新技術(shù)環(huán)境下智慧圖書(shū)館業(yè)務(wù)流程重組研究

石建華

(太原科技大學(xué) 圖書(shū)館,山西 太原 030024)

0 引言

在信息化時(shí)代下,將先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用到智慧圖書(shū)館的構(gòu)建中,能夠大大提高圖書(shū)館業(yè)務(wù)處理效率,提升圖書(shū)館的服務(wù)質(zhì)量與服務(wù)效能。例如：大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用,可以高質(zhì)量地完成信息的處理；人工智能技術(shù)的應(yīng)用,能夠準(zhǔn)確判斷出用戶的訪問(wèn)需求,及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)反饋,提高用戶的使用感受。總之,這些新技術(shù)的應(yīng)用可以有效提升智慧圖書(shū)館的服務(wù)水平,其中如何優(yōu)化與完善圖書(shū)館傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程,實(shí)現(xiàn)智慧圖書(shū)館業(yè)務(wù)流程的重組,是當(dāng)前智慧圖書(shū)館建設(shè)面臨的一項(xiàng)重要問(wèn)題。

1 新技術(shù)環(huán)境下智慧圖書(shū)館業(yè)務(wù)發(fā)展的趨勢(shì)及特點(diǎn)

1.1 智慧圖書(shū)館業(yè)務(wù)發(fā)展趨勢(shì)

智慧圖書(shū)館的建設(shè)是信息時(shí)代下的產(chǎn)物,根據(jù)實(shí)際的發(fā)展需求,來(lái)進(jìn)行智慧圖書(shū)館的建設(shè),全面提升圖書(shū)館業(yè)務(wù)的質(zhì)量。在當(dāng)下的智慧圖書(shū)館建設(shè)中,提出了一種新型的建設(shè)模式——“智慧復(fù)合型圖書(shū)館”,主要是將基本的業(yè)務(wù)流程、行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)、用戶的基本需求等進(jìn)行綜合,完善各階段的工作流程設(shè)計(jì),使得業(yè)務(wù)的發(fā)展變得更加完善,為用戶提供更加便捷的服務(wù)[1]。從智慧圖書(shū)館建設(shè)現(xiàn)狀進(jìn)行分析,英國(guó)圖書(shū)館學(xué)家Sisutton提出了“復(fù)合圖書(shū)館”的建設(shè)概念,認(rèn)為傳統(tǒng)的圖書(shū)館業(yè)務(wù)管理模式已經(jīng)不再適合于當(dāng)下的社會(huì)發(fā)展,需要加入專業(yè)的技術(shù)人才進(jìn)行業(yè)務(wù)流程的改革,實(shí)現(xiàn)流程的自動(dòng)化發(fā)展,全面推進(jìn)圖書(shū)館的建設(shè)進(jìn)入一個(gè)全新的階段。

1.2 智慧圖書(shū)館業(yè)務(wù)發(fā)展特點(diǎn)

智慧圖書(shū)館業(yè)務(wù)發(fā)展,主要是加入了信息技術(shù),實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化、高效化的發(fā)展。一方面,在智慧圖書(shū)館的業(yè)務(wù)流程重組過(guò)程中,業(yè)務(wù)保留了原有的特色,在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)專業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè),保障業(yè)務(wù)的信息流能夠快速運(yùn)轉(zhuǎn),實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)自動(dòng)化的變革,提高了業(yè)務(wù)管理工作的效率[2]。另一方面,圖書(shū)館業(yè)務(wù)所包含的內(nèi)容較多,傳統(tǒng)的圖書(shū)館業(yè)務(wù)管理存在較大的問(wèn)題,而在智慧圖書(shū)館的業(yè)務(wù)發(fā)展中,主要是以業(yè)務(wù)高效化為主,遠(yuǎn)程檢索圖書(shū)內(nèi)容,快速鏈接相關(guān)資料,提高了整體業(yè)務(wù)發(fā)展的體驗(yàn)感受。

