OA管理流程設計

許蕾

1、目的：為了簡化審批節點，縮短審批周期，提升OA審批效率，提高業務用戶滿意度，理清流程，明確職責。

2、方法：分析OA用戶需求處理、需求實現、運維工單管理、OA運營分析全過程。

3、結果：實現從OA需求接收到開發上線的全生命周期管理。

4、結論：使電子行業某公司全體OA用戶，實現OA全過程流程化管理，高效運作。

關鍵詞：OA、管理、流程。

1.定義

1.1需求提出人：基于日常業務運作過程的問題、痛點或者需求，業務用戶作為需求提出人可提出OA需求。

1.2業務領域OA需求接口人：由各業務領域指定1名需求對接人，負責本領域需求收集分析、跨流程需求分析、體系文件提交審批受控，與OA BA直接對接，實現需求歸口管理。

1.3 OA BA（業務分析師）：對外與各業務領域需求接口人一起理解與分析業務需求;對內負責OA IT方案設計及IT需求輸出，與開發工程師交接清楚，保障需求滿足預期的實現。

1.4 OA開發工程師：需求分析階段，協助BA提供技術支持;需求實現階段，與BA對接IT需求清單與需求規格，充分了解需求后，按預定的計劃負責在OA系統配置與功能開發并完成自測，確保按時按質交付。

1.5 OA運維工程師：負責業務用戶日常OA問題的接收與及時處理，保障OA系統的平穩高效運轉。

1.6同業務領域：OA按流程類型劃分業務領域，包括財務管理、人力資源管理、IT服務支持、研發管理、供應商及采購管理、供應管理、質量管理、項目管理、行政管理、制造工廠、銷售管理、法務管理、資金管理、外包管理、黃石酒店管理。

1.7跨業務領域：涉及2個及以上業務領域，跨業務領域提需求是指某一業務領域或部門作為需求提出人提出需求，然后需求接收領域的需求接口人負責分析與管理需求。

1.8 OA需求評審團隊由流程管理部總監、OA BA代表、OA開發工程師代表、業務領域需求接口人、業務領域部門總監等組成，負責對OA需求進行評審并給出評審意見。

2.職責

2.1流程管理部

2.1.1負責0A管理辦法制定，以及對本管理辦法執行情況進行檢查、考核。

2.1.2承接與澄清OA需求，負責OA系統設計、配置、開發、優化。

2.1.3負責OA系統運營分析與發現問題，定期主動向各業務領域收集問題、分析問題，按重要程度將問題清單進行優先級排序，形成計劃，并按期解決交付。

2.1.4負責及時處理解答0A系統運行過程中用戶提出的各種運維問題。

2.1.5負責OA管理辦法的宣貫、培訓。

2.2基礎運維管理部

2.2.1負責OA系統服務器、網絡、升級等運維工作，保障系統運行與安全。

2.3各業務領域的責任部門

2.3.1負責定期收集本領域的需求，并分析其合理性、業務方案可行性，評估價值收益。

2.3.2負責分析跨領域需求的合理性、業務方案可行性，評估價值收益。

2.3.3負責組織協調需求提出人、業務專家一起討論與輸出業務方案。

2.3.4負責新建或者優化流程的體系文件提交審批受控。

3. 工作細則

3.1 OA需求處理

3.1.1需求收集

3.1.1.1各業務領域OA需求接口人定期主動收集本領域需求。表單如下：

序號 業務領域 需求簡稱 需求描述 價值收益 期望實現日期 需求優先級 需求提出人 需求部門 提報時間

3.1.1.2基于日常業務運作過程的問題、痛點或者需求，業務用戶作為需求提出人提出需求，包括需求名稱、需求詳細描述、需求價值收益、需求期望實現日期等信息。

3.1.1.3涉及跨領域或跨一級部門的需求，需征得需求提出人的部門總監審批確認（郵件或者正式簽批文件），要確認其合理性、業務可行性，評估價值收益。同一級部門或同業務領域的需求，不需要需求提出人的部門總監審批確認。

3.1.1.4各業務領域需求接口人進行初步分析，包括本領域與跨領域的需求，要分析其合理性、業務可行性，評估價值收益。需征得需求接口人的部門總監審批確認（郵件或者正式簽批文件）。

3.1.2需求分析

3.1.2.1 OA BA負責與各業務領域需求接口人澄清與分析需求，要分析需求的合理性、技術可行性，給出需求分析報告，包括業務現狀、需求描述與分析、業務痛點、根因、業務需求、優先級排序、解決方案。

3.1.3需求評審

3.1.3.1 OA需求評審團隊負責對需求進行評審，包括需求的合理性、方案可行性、需求優先級及投資收益，給出評審意見，包括需求駁回、需求接受、需求實現方案選擇、需求人天。

3.1.3.2涉及跨應用系統需求，需IT需求與變革項目評審會評審。

3.1.3.3 OA BA負責OA需求的全生命周期管理，跟蹤需求狀態，與各需求接口人定期溝通進展。

3.2 OA需求實現

3.2.1 IT方案設計

3.2.1.1根據已接受需求與業務方案，OA BA整理輸出需求的功能清單，及各功能的需求規格說明書，并得到業務部門認可。包括目的、范圍、需求確認說明等。明確變革項目需求、便于用戶、分析人員和開發人員進行理解和交流以及功能的實現和識別，明確需求階段各相關角色、后續開發的依據，用戶驗收的依據，確保交付質量和按時交付，支撐項目階段目標的達成。

