高校信息化建設與精細化管理的研究

曹 巖

（蘇州科技大學,江蘇 蘇州 215009）

1 高校信息化建設現狀分析

1.1 高校信息化建設的含義與意義

隨著IT技術、大數據和計算機技術的應用和成熟度不斷增加，高等院校對基于數據的信息化管理需求也呈現爆發式增長。為了更好地提升信息化技術對高校管理水平的促進作用，更大程度地提高服務水平，我國在《國家教育事業發展“十三五”規劃》中明確指出，要“完善學校教育信息化基礎設施，全力推動信息技術與教育教學深度融合”，《中國教育現代化2035》則將“創新信息時代教育治理新模式”作為高校信息化建設的重要工作目標。在多項政策的扶持下，出于加速推進高校高質量發展的客觀需要，我國各高校結合自身的管理和服務需求，利用先進的信息化管理工具，開展高校信息化建設，實現從教學管理、科學研究到校園生活的一體化信息服務。

應用現代信息技術構建信息化校園，可以有效提高校園管理能力、保證教學質量以及增強科研水平，具有人工管理無法比擬的技術優勢。通過研究可以發現，信息化建設不僅涉及學生的培養和教師團隊的建設，同時也關系到教學資源開發與利用效果以及人事檔案、財務、后勤與服務的管理等，涉及范圍非常廣泛，幾乎涵蓋了高校新型校園建設的所有方面。因此，也可以說實現高校信息化建設已經成為高校發展的必然方向之一，也是我國高校向世界一流大學邁進、實現高校教育現代化的必由之路[1]。如何利用信息化技術，如何利用好大數據采集的優勢，將傳統的工作模式轉換為以信息化為基礎的精細化管理模式，更好地利用現有的條件和資源為高校師生服務，成為高校管理者需要認真思考的重要問題。

1.2 高校信息化建設存在的問題

1.2.1 缺乏對信息化建設工作的正確認識，基礎條件有待加強

大數據時代，高校各部門的管理工作變得更加復雜，傳統工作管理模式弊端不斷涌現，要求高校各職能部門必須要通過多元化的管理模式，將現代技術手段和新型管理模式相結合，既要按照既定的規章制度，也要通過數字化處理流程，使高校各項管理工作更加便利和高效。這需要對高校多個管理部門進行一場大范圍的變革。然而，高校的部分管理部門因為對網絡信息化管理平臺的使用不熟悉和缺乏專業網絡管理人員等多種原因，對信息化管理平臺對日常管理的保障和促進作用不能充分認同。特別是在管理平臺的初始階段，未能充分重視系統的實用性和擴展性來定制符合高校個性化需求的管理系統，導致管理平臺功能不細致，嚴重影響管理系統的正常運行，降低了數據處理和服務能力，因此也很難根據平臺反饋的信息進行后期改進服務。

1.2.2 平臺管理能力不足，缺乏統一規劃

高校信息化平臺普遍存在著一個比較突出的問題，即整體的校園信息化系統由多個相互獨立的子系統組成，每個子系統有自己的運行規則，這不僅會讓系統的管理問題變得非常棘手，也會產生大量的冗余數據，導致師生在應用的過程中體驗感較差。如在后勤信息化系統中，會出現就餐、洗浴、熱水三個同是后勤項目，卻需要三種不同的卡來進行支付的現象，這樣的平臺設計無疑會使系統十分復雜，在給師生生活帶來不便的同時也浪費了資源。歸根結底，是信息化平臺的管理能力不足，缺乏統一規劃，各單位之間雖然服務的對象相同，但各自的系統卻并不兼容，無法進行信息共享，進而使系統協調困難，不能充分利用信息資源，冗余數據占據大量存儲空間，造成信息化設施資源浪費[2]。

1.2.3 信息化資源利用率低

一方面，目前我國大部分高校都成立了網絡安全及信息化中心，并以此為基礎進行校園信息化建設，但各高校在信息化建設的過程中，普遍暴露出“重投入輕開發”的問題。從高校信息化建設的投資結構來看，硬件等固定資產投資比例仍然偏高，軟件投資占比較低，而服務性投資更是寥寥無幾。這樣一來，雖然有大筆的資金投入，但大部分資金都用來購置硬件基礎設施，而基本的信息化資源和開發出來的成果卻非常少，造成了很多硬件資源的閑置，在信息化建設中形成了極大的浪費。