2 圖書(shū)館業(yè)務(wù)流程重組的內(nèi)涵

2.1 業(yè)務(wù)流程重組的含義

業(yè)務(wù)流程重組簡(jiǎn)稱BPR,概念最先出自美國(guó)一名學(xué)者,這是一種全盛的管理思想,將圖書(shū)館內(nèi)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行高效化的重組,強(qiáng)調(diào)以用戶為中心,重新設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)流程,最大程度上集成了業(yè)務(wù)流程的各項(xiàng)內(nèi)容,這對(duì)于圖書(shū)館的發(fā)展和建設(shè)而言,都產(chǎn)生了非常大的影響[3]。

2.2 業(yè)務(wù)流程重組的條件支撐2.2.1 信息技術(shù)

在當(dāng)下的智慧圖書(shū)館業(yè)務(wù)流程重組過(guò)程中,先進(jìn)的信息技術(shù)是重組的核心條件之一。智慧圖書(shū)館的重點(diǎn)主要是體現(xiàn)在“智慧”二字上,通過(guò)信息技術(shù)的支持,實(shí)現(xiàn)了工作的自動(dòng)化發(fā)展,根據(jù)設(shè)計(jì)好的程序,完成信息的遠(yuǎn)程搜素、價(jià)值信息的快速整理、專業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)的存儲(chǔ)等,保障了業(yè)務(wù)流程運(yùn)行的效率。

2.2.2 組織機(jī)構(gòu)

在業(yè)務(wù)流程的重組中,完善的組織機(jī)構(gòu)對(duì)于業(yè)務(wù)流的高速運(yùn)轉(zhuǎn)十分關(guān)鍵。綜合實(shí)際業(yè)務(wù)的發(fā)展情況進(jìn)行組織結(jié)構(gòu)的重建,使得各項(xiàng)工作的開(kāi)展都能按照相應(yīng)的程序完成,保障了圖書(shū)館內(nèi)業(yè)務(wù)運(yùn)行的基本質(zhì)量[4]。

3 智慧圖書(shū)館業(yè)務(wù)流程重組的基本流程

在智慧圖書(shū)館的業(yè)務(wù)流程重組過(guò)程中,需要從觀念、流程、組織等多個(gè)方面進(jìn)行重組,引入先進(jìn)的信息技術(shù),充分融合到各階段的工作中,這樣能夠大大提高業(yè)務(wù)發(fā)展的質(zhì)量。在智慧圖書(shū)館的業(yè)務(wù)流程重組過(guò)程中,可以從觀念、流程、組織等3個(gè)方面進(jìn)行重新建設(shè),進(jìn)一步提高業(yè)務(wù)服務(wù)的質(zhì)量。在重組工作的開(kāi)展中,首先,需要從觀念上對(duì)人員進(jìn)行工作概念的加強(qiáng),提高人員對(duì)智慧圖書(shū)館的認(rèn)識(shí),便于后續(xù)業(yè)務(wù)流程重組工作的開(kāi)展。其次,在流程的重組中,需要對(duì)實(shí)際的流程情況進(jìn)行分析,在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上完成設(shè)計(jì)優(yōu)化,并且實(shí)施在實(shí)際的工作中,提高業(yè)務(wù)的質(zhì)量和效率。最后則是對(duì)組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行重組,對(duì)業(yè)務(wù)開(kāi)展提供一定的保障。

3.1 BPR觀念重組

3.1.1 組建BPR小組

在BPR工作開(kāi)展中,必須組建專門的小組來(lái)安排各項(xiàng)工作的開(kāi)展,這樣能夠使重組工作的效率提升。專業(yè)的BPR小組應(yīng)當(dāng)從自身轉(zhuǎn)變對(duì)于工作發(fā)展的概念,明確劃分個(gè)人的工作職責(zé),這樣能夠使工作的開(kāi)展變得更加有序。

3.1.2 開(kāi)展宣傳工作

為了提升觀念重組的效率,在日常的工作開(kāi)展中,還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)宣傳工作的開(kāi)展,全面普及智慧圖書(shū)館業(yè)務(wù)流程重組的概念以及基本的優(yōu)勢(shì),讓更多的人員能夠真正認(rèn)識(shí)到當(dāng)下的主流發(fā)展,加快重組工作的進(jìn)度[5]。

