企業(yè)安全系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理研究
——以陜西小保當(dāng)?shù)V業(yè)有限公司為例

劉朕中

（陜西小保當(dāng)?shù)V業(yè)有限公司，陜西 榆林 719000）

為了解決煤礦安全隱患問(wèn)題，落實(shí)煤礦安全生產(chǎn)責(zé)任，預(yù)防煤礦生產(chǎn)安全事故發(fā)生，陜西小保當(dāng)?shù)V業(yè)有限公司（以下簡(jiǎn)稱“小保當(dāng)”）建立了智能安全預(yù)控系統(tǒng)、煤礦井下人員定位系統(tǒng)、井下安全人員（瓦斯）巡檢系統(tǒng)等信息系統(tǒng)。自建立以來(lái)這些系統(tǒng)不斷產(chǎn)生許多技術(shù)含量高、參考價(jià)值大的電子文件以及具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。為使這些文件和數(shù)據(jù)能夠按標(biāo)準(zhǔn)歸檔、管理且發(fā)揮其最大的利用價(jià)值為企業(yè)發(fā)展、運(yùn)營(yíng)服務(wù)，小保當(dāng)成設(shè)立“煤礦安全系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理”課題研究項(xiàng)目，主要研究?jī)?nèi)容包括：1.建立以電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化管理為核心，相關(guān)單位和人員權(quán)責(zé)明確，覆蓋從建設(shè)項(xiàng)目電子文件“形成、流轉(zhuǎn)、歸檔”到電子檔案“移交、保管、利用”等的全流程管理制度體系；2.研究建設(shè)小保當(dāng)項(xiàng)目電子文件歸檔范圍、保管期限和電子檔案分類體系；3.研究建設(shè)小保當(dāng)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理中存儲(chǔ)格式、元數(shù)據(jù)、電子簽名、封裝和備份等關(guān)鍵技術(shù)方案；4.研究建立小保當(dāng)項(xiàng)目電子文件自動(dòng)分類、自動(dòng)編目、自動(dòng)歸檔機(jī)制；5.提出、制定小保當(dāng)電子文件在流轉(zhuǎn)及長(zhǎng)期保存過(guò)程中保證其真實(shí)性、完整性、可用性和安全性（以下簡(jiǎn)稱“四性”）解決方案。課題研究項(xiàng)目主要目標(biāo)是使各業(yè)務(wù)系統(tǒng)（煤礦安全系統(tǒng)）、OA系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)建立銜接的關(guān)系，根據(jù)煤礦行業(yè)及小保當(dāng)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子文件及數(shù)據(jù)特點(diǎn)編制其歸檔范圍和保管期限表，利用數(shù)據(jù)治理系統(tǒng)對(duì)原生電子文件、數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、清洗、規(guī)約、轉(zhuǎn)換，封裝為標(biāo)準(zhǔn)格式向電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行歸檔，同時(shí)要求創(chuàng)建檢測(cè)系統(tǒng)在電子文件和元數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)及長(zhǎng)期保存過(guò)程檢測(cè)其是否真實(shí)、完整、可用、安全，且制定科學(xué)、合理的備份還原機(jī)制防止檔案由于自然災(zāi)害、人為風(fēng)險(xiǎn)而受到損害。