3.2.1.2根據IT需求清單，OA BA負責與開發工程師、測試工程師確認需求排期，并與需求接口人達成一致意見。

3.2.1.3 OA BA負責與OA 開發工程師交接清楚IT需求清單，并跟蹤OA開發進度。

3.2.1.4針對新增或修改流程發布，OA需求接口人發起《體系文件審批單》，提交需求。（OA需求類型與流程對應）。

3.2.2流程配置與功能開發及測試

3.2.2.1開發工程師在實施開發前應仔細查看需求文檔，了解清楚用戶的需求，有任何疑問都要及時與BA確認，確認清楚之前不可進行開發，防止做出來的產品與用戶需求不一致。

3.2.2.2需求開發統一先在OA開發環境上。若是簡單需求，如增加表單字段，修改流程節點等需自測通過后，再在OA正式機進行開發部署。若是較復雜需求，如涉及外部接口，涉及表單代碼控制等，自測完成后需經過需求用戶進行測試驗證后方可上傳正式機開發部署。

3.2.2.3開發工程師在新建流程或接口時，若涉及到代碼編寫應注意代碼規范，要代碼注釋，以便后續運維修改時能很快定位問題（如圖一），若修改原有代碼時在代碼中要注明修改內容、修改日期、修改人等信息（如圖二）。

3.2.2.6涉及泛微升級包更新，開發工程師要先在測試機更新測試，輸出測試報告，驗證通過后，由服務器運維工程師負責正式機更新，更新時要做好文件及數據庫備份。

3.2.2.7在開發過程中，涉及修改服務器的公用文件時，修改前iGet獲取最新版本文件，進行修改，并在代碼文件中備注修改內容，不可在本機上歷史文件上進行修改，防止可能出現多人修改替換他人修改內容。

3.2.2.8完成開發后，將涉及代碼文件及相關需求文檔上傳至SVN系統，便于版本控制，供其他人參考使用。

3.2.2.9體系文件類需求類，OA測試工程師在承諾時間內完成測試。

3.2.3驗收上線運行

3.2.3.1 OA測試通過之后，提交用戶UAT測試，OA BA負責組織需求接口人測試。

3.2.3.2需求接口人需輸出UAT測試報告并簽字。

3.2.3.3 UAT測試通過后，OA開發部署正式系統。

3.2.3.4需求評審管理團隊對需求上線進行評審，評審通過后OA BA負責啟用上線運行

3.3 OA運維工單管理

3.3.1日常業務操作過程中，業務用戶碰到運維問題可提交《OA運維工單》。OA運維工程師負責問題及時處理，最終業務用戶確認問題是否解決并關閉。

3.3.2 OA BA要定期分析問題清單，找到根因或者優化點，優化流程與系統。

3.3.3業務用戶碰到運維問題也可以撥打IT運維熱線。

3.4 OA運營分析

3.4.1運營報告包括不僅限于OA上線情況總覽、超長期未處理OA流程清單、流程提交頻次排名前10、流程審批總時長排名前10、流程節點審批時長排名前10。

3.4.2按運營報告按月由OA團隊面向全員發布。

3.4.3基于運營報告，OA BA負責與需求接口人協同推進流程優化及問題解決。

3.4.4 OA BA定期通過問卷等形式收集問題與需求。

3.4.5流程優化成為組織一項例行化工作，解放高層管理者，打造高效的職業化團隊，構建運營商的競爭優勢。

3.5 OA授權管理

3.5.1 OA授權管理原則

（1）一個接口：集團各職能部門之間，每個單項流程在每個部門只允許有一個接口，實現流程在各部門的單點接觸，流程在各部門內部的流轉由各部門負責進行處理。

（2）一個工作日簽批（反饋）：每個流程控制點的停留時間最多一天。

（3）三個簽批控制點：每個單項流程原則上為三個簽批控制點，超過三個簽批控制點的特殊流程倡導自主改善，盡可能壓縮簽批空間，并對相關簽批控制點予以刪減。

（4）一個工作日反饋：對于下達的工作任務在一個工作日內響應，向相關部門反饋執行或解決的時間進度。

3.5.2 OA授權管理目的

（1）明確各層面的授權內容，明晰各事項的審批核決程序，實現權責匹配，減少模糊地帶。

（2）優化權利分配，釋放高層精力，培養公司的經營管理能力，平衡經營風險和開發效率。

（3）優化審批程序，減少過程中的等待，減少過程的不規范，提高整個授權的效率。

3.5.3 OA加強審批以外的管理手段

（1）事前規范性控制：預算、目標、計劃、人力資源編制控制。

（2）事中檢查控制：關鍵節點提報、項目公司定期、不定期報告。

（3）事后獎懲的威懾性控制：內部審計、考核。

3.5.4 OA授權集權和分權

集權、分權的最基本原則，就是“責權利”對等原則，要什么權，就要擔什么責，拿什么利。

一個結合：權責利相統一的集權和分權相結合。

十個放開：在結構設置權、基層干部的考核任免權、勞動用工權、專業技術人員聘用權、員工分配權、預算內和標準內費用開支權、項目實施權、生產組織權、采購供應權、銷售權10項基礎權利下放。

四個強化：強化預算管理、強化考核、強化審計監督、強化服務。

七個管住：管住目標、管住資金、管住資產、管住投資、管住發展戰略、管住政策、管住職能部門負責人。

4. 附錄

4.1 OA運維工單處理流程圖

4.2 OA需求處理與開發管理流程圖

參考文獻：

[1]《跟我們學建流程體系》

[2]《贏在升級打造流程化組織》

[3]楊曉東，于常印.中國管理咨詢業實戰名家.北京：中國財政經濟出版社，2019.

[4]菲利普.科比.流程思維：企業可持續改進實踐指南.肖舒蕓，譯.北京：人民郵電出版社，2018.

[5]流程優化要解決好認識問題[J].司永江.中國郵政.2011（06）

[6]流程優化帶來管理創新[J].楊冠立，呂勇.中國郵政.2011（11）