淺談ERP系統下的圖書出版

◎張書劍

(山西人民出版社，山西 太原 030012)

一、建設ERP系統的意義

ERP 系統是企業資源計劃(Enterprise Resource Planning，ERP)的簡稱，是指以信息技術為基礎，具有系統化管理思想，為企業決策和員工提供決策操作手段的管理平臺。ERP系統可以提供跨地區、跨部門，甚至跨公司的實時信息集成。ERP 不僅僅是一個軟件，更是一種管理思想，它實現了與企業相關的內部資源和外部資源的整合。通過軟件將人、財、物、產、供、銷，以及相應的物流、信息流、資金流、管理流、增值流緊密融合，實現資源優化共享。

近年來，出版社正受到著市場化與數字化發展的雙重壓力。合理的成本費用管理在公司發展戰略中起著至關重要的作用。盡管現代出版社在經營預算與成本費用控制等管理方面已經累積了許多較好的經驗與方法，但不少現代出版社卻因為沒有先進的管理思維與手段，在經營實踐中較為粗放與簡單化，從而嚴重影響了其贏利能力與市場競爭力，已無法滿足現代中國出版公司迅速發展的要求。

ERP 管理系統是數字時代的重要產品，能夠為數字出版系統提供統一的基礎平臺。其強大、靈活、快捷的軟件功能有助于對出版社進行技術提升，并作為出版社參與國際市場競爭的核心工具以及企業管理書籍發行成本的關鍵手段。所以對研究企業資源規劃及其在書籍成本管理中的運用，有著很大的現實意義。

二、ERP系統在編務工作中的應用

圖書出版的品質受到編務工作質量的影響，并且編務工作的質量，也對出版社的經營發展能力有非常重要的影響，所以對編務工作需要高度重視。使用出版社的ERP 管理系統，圖書責任編輯就能夠借助互聯網信息技術與數據，更高效地開展圖書編務工作，從而提升出版社編輯圖書的品質與水平。當然，在出版社圖書編務工作中，ERP 管理系統的使用價值不僅在于提高圖書編務工作的完整性，有以下特點：一是加強大數據運用。ERP 管理系統還能夠集成編輯工作流程中的各種數據，并完成工作環節的串行聯系與數據互聯，這樣就給企業信息流轉與數據共享帶來了很大的方便，也使得部門間的信息溝通更為通暢，從而大大減少了信息不對稱，也有效減少了數據孤島。二是加強部門之間交流。編輯工作的進行離不開其他部門的幫助和協調，而各部門間的信息交流又缺一不可。ERP 管理系統通過運用信息技術有效提高了各部門的交互質量，從而提升了效率，并盡可能減少了人為失誤的風險。三是加強市場反饋。圖書出版工作要以市場需求為導向，因此，有效獲取市場反饋十分關鍵。而ERP 信息系統的有效運用能夠顯示圖書銷售市場狀況，有助于編輯實時掌握市場反饋信息，并為其及時調整銷售方案或投資決策提供依據，從而更好地滿足讀者與市場的需求。下面從圖書出版的流程方面分析ERP 系統在編務工作中的應用。

(一)申報選題管理

通過ERP 系統，可以快捷便利地進行選題申報。出版圖書首先要進行選題申報，在使用ERP 系統前，一般是采用電子表格，申報的內容不夠規范，造成字數不夠標準或者內容信息不完整的問題。在ERP 系統下進行選題申報，能夠有效地提高出版社選題的規范性和效率。通過使用ERP 管理系統，出版社各部門的工作人員能夠直接對選題流程的狀態進行設置，并且能夠對選題審核意見進行回復，還能夠隨時查看選題申報的進度和結果。效率的提升能夠加強總編室等工作人員和有關主管部門及其他政府部門之間的溝通協作。另外，還實現在ERP 系統中對圖書印刷成本信息系統的控制功能，從而可以進行對成本費用預估和對圖書保本印量的價格預測，為實施選題和出版決策提供了基礎。

(二)出版合同管理

選題批準后，出版社就可以與作者簽訂合同，合同約定了作者和出版社的權力和義務，其重要性不言而喻。在ERP系統下，上傳合同的電子版，有利于合同的保存，降低圍繞合同出現的法律風險。因此，出版社要給圖書作者提供正規的合同模板，并核對出版時間、稿酬等詳細的數據信息，以保證與約定內容相符，并基于合同協議有效管理圖書出版的時間點。