小保當(dāng)煤礦安全系統(tǒng)會(huì)不斷產(chǎn)生大量的原生電子文件。例如，煤礦井下人員定位系統(tǒng)對(duì)每個(gè)礦工的井下位置狀況、進(jìn)入?yún)^(qū)域進(jìn)行管理，反映井下人員工作情況等。首先，各個(gè)系統(tǒng)產(chǎn)生的文件和數(shù)據(jù)龐大，全部進(jìn)行歸檔增加了數(shù)據(jù)化檔案管理難度，降低了經(jīng)濟(jì)效益，且短時(shí)效的數(shù)據(jù)過(guò)期后并無(wú)實(shí)際意義，因此如何確定這些文件和數(shù)據(jù)的歸檔范圍和保管期限是我們課題研究的首要問(wèn)題。其次，各個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)行平臺(tái)和開發(fā)語(yǔ)言差異較大，所使用的通信協(xié)議和數(shù)據(jù)格式各不相同，且原生數(shù)據(jù)或以結(jié)構(gòu)化的方式存儲(chǔ)或以文件（例如XML）的方式進(jìn)行存儲(chǔ)，如何使這些文件和數(shù)據(jù)以統(tǒng)一的格式進(jìn)行歸檔，是課題研究的核心技術(shù)要求。再者，文件和數(shù)據(jù)從業(yè)務(wù)系統(tǒng)到檔案系統(tǒng)中進(jìn)行流轉(zhuǎn)、在檔案系統(tǒng)長(zhǎng)期存儲(chǔ)以及向其他系統(tǒng)進(jìn)行移交等過(guò)程，如何保證電子文件、元數(shù)據(jù)、信息包、傳輸環(huán)境、存儲(chǔ)環(huán)境、存儲(chǔ)介質(zhì)等的四性則是電子檔案的重要管理手段。

一、建立小保當(dāng)電子文件管理規(guī)章制度

依據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，建立小保當(dāng)電子文件管理規(guī)章制度，明確電子文件管理分管領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，并將電子文件管理職責(zé)納入相應(yīng)的檔案人員、業(yè)務(wù)人員、信息人員的崗位職責(zé)范圍，建立符合小保當(dāng)檔案業(yè)務(wù)的電子文件管理操作規(guī)則和指南，詳細(xì)地指明電子文件從生成、登記、流轉(zhuǎn)、鑒定、歸檔、管理、永久保存或銷毀整個(gè)生命周期的任務(wù)和要求，具有可操作性，讓業(yè)務(wù)人員、檔案人員在電子文件管理過(guò)程中有章可循，有據(jù)可查。

二、建立小保當(dāng)電子文件分類、歸檔范圍和保管期限表

在梳理小保當(dāng)電子文件分類歸檔范圍和保管期限時(shí)，不僅要參照國(guó)家、行業(yè)相關(guān)政策法規(guī)，同時(shí)要結(jié)合小保當(dāng)各項(xiàng)檔案管理規(guī)定以及實(shí)際數(shù)據(jù)特征特點(diǎn)。參照《煤礦安全監(jiān)管條例》《煤礦安全監(jiān)察檔案管理規(guī)定》《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》等相關(guān)規(guī)定，根據(jù)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)特點(diǎn)首先建立分類，煤礦安全系統(tǒng)作為一級(jí)類目，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)名稱作為二級(jí)類目，三級(jí)類目按照各業(yè)務(wù)系統(tǒng)專業(yè)、項(xiàng)目性質(zhì)、種類和用途等設(shè)置，例如，智能瓦斯巡檢系統(tǒng)下屬分類（井下巡檢學(xué)習(xí)資料、井下巡檢安全技術(shù)措施、井下巡檢安全文件、井下巡檢法律法規(guī)、井下巡檢日統(tǒng)計(jì)表、井下巡檢班統(tǒng)計(jì)表、井下巡檢月統(tǒng)計(jì)表、井下巡檢瓦斯巡檢日?qǐng)?bào)表、井下巡檢記錄）。對(duì)于學(xué)習(xí)資料、安全技術(shù)措施、安全文件等保管期限設(shè)為永久，其他類別保管期限均設(shè)為30年。最終編制了《小保當(dāng)電子文件歸檔范圍和保管期限表》。

三、利用數(shù)據(jù)治理系統(tǒng)建立小保當(dāng)檔案資源池

數(shù)據(jù)治理系統(tǒng)支持多源異構(gòu)數(shù)據(jù)接入、支持各種關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)（Mysql、Oracle、Sqlserver）、支持多接口多協(xié)議的推送傳輸（RestFul、WebService接口數(shù)據(jù)和Http、TCP、UDP多種協(xié)議），可存儲(chǔ)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)以及結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。通過(guò)數(shù)據(jù)治理系統(tǒng)采集和接收各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的原生電子文件和結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)清洗、數(shù)據(jù)聚合和數(shù)據(jù)分發(fā)等操作，形成龐大的檔案數(shù)據(jù)資源池。通過(guò)Javascript、Java、Python、Shell等腳本實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)聚合過(guò)程中復(fù)雜的邏輯判斷，實(shí)現(xiàn)對(duì)資源池中的數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔范圍劃分和保管期限的設(shè)置。許多業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)是以非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)（XML、txt等）的方式進(jìn)行存儲(chǔ)，難以理解、存儲(chǔ)和利用，借助數(shù)據(jù)治理就可以將非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進(jìn)行儲(chǔ)存，提高了數(shù)據(jù)的可用性和利用效率。