另一方面，許多高校雖然創建了方便教學、管理、后勤服務等方面的應用，但相應的信息化發展進程仍略顯滯后。其主要原因在于兩個方面：在教學管理方面，部分教師特別是老年教師習慣了多年的非信息化教學模式，不愿主動在課堂中運用現代的信息化技術，雖然青年學生對信息化教學有著迫切的需求，但教育教學工作是需要教師與學生同步進行的，因此部分教師對信息化教學的應用程度低影響了教學科研信息化的整體發展；在管理工作方面，管理主體仍更多地沿用傳統的人力管理方式，管理過程中很多情況下的交流方式也還是通過紙質文件進行信息交互，工作效率不高，對于信息化資源的利用有很大上升空間。后勤服務包括許多內容，如餐飲、購物、洗浴、物品維修等，是檢驗高校服務品質的關鍵，但目前大部分高校后勤服務的信息化水平仍處于基礎的層面，很難同時滿足師生的多方面需求，這也使得部分信息化建設的成果仍處于一種不能被充分認可的狀態。

1.2.4 缺乏信息化人才，資源普及能力不足

信息化技術人才是校園信息化建設的關鍵。在進行校園信息化建設的初期，需要大量信息化人才進行硬件設施的規劃安排以及各種軟件的開發，待基礎架構搭建完成后，同樣需要專業的信息化人才對系統平臺、軟硬件資源進行管理、更新和維護。但目前高校中的專業信息化人才短缺，且大部分的相關工作人員只能做一些基本的日常網絡維護工作，無法及時實現校園信息化水平的更新。很明顯，只有保持對信息化平臺的持續更新和迭代，才能真正實現校園信息化資源的高效利用。因此，專業人才的匱乏在很大程度上制約了高校信息化建設的步伐。

另外，高校信息化建設在取得一定進展之后，需要及時對師生和校內工作人員進行使用方法的普及，這樣才能使大量的信息資源轉化為教學成果、科研成果、服務成果等，方便全校人員的生活與科研工作。目前高校信息化資源普及工作仍有很大欠缺，尤其是在教學信息化方面，部分教師由于缺少相關知識的普及，對新興的信息化教學方式不了解，對軟件操作不甚熟悉，降低了信息化平臺的使用率，也影響了高校教育信息化建設的總體進程。

2 高校精細化管理現狀分析

2.1 高校精細化管理的含義與意義

精細化管理源于日本的一種企業管理理念，是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和成本，以及最大限度地提高管理效率為目標的管理方式。精細化管理的精髓在于“精”和“細”，追求的是精益求精及注重管理的細節部分，其核心是落實管理責任主體制，將管理責任明確至每一個主體，具體到每一個細節，要求每一個管理者都要盡職做好本職工作。從第一次開始就要把工作做到位，每一天的工作要日清日結，對當天的情況進行例行檢查，強調不同崗位之間的明確分工，尤其是在崗位與崗位之間、部門與部門之間實現高效無障礙的溝通和相互監督，若發現問題必須及時處理。精細化管理理念被提出后逐漸獲得各行各業的認可，并從九十年代開始逐漸從企業管理延伸到教育領域，但高校實施的精細化管理有著自身獨特的特點，并不完全是對企業精細化管理內容和方法進行僵硬的照搬照抄，比如對行政管理、教學管理以及后勤管理等多個方面開展精細化管理，對一個任務進行目標分解、細化和落實，將系統性問題條目化，每位管理人員各司其職，使校園工作的總體規劃能有效貫徹到每個環節并發揮作用，讓各級組織之間的配合達到精準、協同、高效，在節約資源的同時給師生帶來了極大的便利[3]。

2.2 高校精細化管理工作存在的問題

2.2.1 職位配置不合理

部分高校在學生工作和教學科研工作的管理上存在職位安排不合理現象。一方面，部分職位的設置過于細化。精細化管理并不意味著對某一項工作無規則地進行分配，也并不是分配得越精細越好，高校中對于一些沒有必要安排很多人力的工作分配過多的人員進行管理，管理人員增加就意味著階層數量的增加，在執行領導決策時就會出現信息的衰減，執行層的反饋信息也無法在最短時間內反饋給決策層，從而給工作的開展帶來困難。還有一種情況是在職責安排時缺乏整體規劃，導致許多部門的工作職責相互交叉，沒有一個明確的職責分配標準和制度，久而久之相應的工作人員對于工作的積極性和主動性都會下降，導致“踢皮球”情況的發生，嚴重降低工作效率。

