信息化發(fā)展對事業(yè)單位檔案創(chuàng)新管理帶來的改變

摘要：在信息化時代背景之下，事業(yè)單位檔案管理工作也發(fā)生了翻天覆地的變化，如何有效發(fā)揮信息技術的作用與價值，優(yōu)化檔案管理質量效果是行業(yè)關注的焦點。本文針對信息化發(fā)展下事業(yè)單位在檔案管理中出現(xiàn)的問題進行論述，分析創(chuàng)新的方法及策略，以求更好的優(yōu)化檔案管理質量，發(fā)揮各類檔案效用。

關鍵詞：信息化;事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新

檔案是人力資源管理的重要組成部分之一，通過科學合理的調配檔案，可以更好的對人力資源進行配合，使得工作人員在崗位上更好的展現(xiàn)自我價值，最終促進事業(yè)單位以及個體的全方位發(fā)展。在新的時代背景之下，傳統(tǒng)檔案管理模式出現(xiàn)了諸多缺陷和不足，為了更好的優(yōu)化檔案管理質量效果，解決檔案管理存在的問題，文章嘗試從信息化角度著手，進行分析和論述。

一、信息化發(fā)展下事業(yè)單位在檔案管理中出現(xiàn)的問題

1、檔案管理意識淡薄

檔案是事業(yè)單位調配人力資源，科學合理分配崗位的有效手段，其重要性不言而喻。而結合當前事業(yè)單位檔案管理的實際情況來看，管理意識淡薄是極為常見的問題之一。隨著信息技術的發(fā)展和進步，檔案逐漸從紙質朝著電子化的方向發(fā)展，相較于傳統(tǒng)的管理模式來說，以信息技術為依托的管理方式更加高效便捷，差錯率更低。因此，對于事業(yè)單位檔案管理人員來說，其就應當積極的跟新自身管理理念，積極主動提高自我技能，以適應全新的管理環(huán)境。然而，結合實際情況來看，如今我國事業(yè)單位在進行檔案管理時缺乏這樣的意識，檔案管理期間缺乏全局意識，沒有從根本上認識到檔案管理的重要性與作用，管理處于相對比較被動的狀態(tài)。

2、缺乏科學、規(guī)范的管理制度

檔案管理是一項極為嚴謹?shù)墓ぷ鳎湫枰聵I(yè)單位各個部門積極主動的配合，為了更好發(fā)揮檔案管理質量效用，減少管理期間各類問題的發(fā)生頻率，就必須要制定科學、規(guī)范的管理制度。然而，當前檔案管理長期處于邊緣化的存在，其多被歸類于后勤管理部門，部分事業(yè)單位檔案管理決策不夠科學合理，檔案信息未能得到充分有效的應用，管理期間各類問題頻出，甚至出現(xiàn)了重要檔案被泄漏的情況，嚴重制約了事業(yè)單位的發(fā)展和進步。

3、缺乏高素質的檔案管理人才

檔案管理的信息化必須要有高素質的管理人才參與其中，這樣才能夠有效的解決檔案管理期間所出現(xiàn)的各類問題，提高檔案管理質量和效率，解決檔案管理存在的問題與不足，高素質的檔案管理人才極度匱乏，如部分事業(yè)單位的檔案管理人員是從其他部門借調的，其缺乏檔案管理的意識，在工作中創(chuàng)新意識以及能力不強，只是被動的配合上級部門的工作。同時，還有一部分檔案管理人員年齡偏大，不能靈活的應用信息技術，針對檔案管理信息化的各類問題處理能力薄弱，無法實現(xiàn)檔案管理價值的最大化。