四、歸檔接口研究

需要制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)，確保各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子文件及元數(shù)據(jù)自動(dòng)同步歸檔到電子檔案管理系統(tǒng)，使各業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)互為銜接，實(shí)現(xiàn)電子文件的“一鍵式”歸檔。要形成規(guī)范的信息包，再通過(guò)相關(guān)接口技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息包在系統(tǒng)間的交換。信息包也是電子檔案長(zhǎng)期保存和移交進(jìn)館的主要存儲(chǔ)形式。主要依據(jù)《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》，效仿OAIS模型中對(duì)電子文件的封裝方式，通過(guò)XML采集文件數(shù)據(jù)及元數(shù)據(jù)，并按照文件數(shù)據(jù)及元數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)關(guān)系進(jìn)行物理打包封裝，生成至少一個(gè)歸檔信息包。信息包主要內(nèi)容包括：封裝包格式描述、版本、封裝包創(chuàng)建時(shí)間、數(shù)據(jù)來(lái)源、電子文件和被簽名對(duì)象等，封裝核心內(nèi)容包括：業(yè)務(wù)實(shí)體塊、文件實(shí)體塊、責(zé)任實(shí)體塊和關(guān)系實(shí)體塊。煤礦安全系統(tǒng)、數(shù)據(jù)治理系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)均以WebService接口方式進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸，在電子檔案管理系統(tǒng)編寫通用的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)歸檔接口，由歸檔系統(tǒng)進(jìn)行各自的WebService歸檔調(diào)用。標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)歸檔接口可以保持向后兼容，適用于任何業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口集成，無(wú)須重新開發(fā)，也無(wú)須修改現(xiàn)有接口代碼。

五、關(guān)鍵技術(shù)解決電子檔案管理的問(wèn)題

一是構(gòu)建煤礦安全系統(tǒng)電子檔案元數(shù)據(jù)體系。目前，國(guó)內(nèi)沒(méi)有明確煤礦安全系統(tǒng)的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，也缺乏具體的實(shí)踐案例。煤礦安全系統(tǒng)文件與文書類電子文件類似，例如，管理制度、安全措施等是以文檔形式上傳而來(lái)，可以參考《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》將文件屬性作為其元數(shù)據(jù)。這些也有其自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)，例如，監(jiān)測(cè)運(yùn)行記錄、隱患清單等是一個(gè)時(shí)間段某個(gè)作業(yè)詳情的真實(shí)記錄，是很多種監(jiān)測(cè)數(shù)值的集中展示。根據(jù)《信息和文獻(xiàn).記錄管理過(guò)程.記錄用元數(shù)據(jù).第1部分：原則》對(duì)記錄用元數(shù)據(jù)的概念區(qū)分，將電子文件元數(shù)據(jù)分為：文件實(shí)體、機(jī)構(gòu)人員實(shí)體、業(yè)務(wù)實(shí)體、實(shí)體關(guān)系4個(gè)部分，從這4個(gè)角度描述電子文件。二是利用數(shù)字摘要、時(shí)間戳、數(shù)字簽名和哈希校驗(yàn)等方式，驗(yàn)證電子文件、信息包是否真實(shí)有效。三是通過(guò)具有可信驗(yàn)證機(jī)制的安全接口通信交互，不使用中間數(shù)據(jù)庫(kù)等中轉(zhuǎn)方式傳遞數(shù)據(jù)；控制用戶對(duì)資源的訪問(wèn)，僅授予用戶所需的最小權(quán)限，采用身份認(rèn)證，防抵賴、可追蹤，減少用戶在接收過(guò)程中的不必要操作，避免誤操作帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)；數(shù)據(jù)傳輸通道加密，并做到點(diǎn)對(duì)點(diǎn)傳輸，在傳輸前，先確定對(duì)方身份，避免非法傳輸申請(qǐng)，并且對(duì)傳輸內(nèi)容進(jìn)行加密，需要保證傳輸?shù)倪^(guò)程不被竊取或信息完整性被破壞。

