作用，直接影響單位發展質量，數字化管理的實現將推動行政行政單位整體向智能化、數字化、現代化方向發展，因此單位應重視數字化建設，充分利用互聯網思維，從根本上提升管理效率，優化管理流程，積極采取措施應對各種突發情況，尋找在檔案信息化工作建設中的問題，并討論解決方案，幫助提升檔案管理的效率，推動單位實現長足發展，更好地為民眾服務。

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