二、信息化發(fā)展下事業(yè)單位檔案創(chuàng)新管理策略

1、轉變檔案管理思想，提高重視度

對于事業(yè)單位來說，其所需要管理的檔案類型復雜、數(shù)量龐大，檔案可以為單位各項工作的實施提供決策性依據(jù)，促使單位更好的發(fā)展和進步。在信息化時代背景之下，要想更好的發(fā)揮檔案管理效用，促使其為事業(yè)單位各項決策提供支持，優(yōu)化人力資源管理質量。那么事業(yè)單位就應當擺正心態(tài)，正視檔案管理的作用與價值。事業(yè)單位領導應當主動關注檔案管理領域的一系列問題，以便向下級部門傳遞積極正面的信號，達到上行下效的目的，提高單位內各個部門對于檔案管理的重視度，促使他們在工作中積極主動的配合檔案管理工作，為信息技術的有效應用做好準備工作。

2、搭建信息化平臺，發(fā)揮技術優(yōu)勢作用

信息化時代背景之下，要想切實有效的發(fā)揮信息技術作用優(yōu)勢，為事業(yè)單位檔案創(chuàng)新管理保駕護航，那么事業(yè)單位首先就應當搭建好信息化平臺。信息技術的有效應用，雖然提高了檔案管理的質量效率，降低了管理人員的工作強度，但是不可否認的是信息技術也有諸多不安全的因素，網絡可能會被黑客攻擊，導致重要信息泄漏。為了更好的保證檔案信息的安全，避免重要信息被不法分子竊取，事業(yè)單位應當立足于自身發(fā)展的實際，結合檔案數(shù)量以及類型等搭建相應的信息化管理平臺，保證單位所有檔案都可以被專業(yè)化的系統(tǒng)進行管理，這樣在實際工作中，可以更好的對檔案進行運用，檔案不再只是簡單的文件，其潛藏的價值得以被充分挖掘出來。

3、完善管理制度，轉變管理模式

科學、規(guī)范的管理制度，可以使得檔案管理工作朝著更好的方向發(fā)展，可以更好的解決管理中存在的各類問題，優(yōu)化管理質量效果。在完善制度，轉變管理模式時，可以從以下方面著手進行優(yōu)化和調整，一是要明確檔案管理部門各個工作人員所應當承擔的職責，保證權責分明，在檔案管理工作實施期間出現(xiàn)問題之后，能夠第一時間追責并解決問題;二是要明確檔案管理工作流程，不同類型的檔案在管理時工作流程有著顯著的差異，明確要提前明確，降低后期差錯率。三是要構建科學合理的獎懲機制，借此有效的對管理人員進行激勵，營造良好的檔案管理工作氛圍，使得企業(yè)一系列檔案管理工作朝著更加規(guī)范化、合理化的方向發(fā)展。

4、培養(yǎng)優(yōu)質人才隊伍，優(yōu)化管理質量

信息技術在檔案管理中的應用更多是起到輔助性作用，要想真正落實好檔案管理工作，減少管理環(huán)節(jié)的差錯率，還是需要優(yōu)化管理人員的綜合素質。因此，信息化發(fā)展下事業(yè)單位檔案創(chuàng)新管理環(huán)節(jié)，就需要想辦法做好人才培訓工作。人才培訓期間要做好戰(zhàn)略部署，明確對單位現(xiàn)有管理人員以及未來招聘人員的培訓，保證培訓具有針對性和實用性。在培訓工作順利結束之后，還應當及時的進行考核，了解培訓質量效果，在管理人員通過考核之后，才能安排其上崗。同時，培訓還應當常態(tài)化，要結合信息技術的發(fā)展變化不斷豐富培訓內容，發(fā)揮培訓效用，為檔案管理質量的優(yōu)化提供更多助力

總之，檔案管理為事業(yè)單位的全面發(fā)展提供助力。因此，在信息化時代背景之下，必須要提高對于檔案管理的重視度，積極主動的發(fā)揮信息技術的作用，完善各項管理規(guī)章制度，提高管理人員技術水平，助力事業(yè)單位高質量發(fā)展。

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作者簡介：張清（1984.02 -），女，漢族，黑龍江巴彥人，本科，研究方向：檔案管理。