(三)三審管理

在編務工作中，三審工作的重要意義不言而喻。對書稿的初審、復審、終審，是圖書出版的重要環節。所謂的三審，是由責任編輯進行初審，編輯室主任對書稿進行復審，總編輯或副總編輯對書稿進行終審。初審是對書稿進行全面的檢查，給出初審意見，提出處理意見。復審是在全面了解書稿內容的基礎上，審核初審意見，對書稿的內容和形式再度把關，給出復審意見。終審是根據初審、復審意見，審讀書稿，主要把握書稿的政治導向等問題，從全局的角度考慮書稿是否適合出版。終審不但要解決一審和二審所指出的問題，而且還要找到一審和二審所未能找到的問題，并加以全面把握。但傳統的三審存在諸多不足之處，具體表現為需要在紙質上進行填寫，再填報電子表格，審核流程過于繁瑣，造成了審核時間的拉長、管理成本增加。ERP 管理系統的使用，可以簡化三審過程、提高三審質量。責任編輯在收到文稿后，首先使用ERP 系統對所有文稿信息進行上傳，并以電子文檔形式保存在信息系統內，然后就可以進入三審程序了。通過ERP 管理系統能夠協助復審和終審人員快速了解文稿信息和內容，從而大幅減少三審流程的時間。同時，在三審流程中，初審、復審、終審都需要在系統中填報自己的審稿意見，后一級審查可以針對前一級的建議作出是否同意發稿的決定。在正式同意發稿后，初審、復審、終審可以隨意查看意見記錄。這樣，責任編輯可以隨時直觀地查看復審、終審意見，對書稿的問題有了更準確的把握。通過ERP系統，提高了三審的效率，保存了三審意見的資料，為圖書出版打下堅實的基礎。

(四)ISBN 和CIP 申請管理

三審以后，如果書稿可以出版，編輯就可以在ERP 系統上申請發稿，獲取書號。總編室會在ERP 系統中獲取書稿的資料，根據這些資料向出版處申請書號。現階段，一些出版社ERP 系統沒有與出版處的系統連接，需要總編室派人將資料送至圖書處進行申請，耗費時間與人力。還有總編室不能直接通過ERP 系統向編輯發送書號條碼，需要總編室人員通過郵箱向編輯發送。這樣分開倆個軟件，有可能造成時間的延誤，使編輯收到書號條碼不夠及時。應該將書號條碼的發送加入系統，一方面方便編輯查詢和及時獲取，另一方面有利于保存書號條碼信息。在獲得書號條碼后，編輯需要填寫申請版權頁電子表格，發給總編室，總編室上傳信息到出版總署，出版總署審核后向出版社發送版權頁。這跟上面的書號申請類似，ERP 系統沒有與出版總署連接。編輯將在出版社的印制部門領取版權頁，版權頁也不通過ERP 系統發送。書號與版權頁的申請，現在流程還是較為耗時，如果出版社的ERP 系統可以與出版處、出版總署連接，可以大大降低操作的工作量，提高圖書出版的效率。當然，相較于以前，責任編輯在申請書號時，操作復雜度減少。這樣責任編輯能夠獨自進行全部操作，工作量和工作壓力均能夠降低。這就使責任編輯可以將更多的精力投放在書籍企劃和文稿編輯上，可以減少人為因素對責任編輯工作品質的負面影響，效率和書籍發行效益也會隨之提升。

(五)費用申請管理

圖書出版的費用主要包括編輯的費用、作者的稿酬、制版費、印刷費等。在這些費用中，編輯的費用和作者的稿酬需要編輯在ERP 系統中申請。傳統的申請費用需要在紙質上打印出來，編輯自己計算費用，然后簽字，提交財務部門。在ERP 系統中申請編輯的費用與作者的稿酬，編輯根據編校標準和合同中約定的稿酬標準，輸入信息，系統會自動計算出結果。但是仍然需要打印出來簽字，交給財務部門。財務部門人員也應該在ERP 系統中操作，編輯申請的費用，可以直接在ERP 系統中由財務部門確認，增加辦公效率。