六、建立自動(dòng)分類、自動(dòng)編目、自動(dòng)歸檔機(jī)制

在數(shù)據(jù)治理系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)間設(shè)立自動(dòng)機(jī)制。數(shù)據(jù)治理系統(tǒng)按照規(guī)定的頻次自動(dòng)從各業(yè)務(wù)系統(tǒng)采集和接收數(shù)據(jù)統(tǒng)一放入檔案資源池，并按照制定好的歸檔范圍和保管期限設(shè)置自動(dòng)進(jìn)行數(shù)據(jù)篩選封裝，然后將封裝好的信息包推送到電子檔案管理系統(tǒng)，后者設(shè)立專門的歸檔接收模塊，實(shí)現(xiàn)接收電子文件和元數(shù)據(jù)的跟蹤、統(tǒng)計(jì)。接收到信息包后自動(dòng)調(diào)用四性檢測(cè)工具進(jìn)行檢測(cè)并生成檢測(cè)報(bào)告和明細(xì)，最后將解析后的文件和元數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在系統(tǒng)對(duì)應(yīng)門類中進(jìn)行管理。另外，按照歸檔要求采取按件的形式進(jìn)行自動(dòng)邏輯編目歸檔，系統(tǒng)需要設(shè)計(jì)檔號(hào)自動(dòng)規(guī)則及檔案相關(guān)的元數(shù)據(jù)，根據(jù)文件與檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)歸檔。同時(shí)，這種自動(dòng)機(jī)制實(shí)現(xiàn)了小保當(dāng)網(wǎng)絡(luò)化和無(wú)紙化模式，實(shí)現(xiàn)了煤礦安全系統(tǒng)電子文件“單套制”歸檔。

七、“四性”保證措施

國(guó)家檔案局印發(fā)的《文書類電子檔案檢測(cè)一般要求》為電子檔案四性檢測(cè)提供了技術(shù)規(guī)范和技術(shù)指導(dǎo)。參照此標(biāo)準(zhǔn)，小保當(dāng)開發(fā)出真實(shí)性、完整性、可用性和安全性等四性檢測(cè)系統(tǒng)，在歸檔環(huán)節(jié)、移交與接收環(huán)節(jié)、長(zhǎng)期保存環(huán)節(jié)自動(dòng)調(diào)用設(shè)置好的檢測(cè)策略對(duì)電子文件、元數(shù)據(jù)、信息包、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、存儲(chǔ)環(huán)境、存儲(chǔ)介質(zhì)等執(zhí)行四性檢測(cè)并生成檢測(cè)報(bào)告和檢測(cè)細(xì)則。利用關(guān)鍵技術(shù)驗(yàn)證電子文件及信息包是否被篡改、是否真實(shí)；利用元數(shù)據(jù)設(shè)置方案檢測(cè)元數(shù)據(jù)是否缺失、是否準(zhǔn)確和完整；集成病毒查殺工具檢測(cè)電子文件、信息包、存儲(chǔ)介質(zhì)、存儲(chǔ)環(huán)境等是否安全；檢測(cè)文件與元數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)性、文件是否可用等。檢測(cè)工具支持自定義設(shè)置檢測(cè)策略，包括檢測(cè)頻率（天、季度或年）、檢測(cè)范圍（數(shù)據(jù)范圍）、檢測(cè)比例（全檢或抽檢）、檢測(cè)項(xiàng)篩選，且同時(shí)支持手動(dòng)檢測(cè)和自動(dòng)檢測(cè)。