3.1.3 確定業(yè)務(wù)目標(biāo)

在BPR的觀念重組工作開(kāi)展之前,首先需要根據(jù)實(shí)際的工作需求確定業(yè)務(wù)發(fā)展的具體目標(biāo),促使后續(xù)工作的開(kāi)展具有一定的目標(biāo)性。考慮到許多傳統(tǒng)的工作人員會(huì)對(duì)重組工作的開(kāi)展產(chǎn)生抵觸心理,建議在業(yè)務(wù)目標(biāo)的確定中,通過(guò)階段性目標(biāo)的制定,緩沖人員的抵觸心理,更好地完成流程重組工作。

3.2 BPR的流程重組

3.2.1 業(yè)務(wù)流程分析

在BPR工作的開(kāi)展中,應(yīng)當(dāng)基于原有的業(yè)務(wù)流程來(lái)進(jìn)行業(yè)務(wù)流程的重組,提高業(yè)務(wù)開(kāi)展的質(zhì)量和效率。在業(yè)務(wù)流程的重組上,必須要確保業(yè)務(wù)流的設(shè)計(jì)合理性,從多方角度進(jìn)行審查,完善各階段中重要的工作流程,提高智慧圖書(shū)館業(yè)務(wù)的服務(wù)質(zhì)量和工作質(zhì)量。智慧圖書(shū)館的業(yè)務(wù)流程構(gòu)建,其核心內(nèi)容在于各業(yè)務(wù)之間的信息流要確保高效化,包括遠(yuǎn)程搜索、文獻(xiàn)查找、核心期刊管理等,這其中包含了大量具有高價(jià)值的信息資料,用戶在發(fā)出信息搜索情況之后,相關(guān)的人員必須立即進(jìn)行價(jià)值信息的快速搜索、整理,進(jìn)一步保障用戶所需的價(jià)值信息可以在第一時(shí)間內(nèi)反饋給用戶。

3.2.2 業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)

在業(yè)務(wù)流程的設(shè)計(jì)中,需要根據(jù)用戶的實(shí)際需求逐步完成流程重組工作。在用戶發(fā)布個(gè)人的圖書(shū)館業(yè)務(wù)請(qǐng)求之后,引入相應(yīng)的信息技術(shù),進(jìn)行流程的置構(gòu),整理好對(duì)應(yīng)工作請(qǐng)求信息,根據(jù)對(duì)應(yīng)的工作職能需求指定對(duì)應(yīng)的價(jià)值信息歸納,最后進(jìn)行業(yè)務(wù)輸出,確保用戶能夠在第一時(shí)間接收請(qǐng)求回復(fù)的信息內(nèi)容[6]。在智慧圖書(shū)館業(yè)務(wù)管理工作中,所涉及的工作內(nèi)容較多,不同工作職能所面向的業(yè)務(wù)信息流不同,為此,在當(dāng)下的業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)中,必然是需要綜合實(shí)際工作情況完成信息流的重建,面向工作信息化、自動(dòng)化的發(fā)展,大大提高業(yè)務(wù)發(fā)展的質(zhì)量。

3.2.3 業(yè)務(wù)流程實(shí)施

在智慧圖書(shū)館業(yè)務(wù)工作中,需要針對(duì)現(xiàn)有的工作流程進(jìn)行分析、評(píng)估、梳理等,然后綜合當(dāng)下的工作發(fā)展需求、用戶需求等進(jìn)行各子環(huán)節(jié)的周期運(yùn)轉(zhuǎn)設(shè)計(jì),提高環(huán)節(jié)跟進(jìn)性動(dòng)態(tài)設(shè)計(jì)的內(nèi)容質(zhì)量,使得各項(xiàng)業(yè)務(wù)下的各項(xiàng)子環(huán)節(jié)信息流運(yùn)轉(zhuǎn)速度加快,提高流程服務(wù)實(shí)施的質(zhì)量和速度,滿足用戶在日常閱讀中的基本需求。