企業資源規劃系統在出版社中的廣泛使用，極大地提高了編輯圖書工作的質量與效益，提高了企業出版決策的科學化水平，為圖書出版的長期發展打下了基礎。所以有關人員應當大力推進ERP 管理系統在編輯管理工作中的合理運用，發揮其在提升編輯出版圖書的品質與工作效益方面的功能。

三、ERP系統在出版社中的優勢

(一)ERP 具有強大的數據存儲功能

ERP 系統能夠將原本分散在出版社各個系統中的數據進行一個大整合，將所有的信息數據集合在一起，保持一致，這能夠提高信息的準確性。ERP 作為一個整體系統，要求總編室、圖書策劃室、印制部門、發行部門、財務部門、圖書宣傳等部門的基礎數據必須統一，從根本上消除了未來應用中數據隔離、重復勞動的現象。

(二)ERP 信息處理具有實時性

ERP 是對整個出版社信息的集成管理，重在完整性，其關鍵在于“實時動態管理”。從選題到初審、復審、終審，再到排版、印刷、裝訂，由財務部門支付稿酬、校對費、審稿費、印刷費等，最終實現單本成本核算。過去信息多且分散，責任編輯想要查看信息或者修改信息，需要去不同的部門，現在只要在ERP 系統上進行實時修改，其他部門也會得到信息。

(三)ERP 信息應用具有便利性

在ERP 系統下，出版社內部產生的信息可以通過系統在出版社的任何地方獲取和應用。在ERP 系統下，通過互聯網登錄平臺，ERP 系統里的信息一目了然。即使在家或者在外地出差期間，也可以通過互聯網登錄出版社的ERP 系統，查詢相關數據，獲得權限，辦理相關業務。

四、ERP系統中的一些問題

(一)軟件的適應性

事實上，所有ERP 管理軟件都有它的盲點。因為當今世界上還沒有一種管理軟件可以解決所有的需求。中國本土研發的管理出版系統的軟件還不完善，許多軟件是基于西方技術與管理思想，在中國很多出版社應用，都還不能獲得很好的體驗。而造成這種狀況的原因就是，一是軟件本土化水平需要提高，可以更好地適用于中國國情。二是出版社企業文化和管理知識需要提高，從而達到真正地與這些軟件融合。在啟動信息化的過程中，由于缺乏必要的管理知識及出版社對信息化需求分析，出版社常常盲目選擇管理軟件，并期待軟件的廣泛使用也可以為出版管理工作帶來提高。但可惜的是，在選擇管理軟件之前，由于他們常常忽視了應用軟件對管理系統的適應性，所以出版社也常常盲目地認為業務流程再造將會有助于出版社進行信息化。然而，業務流程再造后，會發現很多業務無法完全在系統中實現。現在圖書出版的財務、發行等環節無法完美地與ERP 系統對接，責任編輯不能查看圖書的庫存與銷量。這些說明ERP 系統適應圖書出版的局限性，需要進一步完善和改進。

(二)信息化觀念的缺失影響ERP 系統應用

出版社成員對信息化總是有一個基本的誤解。部分人認為，信息化就是啟動管理軟件項目，與出版社管理、流程、組織關系不大。這種對管理軟件的誤解直接導致了一種概念上的誤解，管理軟件不是管理，而是軟件。其實管理軟件與出版社管理息息相關，管理軟件離不開管理。對人們來說，管理軟件并不僅僅是一個軟件，還是一種將管理方法、管理思路和規則進行集中統一輸出的一套系統流程，它是出版社發展戰略、出版社管理體系，以及出版社出版流程和組織的總體集成輸出的過程。如果使用管理軟件的人意識不到這一點，那么出版社的信息化過程就不會進行得很順利，如果沒有出版社管理者對管理軟件的支持，那么這個出版社與ERP系統的融合就不會順利。

五、結語

出版社資源規劃系統的實施對我國出版社來說具有里程碑式的意義。通過ERP 系統在國內出版社信息化管理中的應用，過去各個業務部門相互獨立，同一業務數據存儲信息不統一的問題得到了明顯解決。隨著大家對ERP 系統的操作越來越熟悉，業務連接變得越來越順暢，實現了期望的圖書信息的數字化維護、查詢和管理。申報選題、編輯加工、制版印刷、圖書保管、圖書發行、財務核算等一系列的圖書出版數據，只要對業務項目進行一步一步的處理，所有需要的信息都存儲于ERP 系統中，這樣不僅方便查閱，而且更加準確。