另一方面，某些復雜性較高的工作崗位上安排的管理人員相對較少，使其在精力有限的條件下不能按時、保質保量地完成任務，進而影響一系列工作的進展，耽誤總體工作進程。此外，高校中的管理人員并不都是專職管理工作，其中很大一部分是“身兼數職”的教師，科研和教學壓力可能會使其無法把較多精力投入到管理工作中，也就無法滿足學生和科研的管理工作需求，導致管理工作的目標無法實現。

2.2.2 管理實際與管理需求不匹配

信息快速發展的時代，青年大學生的思想異常活躍，也樂于接受新生事物，其思想觀念的變化發展也非常之快，更愿意也更期待智能化的、高效的管理模式和管理方法。因此，高校的信息化建設必須關注并理解年輕人的觀念和想法，學習應用高速發展的信息技術，以更“年輕”的方式進行管理。如果仍舊一味堅持固有的管理方式和管理手段，勢必與學生的管理需求不相適應，與社會、家長對高校的期望相悖。而實際工作中，高校的管理實際與不斷變化的管理需求之間往往存在較大的滯后性，一方面是由于打破固有的管理模式，就會打破原有的舒適圈，因此會遇到阻力和不同的聲音；另一方面管理模式的變化，牽一發而動全身，需要教學和后勤管理等多部門共同努力和協調才能得以實現。

2.2.3 管理制度不健全

精細化管理的內涵可以分為三個方面：規范化、精細化和個性化。其中規范化是整個精細化管理的關鍵，規范意味著要遵循一定的制度和原則來開展工作、處理問題。因此，制定合理的管理制度是實現精細化管理的首要任務，而且管理制度要符合人性化標準，且能夠根據學校師生員工的反饋做出相應調整。但目前部分高校的管理制度并未隨著時代的變化和師生的反饋做出及時調整，始終堅持一套陳舊的理論開展校園管理工作。以學生管理工作為例，隨著社會的發展進步、學生的自我意識提升，有些制度已經明顯落后于時代，僵硬的制度會在一定程度上限制學生的健康成長；而有些制度則可以進一步優化，如學生考勤管理、學術不端的依據判斷，以及可以增加一些在處理過程中的人文關懷等。

2.2.4 信息化應用水平不高，工作效率低

高校管理信息化是各類校園管理工作信息的集成，通過校園信息化平臺將科研、教學、后勤服務管理等各個環節融合起來，共享信息和資源，做到更人性化、便捷化地服務學生。但目前高校管理工作在信息化技術的應用方面總體上仍處于基礎階段，無論是在教學管理工作還是在學生管理工作上都沒有很好地應用校內信息化建設取得的成果，導致效率不高。

3 高校信息化建設與精細化管理的互動關系

對高校信息化建設與精細化管理互動關系的研究思路如圖1所示。縱向梳理指通過文獻的檢索、收集和整理，對近五年高校信息化建設和精細化管理之間的互動聯系與發展過程和現狀進行梳理，找出發展規律和未來發展方向。橫向比較是根據信息化建設水平和精細化管理水平的高低，選取不同辦學層次、不同建設層次的高校展開實地調研，取得第一手資料，找出兩者之間相互促進、相互支撐的經典案例和相互制約的反向經驗，為總結性研究提供依據。針對性研究指對部分高校的信息化建設或精細化管理中出現的局部亮點或者成果案例進行個案研究，分析其生存環境、發展過程、矛盾問題和示范作用。最后在以上統計工作的基礎上進行分析總結，并進一步提出應對措施和合理化建議。

圖1 高校信息化建設與精細化管理的互動關系研究思路

3.1 信息化建設在推進精細化管理中的作用

“以學生為本”是高校教育的本質要求。高校的服務對象是青年大學生，在當今信息化技術飛速發展的世界格局下，青年大學生又是緊跟潮流的群體，因此，在高校中進行信息化建設應充分保證讓學生得到有效的技術服務，信息化管理過程中也更有利于校園管理工作的開展。另一方面，精細化管理的典型特征是規范、精確、細致。高校中常見的管理工作包括行政、教學、科研、學生管理以及后勤服務等各個方面的管理需求，涉及管理類別繁多復雜，涉及數據采集來源、協同處理和處理反饋等多個流程，數據量非常大。因此，需要基于網絡技術在信息共享的基礎上實現不同管理職能部門之間的數據共享和高效便捷的溝通。

3.2 精細化管理的推進對信息化建設的幫助

高校信息化建設需要總體規劃，系統平臺建成后同樣需要對其進行管理、更新與維護，這都離不開校園信息化的精細管理。在進行總體規劃時應該充分分析高校發展需求，合理計算軟、硬件投資比例，避免信息化設備閑置和資源浪費情況的出現。信息化平臺建成后的管理是不可忽視的一部分，首先需要對信息化相關部門進行規范化管理，制定詳細合理的制度對工作進行安排，以此維護平臺的正常運作和發展、更新。