3.3 BPR的組織重組

3.3.1 評(píng)估效果

在BPR的組織重組設(shè)計(jì)過(guò)程中,首先,需要綜合考慮多方面的因素,用戶的個(gè)人請(qǐng)求是一方面,圖書(shū)館內(nèi)部的工作組織結(jié)構(gòu)是另一方面。其次,傳統(tǒng)的圖書(shū)館業(yè)務(wù)信息流構(gòu)建較為單一化,不適合當(dāng)前高速化發(fā)展的需求,為了能夠給BPR業(yè)務(wù)組織流程中的制度內(nèi)容一定的保障,可以在評(píng)估好相應(yīng)的工作需求以及信息化工作流程之后來(lái)進(jìn)行組織重組,使各項(xiàng)工作的開(kāi)展能夠更加順利。

3.3.2 完善業(yè)務(wù)保障體系

在進(jìn)行智慧圖書(shū)館的業(yè)務(wù)流程重組工作中,各項(xiàng)業(yè)務(wù)的信息流發(fā)展應(yīng)當(dāng)建設(shè)一套完善的業(yè)務(wù)保障體系,使各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開(kāi)展更加高效化。例如,在用戶的遠(yuǎn)程搜索請(qǐng)求中,價(jià)值文獻(xiàn)、相關(guān)資訊等搜索流程,需要在第一時(shí)間進(jìn)行相互鏈接,然后綜合好各類數(shù)據(jù)信息之后,進(jìn)行業(yè)務(wù)請(qǐng)求的快速反饋,使得整體的業(yè)務(wù)組織結(jié)構(gòu)變得更加高效化,同時(shí)也能夠保障用戶的業(yè)務(wù)需求可以快速進(jìn)行反饋。

3.3.3 圖書(shū)館業(yè)務(wù)人才隊(duì)伍組建

在新技術(shù)環(huán)境下,智慧圖書(shū)館的業(yè)務(wù)流程重組,應(yīng)當(dāng)有足夠的人才儲(chǔ)備支持,由于大部分的業(yè)務(wù)發(fā)展都逐步轉(zhuǎn)向信息化和自動(dòng)化,在進(jìn)行業(yè)務(wù)開(kāi)展的過(guò)程中,應(yīng)當(dāng)全面提高圖書(shū)館業(yè)務(wù)人才隊(duì)伍組建力度,保障人才的專業(yè)水平和信息能力,大大促進(jìn)智慧圖書(shū)館的發(fā)展。

4 新技術(shù)環(huán)境下智慧圖書(shū)館業(yè)務(wù)流程重組策略

4.1 加強(qiáng)與用戶之間的聯(lián)系

在新技術(shù)環(huán)境下,先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用已經(jīng)成為了當(dāng)下發(fā)展建設(shè)的主流趨勢(shì),通過(guò)新技術(shù)的應(yīng)用,可以更好地加強(qiáng)與用戶之間的關(guān)系,獲取用戶的最新需求信息,完善內(nèi)部業(yè)務(wù)流程的建設(shè)。在用戶的圖書(shū)館訪問(wèn)請(qǐng)求中,最常遇到的問(wèn)題就是價(jià)值信息、文獻(xiàn)的搜索,圖書(shū)館內(nèi)的信息量較為龐大,許多用戶在資料查找的過(guò)程中,需要花費(fèi)大量的時(shí)間,其信息訪問(wèn)的效率低下,嚴(yán)重影響了圖書(shū)館的體驗(yàn)感受。面對(duì)這樣的情況,必然是需要進(jìn)行業(yè)務(wù)質(zhì)量的提升,受到信息時(shí)代的影響,新技術(shù)環(huán)境下,信息技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)成為當(dāng)下發(fā)展的流行趨勢(shì)。通過(guò)技術(shù)的應(yīng)用,以用戶的需求為核心,逐步完善業(yè)務(wù)流程的重組設(shè)計(jì),拉近與用戶之間的關(guān)系,在快速獲取用戶的需求信息之后,立即對(duì)內(nèi)部的業(yè)務(wù)流程程序進(jìn)行完善化的設(shè)計(jì),有效保障智慧圖書(shū)館的業(yè)務(wù)體驗(yàn)感受。