八、長(zhǎng)期保存與移交接收

在“單套制”越來(lái)越趨于主流的時(shí)代，做好電子檔案長(zhǎng)期保存和移交接收工作對(duì)檔案工作意義重大。長(zhǎng)期保存和移交接收的前提是要保證電子檔案的真實(shí)、完整、可用、安全。首先，長(zhǎng)期保存需要統(tǒng)一電子文件的存儲(chǔ)格式，小保當(dāng)利用OpenOffice等轉(zhuǎn)換工具將系統(tǒng)原生電子文件轉(zhuǎn)換為PDF統(tǒng)一進(jìn)行利用管理，采用數(shù)字摘要、電子簽名、時(shí)間戳等技術(shù)措施生成電子文件固化信息，避免人為因素導(dǎo)致數(shù)據(jù)失真或遺漏；其次，對(duì)于長(zhǎng)期保存信息包的封裝，將元數(shù)據(jù)與電子文件按照其邏輯結(jié)構(gòu)封裝為更利于長(zhǎng)期保存的格式（與歸檔信息包類似）；最后，對(duì)于長(zhǎng)期保存的信息包配置檢測(cè)策略可手動(dòng)或自動(dòng)檢測(cè)其四性。《電子檔案移交與接收辦法》為電子檔案移交與接收工作提供了政策依據(jù)和業(yè)務(wù)指南。移交接收工作分為在線和離線兩種方式，相同點(diǎn)是都需要生成移交信息包。根據(jù)電子檔案移交與接收辦法中描述的電子檔案存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)將電子檔案說(shuō)明文件、目錄文件、電子檔案及其他信息封裝為移交信息包，通過(guò)在線接口或離線載體的傳輸方式移交給檔案館或其他相關(guān)管理系統(tǒng)。在移交和接收的過(guò)程都要對(duì)信息包進(jìn)行四性檢測(cè)。

九、電子檔案?jìng)浞葸€原機(jī)制

由于檔案的不可再生性以及一旦損毀將產(chǎn)生嚴(yán)重后果的特點(diǎn)，電子檔案管理系統(tǒng)建立備份還原機(jī)制尤為重要。從檔案界的工作趨勢(shì)來(lái)看，檔案異地異質(zhì)備份已經(jīng)成為公認(rèn)較安全的檔案保護(hù)措施。電子檔案管理系統(tǒng)的備份涉及原生電子文件備份、數(shù)據(jù)庫(kù)備份、長(zhǎng)期保存信息包備份，還原包括：系統(tǒng)還原、手動(dòng)還原、范圍數(shù)據(jù)還原?；谛”．?dāng)是內(nèi)網(wǎng)環(huán)境部署且有檔案的保密性要求，選擇靜態(tài)、離線的備份的方式；且由于其電子文件數(shù)量龐大而電子檔案數(shù)據(jù)更改頻繁，小保當(dāng)對(duì)電子文件采取增量備份的方式，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)采取完全備份的方式。對(duì)于備份介質(zhì)選擇存取速度最快且容量較大的硬盤，建立多重備份制度，備份兩套硬盤，一套封存、一套異地保存，分開保管。建立自動(dòng)備份、手動(dòng)備份雙重模式，自動(dòng)備份根據(jù)備份設(shè)置的頻次自動(dòng)執(zhí)行備份，手動(dòng)備份由專人負(fù)責(zé)，每周備份一次存放指定場(chǎng)所進(jìn)行保管。對(duì)于備份的文件、數(shù)據(jù)可手動(dòng)進(jìn)行還原操作。

十、總結(jié)

本文闡述了小保當(dāng)在電子文件歸檔與電子檔案管理中的實(shí)際問(wèn)題，有助于小保當(dāng)實(shí)施煤礦安全系統(tǒng)電子文件無(wú)紙化管理模式，也為小保當(dāng)整體實(shí)現(xiàn)電子檔案“單套制”管理奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，為小保當(dāng)未來(lái)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)創(chuàng)造了有利條件。同時(shí)，也為煤礦行業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理工作提供了有益參考。在今后的檔案管理工作中，企業(yè)相關(guān)人員仍需要保持現(xiàn)代檔案管理思維，積極地推動(dòng)企業(yè)檔案工作持續(xù)健康發(fā)展。