3.3 互動關系分析

高校進行信息化建設和推行精細化管理的出發點和落腳點都是為了更好地服務學生，精細化管理的基礎和前提是信息化建設落實到位，以信息化為依據的精細化管理模式在實踐中遇到問題時會引起反饋，進而促進精細化管理模式的更新、優化和信息化建設。如師生在教學過程中遇到溝通不便的問題進行反饋、管理人員在工作過程中因操作復雜進行反饋、學生在校園生活中因后勤問題進行反饋等，這些反饋不僅會促進管理方法的改善，也會推進相應的信息化建設進程。同時，信息化建設的進步也會為精細化管理提供有效的技術和環境保障，使其擁有更大的發展空間，且兩者的互動關系并不是單一的、局限的，而是多方面的、整體的；在信息化建設為管理工作帶來便利的同時，科研、教學、后勤服務等方面的工作也得到了發展，而這些方面的進步，也必將使校園管理工作得到進一步提升。精細化管理對于信息化建設的促進作用亦是如此。高校信息化建設與精細化管理互動關系如圖2。

圖2 高校信息化建設與精細化管理互動關系

4 高校信息化建設與精細化管理的目標導向

高校進行信息化建設和推進精細化管理雖然是高校管理的兩條不同路線，但他們的最終目標是相同的，即更好地為學生服務，以追求更好的教育管理實效為目標。以下從科研教學、校園管理工作、后勤服務三個方面探討相應的舉措。

4.1 科研教學方面

首先要將教學和科研的過程、資源、管理信息化，在信息化水平如此高的當下，應將這種優勢運用到教育教學和科研工作中。學校應當建立相應的硬件設施、開發必要的軟件功能，并由高校教育管理部門制定相關規章制度，安排相關工作人員進行落實；教師應當改變傳統的教學模式，靈活運用線上和線下兩種教學方式，利用好線上教學的便捷溝通功能，以最有效的方式傳授知識；學校還要將充足的、優秀的電子資源呈現在信息化平臺上，給師生的科研工作提供更大的便利。同時，在教育信息化的過程中對其進行精細化管理，能夠為學生營造良好的科研、學習環境，使教育信息化平臺更好地為師生服務。例如，高校的創新創業教育應不斷豐富體驗式教學內容和活動形式，通過引入管理對抗賽、案例研討、創業成功人士與教師共同授課等精細化課程管理形式，才能不斷地提高學生的自主思考及實踐能力[4]。

4.2 校園管理工作方面

首先是注重精細化管理，推行工作流程化理念，依據科學量化標準對工作進行細化、量化，根據工作屬性制定易于執行的操作流程，并根據工作情況更新操作流程，盡量使工作做到零誤差、零失誤。其次是職責明確化，強調過程的細化、分解、落實，注重職責的精確化，并適當將考核定量化。每一項工作、每一個流程、每一個崗位都要確定相應的負責人，做好責任分配，做到人員分配合理，并依此建立考核制度，不斷加大監督審查力度，用制度去規范工作。

4.3 后勤服務方面

后勤服務直接影響到學生在校的生活體驗，是高校發展中非常重要的一環。新時期的后勤服務建設，要給后勤工作人員推廣普及信息化軟件和硬件設施的使用方法，并且多傾聽學生意見，應用信息化技術解決以往后勤服務存在的問題，為師生的校園生活提供更多便利。提高后勤服務人員的素質，堅持做好后勤管理崗位的各項部署、執行和評價工作，以解決師生共性需求為主要工作內容，不斷創新服務內容、服務形式和服務手段的管理方式，形成真正符合本校師生的后勤服務管理模式，實現精細化管理全覆蓋，提升服務質量和工作效能，為后勤管理的長遠發展提供內在驅動力，為最終建立科學合理的后勤管理體系夯實基礎[5]。

5 總結

本文針對高校的信息化建設現狀進行了分析，指出了建設過程中存在的幾個問題，并從縱向梳理和橫向比較的角度有針對性地討論了高校信息化建設和精細化管理之間既相輔相成又相互促進的互動關系。一方面，高校信息化建設促使各職能部門精細化管理不斷完善，高校精細化管理又推動信息化建設不斷前進。另一方面，高校各管理部門應該以更好地服務學生為信息化建設的出發點和著力點，建立完備的高校數據資源信息庫，立足本校實際需求，確保建設目標按時完成。