4.2 建立專門的采編信息數(shù)據(jù)庫(kù)

在智慧圖書(shū)館的運(yùn)轉(zhuǎn)中,不僅需要維護(hù)好用戶的體驗(yàn)感受,還需要保障內(nèi)容業(yè)務(wù)流程的完善化,這樣才能夠從內(nèi)到外全面提高智慧圖書(shū)館的服務(wù)質(zhì)量。在圖書(shū)的采編工作中,傳統(tǒng)的圖書(shū)館采編模式十分落后,消耗的時(shí)間成本高,所采編的圖書(shū)質(zhì)量不佳。在智慧圖書(shū)館的采編工作開(kāi)展中,為了能夠更好地開(kāi)展采編工作,可以建立專門的采編信息數(shù)據(jù)庫(kù),實(shí)時(shí)記錄采購(gòu)的圖書(shū)信息,這樣既保障了圖書(shū)信息記錄的完整性,又使得信息、文獻(xiàn)的搜索中,可以快速鏈接到對(duì)應(yīng)的圖書(shū),通過(guò)流程化的信息整理,及時(shí)向用戶進(jìn)行反饋,提高智慧圖書(shū)館的業(yè)務(wù)服務(wù)質(zhì)量。在專門的采編圖書(shū)信息數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)建中,只需要設(shè)計(jì)出規(guī)范化的程序,就可以在日常的采購(gòu)工作開(kāi)展中,自動(dòng)化記錄對(duì)應(yīng)的圖書(shū)信息,大大提高圖書(shū)采編管理的質(zhì)量。

4.3 劃分期刊和圖書(shū)管理流程

圖書(shū)館內(nèi)的資料信息十分龐大,且不同的資料信息管理的方式不同,為了能夠提高業(yè)務(wù)服務(wù)流程開(kāi)展的速度,在進(jìn)行圖書(shū)管理流程的重組設(shè)計(jì)中,建議明確劃分不同資料的管理流程程序,促使在后續(xù)的工作開(kāi)展中,能夠?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)化的圖書(shū)管理工作模式。例如,在核心期刊的管理中,所有的核心期刊應(yīng)當(dāng)存儲(chǔ)到專門的數(shù)據(jù)庫(kù)中,按照不同的類型進(jìn)行明確的劃分。當(dāng)用戶在發(fā)出搜索請(qǐng)求時(shí),管理系統(tǒng)能夠第一時(shí)間分析出具體的請(qǐng)求要求,然后及時(shí)對(duì)相關(guān)的文獻(xiàn)數(shù)據(jù)進(jìn)行鏈接整理,進(jìn)一步保障圖書(shū)管理的工作效率。另外,在核心期刊的管理中,業(yè)務(wù)流程的處理屬于專門、獨(dú)立的流程管理渠道,這樣可以保障重要信息管理工作能夠更加快速地展開(kāi)。

5 結(jié)語(yǔ)

智慧圖書(shū)館構(gòu)建是新時(shí)代下的一種新型圖書(shū)館概念,融合了目前許多的新技術(shù),使得各項(xiàng)服務(wù)流程實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化、信息化,大大提高了智慧圖書(shū)館的服務(wù)質(zhì)量,更是滿足了當(dāng)下用戶對(duì)于圖書(shū)館服務(wù)的基本需求。在進(jìn)行智慧圖書(shū)館的業(yè)務(wù)流程重組工作中,應(yīng)當(dāng)在現(xiàn)有的流程上進(jìn)行重組設(shè)計(jì),符合當(dāng)下工作的基本要求,促使各項(xiàng)工作的開(kāi)展能夠更加高效化。在進(jìn)行業(yè)務(wù)流程的重組中,需要從觀念、流程、組織等3個(gè)方面進(jìn)行完善,明確子環(huán)節(jié)的工作目標(biāo),相互連接好對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn),形成一個(gè)完整的業(yè)務(wù)流程體系,更好地服務(wù)于用戶。